Rakennusalan CRM auttaa urakoitsijoita ja rakennusliikkeitä seuraamaan jokaista tarjousta, asiakasta, projektia ja maksuvaihetta yhdessä paikassa aina ensimmäisestä työmaakäynnistä lopulliseen luovutukseen asti. Taulukkolaskentaohjelmissa olevien arvioiden, henkilökohtaisissa puhelimissa olevien asiakaspuheluiden ja jonkun muistikirjassa olevien aliurakoitsijatietojen sijaan tiimisi näkee, mitkä tarjoukset odottavat, mitkä projektit vaativat huomiota ja mitkä maksut ovat erääntyneitä. Tämä opas on tarkoitettu rakennusliikkeiden omistajille, pääurakoitsijoille, remonttiyrityksille, kustannusarvioijille ja projektipäälliköille, jotka haluavat voittaa enemmän tarjouskilpailuja ja pyörittää projekteja vähemmillä yllätyksillä.
Tärkeimmät opit
- Rakennusalan CRM yhdistää myynnin ja toteutuksen: tarjoukset, sopimukset, projektit, aliurakoitsijat ja maksuvaiheet sijaitsevat yhdessä järjestelmässä.
- Selkeä tarjousputki vastuutasoineen ja seurantapäivämäärineen estää kustannusarvioita jäämästä unholaan niiden lähettämisen jälkeen.
- Voitetun tarjouksen muuttaminen projektiksi tehtävämallin avulla säästää aloitusaikaa ja pitää jokaisen työn yhtenäisenä.
- Maksuvaiheisiin perustuvat muistutukset suojaavat kassavirtaa pitkissä projekteissa.
- Luovutus- ja takuuseurannat muuttavat valmiit projektit suosituksiksi ja lisätöiksi.
Mikä on rakennusalan CRM?
Rakennusalan CRM on ohjelmisto, joka hallitsee liidejä, tarjouksia, asiakkaita, projekteja, aliurakoitsijoita ja viestintää rakennus- ja remonttiyrityksille. Se seuraa jokaista mahdollisuutta kyselystä allekirjoitettuun sopimukseen ja muuttaa sen sitten projektiksi tehtävineen, määräaikoineen ja maksuvaiheineen. Kirjanpito-, suunnittelu- ja erikoistuneet laskentaohjelmat voivat edelleen hoitaa omat tehtävänsä; CRM pitää asiakassuhteen ja sen ympärillä tehtävän työn järjestyksessä.
Miksi rakennusliikkeet häviävät tarjouskilpailuja ja menettävät katteita
Kustannusarviot lähetetään, eikä kukaan seuraa niitä
Tarjouksen valmistelemiseen kuluu tunteja, mutta silti monet lähetetään vain kerran eikä niitä seurata lainkaan. Asiakas saattaa yksinkertaisesti vertailla tarjouksia, ja urakoitsija, joka vastaa kysymyksiin ensimmäisenä, voittaa usein kaupan.
Tiedot ovat hajanaisesti eri ihmisillä
Työmaamittaukset, asiakkaan toiveet ja muutospyynnöt ovat sähköposteissa, chateissa ja henkilökohtaisissa muistiinpanoissa. Kun joku on lomalla tai lähtee yrityksestä, tieto menee hänen mukanaan.
Luovutukset myynnistä työmaalle ovat sekavia
Laskija lupasi yhtä, työmaatiimi suunnittelee toista. Ilman yhteistä projektitietuetta sisällön yksityiskohdat ja asiakkaan odotukset katoavat toimiston ja työmaan välille.
Maksut viivästyvät pitkissä projekteissa
Projektit, joissa on käsirahoja ja vaihemaksuja, vaativat jonkun valvomaan maksuvaiheita. Kun laskut lähetetään myöhässä tai kukaan ei karhua erääntyneitä summia, kassavirta kärsii, vaikka työ etenisi hyvin.
Rakennusalan tarjousputki
Tarjousputki näyttää jokaisen mahdollisuuden ja sen vaatiman seuraavan vaiheen. Tässä on esimerkinomainen putki, jonka voit mukauttaa palveluihisi:
| Vaihe | Mitä kirjataan | Esimerkki automaatiosta |
|---|---|---|
| Uusi kysely | Asiakas, yhteystieto, projektityyppi, sijainti, budjettihaitari, lähde | Automaattinen vastaus ja tehtävä liidin kvalifioimiseksi |
| Työmaakäynti | Käyntipäivä, mittaukset, kuvat, laajuusmuistiinpanot | Käyntimuistutus asiakkaalle ja laskijalle |
| Kustannusarvio tekeillä | Laskija, määräaika, tarvittavat materiaali- ja aliurakkatarjoukset | Tehtävän määräaika ja hälytys, jos arvio on myöhässä |
| Tarjous lähetetty | Summa, versio, voimassaoloaika, päätöspäivä | Seurantatehtävä muutaman päivän kuluttua lähettämisestä |
| Neuvottelu | Kysymykset, laajuusmuutokset, päivitetyt versiot | Muistutus ennen tarjouksen voimassaoloajan päättymistä |
| Voitettu / hävitty | Sopimuksen arvo, aloituspäivä tai häviämisen syy | Luodaan projekti mallista tai kirjataan häviämisen syy |
Syyksi kirjattujen tarjousten häviämisten (kuten hinta, aikataulu tai laajuus) analysointi auttaa hinnoittelemaan ja kohdentamaan paremmin ajan myötä. Lisätietoja vaiheiden rakentamisesta löydät tästä opasta CRM-myyntiputkesta.
