Ένα CRM κατασκευών (construction CRM) βοηθά τους εργολάβους και τις κατασκευαστικές εταιρείες να παρακολουθούν κάθε προσφορά, πελάτη, έργο και ορόσημο πληρωμής σε ένα σημείο, από την πρώτη επίσκεψη στο εργοτάξιο έως την τελική παράδοση. Αντί για εκτιμήσεις σε υπολογιστικά φύλλα, κλήσεις πελατών σε προσωπικά τηλέφωνα και στοιχεία υπεργολάβων στο σημειωματάριο κάποιου, η ομάδα σας βλέπει ποιες προσφορές εκκρεμούν, ποια έργα χρειάζονται προσοχή και ποιες πληρωμές οφείλονται. Αυτός ο οδηγός απευθύνεται σε ιδιοκτήτες κατασκευαστικών εταιρειών, γενικούς εργολάβους, εταιρείες ανακαινίσεων, εκτιμητές και διαχειριστές έργων που θέλουν να κερδίζουν περισσότερες προσφορές και να εκτελούν έργα με λιγότερες εκπλήξεις.
Βασικά συμπεράσματα
- Ένα CRM κατασκευών συνδέει τις πωλήσεις και την υλοποίηση: προσφορές, συμβόλαια, έργα, υπεργολάβοι και ορόσημα πληρωμής βρίσκονται σε ένα ενιαίο σύστημα.
- Ένα σαφές pipeline προσφορών με υπευθύνους και ημερομηνίες επανεπικοινωνίας εμποδίζει τις εκτιμήσεις να μένουν χωρίς ανταπόκριση αφού τις στείλετε.
- Η μετατροπή μιας κερδισμένης προσφοράς σε έργο με τη χρήση προτύπου εργασιών εξοικονομεί χρόνο προετοιμασίας και διατηρεί τη συνέπεια σε κάθε εργασία.
- Οι υπενθυμίσεις πληρωμών βάσει οροσήμων προστατεύουν τη ρευστότητα σε μακροπρόθεσμα έργα.
- Η επικοινωνία μετά την παράδοση και οι متابعات εγγύησης μετατρέπουν τα ολοκληρωμένα έργα σε συστάσεις και επαναλαμβανόμενες συνεργασίες.
Τι είναι ένα CRM κατασκευών;
Ένα CRM κατασκευών είναι λογισμικό που διαχειρίζεται δυνητικούς πελάτες (leads), προσφορές, πελάτες, έργα, υπεργολάβους και την επικοινωνία για κατασκευαστικές εταιρείες και εταιρείες ανακαινίσεων. Παρακολουθεί κάθε ευκαιρία από το αρχικό αίτημα έως το υπογεγραμμένο συμβόλαιο, και στη συνέχεια τη μετατρέπει σε έργο με εργασίες, προθεσμίες και ορόσημα πληρωμών. Τα λογιστικά, σχεδιαστικά και εξειδικευμένα εργαλεία εκτίμησης συνεχίζουν να κάνουν τη δουλειά τους· το CRM διατηρεί οργανωμένη τη σχέση με τον πελάτη και τις εργασίες γύρω από αυτήν.
Γιατί οι κατασκευαστικές εταιρείες χάνουν προσφορές και περιθώρια κέρδους
Οι εκτιμήσεις στέλνονται και κανείς δεν κάνει επανεπικοινωνία
Η προετοιμασία μιας προσφοράς απαιτεί ώρες, ωστόσο πολλές στέλνονται μία φορά και δεν παρακολουθούνται ποτέ στη συνέχεια. Ο πελάτης μπορεί απλώς να συγκρίνει προσφορές, και ο εργολάβος που απαντά πρώτος στις ερωτήσεις είναι συχνά αυτός που κερδίζει.
Οι πληροφορίες είναι διασκορπισμένες σε διαφορετικά άτομα
Οι μετρήσεις του εργοταξίου, οι προτιμήσεις των πελατών και τα αιτήματα αλλαγών βρίσκονται σε emails, συνομιλίες και προσωπικές σημειώσεις. Όταν κάποιος βρίσκεται σε άδεια ή αποχωρεί από την εταιρεία, η γνώση φεύγει μαζί του.
