Строителната CRM система помага на изпълнителите и строителните компании да проследяват всяка оферта, клиент, проект и етап на плащане на едно място – от първото посещение на обекта до крайното предаване. Вместо количествено-стойностни сметки в електронни таблици, обаждания от клиенти на лични телефони и данни за подизпълнители в нечий тефтер, вашият екип вижда кои оферти чакат, кои проекти изискват внимание и кои плащания са дължими. Това ръководство е предназначено за собственици на строителни компании, главни изпълнители, фирми за ремонти, оференти и ръководители на проекти, които искат да спечелят повече оферти и да управляват проекти с по-малко изненади.
Основни изводи
- Строителната CRM система свързва продажбите и изпълнението: офертите, договороте, проектите, подизпълнителите и етапите на плащане живеят в една система.
- Ясно дефинираната фуния за оферти с отговорници и дати за последващи действия предотвратява затишието след изпращане на офертата.
- Превръщането на спечелена оферта в проект с шаблон за задачи спестява време за настройка и поддържа последователност при всяка работа.
- Напомнянията за плащане на база постигнати етапи предпазват паричния поток при дългосрочни проекти.
- Проследяването при предаване и гаранционно обслужване превръща завършените проекти в препоръки и повторни поръчки.
Какво представлява строителната CRM система?
Строителната CRM система е софтуер, който управлява потенциални клиенти, оферти, клиенти, проекти, подизпълнители и комуникация за строителни и ремонтни компании. Тя проследява всяка възможност от запитването до подписания договор, след което я превръща в проект със задачи, крайни срокове и етапи на плащане. Счетоводните, дизайнерските и специализираните инструменти за офериране продължават да вършат своята работа; CRM системата поддържа организирани отношенията с клиентите и работата около тях.
Защо строителните компании губят оферти и маржове
Офертите се изпращат и никой не ги проследява
Подготовката на оферта отнема часове, но много от тях се изпращат веднъж и никога повече не се проследяват. Клиентът може просто да сравнява предложения, а изпълнителят, който пръв отговори на въпросите, често печели.
Информацията е разпръсната между различни хора
Измерванията на обекта, предпочитанията на клиента и заявките за промени живеят в имейли, чатове и лични бележки. Когато някой е в отпуск или напусне компанията, знанията си тръгват с него.
Предаването от продажбите към строителния обект е хаотично
Оферентът е обещал едно, а екипът на обекта планира друго. Без споделено досие на проекта, подробностите за обхвата и очакванията на клиента се губят между офиса и обекта.
Плащанията се забавят при дългосрочни проекти
Проектите с аванси и етапни плащания изискват някой да следи за изпълнението на ключовите етапи. Когато фактурите се изпращат със закъснение или никой не търси просрочените суми, паричният поток страда, дори когато работата върви добре.
Фунията за строителни оферти
Фунията за оферти показва всяка възможност и следващата стъпка, която трябва да се предприеме. Ето примерен процес, който можете да адаптирате към вашите услуги:
| Етап | Какво да се записва | Примерна автоматизация |
|---|---|---|
| Ново запитване | Клиент, контакт, тип проект, местоположение, бюджетен диапазон, източник | Незабавен отговор и задача за квалифициране на потенциалния клиент |
| Посещение на обекта | Дата на посещение, измервания, снимки, бележки за обхвата | Напомняне за посещението за клиента и оферента |
| Изготвяне на оферта | Оферент, краен срок, необходими оферти за материали и подизпълнители | Краен срок за задачата и известие, ако офертата закъснява |
| Изпратена оферта | Сума, версия, дата на валидност, дата за решение | Задача за последващо действие няколко дни след изпращането |
| Преговори | Въпроси, промени в обхвата, коригирани версии | Напомняне преди изтичане на срока на валидност на офертата |
| Спечелена / изгубена | Стойност на договора, начална дата или причина за загуба | Създаване на проекта от шаблон или записване на причината за загуба |
Записването на причините, поради които офертите са изгубени (като цена, срокове или обхват), ви помага с времето да определяте по-добре цените и да таргетирате по-точно. За повече информация относно изграждането на етапи вижте това ръководство за фунията за продажби в CRM.
