الـ CRM الخاص بشركات الاستشارة يعطي مكاتب الاستشارة بلاصة وحدة لإدارة الـ leads، ومكالمات الاستكشاف (discovery calls)، والـ proposals، والمشاريع الحالية، وعلاقات الحرفاء على المدى الطويل، باش هكا الخدمة والفرص الجديدة ما عادش تقعد مربوطة بـ boîtes mail ومطويات الـ Excel الشخصية متاع الشركاء. كي يبدا كل prospect، وعرض، ومتابعة (follow-up) مسجلين في نفس البلاصة، شركتك تنجم تجاوب أسرع، وتربح برشا مشاريع، وترد المشاريع الفردية شراكات متواصلة. الدليل هذا موجه لأصحاب مكاتب الاستشارة، والشركاء، وفرق تطوير الأعمال (business development) في مجالات الإدارة، والاستراتيجية، والعمليات وغيرها من الخدمات الاستشارية.
النقاط الأساسية
- نظام CRM لشركات الاستشارة يربط بين الـ leads، والشركات الحريفة، وجهات الاتصال، والعروض، والمشاريع، والمتابعات في نظام واحد مشترك.
- أغلب المداخيل الضايعة تجي من التأخير في الإجابة على الاستفسارات، والعروض اللي ما تصيرش متابعتها، والمشاريع اللي توفى من غير ما تتحوّل لمشاريع جديدة.
- وجود pipeline واضح يبدا من أول استفسار إلى مكالمة الاستكشاف، وتعدية العرض، وإمضاء العقد، يوريك وين بالضبط قاعدة تتعطل الفرص.
- متابعة المشاريع وجلسات التقييم المبرمجة في ملف الحريف تعاون شركتك باش تكتشف فرص التجديد والخدمات الإضافية بكري.
- تبع وقت الإجابة على الاستفسارات، ونسبة قبول العروض، ومعدل دورة البيع، ونسبة رجوع الحرفاء.
شنوة هو الـ CRM الخاص بشركات الاستشارة؟
الـ CRM الخاص بشركات الاستشارة هو نظام إدارة علاقات الحرفاء مخدوم خصيصاً على الطريقة اللي تربح وتخدم بيها مكاتب الاستشارة مشاريعها. يجمع الـ leads، والشركات الحريفة والمسؤولين على أخذ القرار، وملاحظات الاستكشاف، والـ proposals، وتفاصيل المشاريع، والمهام، وتاريخ المراسلات في قاعدة بيانات وحدة ومشتركة. في عِوض ما يبداو الـ prospects مفرتين في إيميلات شخصية، والعروض في دوسيات مشتركة، وعلاقات الحرفاء في مخ كل شريك، تولي الشركة كاملة تشوف كل علاقة وفرصة في بلاصة وحدة.
الـ CRM ما يعوضش أدوات الخدمة ولا خبرة المستشارين متاعك، أما يوريك أماهم الاستفسارات اللي لازم تجاوب عليها اليوم، وأماهم العروض اللي تستنى في قرار، وأماهم المشاريع اللي قربت توفى، وأماهم الحرفاء القدامى اللي وقيت باش ترجع تكلمهم.
وين تخسر شركات الاستشارة في خدمتها وفرصها؟
استفسارات تبقى معلقة في الإيميلات الشخصية
برشا مرات، الـ prospects يتصلوا بشريك تلاقاو معاه في événement ولا جاهم عن طريق توصية (referral). إذا كان الشخص هذاك لاهي في خدمة حرفاء آخرين، ينجم الاستفسار يقعد معلق لأيام، والـ prospect في الوقت هذاك يمشي يتكلم مع مكتب استشارات آخر.
عروض (proposals) تغبر وما عادش يحكي عليها حد
كتابة عرض خدمة تاكل برشا وقت وجهد. ومع هذا، برشا عروض تتبعث مرة وحدة وما يتبعها حتى حد، خاتر ما فما حتى حد مسؤول على الخطوة الجاية ولا متفكر التاريخ اللي قال عليه الحريف باش ياخو فيه القرار.
العلاقات تبقى محصورة عند أشخاص معينين
نهار اللي يخرج شريك ولا مستشار خبير (senior consultant)، تاريخ الحريف، وجهات الاتصال، والوعود اللي تعطات في أغلب الأوقات تخرج معاه. هكا الشركة تخسر سياق كامل قعدت سنين تبني فيه.
المشاريع اللي توفى تقطع العلاقة مع الحريف
برشا مشاريع توفى بتقرير نهائي ومن غير حتى خطوة جاية مبرمجة. من غير تذكير بالمتابعة، المنافسين هوما اللي باش يسبقوا ويكتشفوا الاحتياجات الجديدة والخدمات التكميلية اللي يستحقها الحريف.