Η μεταβίβαση από τις πωλήσεις στο εργοτάξιο είναι ακατάστατη
Ο εκτιμητής υποσχέθηκε ένα πράγμα, η ομάδα του εργοταξίου σχεδιάζει ένα άλλο. Χωρίς ένα κοινό αρχείο έργου, οι λεπτομέρειες του αντικειμένου εργασιών και οι προσδοκίες του πελάτη χάνονται ανάμεσα στο γραφείο και το εργοτάξιο.
Οι πληρωμές καθυστερούν σε μακροπρόθεσμα έργα
Τα έργα με προκαταβολές και σταδιακές πληρωμές χρειάζονται κάποιον που να παρακολουθεί τα ορόσημα. Όταν τα τιμολόγια εκδίδονται καθυστερημένα ή κανείς δεν διεκδικεί τις ληξιπρόθεσμες οφειλές, η ρευστότητα υποφέρει ακόμη και όταν οι εργασίες προχωρούν καλά.
Το pipeline προσφορών στις κατασκευές
Ένα pipeline προσφορών εμφανίζει κάθε ευκαιρία και το επόμενο βήμα που απαιτείται. Ακολουθεί ένα ενδεικτικό pipeline που μπορείτε να προσαρμόσετε στις υπηρεσίες σας:
| Στάδιο | Τι να καταγράφετε | Παράδειγμα αυτοματισμού |
|---|---|---|
| Νέο αίτημα | Πελάτης, επαφή, τύπος έργου, τοποθεσία, εύρος προϋπολογισμού, πηγή | Άμεση απάντηση και εργασία για την αξιολόγηση του δυνητικού πελάτη |
| Επίσκεψη στο εργοτάξιο | Ημερομηνία επίσκεψης, μετρήσεις, φωτογραφίες, σημειώσεις αντικειμένου | Υπενθύμιση επίσκεψης για τον πελάτη και τον εκτιμητή |
| Εκτίμηση σε εξέλιξη | Εκτιμητής, προθεσμία, απαιτούμενες προσφορές υλικών και υπεργολάβων | Προθεσμία εργασίας και ειδοποίηση εάν η εκτίμηση καθυστερεί |
| Προσφορά εστάλη | Ποσό, έκδοση, ημερομηνία ισχύος, ημερομηνία απόφασης | Εργασία επανεπικοινωνίας λίγες ημέρες μετά την αποστολή |
| Διαπραγμάτευση | Ερωτήσεις, αλλαγές στο αντικείμενο εργασιών, αναθεωρημένες εκδόσεις | Υπενθύμιση πριν από τη λήξη της ημερομηνίας ισχύος της προσφοράς |
| Κερδισμένη / Χαμένη | Αξία σύμβασης, ημερομηνία έναρξης ή λόγος απώλειας | Δημιουργία του έργου από πρότυπο ή καταγραφή του λόγου απώλειας |
Η καταγραφή των λόγων για τους οποίους χάνονται οι προσφορές, όπως η τιμή, ο χρόνος ή το αντικείμενο εργασιών, σας βοηθά να τιμολογείτε και να στοχεύετε καλύτερα με την πάροδο του χρόνου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία σταδίων, δείτε αυτόν τον οδηγό για το pipeline πωλήσεων CRM.
Επανεπικοινωνία προσφοράς που δεν φαίνεται πιεστική
Η επανεπικοινωνία έχει να κάνει με το να είστε βοηθητικοί, όχι πιεστικοί. Μια δομημένη αλληλουχία εξασφαλίζει ότι κάθε εκτίμηση λαμβάνει την προσοχή που χρειάζεται, χωρίς να βασίζεστε στη μνήμη σας.
Αντιγράψιμη ροή εργασιών επανεπικοινωνίας προσφοράς
- Την ίδια ημέρα της αποστολής: "Γεια σας [Όνομα πελάτη], ορίστε η εκτίμησή μας για το έργο [έργο]. Περιλαμβάνει [κύρια στοιχεία αντικειμένου]. Ευχαρίστως να σας την εξηγήσουμε τηλεφωνικά ή στο εργοτάξιο."
