CRM-käyttöönottosuunnitelma on lyhyt, viikoittain etenevä aikataulu, joka vie yrityksesi tilanteesta "ostimme CRM:n" tilanteeseen "koko tiimi käyttää sitä joka päivä". Se määrittelee tavoitteet, vastuuhenkilöt, datan siivouksen, myyntiputken määrityksen, automaatiot, koulutuksen ja go-live-julkaisun kiinteässä järjestyksessä, jotta käyttöönottoprojekti ei pysähdy puoliväliin. Tämä opas on tarkoitettu pienten ja palvelualojen yritysten, kuten klinikoiden, salonkien, toimistojen, studioiden ja koulutuskeskusten, omistajille ja päälliköille, jotka haluavat käytännönläheisen 30 päivän CRM-käyttöönoton.
Tärkeimmät opit
- CRM-käyttöönotto onnistuu, kun sillä on yksi omistaja, yksi tai kaksi selvää tavoitetta ja kiinteä aikataulu.
- Siivoa datasi ennen tuontia, sillä sekavat yhteystiedot tuovat ongelmansa mukanaan uuteen järjestelmään.
- Kartoita todellinen prosessisi ensin ja rakenna myyntiputki sen ympärille, ei päinvastoin.
- Aloita muutamalla yksinkertaisella automaatiolla ja lisää niitä vasta, kun tiimi luottaa perusasioihin.
- CRM:n käyttöönotto on tapa: päivittäinen käyttö, nopeat voitot ja säännölliset katsaukset merkitsevät enemmän kuin pitkä koulutuspäivä.
Mikä on CRM-käyttöönottosuunnitelma?
CRM-käyttöönottosuunnitelma on asiakirja, jossa luetellaan kaikki tarvittavat vaiheet CRM:n ottamiseksi päivittäiseen käyttöön, kuka on vastuussa kustakin vaiheesta ja milloin se tulisi tehdä. Se kattaa yleensä tavoitteet, prosessien kartoituksen, datan migraation, järjestelmän määrityksen, automaatiot, testauksen, koulutuksen, go-live-julkaisun ja ensimmäiset katsaukset julkaisun jälkeen. Voit ajatella sitä CRM-käyttöönoton muistilistana, johon on liitetty päivämäärät ja vastuuhenkilöt. Pienyritykselle se mahtuu yhdelle sivulle ja se voidaan toteuttaa noin neljässä viikossa.
Ennen kuin aloitat: kolme päätöstä
Valitse yksi vastuuhenkilö
Valitse yksi henkilö, joka on vastuussa käyttöönotosta ja jolle on varattu aikaa sitä varten. Tämän ei tarvitse olla yrityksen omistaja, mutta sen on oltava joku, jota tiimi kuuntelee.
Aseta yksi tai kaksi tavoitetta
"Käytä CRM:ää" ei ole tavoite. "Vastaa jokaiseen uuteen kyselyyn yhden työpäivän kuluessa" tai "lähetä jokaiselle asiakkaalle muistutus ennen tapaamista" on. Selkeät tavoitteet kertovat, mitä rakennetaan ensin ja miten tulosta arvioidaan.
Sovi ensimmäisen version laajuudesta
Päätä, mikä tiimi, mikä prosessi ja mitkä kanavat otetaan käyttöön ensimmäisenä. Pieni, toimiva ensimmäinen versio voittaa suuren suunnitelman, joka ei koskaan toteudu.
30 päivän CRM-käyttöönottosuunnitelma pähkinänkuoressa
| Viikko | Painopiste | Päätehtävät | Valmis, kun |
|---|---|---|---|
| Viikko 1 | Suunnittele ja kartoita | Tavoitteet, vastuuhenkilö, prosessikartta, kenttäluettelo | Kaikki ovat yhtä mieltä vaiheista ja kentistä |
| Viikko 2 | Data ja asetukset | Siivoa ja tuo yhteystiedot, rakenna myyntiputket, lisää käyttäjät | Oikea data on CRM:ssä ja näyttää oikealta |
| Viikko 3 | Automaatiot ja testaus | Viestit, tehtävät, muistutukset, testaus aidoilla tapauksilla | Keskeiset työnkulut toimivat ilman manuaalisia vaiheita |
| Viikko 4 | Koulutus ja go-live | Lyhyt koulutus, go-live-päivä, vanhat työkalut poistetaan käytöstä | Tiimi työskentelee CRM:ssä joka päivä |
| Julkaisun jälkeen | Tarkastele ja paranna | Viikoittaiset katsaukset, sitten kuukausittaiset katsaukset | Tavoitteita mitataan ja ne paranevat |
Viikko 1: kartoita prosessisi ja datasi
Kirjoita ylös, miten asiakas etenee yrityksessäsi tänään aina ensimmäisestä yhteydenotosta uusintaostokseen. Palveluyritykselle se voi näyttää tältä: Kysely → Konsultaatio varattu → Palvelu suoritettu → Seuranta → Uusinta-asiakas.
