CRM-i juurutusplaan on lühike nädalatepõhine ajakava, mis viib teie ettevõtte seisust „ostsime CRM-i“ seisuni „kogu meeskond kasutab seda iga päev“. See määratleb eesmärgid, vastutajad, andmete puhastamise, müügitoru seadistamise, automatiseerimised, koolituse ja käivitamise kindlas järjekorras, et kasutuselevõtt ei takerduks poolel teel. See juhend on mõeldud väike- ja teenindusettevõtete (nt kliinikud, salongid, agentuurid, stuudiod ja koolituskeskused) omanikele ja juhtidele, kes soovivad praktilist 30-päevast CRM-i juurutamist.
Olulisemad tähelepanekud
- CRM-i kasutuselevõtt õnnestub siis, kui sellel on üks vastutaja, üks või kaks selget eesmärki ja fikseeritud ajakava.
- Puhastage oma andmed enne importimist, sest korrastamata kontaktid toovad oma probleemid uude süsteemi kaasa.
- Kaardistage kõigepealt oma tegelik protsess ja ehitage müügitoru selle ümber, mitte vastupidi.
- Alustage paari lihtsa automatiseerimisega ja lisage neid juurde alles siis, kui meeskond usaldab põhisüsteemi.
- CRM-i omaksvõtt on harjumus: igapäevane kasutamine, kiire eduelamus ja regulaarsed ülevaatused on olulisemad kui pikk koolituspäev.
Mis on CRM-i juurutusplaan?
CRM-i juurutusplaan on dokument, milles on kirjas iga samm, mida on vaja CRM-i igapäevaseks kasutuselevõtuks, vastutaja iga sammu eest ja tähtaeg. See hõlmab tavaliselt eesmärke, protsesside kaardistamist, andmete migreerimist, süsteemi seadistamist, automatiseerimisi, testimist, koolitust, käivitamist ning esimesi ülevaatusi pärast käivitamist. Mõelge sellest kui kuupäevade ja vastutajatega CRM-i juurutamise kontrollnimekirjast. Väikeettevõtte jaoks võib see mahtuda ühele lehele ja kesta umbes neli nädalat.
Enne alustamist: kolm otsust
Valige üks vastutaja
Valige üks inimene, kes vastutab kasutuselevõtu eest ja kellele on selleks aega eraldatud. See ei pea olema ettevõtte omanik, kuid see peab olema keegi, keda meeskond kuulab.
Seadke üks või kaks eesmärki
„Kasuta CRM-i“ ei ole eesmärk. „Vasta igale uuele päringule ühe tööpäeva jooksul“ või „saada igale kliendile meeldetuletus enne tema broneeringut“ on. Selged eesmärgidütlevad teile, mida esmalt ehitada ja kuidas tulemust hinnata.
Leppige kokku esimese versiooni ulatus
Otsustage, milline meeskond, milline protsess ja millised kanalid lähevad esimesena kasutusse. Väike toimiv esimene versioon on parem kui suur plaan, mida kunagi ei käivitata.
30-päevane CRM-i juurutusplaan lühidalt
| Nädal | Fookus | Peamised ülesanded | Valmis, kui |
|---|---|---|---|
| 1. nädal | Planeeri ja kaardista | Eesmärgid, vastutaja, protsessikaart, väljade nimekiri | Kõik on etappide ja väljadega nõus |
| 2. nädal | Andmed ja seadistamine | Puhasta ja impordi kontaktid, loo müügitorud, lisa kasutajad | Tegelikud andmed on CRM-is ja näevad õiged välja |
| 3. nädal | Automatiseerimised ja testimine | Sõnumid, ülesanded, meeldetuletused, testimine reaalsete juhtumitega | Peamised töövoogude sammud toimivad ilma käsitsi sekkumiseta |
| 4. nädal | Koolitus ja käivitamine | Lühike koolitus, käivitamispäev, vanad tööriistad eemaldatud | Meeskond töötab iga päev CRM-is |
| Pärast käivitamist | Ülevaatus ja täiustamine | Iganädalased ülevaatused, seejärel igakuised ülevaatused | Eesmärke mõõdetakse ja need paranevad |
1. nädal: kaardistage oma protsess ja andmed
Kirjutage üles, kuidas klient täna teie ettevõttes liigub, alates esimesest kontaktist kuni korduva ostuni. Teenindusettevõtte puhul võib see välja näha selline: Päring → Konsultatsioon broneeritud → Teenus osutatud → Järeltegevus → Korduvklient.
