CRM за адвокатски кантори помага на юридическите екипи да превърнат запитванията в подписани клиенти и да поддържат всяка връзка с клиент организирана след началото на ангажимента. Той обединява приема на потенциални клиенти, данните за контакт, бележките по делата, крайните срокове, последващите действия и комуникацията на едно място. Ако вашата кантора все още проследява новите запитвания в споделена пощенска кутия, съхранява източниците на препоръки в паметта на някого и се сеща да се свърже с бивш клиент само когато той се обади с нов проблем, правният CRM може да внесе ред в бизнес страната на вашата практика. Това ръководство е за управляващи съдружници, самостоятелни адвокати, офис мениджъри и служители по приемане на запитвания в малки и средни адвокатски кантори и юридически практики.
Основни изводи
- Бързият и последователен прием е от значение: потенциален клиент, който чака дни за отговор, често наема кантората, която е отговорила първа.
- Ясният конвейер за прием показва всяко запитване – от първия контакт до консултацията, писмото за ангажимент и подписания клиент.
- Проверката за конфликт на интереси, стъпките по ангажимента и документите могат да станат задачи с отговорници и крайни срокове, така че нищо да не бъде пропуснато.
- Източниците на препоръки заслужават проследяване и последващи действия за благодарност, тъй като много кантори растат благодарение на хора, които им изпращат работа.
- CRM допълва вашите инструменти за управление на практиката и фактуриране; той се грижи за взаимоотношенията и последващите действия в кантората.
Какво представлява CRM за адвокатски кантори?
CRM за адвокатски кантори е система, която съхранява потенциални и настоящи клиенти, контакти, източници на препоръки, казуси, бележки и история на комуникацията на едно място и автоматизира работата около тях: потвърждения за получени запитвания, напомняния за консултации, задачи по приемане, последващи действия за колебаещи се потенциални клиенти и поддържане на контакт с предишни клиенти. Софтуерът за управление на правна практика обикновено се фокусира върху казусите, времето и фактурирането. Правният CRM се фокусира върху взаимоотношенията: кой се е свързал с вас, от какво се нуждае, кой отговаря за следващата стъпка и кога изтича нейният срок.
Защо адвокатските кантори губят потенциални клиенти
Бавен или неравномерен отговор на нови запитвания
Запитванията пристигат по телефон, уеб форма, имейл и приложения за съобщения, често докато адвокатите са в съда или на срещи. Без единна опашка и ясен отговорник някои хора получават обаждане на същия ден, а други чакат до края на седмицата.
Консултации, които никога не се превръщат в ангажименти
Потенциалният клиент провежда добра първа среща, казва, че трябва да си помисли, и след това никой не поддържа контакт с него. Седмици по-късно той е наел друг, а кантората така и не научава защо.
Стъпките по приема се съхраняват в контролни списъци и в паметта
Проверките за конфликт на интереси, писмата за ангажимент, споразуменията за възнаграждение, документите за самоличност и първите плащания често се проследяват ръчно. Когато някоя стъпка бъде пропусната, казусът започва със закъснение или с липси в документацията.
Предишните клиенти и хората, които правят препоръки, биват забравени
Доволните клиенти и професионалните контакти като счетоводители или други адвокати са стабилен източник на нова работа. Когато никой не поддържа контакт с тях, този източник постепенно пресъхва.
Правен CRM спрямо електронни таблици спрямо само софтуер за управление на практика
| Способност | Пощенска кутия + електронна таблица | Само управление на практика | CRM за адвокатска кантора |
|---|---|---|---|
| Единна опашка за всички нови запитвания | Не | Частично | Да |
| Конвейер за прием от запитване до подписан клиент | Ръчно | Частично | Да |
| Автоматични потвърждения и напомняния за консултации | Не | Частично | Да |
| Задачи за последващи действия за колебаещи се потенциални клиенти | Ръчно | Не | Да |
| Проследяване на източниците на препоръки | Частично | Не | Да |
| Отчитане на време по казуси, доверителни сметки и фактуриране | Не | Да | Частично |
| Отчети за запитвания, консултации и конверсии | Ръчно | Частично | Да |
Повечето кантори постигат най-добър резултат, като използват и двете: софтуер за управление на практика за казусите и фактурирането, и CRM за приемането, взаимоотношенията и последващите действия.
