Համատիրության կառավարման ծրագրակազմ․ վճարներ, բնակիչների պարտքեր և տեխսպասարկման հայտեր

Համատիրության կառավարման ծրագրակազմն օգնում է շենքի կառավարիչներին և բնակիչների ասոցիացիաներին բնակարանները, սեփականատերերին, ամսական վճարները, պարտքերը և տեխնիկական սպասարկման հայտերը պահել մեկ ընդհանուր համակարգում։ Աղյուսակում վճարումները հետևելու, չաթ-խմբում բողոքները հավաքելու և ուշացած վճարումները հիշողությամբ հետապնդելու փոխարեն՝ կառավարիչը կարող է մի հայացքով տեսնել յուրաքանչյուր բնակարան, յուրաքանչյուր հաշիվ-ապրանքագիր և յուրաքանչյուր բաց հայտ։ Այս ուղեցույցը բացատրում է, թե ինչ է անում համատիրության կառավարման ծրագրակազմը, որտեղ են սովորաբար խափանումներ լինում շենքի կառավարման մեջ, ինչպես վարվել ամսական վճարների, բնակիչների պարտքերի և տեխնիկական սպասարկման հայտերի հետ, ինչպես քայլ առ քայլ ստեղծել համակարգ և որ թվերին հետևել։ Այն գրված է համատիրությունների կառավարիչների, տան սեփականատերերի և բնակիչների ասոցիացիաների և բնակելի շենքեր շահագործող գույքի կառավարման ընկերությունների համար։

Հիմնական դրույթներ

• Համատիրության կառավարման ծրագրակազմը կապում է բնակարանները, սեփականատերերին և բնակիչներին վճարների, վճարումների և տեխնիկական սպասարկման հայտերի հետ։
• Ամսական վճարների հաշիվ-ապրանքագրերը և բնակիչների պարտքի հստակ պատկերացումը ֆինանսապես առողջ շենքի հիմքն են։
• Տեխնիկական սպասարկման հայտերն ամենաարդյունավետն են որպես հայտեր՝ կարգավիճակով, պատասխանատուով և թարմացումներով, որոնց բնակիչները կարող են հետևել։
• Հետևողական, թափանցիկ հաղորդակցությունը նվազեցնում է կոնֆլիկտը բնակիչների և կառավարման թիմի միջև։
• Սկսեք բնակարանների և սեփականատերերի ճշգրիտ ցանկից, այնուհետև ավելացրեք հաշիվ-ապրանքագրերի դուրսգրում, պարտքի մասին հիշեցումներ և հայտերի աշխատանքային հոսքեր։

Ի՞նչ է համատիրության կառավարման ծրագրակազմը։

Համատիրության կառավարման ծրագրակազմը բնակելի շենքի ընդհանուր կողմի շահագործման համակարգ է։ Այն պահպանում է շենքի կառուցվածքը (մասնաշենքեր, հարկեր և բնակարաններ), յուրաքանչյուր բնակարանի հետ կապված մարդկանց (սեփականատերեր, վարձակալներ և կոնտակտային անձինք), ֆինանսական կողմը (ամսական վճարներ, հաշիվ-ապրանքագրեր, վճարումներ և չմարված մնացորդներ) և գործառնական կողմը (տեխնիկական սպասարկման հայտեր, վերանորոգումներ և հայտարարություններ)։ Շատ կառավարիչներ սկսում են աղյուսակներից և հաղորդագրությունների հավելվածներից։ Դա արդյունավետ է մի քանի բնակարանի դեպքում, բայց երբ բնակարանների թիվն աճում է, դժվար է դառնում պատասխանել այնպիսի պարզ հարցերի, ինչպիսիք են՝ ով երեք ամիս չի վճարել կամ որ վերանորոգման հայտերն են դեռ բաց։