Проследяване на оферти, което не изглежда натрапчиво
Проследяването има за цел да бъде полезно, а не да оказва натиск. Структурираната последователност гарантира, че всяка оферта получава внимание, без да разчитате на паметта си.
Готов за използване процес за проследяване на оферти
- В деня на изпращане: "Здравейте, [Client name], ето нашата оферта за [project]. Тя включва [main scope items]. С удоволствие ще ви я разясня по телефона или на обекта."
- Три до четири дни по-късно: "Имахте ли възможност да прегледате офертата? Ако нещо не е ясно или желаете варианти за [materials/timeline], просто ни уведомете."
- Една седмица преди изтичане на валидността: "Кратко напомняне, че нашата оферта за [project] е валидна до [date]. Желаете ли да резервираме начална дата?"
- След изгубена оферта: "Благодарим ви, че ни разгледахте като опция. Ако имате възможност, бихте ли споделили какво надделя за избора? Това ни помага да се подобряваме."
От спечелена оферта до проект: задачи и подизпълнители
Когато дадена оферта бъде спечелена, CRM системата трябва автоматично да създаде проекта с клиента, стойността на договора, бележките за обхвата и шаблон със задачи. Ремонтът на кухня, подмяната на покрив и новото строителство се нуждаят от различни шаблони, но всеки от тях може да включва разрешителни, поръчки на материали, резервации на подизпълнители, инспекции и регулярни съгласувания с клиента.
Съхранявайте подизпълнителите и доставчиците като контакти с тяхната специалност, тарифи, наличност и минали проекти. Свързването им с всеки проект показва кой къде е резервиран и улеснява обаждането на правилния човек при промяна на плановете. Заявките за промени трябва да се записват в проекта с датата, одобрението на клиента и евентуалното отражение върху цената, така че да няма спорове накрая. За по-широки идеи относно структурирането на работата вижте това ръководство за управление на работния процес.
Етапи на плащане и актуализации за клиентите
Много строителни договори използват депозит, последван от поетапни плащания, например след основите, грубия строеж или крайната инспекция. Добавете всеки етап към проекта с неговата сума и очаквана дата. Когато даден етап се маркира като завършен, CRM системата може да създаде задача за фактуриране и да напомни на клиента преди крайния срок. Просрочените плащания могат да задействат задача за офис мениджъра.
Клиентите също така оценяват редовните актуализации. Кратко седмично съобщение с напредъка, снимки и следващи стъпки намалява тревожните обаждания и изгражда доверие, особенно при по-дълги проекти.
Предаване на обекта, гаранция и препоръки
Краят на един проект е началото на следващата ви продажба. След предаването на обекта изпратете благодарствено съобщение, кратка молба за обратна връзка и подробности за гаранцията. Задайте напомняния за гаранционни прегледи или сезонни проверки за поддръжка. Доволните клиенти могат да бъдат помолени за отзив или препоръка, а предишни клиенти могат да бъдат поканени отново за следващия си ремонт.
Как да настроите строителен CRM: стъпка по стъпка
- Дефинирайте услугите си. Избройте типовете проекти, с които се заемате, и информацията, необходима за всеки от тях.
- Изградете фунията за оферти. Създайте етапи от запитването до спечелена или загубена оферта, с отговорник за всеки етап.
- Създайте шаблони за проекти. Добавете стандартни задачи, етапи и контролни списъци за всеки тип проект.
- Добавете подизпълнители и доставчици. Запишете специалностите, контактите и наличността им, за да могат да бъдат свързани с проекти.
- Импортирайте съществуващи клиенти и отворени оферти. Първо изчистете дубликатите; това ръководство за миграция от Excel към CRM може да помогне.
