Πολλές ομάδες παροχής υπηρεσιών αισθάνονται καταβεβλημένες από τον όγκο των εργασιών. Οι λίστες με τις εκκρεμότητες μεγαλώνουν, οι προτεραιότητες αλλάζουν καθημερινά και οι άνθρωποι δυσκολεύονται να ανταπεξέλθουν παρόλο που εργάζονται σκληρά.
Αυτή η κατάσταση περιγράφεται συχνά ως υπερφόρτωση εργασιών. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι ο αριθμός των εργασιών, αλλά η έλλειψη δομής στον τρόπο με τον οποίο οι εργασίες δημιουργούνται, ανατίθενται και ολοκληρώνονται.
Οι Περισσότερες Εργασίες Δεν Σημαίνουν Πάντα Περισσότερη Δουλειά
Στις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, οι εργασίες χρησιμοποιούνται συχνά για να καταγράφουν τα πάντα: αιτήματα, υπενθυμίσεις, ιδέες και προβλήματα.
Όταν οι εργασίες δεν είναι σαφώς καθορισμένες, ένα μεμονωμένο έργο μπορεί να μετατραπεί σε πολλαπλές, αλληλεπικαλυπτόμενες εργασίες. Αυτό διογκώνει τις λίστες εργασιών χωρίς να αυξάνει το πραγματικό αποτέλεσμα.
Οι ομάδες αισθάνονται απασχολημένες, αλλά η πρόοδος παραμένει περιορισμένη.
Οι Ασαφείς Εργασίες Δημιουργούν Νοητικό Φόρτο
Μια εργασία που στερείται πλαισίου αναγκάζει τους ανθρώπους να σκεφτούν πριν δράσουν. Πρέπει να θυμούνται λεπτομέρειες, να αναζητούν πληροφορίες ή να κάνουν ερωτήσεις.
Αυτή η νοητική προσπάθεια δυσχεραίνει την εκτέλεση. Με την πάροδο του χρόνου, συμβάλλει στην κόπωση και στην πιο αργή παράδοση του έργου.
Οι σαφείς εργασίες μειώνουν το γνωστικό φορτίο και βελτιώνουν τη συγκέντρωση.
Οι Αλλαγές Προτεραιοτήτων Δημιουργούν Κρυφή Υπερφόρτωση
Όταν οι προτεραιότητες αλλάζουν συχνά, οι ανολοκλήρωτες εργασίες συσσωρεύονται.
Οι άνθρωποι διστάζουν να ολοκληρώσουν εργασίες που μπορεί σύντομα να χάσουν την προτεραιότητά τους. Νέες εργασίες αντικαθιστούν τις παλιές πριν σημειωθεί πρόοδος.
Αυτό δημιουργεί την αίσθηση της υπερφόρτωσης, ακόμη και όταν ο πραγματικός φόρτος εργασίας παραμένει διαχειρίσιμος.
Η Ανάληψη Ευθύνης Είναι Πιο Σημαντική από την Ανάθεση
Η ανάθεση μιας εργασίας δεν είναι το ίδιο με την εδραίωση της υπευθυνότητας για αυτήν.
Όταν δεν είναι σαφές ποιος έχει την ευθύνη, οι εργασίες μένουν σε αναμονή αντί να προχωρούν. Οι άνθρωποι υποθέτουν ότι κάποιος άλλος θα αναλάβει το επόμενο βήμα.
Ο σαφής καθορισμός της υπευθυνότητας διασφαλίζει τη λογοδοσία και τη συνεχή πρόοδο.
Οι Λίστες Εργασιών Χωρίς Ροή Δημιουργούν Σημεία Συμφόρησης
Οι εργασίες σπάνια υπάρχουν μεμονωμένα. Εξαρτώνται από αποφάσεις, εισροές ή την ολοκλήρωση άλλων εργασιών.
Χωρίς μια σαφή ροή, οι εργασίες συσσωρεύονται στο ίδιο στάδιο. Οι ομάδες χάνουν την ορατότητα ως προς το τι εμποδίζει την πρόοδο.
Η δομή αποκαλύπτει πού επιβραδύνεται η ροή της εργασίας.
Οι Λιγότερες και Καλύτερες Εργασίες Βελτιώνουν την Εκτέλεση
Η μείωση της υπερφόρτωσης εργασιών συχνά σημαίνει τη δημιουργία λιγότερων εργασιών, και όχι την ταχύτερη ολοκλήρωσή τους.
Οι καλά καθορισμένες εργασίες με σαφή σκοπό, υπευθυνότητα και αναμενόμενα αποτελέσματα προχωρούν ομαλά.
Αυτό δημιουργεί μια αίσθηση ελέγχου και μειώνει το άγχος σε ολόκληρη την ομάδα.
Συμπέρασμα
Η υπερφόρτωση εργασιών σπάνια προκαλείται από τεμπελιά ή έλλειψη πειθαρχίας.
Στις περισσότερες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, είναι ένα δομικό πρόβλημα. Βελτιώνοντας τη σαφήνεια, την ανάληψη ευθύνης και τη ροή, οι ομάδες μπορούν να μειώσουν την υπερφόρτωση και να βελτιώσουν την εκτέλεση των εργασιών χωρίς να χρειάζεται να εργάζονται περισσότερες ώρες.
