Az ügyvédi irodáknak szánt CRM segít a jogi csapatoknak az érdeklődéseket szerződött ügyfelekké alakítani, és a megbízás kezdete után is rendszerezetten tartani minden ügyfélkapcsolatot. Egyetlen helyre gyűjti a potenciális ügyfelek felvételét, a kapcsolattartási adatokat, az ügyjegyzeteket, a határidőket, az utánkövetéseket és a kommunikációt. Ha az irodája még mindig egy közös bejövő mappában követi az új érdeklődéseket, az ajánlópartnereket fejből tartja számon, és csak akkor jut eszébe követni egy korábbi ügyfelet, amikor az új problémával telefonál, egy jogi CRM rendet hozhat a praxisa üzleti oldalára. Ez az útmutató az irodavezető partnerügyvédeknek, az egyéni ügyvédeknek, az irodavezetőknek és a kis- és közepes méretű ügyvédi irodák ügyfélfogadási munkatársainak szól.
Legfontosabb tanulságok
- A gyors és következetes ügyfélfelvétel számít: a potenciális ügyfél, aki napokig vár a válaszra, gyakran azt az irodát bízza meg, amelyik először válaszolt.
- Egy átlátható ügyfélfelvételi folyamat megmutatja az összes érdeklődést az első kapcsolatfelvételtől a konzultáción és a megbízási szerződésen át a szerződött ügyfélig.
- Az összeférhetetlenségi ellenőrzés, a megbízási és dokumentációs lépések felelősökkel és határidőkkel ellátott feladatokká válhatnak, így semmi sem marad ki.
- Az ajánlási források megérdemlik a nyomon követést és a köszönetnyilvánítást, mert sok iroda azokon keresztül növekszik, akik munkát küldenek nekik.
- A CRM kiegészíti a praxiskezelő és számlázó eszközeit; az iroda kapcsolati és utánkövetési oldalát kezeli.
Mi az az ügyvédi irodáknak szánt CRM?
Az ügyvédi irodáknak szánt CRM egy olyan rendszer, amely egy helyen tárolja a potenciális és jelenlegi ügyfeleket, kapcsolatokat, ajánlási forrásokat, ügyeket, jegyzeteket és a kommunikációs előzményeket, valamint automatizálja a körülük végzett munkát: az érdeklődések visszaigazolását, a konzultációs emlékeztetőket, az ügyfélfelvételi feladatokat, a döntés előtt álló érdeklődők utánkövetését és a korábbi ügyfelek megkeresését. A praxiskezelő szoftverek általában az ügyekre, az időre és a számlázásra összpontosítanak. A jogi CRM a kapcsolatra fókuszál: ki kereste meg Önt, mire van szüksége, ki felel a következő lépésért és mikor esedékes az.
Miért veszítenek potenciális ügyfeleket az ügyvédi irodák?
Lassú vagy egyenetlen válaszadás az új érdeklődésekre
Az érdeklődések telefonon, weboldali űrlapon, e-mailben és üzenetküldőkön keresztül érkeznek, gyakran akkor, amikor az ügyvédek tárgyaláson vagy megbeszélésen vannak. Egységes várólista és egyértelmű felelős nélkül egyesek még aznap visszahívást kapnak, míg mások a hét végéig várnak.
Konzultációk, amelyekből sosem lesz megbízás
Az érdeklődővel jól sikerül az első találkozó, azt mondja, át kell gondolnia, majd senki nem követi nyomon az ügyet. Hetekkel később már mást bíztak meg, és az iroda sosem tudja meg, miért.
Az ügyfélfelvételi lépések ellenőrző listákban és fejekben léteznek
Az összeférhetetlenségi ellenőrzéseket, a megbízási leveleket, a díjmegállapodásokat, a személyazonosító okmányokat és az első kifizetéseket gyakran kézzel követik nyomon. Ha egy lépés kimarad, az ügy késve vagy hiányos dokumentációval indul el.
A korábbi ügyfelek és az ajánlók feledésbe merülnek
Az elégedett ügyfelek és a szakmai kapcsolatok, például könyvelők vagy más ügyvédek, az új munkák stabil forrását jelentik. Ha senki nem tartja velük a kapcsolatot, ez a forrás lassan elapad.