Seejärel pange kirja teave, mida vajate igas etapis: kontaktandmed, allikas, teenus, määratud töötaja, kuupäevad ja märkused. Hoidke väljade nimekiri lühike. Iga täiendav kohustuslik väli on töötajate jaoks veel üks põhjus CRM-i vahele jätta. Kui vajate etappide osas meeldetuletust, vaadake meie juhendit CRM-i müügitoru ehitamise kohta.
2. nädal: puhastage, importige ja seadistage
Puhastage oma andmed kõigepealt
Koguge kontaktid tabelitest, telefonidest, sõnumirakendustest ja vanadest süsteemidest ühte faili. Eemaldage dublikaadid, parandage telefoninumbrite vormingud, täitke puuduvad nimed ja märkige ära, millised kontaktid on aktiivsed. Seda on palju lihtsam teha enne importimist kui pärast seda.
Importige väikeste partiidena
Importige kõigepealt väike näidis ja kontrollige, kas iga väli maandub õigesse kohtadesse. Kui näidis näeb õige välja, importige ülejäänud andmed.
Looge müügitorud ja lisage kasutajad
Looge etapid, mille kaardistasite 1. nädalal, lisage meeskonnaliikmed ja otsustage, kes mida näeb. Hoidke see lihtne: alguses piisab tavaliselt ühest müügitorust tegeliku protsessi kohta.
3. nädal: automatiseerimised ja testimine
Valige välja kolm kuni viis korduvat ülesannet, mis võtavad teie meeskonnalt kõige rohkem aega, ja automatiseerige need esimesena. Tüüpilised näited on kinnitussõnum pärast broneeringut, meeldetuletus enne kohtumist, järeltegevuse ülesanne, kui päringule ei vastata, ja tänusõnum pärast teenuse osutamist. Meie juhend CRM-i automatiseerimise kohta pakub veelgi ideid.
Seejärel testige iga töövoogu reaalsete stsenaariumitega: uus päring, tühistamine, mitteilmumine, korduvklient. Paluge kahel või kolmel meeskonnaliikmel neid proovida ja märkida üles kõik segadust tekitav.
4. nädal: koolitus ja CRM-i käivitamine
Koolitus toimib kõige paremini lühikestes sessioonides, mis on üles ehitatud iga rolli igapäevaste ülesannete ümber: „nii lisad uue päringu“, „nii näed tänaseid järeltegevusi“. Valmistage iga rolli jaoks ette ühe lehe pikkune spikker.
Kasutage käivitamise päeval seda nummerdatud CRM-i käivitamise kontrollnimekirja:
- Kinnitage andmed. Kontrollige valikuliselt mõnda kontakti ja avatud tehingut vanade kirjete suhtes.
- Kontrollige kasutajate juurdepääsu. Veenduge, et kõik saavad sisse logida ja näevad õigeid müügitorusid.
- Lülitage automatiseerimised sisse. Lülitage sisse testitud sõnumid ja ülesanded ning jälgige esimeste väljasaatmist.
- Seadke reegel. Alates tänasest: kui seda pole CRM-is, pole seda juhtunud.
- Eemaldage vanad tööriistad kasutuselt. Muutke vanad tabelid ainult loetavaks, et keegi ei kasutaks kahte süsteemi.
- Määrake abiline. Öelge tiimile, kelle poole pöörduda, kui miski on ebaselge.
- Broneerige esimene ülevaatus. Planeerige lühike vahekokkuvõte esimese nädala lõppu.
Kuidas edendada CRM-i kasutuselevõttu pärast käivitamist
Esimene kuu pärast süsteemi käivitamist otsustab, kas CRM jääb püsima. Korraldage iganädalane lühike vahekokkuvõte, et koguda küsimusi ja lahendada kiiresti väiksed mured. Kasutage CRM-i igal tiimikoosolekul, et aruanded ja ülesannete nimekirjad pärineksid süsteemist, mitte mälust. Jagage kiireid võite, et inimesed näeksid, miks see pingutus on oluline.
Kui inimesed väldivad CRM-i, küsige miks. Vastuseks on sageli puuduv väli, üleliigne klikk või samm, mis ei vasta nende tegelikule töövoole. Paljud CRM-i projektid ebaõnnestuvad just neil põhjustel, nagu selgitame artiklis miks enamik CRM-e teenusettevõtetes ebaõnnestub.
Tavalised vead CRM-i juurutamisel
- Kõige importimine olemasoleval kujul. Vanad duplikaadid ja aegunud kontaktid tekitavad tundmuse, et uus süsteem on esimesest päevast alates katki.
- Süsteemi ehitamine iga võimaliku juhtumi jaoks. Liiga palju etappe ja välju aeglustab tiimi. Alustage väikselt ja lisage hiljem.
