Monet palvelutiimit tuntevat olonsa ylikuormittuneiksi tehtävistä. Tehtävälistat pitenevät, prioriteetit muuttuvat päivittäin, ja ihmisten on vaikea pysyä perässä ahkerasta työskentelystä huolimatta.
Tätä tilannetta kuvataan usein tehtävien ylikuormitukseksi. Useimmissa tapauksissa todellinen ongelma ei kuitenkaan ole tehtävien määrä, vaan rakenteen puute siinä, miten tehtäviä luodaan, jaetaan ja suoritetaan loppuun.
Enemmän tehtäviä ei aina tarkoita enemmän työtä
Palveluliiketoiminnassa tehtäviä käytetään usein kaiken kirjaamiseen: pyyntöjen, muistutusten, ideoiden ja ongelmien.
Kun tehtäviä ei ole määritelty selkeästi, yksi työtehtävä voi muuttua useiksi päällekkäisiksi tehtäviksi. Tämä paisuttaa tehtävälistoja kasvattamatta todellista tuotosta.
Tiimit tuntevat itsensä kiireisiksi, mutta edistyminen on vähäistä.
Epäselvät tehtävät luovat henkistä kuormitusta
Tehtävä, josta puuttuu konteksti, pakottaa ihmiset ajattelemaan ennen toimimista. Heidän on muistettava yksityiskohtia, etsittävä tietoa tai esitettävä kysymyksiä.
Tämä henkinen ponnistus lisää kitkaa toimeenpanoon. Ajan myötä se lisää väsymystä ja hidastaa suoritusta.
Selkeät tehtävät vähentävät kognitiivista kuormitusta ja parantavat keskittymistä.
Prioriteettien muutokset luovat piilevää ylikuormitusta
Kun prioriteetit muuttuvat usein, keskeneräisiä tehtäviä kertyy.
Ihmiset epäröivät saattaa loppuun työtä, jonka prioriteettia saatetaan pian laskea. Uudet tehtävät korvaavat vanhat ennen kuin edistystä ehtii tapahtua.
Tämä luo ylikuormituksen tunteen, vaikka todellinen työmäärä pysyisi hallittavana.
Omistajuus on tärkeämpää kuin tehtävänanto
Tehtävän antaminen ei ole sama asia kuin omistajuuden määrittäminen.
Kun omistajuus on epäselvä, tehtävät odottavat toimenpiteitä sen sijaan, että ne etenisivät. Ihmiset olettavat, että joku muu hoitaa seuraavan vaiheen.
Selkeä omistajuus varmistaa vastuullisuuden ja jatkuvan edistymisen.
Tehtävälistat ilman työnkulkua luovat pullonkauloja
Tehtävät ovat harvoin erillisiä. Ne ovat riippuvaisia päätöksistä, syötteistä tai muiden töiden valmistumisesta.
Ilman selkeää työnkulkua tehtävät kasautuvat samaan vaiheeseen. Tiimit menettävät näkyvyyden siihen, mikä estää edistymistä.
Rakenne paljastaa, missä työ hidastuu.
Vähemmän parempia tehtäviä parantaa toimeenpanoa
Tehtävien ylikuormituksen vähentäminen tarkoittaa usein vähemmän tehtävien luomista, ei niiden nopeampaa suorittamista.
Hyvin määritellyt tehtävät, joilla on selkeä tarkoitus, omistajuus ja odotetut tulokset, etenevät sujuvasti.
Tämä luo hallinnan tunnetta ja vähentää stressiä koko tiimissä.
Yhteenveto
Tehtävien ylikuormitus johtuu harvoin laiskuudesta tai kurin puutteesta.
Useimmissa palveluyrityksissä se on rakenteellinen ongelma. Parantamalla selkeyttä, omistajuutta ja työnkulkua tiimit voivat vähentää ylikuormitusta ja parantaa toimeenpanoa tekemättä pidempiä työpäiviä.