Приемане на правни клиенти: изградете визуален конвейер
Приемането на правни клиенти е пътят от първия контакт до активен казус. Превръщането му в етапи на конвейера позволява на целия екип да вижда къде се намира всеки потенциален клиент и какво трябва да се случи след това. Ето примерен конвейер, който можете да адаптирате към вашите области на практика:
| Етап | Какво се случва | Примерна автоматизация |
|---|---|---|
| Ново запитване | Записват се данни за контакт, област на практика и кратко описание | Потвърдително съобщение и задача за отговорника по приема |
| Квалифициран | Казусът отговаря на областите на практика и капацитета на кантората | Задача за проверка за конфликт на интереси, възложена преди консултация |
| Насрочена консултация | Потвърдени са дата, адвокат и формат | Потвърждение и напомняне в деня преди срещата |
| Проведена консултация | Адвокатът записва бележки и следващи стъпки | Задача за последващо действие, ако няма решение в рамките на няколко дни |
| Изпратен ангажимент | Изпратени са писмото за ангажимент и условията за възнаграждение | Напомняне, ако писмото не е подписано |
| Подписан клиент | Казусът е отворен във вашия инструмент за управление на практика | Съобщение за добре дошли и контролен списък за въвеждане |
| Без ангажимент | Потенциалният клиент е отказал или е пренасочен | Причината е записана за последващ преглед |
Последващи действия за потенциални клиенти, които все още вземат решение
Хората с юридически проблеми често са под стрес, сравняват опции или чакат семейни решения. Любезното и своевременно последващо съобщение показва, че кантората е организирана и обръща внимание. Задайте правило в CRM системата, така че всяка консултация без взето решение да създава задача за последващи действия за адвоката или координатора по приемането на клиенти, и дръжте съобщението кратко, полезно и без натиск.
Конфиденциалност и достъп
Информацията за клиентите в една адвокатска кантора е чувствителна. Преди да прехвърлите данни в която и да е CRM система, решете какво принадлежи там и какво остава в системите ви за управление на документи и юридическа практика. Използвайте достъп, базиран на роли, така че служителите да виждат само записите, от които се нуждаят, дръжте подробната стратегия по делата извън общите бележки и проверете опциите за сигурност и съхранение на данни на инструмента спрямо вашите професионални задължения и местни правила. При съмнение се консултирайте с вашата адвокатска колегия или съветник по съответствието.
Източници на препоръки и предишни клиенти
Записвайте откъде е дошло всяко запитване: предишен клиент, друг адвокат, счетоводител, вашият уебсайт или каталог. С течение на времето това показва кои взаимоотношения носят най-много работа. Изпращайте благодарности на хората, направили препоръка, информирайте ги за развитието, когато е подходящо, и планирайте редовни връзки с предишни клиенти – например кратко съобщение, когато договор може да се нуждае от подновяване или закон, който ги засяга, се е променил.
Как да настроите CRM за вашата адвокатска кантора (стъпка по стъпка)
- Изберете целите си. Започнете с една или две, като например по-бърз отговор на запитванията или повече консултации, които се превръщат в поети ангажименти.
- Картографирайте процеса си по приемане на клиенти. Избройте всяка стъпка от първия контакт до отвореното дело и посочете кой отговаря за всяка от тях.
- Свържете източниците си на запитвания. Съберете уеб формите, имейлите и бележките от телефонни обаждания в една опашка.
- Изградете пайплайна за приемане. Създайте етапи, които съответстват на вашия процес, включително етап за непоет ангажимент с поле за причина.
- Добавете задачи за проверка на конфликт на интереси и поемане на ангажимент. Направете ги задължителни стъпки с крайни срокове, преди делото да бъде отворено.
- Настройте потвърждения и напомняния. Напишете кратък отговор за нови запитвания и напомняния за консултации.
- Създайте правила за последващи действия. Решете колко време да изчакате след консултация, преди да последвате, и кой да го направи.
- Импортирайте контакти и източници на препоръки. Започнете с активни потенциални клиенти, скорошни клиенти и основните ви източници на препоръки.
- Задайте права за достъп. Дайте на адвокатите, параюристите и служителите по приемането разрешителните, от които се нуждаят, и нищо повече.
- Преглеждайте резултатите ежемесечно. Проверявайте времето за отговор, консултациите, поетите ангажименти и причините за загуба, след което коригирайте.