- Τρεις έως τέσσερις ημέρες αργότερα: "Είχατε την ευκαιρία να εξετάσετε την εκτίμηση; Εάν κάτι δεν είναι σαφές ή θα θέλατε επιλογές για [υλικά/χρονοδιάγραμμα], ενημερώστε μας."
- Μία εβδομάδα πριν από την ημερομηνία λήξης: "Μια σύντομη υπενθύμιση ότι η εκτίμησή μας για το έργο [έργο] ισχύει έως τις [ημερομηνία]. Θα θέλατε να σας κρατήσουμε μια ημερομηνία έναρξης;"
- Μετά από μια χαμένη προσφορά: "Σας ευχαριστούμε που μας λάβατε υπόψη. Αν είστε ανοιχτοί σε αυτό, θα μπορούσατε να μοιραστείτε μαζί μας τι έκρινε την απόφαση; Μας βοηθά να βελτιωθούμε."
Από την κερδισμένη προσφορά στο έργο: εργασίες και υπεργολάβοι
Όταν μια προσφορά κερδίζεται, το CRM θα πρέπει να δημιουργεί το έργο αυτόματα με τον πελάτη, την αξία της σύμβασης, τις σημειώσεις αντικειμένου εργασιών και ένα πρότυπο εργασιών. Η ανακαίνιση κουζίνας, η αντικατάσταση στέγης και μια νέα κατασκευή απαιτούν διαφορετικά πρότυπα, αλλά το καθένα μπορεί να περιλαμβάνει άδειες, παραγγελίες υλικών, κρατήσεις υπεργολάβων, επιθεωρήσεις και ενημερώσεις πελατών.
Διατηρήστε υπεργολάβους και προμηθευτές ως επαφές με την ειδικότητά τους, τις τιμές, τη διαθεσιμότητα και τα προηγούμενα έργα τους. Η σύνδεσή τους με κάθε έργο δείχνει πού είναι δεσμευμένος ο καθένας και διευκολύνει την επικοινωνία με το κατάλληλο άτομο όταν αλλάζουν τα σχέδια. Τα αιτήματα αλλαγών θα πρέπει να καταγράφονται στο έργο με την ημερομηνία, την έγκριση του πελάτη και τυχόν αντίκτυπο στην τιμή, ώστε να μην υπάρχουν διαφωνίες στο τέλος. Για ευρύτερες ιδέες σχετικά με τη δομή της εργασίας, δείτε αυτόν τον οδηγό για τη διαχείριση ροής εργασιών.
Ορόσημα πληρωμών και ενημερώσεις πελατών
Πολλές κατασκευαστικές συμβάσεις χρησιμοποιούν προκαταβολή που ακολουθείται από σταδιακές πληρωμές, για παράδειγμα μετά τα θεμέλια, τον σκελετό ή την τελική επιθεώρηση. Προσθέστε κάθε ορόσημο στο έργο με το ποσό και την αναμενόμενη ημερομηνία του. Όταν ένα στάδιο επισημαίνεται ως ολοκληρωμένο, το CRM μπορεί να δημιουργήσει μια εργασία τιμολόγησης και να υπενθυμίσει στον πελάτη πριν από την ημερομηνία λήξης. Οι εκπρόθεσμες πληρωμές μπορούν να ενεργοποιήσουν μια εργασία για τον υπεύθυνο γραφείου.
Οι πελάτες εκτιμούν επίσης τις τακτικές ενημερώσεις. Ένα σύντομο εβδομαδιαίο μήνυμα με την πρόοδο, φωτογραφίες και τα επόμενα βήματα μειώνει τις αγωνιώδεις κλήσεις και χτίζει εμπιστοσύνη, ειδικά σε έργα μεγαλύτερης διάρκειας.