Sitten luettele kussakin vaiheessa tarvitsemasi tiedot: yhteystiedot, lähde, palvelu, vastuuhenkilö, päivämäärät ja muistiinpanot. Pidä kenttäluettelo lyhyenä. Jokainen ylimääräinen pakollinen kenttä on yksi syy lisää henkilöstölle jättää CRM käyttämättä. Jos haluat kerrata vaiheita, katso oppaamme CRM-myyntiputken rakentamiseen.
Viikko 2: siivoa, tuo data ja tee asetukset
Siivoa datasi ensin
Kokoa yhteystiedot taulukkolaskentaohjelmista, puhelimista, pikaviestimistä ja vanhoista järjestelmistä yhteen tiedostoon. Poista kaksoiskappaleet, korjaa puhelinnumeromuodot, täytä puuttuvat nimet ja merkitse, mitkä yhteystiedot ovat aktiivisia. Tämä on huomattavasti helpompaa ennen tuontia kuin sen jälkeen.
Tuo data pienissä erissä
Tuo ensin pieni näyte-erä ja tarkista, että jokainen kenttä sijoittuu oikeaan paikkaan. Kun näyte näyttää oikealta, tuo loput.
Rakenna myyntiputket ja lisää käyttäjät
Luo viikolla 1 kartoittamasi vaiheet, lisää tiimisi jäsenet ja päätä, kuka näkee mitäkin. Pidä se yksinkertaisena: yksi myyntiputki todellista prosessia kohden riittää yleensä aluksi.
Viikko 3: automaatiot ja testaus
Valitse ne 3–5 toistuvaa tehtävää, jotka vievät tiimiltäsi eniten aikaa, ja automatisoi ne ensin. Tyypillisiä esimerkkejä ovat vahvistusviesti varauksen jälkeen, muistutus ennen tapaamista, seurantatehtävä, kun kyselyyn ei vastata, ja kiitosviesti palvelun jälkeen. Oppaamme CRM-automaatioon tarjoaa lisää ideoita.
Testaa sitten jokainen työnkulku aidoilla skenaarioilla: uusi kysely, peruutus, saapumatta jättäminen (no-show), uusinta-asiakas. Pyydä kahta tai kolmea tiimin jäsentä kokeilemaan niitä ja kirjaamaan ylös kaiken hämmentävän.
Viikko 4: koulutus ja CRM:n go-live
Koulutus toimii parhaiten lyhyissä osioissa, jotka on rakennettu kunkin roolin päivittäisten tehtävien ympärille: "näin lisäät uuden kyselyn", "näin näet tämän päivän seurannat". Valmistele yhdelle sivulle mahtuva muistilista kullekin roolille.
Käytä tätä numeroitua CRM-go-live-muistilistaa julkaisupäivänä:
- Vahvista data. Tee pistokokeita kouralliselle yhteystietoja ja avoimia kauppoja vertaamalla niitä vanhoihin tietoihin.
- Tarkista käyttäjäoikeudet. Varmista, että kaikki pääsevät kirjautumaan sisään ja näkevät oikeat myyntiputket.
- Kytke automaatiot päälle. Kytke testatut viestit ja tehtävät päälle ja seuraa ensimmäisten lähtemistä.
- Aseta sääntö. Tästä päivästä lähtien, jos sitä ei ole CRM:ssä, sitä ei tapahtunut.
- Luovu vanhoista työkaluista. Muuta vanhat taulukot vain luku -tilaan, jotta kukaan ei ylläpidä kahta järjestelmää.
- Nimeä tukihenkilö. Kerro tiimille, kenen puoleen kääntyä epäselvissä tilanteissa.
- Varaa ensimmäinen katsaus. Sovi lyhyt tilannekatsaus ensimmäisen viikon lopulle.
Kuinka edistää CRM:n käyttöönottoa julkaisun jälkeen
Ensimmäinen kuukausi julkaisun jälkeen ratkaisee, jääkö CRM käyttöön. Pidä lyhyt viikoittainen tilannekatsaus kysymysten keräämiseksi ja pienten häiriöiden korjaamiseksi nopeasti. Käytä CRM:ää jokaisessa tiimipalaverissa, jotta raportit ja tehtävälistat tulevat järjestelmästä muistin sijaan. Jaa nopeita onnistumisia, jotta ihmiset näkevät, miksi vaivannäkö kannattaa.
Kun ihmiset välttävät CRM:n käyttöä, kysy miksi. Vastaus on usein puuttuva kenttä, ylimääräinen klikkaus tai vaihe, joka ei vastaa heidän todellista tapaansa työskennellä. Monet CRM-projektit epäonnistuvat juuri näistä syistä, kuten selitämme artikkelissa miksi useimmat CRM:t epäonnistuvat palveluyrityksissä.
Yleiset CRM-käyttöönoton virheet
- Kaiken tuominen sellaisenaan. Vanhat kaksoiskappaleet ja vanhentuneet yhteystiedot saavat uuden järjestelmän tuntumaan rikkinäiseltä ensimmäisestä päivästä lähtien.
- Rakennettu jokaista mahdollista tapausta varten. Liian monet vaiheet ja kentät hidastavat tiimiä. Aloita pienestä ja lisää myöhemmin.