Որտեղ են խափանումներ լինում համատիրության կառավարման մեջ

Վճարների հաշվառումն իրականացվում է աղյուսակներում

Ամսական վճարները սովորաբար հաշվարկվում են յուրաքանչյուր բնակարանի համար՝ երբեմն հիմնվելով մակերեսի կամ ֆիքսված դրույքաչափի վրա։ Երբ հաշիվ-ապրանքագրերն ու վճարումները գրանցվում են ձեռքով, սխալներ են սողոսկում, և բնակիչները սկսում են կասկածի տակ դնել թվերը։

Պարտքն աճում է աննկատ

Բնակչին, ով բաց է թողել մեկ վճարում, հեշտ է հիշեցնել։ Բնակչի հետ, ով բաց է թողել վեցը, զրույցը դժվար է։ Առանց յուրաքանչյուր բնակարանի համար ընթացիկ մնացորդի՝ պարտքերը հաճախ հայտնաբերվում են շատ ուշ։

Վերանորոգման հայտերը կորչում են չաթերում

Խմբային չաթում հաղորդված արտահոսող խողովակի մասին հաղորդագրությունը կարող է մեկ ժամվա ընթացքում կորչել տասնյակ հաղորդագրությունների տակ։ Ոչ ոք չգիտի, թե ով է զբաղվել դրանով, և բնակիչը նորից է հարցնում՝ հաճախ ավելի քիչ համբերությամբ։

Բնակիչներն իրենց անտեղյակ են զգում

Բնակիչների բողոքների մեծ մասը ոչ թե հենց վերանորոգման մասին է, այլ այն մասին, որ չգիտեն, թե ինչ է կատարվում։ Տեսանելիության բացակայությունը անվստահություն է ստեղծում կառավարման թիմի նկատմամբ։

Աղյուսակներ և չաթեր ընդդեմ համատիրության կառավարման ծրագրակազմի

Ամսական վճարներ և հաշիվ-ապրանքագրերի դուրսգրում

Որոշեք, թե ինչպես են հաշվարկվում վճարները՝ ըստ բնակարանի մակերեսի, յուրաքանչյուր բնակարանի համար ֆիքսված գումարի, թե համակցության, և գրի առեք կանոնը։ Այնուհետև թույլ տվեք, որ համակարգը ամեն ամսվա նույն օրը ամսական հաշիվ-ապրանքագիր ստեղծի յուրաքանչյուր բնակարանի համար։ Յուրաքանչյուր վճարում գրանցվում է հաշիվ-ապրանքագրի դիմաց, այնպես որ մնացորդն ինքնաբերաբար թարմացվում է։ Լրացուցիչ գանձումները, ինչպիսիք են միանվագ վերանորոգման վճարները, պահեք որպես առանձին հաշիվ-ապրանքագրի տողեր՝ կարճ բացատրությամբ, որպեսզի բնակիչները հասկանան, թե ինչի համար են վճարում։

Բնակիչների պարտքի արդարացի կառավարում

Արդար պարտքի գործընթացը կանխատեսելի է։ Օրինակ՝

1. Ընկերական հիշեցում վճարման ժամկետից մի քանի օր անց։
2. Երկրորդ հիշեցում ընթացիկ մնացորդով՝ երկու-երեք շաբաթ անց։
3. Անձնական զանգ կամ հանդիպում կառավարչի կողմից, երբ պարտքը հասնում է համաձայնեցված շեմին։
4. Գրավոր վճարման պլան, եթե բնակչին ժամանակ է պետք, որը գրանցվում է բնակարանի վրա։
5. Էսկալացիա՝ համաձայն ասոցիացիայի կանոնների, եթե պլանը չի պահպանվում։

Բոլորի նկատմամբ նույն քայլերը կիրառելը խուսափում է կողմնակալության մեղադրանքներից և կառավարչին զերծ է պահում անհարմար իմպրովիզացիոն զրույցներից։