Παράδοση, εγγύηση και συστάσεις
Το τέλος ενός έργου είναι η αρχή της επόμενης πώλησής σας. Μετά την παράδοση, στείλτε ένα ευχαριστήριο μήνυμα, ένα σύντομο αίτημα για αξιολόγηση και τις λεπτομέρειες της εγγύησης. Ορίστε υπενθυμίσεις για επιθεωρήσεις εγγύησης ή εποχικούς ελέγχους συντήρησης. Από ικανοποιημένους πελάτες μπορείτε να ζητήσετε μια κριτική ή μια σύσταση, ενώ προηγούμενοι πελάτες μπορούν να προσκληθούν ξανά για την επόμενη ανακαίνιση που θα χρειαστούν.
Πώς να ρυθμίσετε ένα κατασκευαστικό CRM: βήμα προς βήμα
- Καθορίστε τις υπηρεσίες σας. Καταγράψτε τους τύπους έργων που αναλαμβάνετε και τις πληροφορίες που χρειάζεται ο καθένας.
- Δημιουργήστε τη διοχέτευση προσφορών. Δημιουργήστε στάδια από το αρχικό αίτημα έως την κερδισμένη ή χαμένη προσφορά, με έναν υπεύθυνο για κάθε στάδιο.
- Δημιουργήστε πρότυπα έργων. Προσθέστε τυπικές εργασίες, ορόσημα και λίστες ελέγχου για κάθε τύπο έργου.
- Προσθέστε υπεργολάβους και προμηθευτές. Καταγράψτε ειδικότητες, επαφές και διαθεσιμότητα, ώστε να μπορούν να συνδεθούν με έργα.
- Εισαγάγετε υφιστάμενους πελάτες και ανοιχτές προσφορές. Καθαρίστε πρώτα τα διπλότυπα· αυτός ο οδηγός για τη μετάβαση από το Excel στο CRM μπορεί να βοηθήσει.
- Ρυθμίστε αυτοματισμούς. Ξεκινήστε με την παρακολούθηση (follow-up) προσφορών και τις υπενθυμίσεις ορόσημων πληρωμής.
- Εκπαιδεύστε τις ομάδες γραφείου και εργοταξίου. Δείξτε στους εκτιμητές, τους διαχειριστές έργων (project managers) και τους υπεύθυνους εργοταξίου τι να ενημερώνουν και πότε.
- Κάντε μηνιαία αναθεώρηση. Ελέγξτε το ποσοστό επιτυχίας προσφορών, τις εκπρόθεσμες εργασίες και πληρωμές και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τα πρότυπα και τα μηνύματα.
Ενδεικτικό παράδειγμα: μια εταιρεία ανακαινίσεων που σταματά να χάνει εκτιμήσεις
Αυτό είναι ένα υποθετικό σενάριο, όχι δεδομένα από πραγματική εταιρεία ή εγγυημένο αποτέλεσμα.
Φανταστείτε μια εταιρεία ανακαινίσεων με έναν ιδιοκτήτη, έναν εκτιμητή και τρία συνεργεία εργοταξίου. Οι εκτιμήσεις στέλνονται μέσω email και σπάνια παρακολουθούνται, ενώ οι σταδιακές πληρωμές παρακολουθούνται σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Μετά τη ρύθμιση ενός CRM, η εταιρεία:
- Παρακολουθεί κάθε αίτημα και εκτίμηση σε μία διοχέτευση προσφορών με ημερομηνίες παρακολούθησης.
- Δημιουργεί έργα από πρότυπα μόλις κερδηθεί μια προσφορά, με εργασίες για κάθε συνεργείο.
- Λαμβάνει υπενθυμίσεις όταν ολοκληρώνεται ένα στάδιο και πρέπει να σταλεί ένα τιμολόγιο.
- Ζητά από κάθε πελάτη αξιολόγηση και σύσταση μετά την παράδοση.
Ο ιδιοκτήτης βλέπει τώρα ποιες προσφορές χρειάζονται τηλεφώνημα αυτή την εβδομάδα, ποια έργα έχουν καθυστερήσει και ποιες πληρωμές εκκρεμούν.
Πώς να το κάνετε στο LUA CRM
Διοχέτευση προσφορών και αρχεία πελατών
Διατηρήστε πελάτες, αιτήματα, εκτιμήσεις, αρχεία και συνομιλίες σε μία κάρτα πελάτη, με μια διοχέτευση για κάθε προσφορά.
