Ko‘plab servis jamoalari vazifalar ko‘pligidan qiynalishadi. Bajariladigan ishlar ro‘yxati uzayib boradi, ustuvorliklar har kuni o‘zgaradi va xodimlar qattiq ishlashlariga qaramay, ulgurishga qiynalishadi.
Bu holat ko‘pincha vazifalar yuklamasi deb ataladi. Biroq ko‘p hollarda, asl muammo vazifalar sonida emas, balki ularning yaratilishi, tayinlanishi va bajarilishi jarayonlarida tizimning yo‘qligidadir.
Ko‘proq vazifalar har doim ham ko‘proq ish degani emas
Xizmat ko‘rsatish bizneslarida vazifalar ko‘pincha hamma narsani qamrab olish uchun ishlatiladi: so‘rovlar, eslatmalar, g‘oyalar va muammolar.
Vazifalar aniq belgilanmaganda, bitta ish bir-birini takrorlaydigan bir nechta vazifaga aylanib ketishi mumkin. Bu vazifalar ro‘yxatini sun’iy ravishda oshiradi, lekin haqiqiy ish natijasini ko‘paytirmaydi.
Jamoalar o‘zlarini band his qilishadi, ammo rivojlanish cheklangan bo‘lib qoladi.
Noaniq vazifalar aqliy yuklamani keltirib chiqaradi
Kontekstga ega bo‘lmagan vazifa odamlarni harakat qilishdan oldin o‘ylashga majbur qiladi. Ular tafsilotlarni eslashlari, ma’lumot qidirishlari yoki savollar berishlari kerak bo‘ladi.
Bu aqliy harakat bajarish jarayoniga qiyinchilik qo‘shadi. Vaqt o‘tishi bilan bu charchoqqa va ishni sekinroq bajarishga olib keladi.
Aniq vazifalar aqliy yuklamani kamaytiradi va diqqatni jamlashni yaxshilaydi.
Ustuvorliklarning o‘zgarishi yashirin yuklamani keltirib chiqaradi
Ustuvorliklar tez-tez o‘zgarganda, tugallanmagan vazifalar to‘planib qoladi.
Odamlar yaqinda ustuvorligi pasayishi mumkin bo‘lgan ishni yakunlashga ikkilanishadi. Biror natijaga erishilmasdan turib, yangi vazifalar eskilarining o‘rnini egallaydi.
Bu, hatto haqiqiy ish hajmi boshqarish mumkin bo‘lgan darajada bo‘lsa ham, ortiqcha yuklama hissini keltirib chiqaradi.
Mas’uliyat tayinlashdan ko‘ra muhimroqdir
Vazifani tayinlash mas’uliyatni belgilash bilan bir xil emas.
Mas’uliyat noaniq bo‘lganda, vazifalar oldinga siljish o‘rniga harakatni kutib yotadi. Odamlar keyingi qadamni boshqa birov bajaradi deb o‘ylashadi.
Aniq mas’uliyat hisobdorlikni va uzluksiz rivojlanishni ta’minlaydi.
Oqimsiz vazifalar ro‘yxati tirbandliklarni keltirib chiqaradi
Vazifalar kamdan-kam hollarda alohida mavjud bo‘ladi. Ular qarorlarga, ma’lumotlarga yoki boshqa ishlarning bajarilishiga bog‘liqdir.
Aniq oqim bo‘lmasa, vazifalar bir bosqichda to‘planib qoladi. Jamoalar rivojlanishga nima to‘sqinlik qilayotganini ko‘ra olmay qolishadi.
Tuzilma ish qayerda sekinlashayotganini ko‘rsatib beradi.
Kamroq, ammo sifatliroq vazifalar bajarilishni yaxshilaydi
Vazifalar yuklamasini kamaytirish ko‘pincha ularni tezroq bajarishni emas, balki kamroq vazifa yaratishni anglatadi.
Aniq maqsad, mas’uliyat va kutilayotgan natijalarga ega bo‘lgan, yaxshi belgilangan vazifalar muammosiz oldinga siljiydi.
Bu nazorat hissini yaratadi va jamoa bo‘ylab stressni kamaytiradi.
Xulosa
Vazifalar yuklamasi kamdan-kam hollarda dangasalik yoki tartib-intizomning yo‘qligi tufayli yuzaga keladi.
Aksariyat xizmat ko‘rsatish bizneslarida bu tizimli muammodir. Aniqlik, mas’uliyat va ish oqimini yaxshilash orqali jamoalar qo‘shimcha soatlar ishlamasdan turib yuklamani kamaytirishi va ish samaradorligini oshirishi mumkin.