Տեխնիկական սպասարկման հայտեր, որոնց բնակիչները կարող են հետևել

Յուրաքանչյուր հայտ՝ փչացած վերելակից մինչև աղմկոտ հարևանի մասին բողոք, վերածեք հայտի։ Յուրաքանչյուր հայտ պետք է ունենա կատեգորիա, ներգրավված բնակարանը կամ ընդհանուր տարածքը, պատասխանատու անձ, կարգավիճակ և թարմացումների պատմություն։ Երբ բնակիչները կարող են հետևել իրենց սեփական հայտերի կարգավիճակին, նրանք այլևս կարիք չեն ունենա զանգահարել կառավարչին՝ հարցնելու համար, և կառավարիչն ունենում է գրանցում, թե ինչ է արվել և երբ։ Պարբերական աշխատանքները, ինչպիսիք են վերելակի սպասարկումը, ընդհանուր տարածքների մաքրումը և հրդեհային անվտանգության ստուգումները, կարող են պլանավորվել որպես պլանային առաջադրանքներ, որպեսզի երբեք չմոռացվեն։

Հաղորդակցություն բնակիչների հետ

Համատիրության ներսում լավ հաղորդակցությունը պետք է լինի կարճ, պարբերական և հետևողական։ Օգտագործեք հայտարարությունները շենքի ընդհանուր նորությունների համար, ինչպիսիք են ջրի անջատումները կամ ընդհանուր ժողովները, իսկ անձնական հարցերը, օրինակ՝ պարտքը կամ կոնկրետ վերանորոգումը, քննարկեք բնակարանին կցված անձնական հաղորդագրությունների միջոցով։ Պահպանեք ժողովների որոշումների արձանագրությունները, որպեսզի նոր սեփականատերերը կարողանան հասկանալ նախկինում կայացված որոշումները։ Եթե ցանկանում եք ավելին իմանալ մարդկանց ավտոմատ կերպով տեղեկացված պահելու մասին, կարդացեք, թե ինչպես է ավտոմատացումը բարելավում հաճախորդների փորձառությունը։

Ինչպես կարգավորել համատիրության կառավարման ծրագրակազմը․ քայլ առ քայլ

1. Ցուցակագրեք բոլոր բնակարանները։ Արձանագրեք մասնաշենքը, հարկը, համարը և մակերեսը։ Այս ցուցակը մնացած ամեն ինչի հիմքն է։
2. Կապակցեք սեփականատերերին և բնակիչներին։ Յուրաքանչյուր բնակարանին ավելացրեք սեփականատերերի, վարձակալների և նրանց կոնտակտային տվյալները։ Մեր Excel-ից CRM տեղափոխման ուղեցույցը կօգնի, եթե տվյալները գտնվում են աղյուսակներում։
3. Սահմանեք վճարների կանոնները։ Համաձայնեցրեք, թե ինչպես են հաշվարկվում ամսական վճարները, և մուտքագրեք դրանք յուրաքանչյուր բնակարանի համար։
4. Մուտքագրեք սկզբնական մնացորդները։ Արձանագրեք ընթացիկ պարտքերը կամ կանխավճարները, որպեսզի մնացորդները ճշգրիտ լինեն։
5. Գեներացրեք առաջին ամսական հաշիվ-ապրանքագրերը։ Նախքան բոլորին ուղարկելը, ձեռքով ստուգեք մի քանի բնակարան։
6. Սահմանեք հայտերի կատեգորիաները։ Օրինակ՝ սանտեխնիկա, էլեկտրականություն, վերելակ, մաքրություն, անվտանգություն և այլն։
7. Բաշխեք պարտականությունները։ Որոշեք, թե ով է զբաղվելու յուրաքանչյուր կատեգորիայով և որքան արագ պետք է արձագանքի։
8. Հրավիրեք բնակիչներին։ Բացատրեք, թե ինչպես կարող են տեսնել հաշիվ-ապրանքագրերը և հետևել իրենց հայտերին։
9. Վերանայեք ամեն ամիս։ Ամեն ամիս համատիրության խորհրդի հետ ստուգեք հավաքագրումները, պարտքերը և բաց հայտերը։

Պատկերավոր օրինակ․ շենք, որը փոխարինում է իր զրուցարանը (chat group)