- Kahe süsteemi paralleelne kasutamine. Kui tabel jääb avatuks, jätkavad inimesed selle kasutamist.
Näitlik näide: 30-päevane juurutamine väikeses agentuuris
Tegemist on hüpoteetilise stsenaariumiga, mitte reaalse ettevõtte andmete ega garanteeritud tulemusega.
Kujutage ette viieliikmelist turundusagentuuri, mis jälgib vihjeid ühises tabelis ja klientide päringuid suhtlusrakenduses. Plaani järgides tiim:
- Kaardistab 1. nädalal oma protsessi ja lepib kokku kuues müügitoru etapis.
- Puhastab ja impordib 2. nädalal oma aktiivsed kliendid ja avatud vihjed.
- Automatiseerib 3. nädalal järeltegevuste ülesanded uutele vihjetele ja suhtluse pärast iga projekti.
- Koolitab 4. nädalal kõiki kahel lühikesel sessioonil ja muudab tabeli ainult loetavaks.
Kuu aja pärast näeb omanik kõiki avatud vihjeid ja kliendipäringuid ühes kohas, selle asemel et vestluses ringi küsida.
Kuidas seda teha LUA CRM-is
LUA CRM annab väike- ja teenusettevõtetele ühe koha klientide, müügitorude, automatiseerimiste ja tiimi ülesannete haldamiseks, mis teeb samm-sammulise juurutamise jälgimise lihtsamaks.
Kliendibaas
Hoidke kontaktandmeid, ajalugu, märkmeid ja sõnumeid ühel kliendikaardil, et tiimil oleks alates käivitamise päevast üks tõeallikas.
Müügitorud ja automatiseerimised
Looge müügitorud, mis vastavad 1. nädalal kaardistatud etappidele, ja lisage igale etapile automatiseerimised: kinnitused, meeldetuletused ja järeltegevused.
Ülesanded ja aruanded
Määrake järeltegevused õigele tiimiliikmele koos tähtajaga ning jälgige oma juurutamise eesmärkide täitmist töölaudadel.
Olete valmis juurutamist alustama? Proovige LUA CRM-i ja seadistage oma esimene müügitoru sel nädalal.
Mõõdikud, mida pärast käivitamist jälgida
Aktiivsed kasutajad
Sel nädalal sisse loginud ja kirjeid värskendanud tiimiliikmed ÷ kõik tiimiliikmed, kes peaksid CRM-i kasutama.
Tähtaja ületanud ülesanded
Avatud ülesanded, mille tähtaeg on möödas. Kasvav number tähendab, et järeltegevused jäävad unarusse.
Eesmärgi mõõdik
Mõõdik teie juurutamise eesmärgi taga, näiteks keskmine vastamisaeg uutele päringutele.
Korduma kippuvad küsimused
Ühe peamise protsessiga väikeettevõtte puhul saab baasjuurutamise sageli tehtud umbes nelja nädalaga. Suuremad tiimid ja keerukamad protsessid vajavad tavaliselt rohkem aega.
Üks inimene, kellel on piisavalt aega ja volitusi otsuste langetamiseks, plaani ajakavas hoidmiseks ja tiimi abistamiseks pärast käivitamist.
Mitte tingimata. Importige aktiivsed kliendid, avatud vihjed ja ajalugu, mida teie tiim tegelikult kasutab. Vanad, puudulikud kirjed võivad jääda faili arhiveerituks.
Hoidke seadistus lihtsana, koolitage rollide kaupa, eemaldage vanad tööriistad kasutuselt ja juhtige tiimi igapäevast tööd CRM-ist, et selle kasutamine muutuks kõige lihtsamaks valikuks.
Alustage korduvatest igapäevastest ülesannetest, näiteks broneeringute kinnitused, meeldetuletused ja järeltegevuste ülesanded vastamata päringute puhul.
Kokkuvõte
CRM tasub end ära vaid siis, kui teie tiim kasutab seda iga päev. Selge CRM-i rakendamise plaan annab juurutamisele vastutaja, eesmärgi ja iganädalase ajakava: kaardistage oma protsess, puhastage ja importige oma andmed, automatiseerige põhitõed, koolitage tiimi ja minge üle ühele süsteemile. Seejärel vaadake tulemused üle ja täiustage süsteemi igakuiselt.
Olete teema jaoks uus? Alustage artiklist mis on CRM-tarkvara ning seejärel lugege meie juhendit töövoo juhtimise kohta, et jätkata oma protsesside täiustamist pärast käivitamist.
Tehke oma järgmisest CRM-i juurutamisest see, mis jääb püsima. Alustage LUA CRM-iga ja järgige oma plaani nädal-nädalalt.