- Настройте автоматизации. Започнете с последващи действия по оферти и напомняния за етапи на плащане.
- Обучете екипите в офиса и на обекта. Покажете на оферентите, техническите ръководители и мениджърите на проекти какво и кога да актуализират.
- Преглеждайте ежемесечно. Проверявайте процента на спечелени оферти, просрочените задачи и плащания, след което коригирайте шаблоните и съобщенията.
Примерен сценарий: фирма за ремонти, която спира да губи оферти
Това е хипотетичен сценарий, а не данни от реална компания или гарантиран резултат.
Представете си строително-ремонтна фирма със собственик, един оферент и три бригади на терен. Ценовите оферти се изпращат по имейл и рядко се проследяват, а поетапните плащания се проследяват в електронна таблица. След внедряването на CRM система, компанията:
- Проследява всяко запитване и оферта в една фуния за оферти с дати за последващи действия.
- Създава проекти от шаблони веднага след спечелване на оферта, със задачи за всяка бригада.
- Получава напомняния, когато даден етап е завършен и трябва да се изпрати фактура.
- Изисква обратна връзка и препоръка от всеки клиент след предаването на обекта.
Собственикът вече вижда кои оферти изискват обаждане тази седмица, кои проекти изостават и кои плащания са дължими.
Как да го направите в LUA CRM
Фуния за оферти и клиентски досиета
Съхранявайте клиенти, запитвания, оферти, файлове и разговори в една клиентска карта, с фуния за всяка оферта.
Проекти и задачи
Превръщайте спечелените сделки в проекти със задачи, крайни срокове и отговорни членове на екипа.
Автоматизации и напомняния
Изпращайте автоматично последващи запитвания за оферти, напомняния за етапи и актуализации до клиентите.
Отчети
Проследявайте процента спечелени оферти, стойността на фунията, просрочените задачи и неплатените суми на информационни табла.
Искате да печелите повече оферти? Изпробвайте LUA CRM и вижте как пасва на вашия строителен бизнес.
Метрики за проследяване
Процент спечелени оферти
Спечелени оферти ÷ изпратени оферти за същия период, идеално по тип проект и източник на потенциални клиенти.
Време за изготвяне на оферта
Време от огледа на обекта до изпращането на офертата.
Просрочени поетапни плащания
Брой и стойност на поетапните плащания с изтекъл краен срок.
За повече идеи относно измерването вижте тези ключови показатели за ефективност (KPI) за CRM.
Често задавани въпроси
Инструментите за управление на проекти се фокусират върху графиците и работата на обекта. Строителният CRM обхваща и клиентската страна: потенциални клиенти, оферти, последващи действия, плащания и контакт след продажбата. Някои компании използват и двете; по-малките фирми често управляват прости проекти директно в CRM системата.
Да. Малките екипи обикновено съвместяват продажбите и работата на терен едновременно, така че CRM, който им напомня да проследяват офертите и да фактурират навреме, може да направи съществена разлика.
Той може да съхранява контакти на подизпълнители, техните специалности, тарифи и наличност, да ги свързва с проекти и да създава задачи за резервации и потвърждения.
Да. Записването на причината за всяка загуба показва модели в ценообразуването, сроковете или типовете проекти, което ви помага да решите кои оферти да преследвате.
Основната фуния за оферти с напомняния за последващи действия често може да бъде готова за няколко дни. Шаблоните за проекти, етапите и отчетите могат да се добавят стъпка по стъпка.
Заключение
Строителният CRM няма да излее бетон, но помага на екипа ви да проследява всяка оферта, да предава проектите гладко и да получава плащания навреме. Започнете с процес за оферти и една последователност за последващи действия, след което добавете шаблони за проекти, етапи на плащане и проследяване на гаранционното обслужване, докато екипът ви постепенно усвоява системата.
Подгответе Безплатен генератор за фактури във вашия браузър. Не е необходим акаунт, а черновата остава на това устройство.