Jogi CRM vs. táblázatkezelők vs. kizárólagos praxiskezelő szoftver
| Képesség | Bejövő mappa + táblázat | Csak praxiskezelő | Ügyvédi irodai CRM |
|---|---|---|---|
| Egyetlen várólista minden új érdeklődéshez | Nem | Részben | Igen |
| Ügyfélfelvételi folyamat az érdeklődéstől a szerződött ügyfélig | Kézi | Részben | Igen |
| Automatikus visszaigazolások és konzultációs emlékeztetők | Nem | Részben | Igen |
| Utánkövetési feladatok a döntés előtt álló érdeklődőknek | Kézi | Nem | Igen |
| Ajánlási források nyomon követése | Részben | Nem | Igen |
| Ügyidő, letétkezelés és számlázás | Nem | Igen | Részben |
| Jelentések az érdeklődésekről, konzultációkról és konverziókról | Kézi | Részben | Igen |
A legtöbb iroda akkor éri el a legjobb eredményt, ha mindkettőt használja: praxiskezelő szoftvert az ügyekhez és a számlázáshoz, és CRM-et az ügyfélfelvételhez, a kapcsolatokhoz és az utánkövetéshez.
Jogi ügyfélfelvétel: építsen egy átlátható ügyfélfelvételi folyamatot
A jogi ügyfélfelvétel az első kapcsolatfelvételtől az aktív ügyig vezető út. Ha ezt folyamatszakaszokra bontja, az egész csapat láthatja, hol tart az egyes potenciális ügyfelek ügye, és mi a következő lépés. Íme egy szemléltető folyamat, amelyet a saját szakterületeihez igazíthat:
| Szakasz | Mi történik | Példa automatizálásra |
|---|---|---|
| Új érdeklődés | A kapcsolattartási adatok, a szakterület és a rövid leírás rögzítésre kerül | Visszaigazoló üzenet és egy feladat az ügyfélfelvétel felelősének |
| Minősített | Az ügy illeszkedik az iroda szakterületeihez és kapacitásához | Összeférhetetlenségi ellenőrzési feladat kiosztása a konzultáció előtt |
| Konzultáció ütemezve | Az időpont, az ügyvéd és a formátum megerősítve | Megerősítés és emlékeztető az előző napon |
| Konzultáció megtartva | Az ügyvéd rögzíti a jegyzeteket és a következő lépéseket | Utánkövetési feladat, ha néhány napon belül nincs döntés |
| Megbízási ajánlat kiküldve | A megbízási szerződés és a díjfeltételek kiküldve | Emlékeztető, ha a szerződés nincs aláírva |
| Szerződött ügyfél | Az ügy megnyitása a praxiskezelő eszközben | Üdvözlő üzenet és onboarding ellenőrző lista |
| Nem jött létre megbízás | Az érdeklődő elutasította vagy más irodához lett irányítva | Az ok rögzítése későbbi áttekintéshez |
Utánkövetések a még döntés előtt álló érdeklődőknek
A jogi problémákkal küzdő emberek gyakran stresszesek, mérlegelik a lehetőségeket, vagy családtagjaik döntésére várnak. Egy udvarias, időszerű utánkövetés megmutatja, hogy az iroda szervezett és odafigyel az ügyfeleire. Állítson be egy szabályt a CRM-ben, hogy minden olyan konzultáció, amely nem zárul azonnali döntéssel, egy utánkövetési feladatot hozzon létre az ügyvéd vagy az ügyfélfelvételi koordinátor számára, és tartsa az üzenetet tisztelettudónak, segítőkésznek és nyomásgyakorlástól mentesnek.
Titoktartás és hozzáférés
Az ügyfélinformációk egy ügyvédi irodában rendkívül bizalmasak. Mielőtt bármilyen CRM-be adatokat vinne át, döntse el, mi tartozik oda, és mi marad a dokumentum- és ügyviteli rendszerekben. Használjon szerepkör alapú hozzáférést, hogy a munkatársak csak a számukra szükséges rekordokat lássák, tartsa távol a részletes ügyfélstratégiát az általános megjegyzésektől, és ellenőrizze az eszköz biztonsági és adattárolási opcióit a szakmai kötelezettségeihez és a helyi szabályokhoz képest. Ha kétségei vannak, forduljon az ügyvédi kamarához vagy egy megfelelőségi (compliance) tanácsadóhoz.