Tarjouksen seuranta, joka ei tunnu tuputtamiselta
Seurannassa on kyse auttamisesta, ei painostamisesta. Järjestelmällinen sarja varmistaa, että jokainen kustannusarvio saa huomiota ilman muistin varaan jättämistä.
Kopioitava tarjouksen seurantaprosessi
- Samana päivänä kuin lähetys: "Hei [Asiakkaan nimi], tässä on tarjouksemme kohteeseen [projekti]. Se sisältää [keskeiset laajuuskohdat]. Käyn sen mielelläni kanssasi läpi puhelimitse tai paikan päällä."
- Kolme tai neljä päivää myöhemmin: "Ehditkö jo tutustua tarjoukseen? Jos jokin on epäselvää tai haluat vaihtoehtoja koskien [materiaaleja/aikataulua], kerro meille vain."
- Viikkoa ennen voimassaoloajan päättymistä: "Pieni muistutus, että tarjouksemme kohteeseen [projekti] on voimassa [päivämäärä] asti. Haluatko, että varaamme aloituspäivän?"
- Hävityn tarjouksen jälkeen: "Kiitos, että harkitsit meitä. Jos se sopii sinulle, voisitko kertoa, mikä ratkaisi valinnan? Se auttaa meitä kehittymään."
Voitetusta tarjouksesta projektiksi: tehtävät ja aliurakoitsijat
Kun tarjous voitetaan, CRM:n pitäisi luoda projekti automaattisesti asiakkaan, sopimusarvon, laajuusmuistiinpanojen ja tehtävämallin kera. Keittiöremontti, kattoremontti ja uudisrakennus tarvitsevat erilaisia malleja, mutta jokainen voi sisältää luvat, materiaalitilaukset, aliurakoitsijavaraukset, tarkastukset ja asiakastapaamiset.
Pidä alihankkijat ja tavarantoimittajat yhteystietoina erikoisaloineen, hintoineen, saatavuuksineen ja aiempine projekteineen. Niiden linkittäminen kuhunkin projektiin näyttää, kuka on varattu minnekin, ja helpottaa oikean henkilön tavoittamista muutostilanteissa. Muutosehdotukset tulee kirjata projektiin päivämäärän, asiakkaan hyväksynnän ja mahdollisten hintavaikutusten kera, jotta loppuvaiheessa ei synny riitoja. Lisää ideoita työn organisointiin löydät tästä oppaasta koskien työnkulun hallintaa.
Maksun virstanpylväät ja asiakaspäivitykset
Monissa rakennussopimuksissa käytetään käsirahaa ja sen jälkeisiä vaihemaksuja, esimerkiksi perustusten, runkovaiheen tai lopputarkastuksen jälkeen. Lisää kukin virstanpylväs projektiin summan ja odotetun päivämäärän kera. Kun vaihe merkitään valmiiksi, CRM voi luoda laskutustehtävän ja muistuttaa asiakasta ennen eräpäivää. Myöhästyneet maksut voivat aktivoida tehtävän toimistopäällikölle.
Asiakkaat arvostavat myös säännöllisiä päivityksiä. Lyhyt viikoittainen viesti edistymisestä, valokuvista ja seuraavista vaiheista vähentää huolestuneita soittoja ja rakentaa luottamusta erityisesti pidemmissä projekteissa.
Luovutus, takuu ja suosittelut
Projektin päätös on seuraavan myyntisi alku. Luovutuksen jälkeen lähetä kiitosviesti, lyhyt palautepyyntö ja takuutiedot. Aseta muistutuksia takuutarkastuksista tai kausihuolloista. Tyytyväisiltä asiakkailta voidaan pyytää arvostelua tai suosittelua, ja entisiä asiakkaita voidaan kutsua takaisin seuraavaa remonttia varten.
Miten rakennusalan CRM otetaan käyttöön: vaihe vaiheelta
- Määritä palvelusi. Listaa vastaanottamasi projektityypit ja kunkin tarvitsemat tiedot.
- Rakenna tarjousputki. Luot vaiheet kyselystä voitettuun tai hävittyyn, ja määritä jokaiselle vaiheelle omistaja.
- Luo projektimallit. Lisää vakiotehtävät, virstanpylväät ja tarkistuslistat jokaiselle projektityypille.
- Lisää alihankkijat ja tavarantoimittajat. Kirjaa erikoisalat, yhteystiedot ja saatavuus, jotta ne voidaan linkittää projekteihin.