Примерен сценарий: край на изгубените запитвания през уикенда
Това е хипотетичен сценарий, а не данни от реална кантора или гарантиран результат.
Представете си практика по семейно право от четирима адвокати, която получава много запитвания през уебсайта вечер и през уикенда. В понеделник сутрин екипът обработва дълга входяща поща и на някои съобщения се отговаря с дни закъснение. Със CRM система кантората:
- Изпраща незабавно потвърждение за всяко ново запитване с информация какво да очакват по-нататък.
- Създава задача за координатора по приемането, сортирана по времето на пристигане на запитването.
- Възлага квалифицираните запитвания на правилния адвокат въз основа на правната област.
- Планира задача за последващи действия за всяка консултация, която приключва без взето решение.
Вместо да се надява входящата поща да се изчисти, екипът вижда всяко отворено запитване, кой отговаря за него и колко време чака.
Как да го направите в LUA CRM
LUA CRM дава на адвокатските кантори едно място за управление на потенциални клиенти, контакти, последващи действия и екипни задачи.
Контакти и история на клиента
Съхранявайте данни за контакт, източника на всяко запитване, бележки и история на комуникацията в една клиентска карта.
Пайплайни и автоматизации
Създайте пайплайн за приемане на клиенти и прикачете автоматизации към всеки етап: потвърждения, напомняния за консултации, задачи за последващи действия и съобщения за добре дошли.
Задачи и роли
Възлагайте проверки за конфликт на интереси, писма за ангажимент и последващи обаждания на правилния човек и контролирайте кой кои записи вижда.
Отчети
Проследявайте запитванията по източник, проведените консултации, подписаните ангажименти и причините за изгубени потенциални клиенти на табла с показатели (дашборди).
Готови ли сте да организирате приемането на клиенти? Изпробвайте LUA CRM и вижте как работи за юридически специалисти.
Метрики за проследяване
Време за отговор на запитване
Времето между пристигането на ново запитване и първия съществен отговор от кантората, по източник и по ден от седмицата.
Коефициент на конверсия от консултация към ангажимент
Подписани клиенти ÷ проведени консултации, по правна област и адвокат.
Дял на препоръките
Нови дела от препоръки ÷ всички нови дела, със списък на най-активните ви източници на препоръки.
Често задавани въпроси
Обикновено не. Управлението на практиката се грижи за делата, времето, документите и фактурирането. CRM системата управлява приемането на клиенти, взаимоотношенията и последващите действия. Много кантори използват и двете заедно.
Да. Самостоятелният адвокат често е в съда или на срещи, когато пристигат запитвания, така че автоматичните потвърждения и задачите за последващи действия помагат гарантирано да не се забрави нито един потенциален клиент.
Това е процесът на превръщане на първоначалния контакт в активно дело: събиране на данни, квалифициране на запитването, проверка за конфликт на интереси, провеждане на консултация и подписване на договор за правна помощ.
Зависи от инструмента и начина, по който го конфигурирате. Използвайте достъп на базата на роли, съхранявайте само това, от което се нуждаете, и проверете опциите за сигурност и съхранение на данни на доставчика спрямо вашите задължения.
Основен процес за приемане на запитвания с потвърждения, напомняния и последващи задачи обикновено може да бъде готов за няколко дни. Проследяването на препоръки и докладите могат да се добавят стъпка по стъпка.
Заключение
Добрата правна работа печели клиенти, но само ако потенциалните клиенти се свържат с адвокат навреме и се чувстват обгрижени още от първото съобщение. CRM за адвокатски кантори свързва стъпките по приемане на запитвания, проверка за конфликт на интереси, сключване на договор, последващи действия и взаимоотношения за препоръки, така че екипът ви винаги да знае следващата стъпка. Започнете с ясен процес за приемане на запитвания, автоматизирайте напомнянията и преглеждайте показателите си всеки месец.
За да научите повече, прочетете за процеса по управление на потенциални клиенти, вижте как CRM помага на бизнеса в сферата на услугите, планирайте внедряването си с този план за внедряване на CRM и научете как автоматизацията на CRM спестява време.
Превърнете повече запитвания в привлечени клиенти. Започнете с LUA CRM и автоматизирайте приемането на запитвания.
Подгответе Безплатен генератор за фактури във вашия браузър. Не е необходим акаунт, а черновата остава на това устройство.
