بزاف من فرق الخدمات يحسوا روحهم غارقين بالمهام. قوائم المهام تزيد تطوال، الأولويات تتبدل كل يوم، والناس يلقاو صعوبة باش يلحقوا على الخدمة بالرغم من أنهم يخدموا بجد.
هاد الحالة غالبا ما توصف بأنها ضغط المهام. بصح في معظم الحالات، المشكل الحقيقي ماشي في عدد المهام، ولكن في غياب هيكلة واضحة لكيفية إنشاء المهام، توزيعها، وإنجازها.
كثرة المهام لا تعني دائما كثرة العمل
في الشركات الخدماتية، المهام غالبا ما تستعمل باش تسجل كلش: الطلبات، التذكيرات، الأفكار، والمشاكل.
كي تكون المهام ماشي محددة بوضوح، عمل واحد يقدر يتحول لعدة مهام متداخلة. هاد الشي يضخم قوائم المهام بلا ما يزيد في الإنتاجية الفعلية.
الفرق تحس روحها مشغولة، بصح التقدم يبقى محدود.
المهام غير الواضحة تسبب عبء ذهني
المهمة اللي ما عندهاش سياق واضح تجبر الناس يخمموا قبل ما يبداو يخدموا. لازم عليهم يتفكروا التفاصيل، يحوسوا على المعلومات، أو يطرحوا أسئلة.
هاد المجهود الذهني يزيد من صعوبة التنفيذ. مع الوقت، يساهم هاد الشي في الإرهاق وبطء الإنجاز.
المهام الواضحة تنقص من العبء المعرفي وتحسن التركيز.
تغيير الأولويات يخلق ضغطا خفيا
كي تتبدل الأولويات بشكل متكرر، المهام غير المكتملة تتراكم.
الناس يترددوا يكملوا خدمة ممكن في أي لحظة تولي ماشي من الأولويات. المهام الجديدة تاخذ مكان القديمة قبل ما يتم تحقيق أي تقدم.
هاد الشي يخلق شعور بالضغط حتى ولو كان حجم العمل الفعلي يمكن التحكم فيه.
تحمل المسؤولية أهم من مجرد التكليف بالمهمة
تكليف شخص بمهمة ماشي هو نفس الشي كيما تحديد المسؤول عليها.
كي تكون المسؤولية ماشي واضحة، المهام تبقى تستنى في شكون يخدمها وماتمشيش للقدام. الناس يفترضوا بلي شخص آخر راح يتكفل بالخطوة التالية.
المسؤولية الواضحة تضمن المساءلة والتقدم المستمر.
قوائم المهام التي تفتقر إلى تسلسل تخلق اختناقات
المهام نادرا ما تكون معزولة. هي تعتمد على قرارات، مدخلات، أو إكمال أعمال أخرى.
بلا تسلسل واضح، المهام تتكدس في نفس المرحلة. الفرق تفقد القدرة على رؤية ما الذي يعيق التقدم.
الهيكلة تبين وين الخدمة قاعدة تتباطأ.
مهام أقل وأفضل تحسن من التنفيذ
تقليل ضغط المهام غالبا ما يعني إنشاء مهام أقل، ماشي إكمالها بسرعة أكبر.
المهام المحددة جيدا، اللي عندها هدف واضح، مسؤولية محددة، ونتائج متوقعة، تتقدم بسلاسة.
هاد الشي يخلق شعور بالتحكم وينقص الضغط على كامل الفريق.
الخلاصة
ضغط المهام نادرا ما يكون سببه الكسل أو نقص الانضباط.
في معظم الشركات الخدماتية، هو مشكل هيكلي. من خلال تحسين الوضوح، المسؤولية، وتسلسل العمل، تقدر الفرق تنقص من الضغط وتحسن التنفيذ بلا ما تخدم ساعات إضافية.