Պատկերացրեք մոտ ութսուն բնակարան ունեցող բնակելի շենք, որը կառավարվում է համատեղությամբ աշխատող ադմինիստրատորի կողմից։ Վճարները հաշվառվում էին էլեկտրոնային աղյուսակում, իսկ վերանորոգման մասին հայտարարվում էր ակտիվ զրուցարանում։ Համատիրության կառավարման ծրագրակազմին անցնելուց հետո յուրաքանչյուր բnակարան ստանում է ամսական հաշիվ-ապրանքագիր, ադմինիստրատորը տեսնում է չմարված պարտքեր ունեցող բնակիչների ցուցակը, և յուրաքանչյուր վերանորոգման հայտ դառնում է հայտ (ticket), որին բնակիչները կարող են հետևել։ Սա աշխատանքային հոսքը ցուցադրելու համար բերված պայմանական օրինակ է, այլ ոչ թե իրական դեպքի ուսումնասիրություն։

Ինչպես դա անել LUA CRM-ում

LUA CRM-ը ներառում է համատիրության լուծում՝ շենքերի կառավարման համար։ Այն ընդգրկում է բնակարանները, ամսական անդամավճարների հաշիվ-ապրանքագրերը, բնակիչների պարտքերը և հայտերը (tickets), որոնց բնակիչները հետևում են հավելվածում։

Բնակարաններ և բնակիչներ

Պահպանեք յուրաքանչյուր բնակարանի տվյալները՝ իր սեփականատերերի և բնակիչների հետ, որպեսզի կառավարիչը միշտ իմանա, թե ում հետ կապ հաստատել։

Ամսական հաշիվ-ապրանքագրեր և պարտքեր

Դուրս գրեք ամսական անդամավճարների հաշիվ-ապրանքագրեր և տեսեք յուրաքանչյուր բնակչի չմարված պարտքը՝ առանց ձեռքով հաշվարկների։

Հայտեր (Tickets)

Գրանցեք տեխնիկական սպասարկման հարցումները որպես հայտեր, հանձնարարեք դրանք և թույլ տվեք բնակիչներին հետևել ընթացքին հավելվածում։

Առաջադրանքներ և ավտոմատացում

Պլանավորեք շենքի պարբերական աշխատանքները որպես առաջադրանքներ և օգտագործեք ավտոմատացումը հիշեցումների համար, որպեսզի ընթացիկ աշխատանքները և հետագա գործողությունները բաց չթողնվեն։ Գաղափարների համար տեսեք մեր բիզնեսի ավտոմատացման վերաբերյալ ընդհանուր տեղեկատվությունը։

Չափորոշիչներ՝ հետևելու համար

Հավաքագրման տոկոս

Տվյալ ամսում վճարված գումարներ ÷ տվյալ ամսում դուրս գրված հաշիվ-ապրանքագրերի գումարներ։

Ընդհանուր չմարված պարտք

Բոլոր բնակարանների չվճարված մնացորդների ընդհանուր գումարը՝ հետևելով ամսական կտրվածքով։

Հայտի լուծման ժամանակ

Միջին ժամանակահատվածը հայտի բացումից մինչև փակումը՝ ըստ կատեգորիաների։

Բաց հայտեր

Յուրաքանչյուր շաբաթվա վերջում դեռևս բաց մնացած հայտերի քանակը։

Հաճախ տրվող հարցեր

Եզրակացություն

Համատիրության կառավարման ծրագրակազմը շենքի կառավարիչներին տալիս է յուրաքանչյուր բնակարանի, յուրաքանչյուր վճարման և յուրաքանչյուր վերանորոգման հստակ պատկերը։ Սկսեք բնակարանների և սեփականատերերի ճշգրիտ ցուցակից, ավելացրեք ամսական հաշիվ-ապրանքագրեր և պարտքերի կառավարման արդար գործընթաց, և վերանորոգման հարցումները վերածեք հայտերի, որոնց բնակիչները կարող են հետևել։ Թափանցիկությունն է, որ սթրեսային շենքը վերածում է լավ կառավարվող համայնքի։

Պատրաստեք անվճար հաշիվ-ապրանքագրերի գեներատոր ձեր զննարկիչում։ Հաշիվ չի պահանջվում, և սևագիրը պահպանվում է այս սարքում։