مسارات العمل الأساسية في CRM شركات الاستشارة
تسجيل الـ leads وتأهيلهم (Qualification)
سجل كل استفسار يجيك من الموقع، ولا التوصيات، ولا التظاهرات كـ lead مع تحديد المصدر، والشخص المسؤول عليه، وتاريخ أول رد. حدد مؤهلات كل lead حسب الاحتياج، والميزانية التقريبية، والتوقيت، والشخص اللي ياخو القرار. دليلنا حول إدارة الـ leads يفسرلك كيفاش تأهل وتهتم بالاستفسارات الجديدة.
مكالمات الاستكشاف وملاحظات الاحتياجات
قيد مكالمات الاستكشاف (discovery calls) في ملف الحريف مع تسجيل الإشكالية، والأهداف، والأطراف المتدخلة، والعوائق. الملاحظات هذي تخلي العروض أدق وتعطي لأي زميل كل المعلومات اللي يستحقها قبل الاجتماع الجاي.
مراحل متابعة العروض (Proposal pipeline)
استعمل مراحل واضحة كيما: استفسار، استكشاف، عرض قيد التحضير، عرض تم إرسالو، مفاوضات، صفقة مربوحة، وصفقة ملغاة. سجل القيمة المتوقعة وتاريخ القرار لكل فرصة، وحط مهمة متابعة (follow-up) مباشرة بعد ما تبعث العرض. مقالنا حول مسار مبيعات الـ CRM يوريك كيفاش تصمم مراحل تمشي مع طريقة خدمتك.
متابعة المشاريع (Engagement tracking)
كي تربح العرض، اربط المشروع بالشركة الحريفة مع تحديد نطاق العمل (scope)، وتواريخ البداية والنهاية، والمستشار المسؤول، والمراحل الأساسية. هذا يخلي فريقي المبيعات والتنفيذ متفاهمين، ويوريك أماهم المشاريع اللي باش توفى في الجمعات الجاية.
جلسات المتابعة، والخدمات اللاحقة، والتوصيات
برمج جلسات متابعة (check-ins) بعد ما يوفى المشروع، مثلاً بعد شهر وبعد 3 أشهر، باش تشوف النتائج كيفاش ماشية وتسأل كان فما احتياجات جديدة ظهرت. الحرفاء الراضين هوما زادا أحسن مصدر للتوصيات، كيما يوضح دليلنا حول برامج إحالة الحرفاء (referral programs).
الإيميلات وملفات الـ Excel مقابل CRM شركات الاستشارة
| المجال | الإيميلات وملفات الـ Excel | CRM شركات الاستشارة |
|---|---|---|
| الاستفسارات الجديدة | مفرتة في الـ boîtes mail متاع الشركاء | مسجلة كـ leads مع مسؤولين وتواريخ متابعة واضحة |
| العروض (Proposals) | ملفات في دوسيات، والمتابعة تعتمد على الذاكرة | مراحل pipeline واضحة مع القيمة وتواريخ أخذ القرار |
| المعلومات على الحرفاء | محصورة عند مستشارين معينين | ملاحظات وتاريخ مشترك في ملف كل حريف |
| تواريخ نهاية المشاريع | ما يفيقوا بيها كان كي توفى الخدمة تماماً | واضحة مسبقاً مع جلسات تقييم ومتابعة مبرمجة |
| تكرار الصفقات (Repeat work) | مربوطة بالحرفاء كان رجعوا وحدهم | متابعات مبرمجة ومخططة لمشاريع تكميلية جديدة |
كيفاش تضبط CRM مكتب الاستشارة خطوة بخطوة
- حدد قايمة خدماتك وأنواع حرفائك. اكتب الخدمات الرئيسية اللي تبيع فيها وأصناف الحرفاء اللي تخدم معاهم، باش تنجم تصنف الفرص وتلاحظ الأنماط من بعد.
- جمّع جهات الاتصال متاعك الكل في بلاصة وحدة. اجمع الحرفاء والعملاء المحتملين من دفاتر العناوين متاع الشركاء، وجداول البيانات وملفات العروض، ومبعد ادمج المعطيات المتكررة واربط كل شخص بالشركة متاعو.
- حدّد مراحل مسار المبيعات (Pipeline) متاعك. اتفقوا على المراحل من أول استفسار حتى الربح أو الخسارة، وشنوّة الشروط اللي لازم تتوفر باش الفرصة تتعدى للمرحلة اللي بعدها.
- عيّن مسؤولين واضحين على كل حاجة. عيّن لكل عميل محتمل، وفرصة تجارية، وحساب حريف مسؤول واحد، وحدّد شكون ينوب عليه وقت يبدا لاهي برشا بالخدمة مع الحرفاء.
