Bir çox xidmət komandası tapşırıqların çoxluğundan özünü yüklənmiş hiss edir. Görüləcək işlər siyahısı uzanır, prioritetlər hər gün dəyişir və insanlar çox çalışsalar da, işlərin öhdəsindən gəlməkdə çətinlik çəkirlər.
Bu vəziyyət adətən tapşırıqların həddindən artıq yüklənməsi kimi təsvir edilir. Lakin əksər hallarda əsl problem tapşırıqların sayında deyil, onların necə yaradıldığı, təyin edildiyi və tamamlandığı ilə bağlı strukturun olmamasındadır.
Daha Çox Tapşırıq Həmişə Daha Çox İş Demək Deyil
Xidmət bizneslərində tapşırıqlar adətən hər şeyi qeyd etmək üçün istifadə olunur: sorğular, xatırlatmalar, ideyalar və problemlər.
Tapşırıqlar aydın şəkildə təyin edilmədikdə, bir iş üst-üstə düşən bir neçə tapşırığa çevrilə bilər. Bu, real nəticəni artırmadan tapşırıq siyahılarını şişirdir.
Komandalar məşğul olduqlarını hiss edirlər, lakin irəliləyiş məhdud qalır.
Qeyri-müəyyən Tapşırıqlar Zehni Yük Yaradır
Konteksti olmayan bir tapşırıq insanları hərəkətə keçməzdən əvvəl düşünməyə məcbur edir. Onlar detalları xatırlamalı, məlumat axtarmalı və ya suallar verməli olurlar.
Bu zehni səy icraya maneə törədir. Zamanla bu, yorğunluğa və işlərin daha yavaş təhvil verilməsinə səbəb olur.
Aydın tapşırıqlar zehni yükü azaldır və diqqəti cəmləməyi yaxşılaşdırır.
Prioritet Dəyişiklikləri Gizli Yüklənmə Yaradır
Prioritetlər tez-tez dəyişdikdə, yarımçıq qalmış tapşırıqlar toplanır.
İnsanlar tezliklə prioriteti aşağı salına biləcək işləri tamamlamaqda tərəddüd edirlər. İrəliləyiş əldə edilməmişdən əvvəl yeni tapşırıqlar köhnələri əvəz edir.
Bu, hətta real iş yükü idarəolunan səviyyədə qalsa belə, həddindən artıq yüklənmə hissi yaradır.
Məsuliyyət Təyinatdan Daha Vacibdir
Bir tapşırığı təyin etmək məsuliyyəti müəyyən etməklə eyni deyil.
Məsuliyyət aydın olmadıqda, tapşırıqlar irəliləmək əvəzinə icra olunmağı gözləyir. İnsanlar növbəti addımı başqasının atacağını güman edirlər.
Aydın məsuliyyət hesabatlılığı və davamlı irəliləyişi təmin edir.
Axını Olmayan Tapşırıq Siyahıları Darboğazlar Yaradır
Tapşırıqlar nadir hallarda təcrid olunmuş şəkildə mövcud olur. Onlar qərarlardan, daxil olan məlumatlardan və ya digər işlərin tamamlanmasından asılıdır.
Aydın bir axın olmadan tapşırıqlar eyni mərhələdə yığılıb qalır. Komandalar irəliləyişə nəyin mane olduğunu görə bilmir.
Struktur işin harada yavaşladığını göstərir.
Daha Az, Amma Daha Yaxşı Tapşırıqlar İcranı Təkmilləşdirir
Tapşırıq yüklənməsini azaltmaq çox vaxt onları daha sürətli tamamlamaq deyil, daha az tapşırıq yaratmaq deməkdir.
Aydın məqsədi, məsuliyyəti və gözlənilən nəticələri olan yaxşı təyin edilmiş tapşırıqlar asanlıqla irəliləyir.
Bu, nəzarət hissi yaradır və komanda daxilində stresi azaldır.
Nəticə
Tapşırıqların həddindən artıq yüklənməsinə nadir hallarda tənbəllik və ya intizamsızlıq səbəb olur.
Əksər xidmət bizneslərində bu, struktur problemidir. Aydınlığı, məsuliyyəti və iş axınını təkmilləşdirməklə komandalar daha uzun saatlar işləmədən həddindən artıq yüklənməni azalda və icranı yaxşılaşdıra bilərlər.