Ajánlási források és korábbi ügyfelek
Rögzítse, honnan származik az egyes megkeresés: egy korábbi ügyféltől, egy másik ügyvédtől, egy könyvelőtől, a weboldaláról vagy egy szaknévsorból. Idővel ez megmutatja, mely kapcsolatok hozzák a legtöbb munkát. Küldjön köszönetet az ajánlóknak, tájékoztassa őket a megfelelő esetekben, és tervezzen rendszeres megkereséseket a korábbi ügyfelekkel – például egy rövid üzenetet, ha egy szerződést meg kell újítani, vagy ha egy őket érintő jogszabály megváltozott.
Hogyan állítson be CRM-et ügyvédi irodája számára (lépésről lépésre)
- Határozza meg a céljait. Kezdje egy vagy két céllal, például a megkeresésekre adott gyorsabb válaszadással vagy a megbízássá váló konzultációk számának növelésével.
- Térképezze fel az ügyfélfelvételi folyamatot. Sorolja fel az egyes lépéseket az első kapcsolatfelvételtől a megnyitott ügyig, és nevezze meg az egyes lépések felelőseit.
- Csatlakoztassa a megkeresési forrásokat. Gyűjtse a webes űrlapokat, az e-maileket és a telefonos jegyzeteket egyetlen várakozási sorba.
- Építse fel az ügyfélfelvételi folyamatot. Hozzon létre a folyamatának megfelelő szakaszokat, beleértve a „nem jött létre megbízás” szakaszt az elutasítás okát rögzítő mezővel.
- Adja hozzá az összeférhetetlenségi ellenőrzést és a megbízási feladatokat. Tegye ezeket kötelező lépésekké határidőkkel, mielőtt egy ügy megnyitásra kerülne.
- Állítson be visszaigazolásokat és emlékeztetőket. Írjon rövid választ az új megkeresésekre és emlékeztetőket a konzultációkra.
- Hozzon létre utánkövetési szabályokat. Döntse el, mennyit vár a konzultáció után az utánkövetéssel, és ki végzi azt.
- Importálja a kapcsolatokat és az ajánlási forrásokat. Kezdje az aktív érdeklődőkkel, a legutóbbi ügyfelekkel és a fő ajánlóival.
- Állítsa be a hozzáférési jogosultságokat. Adja meg az ügyvédeknek, jogi asszisztenseknek és ügyfélfelvételi munkatársaknak a szükséges engedélyeket, és semmi többet.
- Tekintse át az eredményeket havonta. Vizsgálja meg a válaszidőket, a konzultációkat, a megbízásokat és az elutasítások okait, majd végezze el a szükséges módosításokat.
Szemléltető példa: nincs több elveszett hétvégi megkeresés
Ez egy feltételezett forgatókönyv, nem egy valós iroda adatai vagy garantált eredmény.
Képzeljen el egy négyszemélyes, családjoggal foglalkozó ügyvédi irodát, amelyhez este és hétvégén sok webes megkeresés érkezik. Hétfő reggel a csapat átnézi a hosszú bejövő fiókot, és egyes üzenetekre csak napokkal később válaszolnak. Egy CRM-rendszerrel az iroda:
- Minden új megkeresésre azonnali visszaigazolást küld a következő lépésekről.
- Feladatot hoz létre az ügyfélfelvételi koordinátornak, a megkeresés érkezési ideje alapján rendezve.
- A minősített megkereséseket a szakterület alapján a megfelelő ügyvédhez rendeli.
- Utánkövetési feladatot ütemez minden olyan konzultációhoz, amely döntés nélkül ér véget.
Ahelyett, hogy abban reménykednének, hogy a bejövő fiók kiürül, a csapat látja az összes nyitott megkeresést, azok felelősét és azt, hogy mióta várakoznak.
Hogyan valósítható meg ez a LUA CRM-ben
A LUA CRM egyetlen helyet biztosít az ügyvédi irodák számára a potenciális ügyfelek, kapcsolatok, utánkövetések és csapattagok feladatainak kezelésére.
