الكثير من فرق الخدمات تحس بضغط كبير بسبب كثرة المهام. قوائم المهام تطول يوم عن يوم، والأولويات تتغير بشكل يومي، والموظفين يلاقون صعوبة في مجاراة الشغل على الرغم من عملهم بجد.
هذه الحالة توصف غالبًا بأنها "الحمل الزائد للمهام". لكن في معظم الحالات، المشكلة الحقيقية مو في عدد المهام، بل في غياب الهيكلية في طريقة إنشاء المهام وتوزيعها وإنجازها.
كثرة المهام مو دايمًا تعني شغل أكثر
في الشركات الخدمية، المهام غالبًا تستخدم لتسجيل كل شي: الطلبات، التذكيرات، الأفكار، والمشاكل.
لما تكون المهام مو محددة بشكل واضح، شغلة وحدة ممكن تتحول لعدة مهام متداخلة. هالشي يضخّم قوائم المهام بدون ما يزيد الإنتاج الفعلي.
الفرق تحس روحها مشغولة، لكن التقدم يظل محدود.
المهام غير الواضحة تسبب عبء ذهني
المهمة اللي ما لها سياق واضح تجبر الموظفين يفكرون قبل ما يشتغلون. لازم يتذكرون التفاصيل، أو يبحثون عن معلومات، أو يسألون أسئلة.
هذا المجهود الذهني يصعّب عملية التنفيذ. ومع الوقت، يسبب إرهاق وبطء في الإنجاز.
المهام الواضحة تقلل من العبء الذهني وتحسّن التركيز.
تغيير الأولويات يخلق حمل زائد خفي
لما تتغير الأولويات باستمرار، المهام اللي ما خلصت تتراكم.
الموظفين يترددون في إكمال الشغل اللي ممكن قريبًا تقل أهميته. وتجي مهام جديدة تحل محل القديمة قبل ما يصير أي تقدم.
هالشي يخلق شعور بالضغط الزائد حتى لو كان حجم الشغل الفعلي ممكن السيطرة عليه.
المسؤولية أهم من مجرد التكليف بالمهمة
تكليف شخص بمهمة مو نفس تحديد المسؤول عنها.
لما تكون المسؤولية مو واضحة، المهام توقف تنتظر أحد يشتغل عليها بدل ما تمشي للأمام. الموظفين يفترضون إن شخص ثاني بيتكفل بالخطوة الجاية.
المسؤولية الواضحة تضمن وجود مساءلة وتقدم مستمر.
قوائم المهام بدون سير عمل واضح تسبب اختناقات
نادرًا ما تكون المهام منفصلة عن بعضها. فهي تعتمد على قرارات، أو مدخلات، أو إنجاز أعمال ثانية.
بدون وجود سير عمل واضح، المهام تتكدس في نفس المرحلة. والفرق ما تقدر تشوف شنو اللي معطّل التقدم.
الهيكلية الواضحة تكشف وين الشغل قاعد يتباطأ.
مهام أقل وأفضل تحسّن التنفيذ
تقليل الحمل الزائد للمهام غالبًا يعني إنشاء مهام أقل، مو إنجازها بشكل أسرع.
المهام المحددة بشكل جيد، اللي لها هدف واضح ومسؤولية ونتائج متوقعة، تمشي بسلاسة.
هالشي يخلق شعور بالسيطرة ويقلل التوتر بين أعضاء الفريق.
الخلاصة
الحمل الزائد للمهام نادرًا ما يكون سببه الكسل أو قلة الانضباط.
في معظم الشركات الخدمية، تكون المشكلة هيكلية. من خلال تحسين الوضوح، والمسؤولية، وسير العمل، تقدر الفرق تقلل من الحمل الزائد وتحسّن التنفيذ بدون ما تشتغل ساعات أطول.
