მომსახურების სფეროს ბევრი გუნდი თავს დავალებებით გადატვირთულად გრძნობს. შესასრულებელი საქმეების სიები იზრდება, პრიორიტეტები ყოველდღიურად იცვლება და ადამიანებს, მიუხედავად დიდი ძალისხმევისა, უჭირთ ტემპის შენარჩუნება.
ამ სიტუაციას ხშირად დავალებებით გადატვირთვას უწოდებენ. თუმცა, უმეტეს შემთხვევაში, ნამდვილი პრობლემა დავალებების რაოდენობა კი არ არის, არამედ სტრუქტურის არარსებობა, რომელიც განსაზღვრავს, თუ როგორ იქმნება, ნაწილდება და სრულდება დავალებები.
მეტი დავალება ყოველთვის მეტ სამუშაოს არ ნიშნავს
მომსახურების ბიზნესში დავალებები ხშირად ყველაფრის აღსარიცხად გამოიყენება: მოთხოვნების, შეხსენებების, იდეებისა და პრობლემების.
როდესაც დავალებები მკაფიოდ არ არის განსაზღვრული, ერთი სამუშაო შეიძლება რამდენიმე, ერთმანეთის გადამფარავ დავალებად იქცეს. ეს ზრდის დავალებების სიებს რეალური შედეგის გაზრდის გარეშე.
გუნდები თავს დაკავებულად გრძნობენ, მაგრამ პროგრესი შეზღუდულია.
გაურკვეველი დავალებები გონებრივ დატვირთვას ქმნის
დავალება, რომელსაც კონტექსტი აკლია, აიძულებს ადამიანებს, მოქმედებამდე დაფიქრდნენ. მათ უწევთ დეტალების დამახსოვრება, ინფორმაციის მოძიება ან კითხვების დასმა.
ეს გონებრივი ძალისხმევა ართულებს შესრულების პროცესს. დროთა განმავლობაში, ის იწვევს დაღლილობას და შედეგების მიწოდების შენელებას.
მკაფიო დავალებები ამცირებს კოგნიტურ დატვირთვას და აუმჯობესებს კონცენტრაციას.
პრიორიტეტების ცვლილება ფარულ გადატვირთვას ქმნის
როდესაც პრიორიტეტები ხშირად იცვლება, დაუსრულებელი დავალებები გროვდება.
ადამიანები თავს იკავებენ იმ სამუშაოს დასრულებისგან, რომელიც შესაძლოა მალე არაპრიორიტეტული გახდეს. ახალი დავალებები ძველს ანაცვლებს, სანამ რაიმე პროგრესი მიიღწევა.
ეს ქმნის გადატვირთვის შეგრძნებას მაშინაც კი, როდესაც რეალური სამუშაო დატვირთვა მართვადია.
პასუხისმგებლობა უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე დავალების მინიჭება
დავალების მინიჭება იგივე არ არის, რაც პასუხისმგებლობის განსაზღვრა.
როდესაც პასუხისმგებლობა გაურკვეველია, დავალებები წინსვლის ნაცვლად მოქმედებას ელოდება. ადამიანები ფიქრობენ, რომ შემდეგ ნაბიჯს სხვა გადადგამს.
მკაფიო პასუხისმგებლობა უზრუნველყოფს ანგარიშვალდებულებას და უწყვეტ პროგრესს.
ნაკადის გარეშე დავალებების სიები შეფერხებებს ქმნის
დავალებები იშვიათად არსებობს იზოლირებულად. ისინი დამოკიდებულია გადაწყვეტილებებზე, მონაცემებზე ან სხვა სამუშაოს დასრულებაზე.
მკაფიო ნაკადის გარეშე დავალებები ერთსა და იმავე ეტაპზე გროვდება. გუნდები ვეღარ ხედავენ, რა აფერხებს პროგრესს.
სტრუქტურა აჩვენებს, სად ნელდება სამუშაო პროცესი.
ნაკლები, მაგრამ უკეთესი დავალებები აუმჯობესებს შესრულებას
დავალებებით გადატვირთვის შემცირება ხშირად ნიშნავს ნაკლები დავალების შექმნას და არა მათ უფრო სწრაფად დასრულებას.
კარგად განსაზღვრული დავალებები, მკაფიო მიზნით, პასუხისმგებლობითა და მოსალოდნელი შედეგებით, შეუფერხებლად მიიწევს წინ.
ეს ქმნის კონტროლის შეგრძნებას და ამცირებს სტრესს გუნდში.
დასკვნა
დავალებებით გადატვირთვა იშვიათად არის გამოწვეული სიზარმაცით ან დისციპლინის ნაკლებობით.
მომსახურების ბიზნესების უმეტესობაში ეს სტრუქტურული პრობლემაა. სიცხადის, პასუხისმგებლობისა და სამუშაო ნაკადის გაუმჯობესებით, გუნდებს შეუძლიათ შეამცირონ გადატვირთვა და გააუმჯობესონ შესრულება დამატებითი სამუშაო საათების გარეშე.
