Sok szolgáltató csapatot túlterhelnek a feladatok. A teendőlisták egyre hosszabbak, a prioritások naponta változnak, és az emberek a kemény munka ellenére is nehezen tudnak lépést tartani.

Ezt a helyzetet gyakran feladat-túlterhelésnek nevezik. A legtöbb esetben azonban a valódi probléma nem a feladatok száma, hanem a feladatok létrehozására, kiosztására és elvégzésére vonatkozó struktúra hiánya.

A több feladat nem mindig jelent több munkát

A szolgáltató vállalkozásokban a feladatokat gyakran minden rögzítésére használják: kérések, emlékeztetők, ötletek és problémák.

Ha a feladatok nincsenek egyértelműen meghatározva, egyetlen munkafolyamat több, egymást átfedő feladattá válhat. Ez felduzzasztja a feladatlistákat anélkül, hogy a tényleges teljesítmény növekedne.

A csapatok elfoglaltnak érzik magukat, de a haladás korlátozott marad.

A nem egyértelmű feladatok mentális terhelést okoznak

Egy kontextus nélküli feladat arra kényszeríti az embereket, hogy gondolkodjanak, mielőtt cselekednének. Emlékezniük kell a részletekre, információkat kell keresniük, vagy kérdéseket kell feltenniük.

Ez a mentális erőfeszítés nehezíti a végrehajtást. Idővel hozzájárul a kimerültséghez és a lassabb teljesítéshez.

Az egyértelmű feladatok csökkentik a kognitív terhelést és javítják a fókuszt.

A prioritások változása rejtett túlterhelést okoz

Amikor a prioritások gyakran változnak, a befejezetlen feladatok felhalmozódnak.

Az emberek haboznak befejezni az olyan munkát, amely hamarosan háttérbe szorulhat. Az új feladatok felváltják a régieket, mielőtt haladás történne.

Ez a túlterheltség érzetét kelti még akkor is, ha a tényleges munkamennyiség kezelhető marad.

A felelősségvállalás fontosabb, mint a kiosztás

Egy feladat kiosztása nem egyenlő a felelősségvállalás megteremtésével.

Ha a felelősségi körök nem egyértelműek, a feladatok cselekvésre várnak ahelyett, hogy haladnának. Az emberek feltételezik, hogy valaki más fogja kezelni a következő lépést.

Az egyértelmű felelősségvállalás biztosítja az elszámoltathatóságot és a folyamatos haladást.

A folyamat nélküli feladatlisták szűk keresztmetszeteket hoznak létre

A feladatok ritkán léteznek elszigetelten. Függnek döntésektől, bemeneti információktól vagy más munkák befejezésétől.

Egyértelmű folyamat nélkül a feladatok ugyanabban a szakaszban torlódnak fel. A csapatok elveszítik a rálátást arra, hogy mi akadályozza a haladást.

A struktúra megmutatja, hol lassul le a munka.

A kevesebb, de jobb feladat javítja a végrehajtást

A feladat-túlterhelés csökkentése gyakran azt jelenti, hogy kevesebb feladatot hozunk létre, nem pedig azt, hogy gyorsabban végezzük el őket.

A jól meghatározott, egyértelmű céllal, felelősségi körrel és elvárt eredménnyel rendelkező feladatok zökkenőmentesen haladnak előre.

Ez a kontroll érzetét kelti és csökkenti a stresszt a csapaton belül.

Összegzés

A feladat-túlterhelést ritkán okozza lustaság vagy a fegyelem hiánya.

A legtöbb szolgáltató vállalkozásnál ez egy strukturális probléma. Az egyértelműség, a felelősségi körök és a folyamatok javításával a csapatok csökkenthetik a túlterhelést és javíthatják a végrehajtást anélkül, hogy többet dolgoznának.