Έργα και εργασίες
Μετατρέψτε τις κερδισμένες συμφωνίες σε έργα με εργασίες, προθεσμίες και υπεύθυνα μέλη της ομάδας.
Αυτοματισμοί και υπενθυμίσεις
Στείλτε αυτόματα παρακολουθήσεις προσφορών, υπενθυμίσεις ορόσημων και ενημερώσεις πελατών.
Αναφορές
Παρακολουθήστε το ποσοστό επιτυχίας προσφορών, την αξία της διοχέτευσης, τις εκπρόθεσμες εργασίες και τις ανεξόφλητες πληρωμές σε πίνακες ελέγχου.
Θέλετε να κερδίσετε περισσότερες προσφορές; Δοκιμάστε το LUA CRM και δείτε πώς ταιριάζει στην κατασκευαστική σας επιχείρηση.
Μετρήσεις προς παρακολούθηση
Ποσοστό επιτυχίας προσφορών
Κερδισμένες προσφορές ÷ απεσταλμένες προσφορές στην ίδια περίοδο, ιδανικά ανά τύπο έργου και πηγή υποψήφιου πελάτη.
Χρόνος διεκπεραίωσης εκτίμησης
Χρόνος από την επίσκεψη στο εργοτάξιο έως την αποστολή της εκτίμησης.
Εκπρόθεσμες πληρωμές ορόσημων
Αριθμός και αξία σταδιακών πληρωμών που έχουν υπερβεί την ημερομηνία λήξης τους.
Για περισσότερες ιδέες σχετικά με τη μέτρηση, δείτε αυτά τα KPIs του CRM.
Συχνές ερωτήσεις
Τα εργαλεία διαχείρισης έργων επικεντρώνονται στα χρονοδιαγράμματα και τις εργασίες στο εργοτάξιο. Ένα κατασκευαστικό CRM καλύπτει επίσης την πλευρά του πελάτη: υποψήφιους πελάτες, προσφορές, παρακολουθήσεις, πληρωμές και επικοινωνία μετά την πώληση. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν και τα δύο· οι μικρότερες εταιρείες συχνά διαχειρίζονται απλά έργα μέσα στο CRM.
Ναι. Οι μικρές ομάδες συνήθως συνδυάζουν τις πωλήσεις και την εργασία στο εργοτάξιο ταυτόχρονα, επομένως ένα CRM που τους υπενθυμίζει να κάνουν follow-up και να τιμολογούν στην ώρα τους μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά.
Μπορεί να αποθηκεύσει επαφές υπεργολάβων, ειδικότητες, τιμές και διαθεσιμότητα, να τους συνδέσει με έργα και να δημιουργήσει εργασίες για κρατήσεις και επιβεβαιώσεις.
Ναι. Η καταγραφή του λόγου για κάθε απώλεια αποκαλύπτει μοτίβα στην τιμολόγηση, τον χρόνο ή τους τύπους έργων, γεγονός που σας βοηθά να αποφασίσετε ποιες προσφορές να διεκδικήσετε.
Μια βασική διοχέτευση προσφορών με υπενθυμίσεις παρακολούθησης μπορεί συχνά να είναι έτοιμη σε λίγες ημέρες. Τα πρότυπα έργων, τα ορόσημα και οι αναφορές μπορούν να προστίθενται βήμα προς βήμα.
Συμπέρασμα
Ένα CRM για τον κατασκευαστικό κλάδο δεν θα ρίξει σκυρόδεμα, αλλά βοηθά την ομάδα σας να παρακολουθεί κάθε προσφορά, να παραδίδει τα έργα ομαλά και να πληρώνεται στην ώρα της. Ξεκινήστε με μια ροή προσφορών και μία αλληλουχία follow-up, και στη συνέχεια προσθέστε πρότυπα έργων, ορόσημα πληρωμών και παρακολουθήσεις εγγυήσεων καθώς η ομάδα σας εξοικειώνεται όλο και περισσότερο με το σύστημα.