- Kahden järjestelmän pyörittäminen rinnakkain. Jos taulukkolaskenta jää auki, ihmiset jatkavat sen käyttöä.
Havainnollistava esimerkki: 30 päivän käyttöönotto pienessä toimistossa
Tämä on hypoteettinen skenaario, ei todellisen yrityksen dataa tai taattua tulosta.
Kuvittele viiden hengen markkinointitoimisto, joka seuraa liidejä yhteisessä taulukossa ja asiakaspyyntöjä pikaviestimessä. Suunnitelmaa noudattaen tiimi:
- Kartoittaa prosessinsa ja sopii kuudesta myyntiputken vaiheesta viikolla 1.
- Puhdistaa ja tuo aktiiviset asiakkaansa ja avoimet liidinsä viikolla 2.
- Automatisoi uutta liidiä koskevat seurantatehtävät ja katsauksen jokaisen projektin jälkeen viikolla 3.
- Kouluttaa kaikki kahdessa lyhyessä sessiossa ja muuttaa taulukon vain luku -tilaan viikolla 4.
Kuukauden kuluttua omistaja näkee jokaisen avoimen liidin ja asiakaspyynnön yhdessä paikassa sen sijaan, että kyselisi ympärinsä chatissa.
Kuinka tehdä se LUA CRM:ssä
LUA CRM tarjoaa pienille ja palveluyrityksille yhden paikan asiakkaiden, myyntiputkien, automaatioiden ja tiimin tehtävien hallintaan, mikä tekee vaiheittaisesta käyttöönotosta helpompaa seurata.
Asiakastietokanta
Pidä yhteystiedot, historia, muistiinpanot ja viestit yhdessä asiakaskortissa, jotta tiimillä on yksi totuuden lähde julkaisupäivästä alkaen.
Myyntiputket ja automaatiot
Luo myyntiputkia, jotka vastaavat viikolla 1 kartoittamiasi vaiheita, ja liitä automaatioita jokaiseen vaiheeseen: vahvistuksia, muistutuksia ja seurantoja.
Tehtävät ja raportit
Määritä seurannat oikealle tiimin jäsenelle määräajan kera ja seuraa edistymistä kohti käyttöönoton tavoitteita hallintapaneeleissa.
Oletko valmis aloittamaan käyttöönoton? Kokeile LUA CRM:ää ja määritä ensimmäinen myyntiputkesi tällä viikolla.
Seurattavat mittarit julkaisun jälkeen
Aktiiviset käyttäjät
Tiimin jäsenet, jotka kirjautuivat sisään ja päivittivät tietueita tällä viikolla ÷ kaikki tiimin jäsenet, joiden pitäisi käyttää CRM:ää.
Myöhässä olevat tehtävät
Avoimet tehtävät, joiden määräaika on ylittynyt. Kasvava määrä tarkoittaa, että seurannat viivästyvät.
Tavoitemittari
Mittari käyttöönoton tavoitteesi taustalla, kuten keskimääräinen vastausaika uusiin tiedusteluihin.
Usein kysytyt kysymykset
Pienelle yritykselle, jolla on yksi pääprosessi, peruskäyttöönotto voidaan usein tehdä noin neljässä viikossa. Suuremmat tiimit ja monimutkaiset prosessit vaativat yleensä enemmän aikaa.
Yksi henkilö, jolla on riittävästi aikaa ja valtuuksia tehdä päätöksiä, pitää suunnitelma aikataulussa ja auttaa tiimiä julkaisun jälkeen.
Ei välttämättä. Tuo aktiiviset asiakkaat, avoimet liidit ja historia, jota tiimisi todella käyttää. Vanhat, puutteelliset tietueet voivat jäädä arkistoituna tiedostoon.
Pidä määritykset yksinkertaisina, kouluta rooleittain, luovu vanhoista työkaluista ja pyöritä tiimin päivittäistä työtä CRM:stä, jotta sen käytöstä tulee helpoin vaihtoehto.
Aloita toistuvista tehtävistä, joita tapahtuu joka päivä, kuten varausvahvistuksista, muistutuksista ja vastaamattomien tiedustelujen seurantatehtävistä.
Yhteenveto
CRM maksaa itsensä takaisin vain silloin, kun tiimisi käyttää sitä joka päivä. Selkeä CRM-käyttöönotto-suunnitelma antaa käyttöönotolle omistajan, tavoitteen ja viikoittaisen aikataulun: kartoita prosessisi, puhdista ja tuo tietosi, automatisoi perusasiat, kouluta tiimi ja siirry tuotantoon yhdellä järjestelmällä. Tarkastele ja paranna sitten joka kuukausi.
Onko aihe uusi? Aloita artikkelista mitä CRM-ohjelmisto on ja lue sitten oppaamme työnkulun hallinnasta jatkaaksesi prosessiesi parantamista julkaisun jälkeen.
Tee seuraavasta CRM-käyttöönotostasi se, joka jää käyttöön. Aloita LUA CRM:n käyttö ja seuraa suunnitelmaasi viikko viikolta.
