Molti team di assistenza si sentono sopraffatti dalle attività. Le liste di cose da fare si allungano, le priorità cambiano ogni giorno e le persone faticano a tenere il passo nonostante lavorino sodo.

Questa situazione viene spesso descritta come sovraccarico di attività. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, il vero problema non è il numero di attività, ma la mancanza di una struttura che definisca come le attività vengono create, assegnate e completate.

Più attività non sempre significano più lavoro

Nelle aziende di servizi, le attività vengono spesso utilizzate per registrare qualsiasi cosa: richieste, promemoria, idee e problemi.

Quando le attività non sono definite chiaramente, un singolo lavoro può trasformarsi in più attività che si sovrappongono. Questo gonfia le liste di attività senza aumentare la produttività effettiva.

I team si sentono impegnati, ma i progressi rimangono limitati.

Le attività poco chiare creano un carico mentale

Un'attività priva di contesto costringe le persone a pensare prima di agire. Devono ricordare dettagli, cercare informazioni o fare domande.

Questo sforzo mentale aggiunge attrito all'esecuzione. Nel tempo, contribuisce all'affaticamento e a una consegna più lenta.

Attività chiare riducono il carico cognitivo e migliorano la concentrazione.

I cambiamenti di priorità creano un sovraccarico nascosto

Quando le priorità cambiano di frequente, le attività non terminate si accumulano.

Le persone esitano a completare un lavoro che potrebbe presto perdere priorità. Nuove attività sostituiscono le vecchie prima che vengano fatti progressi.

Questo crea la sensazione di sovraccarico anche quando il carico di lavoro effettivo rimane gestibile.

La responsabilità è più importante dell'assegnazione

Assegnare un'attività non è la stessa cosa che stabilirne la responsabilità.

Quando la responsabilità non è chiara, le attività rimangono in attesa di un'azione invece di progredire. Le persone presumono che qualcun altro si occuperà del passo successivo.

Una chiara attribuzione della responsabilità garantisce accountability e un progresso continuo.

Le liste di attività senza un flusso creano colli di bottiglia

Le attività raramente esistono in modo isolato. Dipendono da decisioni, input o dal completamento di altri lavori.

Senza un flusso chiaro, le attività si accumulano nella stessa fase. I team perdono visibilità su ciò che sta bloccando i progressi.

La struttura rivela dove il lavoro rallenta.

Meno attività, ma migliori, per ottimizzare l'esecuzione

Ridurre il sovraccarico di attività spesso significa creare meno attività, non completarle più velocemente.

Attività ben definite con uno scopo chiaro, una responsabilità precisa e risultati attesi procedono senza intoppi.

Questo crea un senso di controllo e riduce lo stress in tutto il team.

Conclusione

Il sovraccarico di attività è raramente causato da pigrizia o mancanza di disciplina.

Nella maggior parte delle aziende di servizi, si tratta di un problema strutturale. Migliorando la chiarezza, la responsabilità e il flusso, i team possono ridurre il sovraccarico e ottimizzare l'esecuzione senza lavorare più a lungo.