- سجّل العروض المفتوحة. قيّد كل عرض مزال يستنى في قرار مع قيمتو، وتاريخ اتخاذ القرار، والخطوة الجاية.
- زيد المشاريع والعقود الجارية. دخّل العقود الحالية مع تواريخ نهايتها والمستشارين المسؤولين عليها، وبرمج جلسات متابعة بعد ما يوفى كل مشروع. الدليل متاعنا حول أتمتة الـ CRM يورّيك كيفاش تعمل التذكيرات هذي من غير ما تتبع يدوياً.
- اتفقوا على مراجعات أسبوعية للـ Pipeline. اعملوا اجتماع أسبوعي قصير باش تراجعوا العملاء المحتملين الجدد، والعروض اللي فات تاريخ القرار متاعها، والمشاريع اللي قريبة توفى.
- راجع بعد ثلاثة أشهر. ثبّت في جودة البيانات، وتعريفات المراحل، وأسباب الربح، ومبعد عدّل الحقول وطريقة الخدمة. دليلنا حول خطة تطبيق الـ CRM يقدّم قائمة تفقد أوسع.
أفضل الممارسات لشركات الاستشارات
جاوب على كل استفسار في ضرف نهار عمل واحد
حتى إجابة قصيرة تقترح فيها مكالمة استكشافية تخلي العميل المحتمل متفاعل. خلّي وقت الاستجابة مسؤولية مشتركة بين الناس الكل، مش مهمة شخصية متاع شريك برك.
حدّد تاريخ متابعة مع كل عرض تقدّمو
اسأل الحريف وقتاش يتوقع ياخو قرار، وسجّل التاريخ هذاكا وخطّط لمتابعة بعدو ديراكت. متابعة لبقة ومفيدة في العادة تحرّك القرار الواقف وتقدّم بيه.
سجّل أسباب الربح والخسارة
تسجيل سبب قصير على كل فرصة مغلقة، كيف السوم، التوقيت، نطاق الخدمة، أو الملاءمة، يعاون الشركة باش تحسّن عروضها وتركّز على الحرفاء المناسبين.
خطّط للمحادثة الجاية قبل ما يوفى المشروع الحالي
برمج جلسة متابعة قبل العرض التقديمي النهائي. الحرفاء يكونوا مستعدين أكثر باش يناقشوا الخطوات الجاية وقت ما تكون النتائج مازالت حاضرة وجديدة.
تعلّم من الخدمات المهنية المشابهة
برشا مسارات وطرق عمل تشبه للشركات الاستشارية الأخرى. مقالاتنا حول CRM لشركات المحاسبة وCRM لشركات خدمات تكنولوجيا المعلومات توضّح كيفاش شركات أخرى تدير حسابات الحرفاء على المدى الطويل.
مثال توضيحي: شركة استشارات صغيرة ما عادش تخسر العروض متاعها
تخيّل شركة استشارات عملياتية فيها خمسة من الناس، وين كل شريك كان يتبع في العملاء المحتملين في boîte mail متاعو وحدو. برشا عروض قعدت أسابيع من غير جواب، وما فاق حد حتى لين الحريف اختار شركة أخرى. الشركاء لمّوا جهات الاتصال متاعهم في CRM، وحدّدوا مراحل مسار المبيعات، وسجّلوا العروض المفتوحة الكل مع تواريخ اتخاذ القرار، وحطّوا مهام متابعة لكل واحد فيهم. زادوا زادة تواريخ النهاية للمشاريع الجارية وبرمجوا جلسات متابعة. وفي المراجعات الأسبوعية، ولاّو يشوفوا العروض اللي تستحق تليفون، والحرفاء اللي مشاريعهم قربت توفى. هذا مثال فرضي باش يبيّن طريقة الخدمة، مش دراسة حالة مقاسة بالأرقام.
المؤشرات اللي لازم تتبعها
وقت الاستجابة للاستفسارات
الوقت المتوسط بين وصول استفسار جديد وأول رد من شركتكم.
نسبة كسب العروض
العروض المربوحة ÷ مجموع العروض اللي خذات قرار نهائي في هذيكة الفترة.
متوسط دورة المبيعات
المعدل متاع عدد الأيام من أول استفسار حتى إمضاء العقد. دورة أطول تنجم تكون علامة على عروض مش واضحة وإلا غياب المتابعة.
معدل تجديد الحرفاء
الحرفاء اللي صححوا أكثر من عقد واحد ÷ مجموع الحرفاء اللي تخدم معاهم في هذيكة الفترة. دليلنا حول مؤشرات الأداء للـ CRM يفسّر كيفاش تختار وتراجع مقاييس كيف هذي.