- Tuo nykyiset asiakkaat ja avoimet tarjoukset. Poista kaksoiskappaleet ensin; tämä opas Excelin siirtämisestä CRM-järjestelmään voi auttaa.
- Määritä automaatiot. Aloita tarjousten seurantaviesteistä ja maksujen virstanpylväsmuistutuksista.
- Kouluta toimisto- ja työmaatiimit. Näytä laskijoille, projektipäälliköille ja työmaan vetäjille, mitä pitää päivittää ja milloin.
- Tarkastele kuukausittain. Tarkista tarjousten voittoprosentti, myöhästyneet tehtävät ja maksut, ja säädä sitten malleja ja viestejä.
Havainnollistava esimerkki: remonttiyritys, joka lakkaa menettämästä tarjouksia
Tämä on hypoteettinen skenaario, ei todellisen yrityksen tietoja tai taattua tulosta.
Kuvittele remonttiyritys, jossa on omistaja, yksi kustannuslaskija ja kolme työmaatiimiä. Tarjoukset lähetetään sähköpostitse ja niitä seurataan harvoin, ja vaihemaksuja seurataan taulukkolaskennassa. CRM-järjestelmän käyttöönoton jälkeen yritys:
- Seuraa jokaista kyselyä ja tarjousta yhdessä tarjousputkessa seuranta-päivämäärien kera.
- Luo projekteja malleista heti, kun tarjous on voitettu, ja osoittaa tehtävät kullekin tiimille.
- Saa muistutuksia, kun vaihe on valmis ja lasku pitäisi lähettää.
- Pyytää jokaiselta asiakkaalta palautetta ja suosittelua luovutuksen jälkeen.
Omistaja näkee nyt, mihin tarjouksiin on soitettava tällä viikolla, mitkä projektit ovat jäljessä ja mitkä maksut ovat erääntymässä.
Miten se tehdään LUA CRM:ssä
Tarjousputki ja asiakastiedot
Pidä asiakkaat, kyselyt, tarjoukset, tiedostot ja keskustelut yhdessä asiakaskortissa sekä oma putki jokaiselle tarjoukselle.
Projektit ja tehtävät
Muuta voitetut kaupat projekteiksi, joissa on tehtäviä, määräaikoja ja vastuullisia tiimin jäseniä.
Automaatiot ja muistutukset
Lähetä tarjousten seurannat, virstanpylväsmuistutukset ja asiakaspäivitykset automaattisesti.
Raportit
Seuraa tarjousten voittoprosenttia, putken arvoa, myöhästyneitä tehtäviä ja avoimia maksuja kojelaudoilla.
Haluatko voittaa enemmän tarjouksia? Kokeile LUA CRM -järjestelmää ja katso, miten se sopii rakennusliiketoimintaasi.
Seurattavat mittarit
Tarjousten voittoprosentti
Voitetut tarjoukset ÷ lähetetyt tarjoukset samalla ajanjaksolla, ihanteellisesti projektityypin ja liidin lähteen mukaan.
Tarjouksen läpimenoaika
Aika työmaakäynnistä tarjouksen lähettämiseen.
Myöhästyneet vaihemaksut
Erääntymispäivän ylittäneiden vaihemaksujen määrä ja arvo.
Lisää ideoita mittaamiseen löydät näistä CRM:n KPI-mittareista.
Usein kysytyt kysymykset
Projektinhallintatyökalut keskittyvät aikatauluttamiseen ja työmaatyöhön. Rakennusalan CRM kattaa myös asiakaspuolen: liidit, tarjoukset, seurannat, maksut ja myynnin jälkeisen yhteydenpidon. Jotkut yritykset käyttävät molempia; pienemmät yritykset hallitsevat usein yksinkertaisia projekteja suoraan CRM:ssä.
Kyllä. Pienet tiimit tasapainoilevat yleensä myynnin ja työmaatyön välillä samaan aikaan, joten CRM, joka muistuttaa heitä seuraamaan tilanteita ja laskuttamaan ajallaan, voi tehdä suuren eron.
Se voi tallentaa alihankkijoiden yhteystiedot, erikoisalat, hinnat ja saatavuuden, linkittää ne projekteihin sekä luoda tehtäviä varauksia ja vahvistuksia varten.
Kyllä. Kunkin häviön syyn kirjaaminen tuo esiin kaavoja hinnoittelussa, aikataulutuksessa tai projektityypeissä, mikä auttaa päättämään, mitä tarjouksia kannattaa tavoitella.
Yksinkertainen tarjousputki seurantamuisutuksineen voi usein olla valmis muutamassa päivässä. Projektimallit, virstanpylväät ja raportit voidaan lisätä vaiheittain.
Yhteenveto
Rakennusalan CRM ei vala betonia, mutta se auttaa tiimiäsi seuraamaan jokaista tarjousta, luovuttamaan projektit sujuvasti ja saamaan maksut ajallaan. Aloita tarjousputkesta ja yhdestä seurantaketjusta, ja lisää sitten projektipohjia, maksuvaiheita sekä takuuseurantoja tiimisi kasvaessa järjestelmän käyttöön.