Kapcsolatok és ügyfél-előzmények
Tárolja a kapcsolattartási adatokat, az egyes megkeresések forrását, a jegyzeteket és a kommunikációs előzményeket egyetlen ügyfélkártyán.
Folyamatok és automatizálások
Hozzon létre egy ügyfélfelvételi folyamatot, és társítson automatizálásokat az egyes szakaszokhoz: visszaigazolásokat, konzultációs emlékeztetőket, utánkövetési feladatokat és üdvözlő üzeneteket.
Feladatok és szerepkörök
Rendelje az összeférhetetlenségi ellenőrzéseket, a megbízási leveleket és az utánkövető hívásokat a megfelelő személyhez, és szabályozza, ki mely rekordokat láthatja.
Jelentések
Kövesse nyomon a megkereséseket forrás szerint, a megtartott konzultációkat, az aláírt megbízásokat és a meghiúsult ügyek okait az műszerfalakon.
Kész megszervezni az ügyfélfelvételt? Próbálja ki a LUA CRM-et, és nézze meg, hogyan működik a jogi szakemberek számára.
Nyomon követendő mutatók
Megkeresésekre adott válaszidő
Az új megkeresés beérkezése és az iroda első valódi válasza között eltelt idő, forrás és a hét napjai szerint.
Konzultáció-megbízás konverziós ráta
Aláírt megbízási szerződések ÷ megtartott konzultációk, szakterület és ügyvéd szerint.
Ajánlások aránya
Ajánlásokból származó új ügyek ÷ az összes új ügy, a legaktívabb ajánlási források listájával.
Gyakran Ismételt Kérdések
Általában nem. Az ügyviteli szoftver kezeli az ügyeket, az időt, a dokumentumokat és a számlázást. A CRM az ügyfélfelvételt, a kapcsolatokat és az utánkövetést kezeli. Sok iroda mindkettőt együtt használja.
Igen. Egy egyéni ügyvéd gyakran tárgyaláson vagy megbeszéléseken van, amikor megkeresések érkeznek, így az automatikus visszaigazolások és az utánkövetési feladatok segítenek biztosítani, hogy egyetlen lehetséges ügyfél se merüljön feledésbe.
Ez az az eljárás, amellyel az első kapcsolatfelvételből aktív ügy válik: az adatok rögzítése, a megkeresés minősítése, az összeférhetetlenség ellenőrzése, a konzultáció megtartása és a megbízási szerződés aláírása.
Ez az eszköztől és a beállítástól függ. Használjon szerepkör alapú hozzáférést, csak azt tárolja, amire szüksége van, és ellenőrizze a szolgáltató biztonsági és adattárolási lehetőségeit a kötelezettségeivel szemben.
Egy alapvető ügyfélfelvételi folyamat visszaigazolásokkal, emlékeztetőkkel és utánkövetési feladatokkal általában néhány nap alatt elkészülhet. Az ajánlások nyomon követése és a jelentések lépésről lépésre hozzáadhatók.
Összegzés
A jó jogi munka ügyfeleket szerez, de csak akkor, ha a leendő ügyfelek időben elérnek egy ügyvédet, és már az első üzenettől kezdve úgy érzik, hogy törődnek velük. Az ügyvédi irodáknak szánt CRM összekapcsolja az ügyfélfelvételt, az összeférhetetlenségi vizsgálatot, a megbízási lépéseket, az utánkövetést és az ajánlási kapcsolatokat, így csapata mindig tudja a következő lépést. Kezdjen egy világos ügyfélfelvételi folyamattal, automatizálja az emlékeztetőket, és havonta tekintse át a számait.
Ha szeretne továbblépni, olvasson a lead-kezelési folyamatról, nézze meg, hogyan segíti a CRM a szolgáltató vállalkozásokat, tervezze meg a bevezetést ezzel a CRM bevezetési tervvel, és tudja meg, hogyan takarít meg időt a CRM automatizálás.
Alakítson több érdeklődőt megbízó ügyféllé. Kezdje a LUA CRM használatával, és automatizálja ügyfélfelvételét.
