A társasház-kezelő szoftver segít a közös képviselőknek és a lakóközösségeknek egyetlen közös rendszerben nyilvántartani a lakásokat, a tulajdonosokat, a közös költségeket, a tartozásokat és a karbantartási kéréseket. Ahelyett, hogy táblázatokban követnék a befizetéseket, chatcsoportokban gyűjtenék a panaszokat, és emlékezetből hajszolnák a késedelmes fizetéseket, a társasházkezelő egyetlen pillantással átláthat minden lakást, számlát és nyitott hibajegyet. Ez az útmutató elmagyarázza, mit csinál a társasház-kezelő szoftver, hol szokott megbicsaklani a társasházkezelés, hogyan kezelhetők a közös költségek, a lakói tartozások és a karbantartási jegyek, hogyan állítható be lépésről lépésre egy rendszer, és milyen mutatókat érdemes nyomon követni. Társasházkezelőknek, lakás- és lakóközösségeknek, valamint lakóingatlanokat üzemeltető ingatlankezelő vállalatoknak íródott.
Fő tanulságok
- A társasház-kezelő szoftver összekapcsolja az ingatlanokat, tulajdonosokat és lakókat a közös költségekkel, kifizetésekkel és karbantartási jegyekkel.
- A közös költség kiszabása és a lakói tartozások átlátható képe a pénzügyileg egészséges társasház alapja.
- A karbantartási kérések akkor működnek a legjobban, ha státusszal, felelőssel és nyomon követhető frissítésekkel rendelkező jegyekként kezelik őket.
- A következetes, átlátható kommunikáció csökkenti a lakók és a kezelőség közötti konfliktusokat.
- Kezdje a lakások és tulajdonosok pontos listájával, majd adja hozzá a számlázást, a fizetési emlékeztetőket és a hibajegy-folyamatokat.
Mi az a társasház-kezelő szoftver?
A társasház-kezelő szoftver egy olyan rendszer, amely a lakóépületek közös ügyeinek intézésére szolgál. Tárolja az épületszerkezetet (tömbök, emeletek és lakások), az egyes lakásokhoz kapcsolódó személyeket (tulajdonosok, bérlők és kapcsolattartók), a pénzügyi oldalt (közös költségek, számlák, kifizetések és egyenlegek), valamint az operatív oldalt (karbantartási kérések, javítások és hirdetmények). Sok társasházkezelő táblázatokkal és üzenetküldő alkalmazásokkal kezdi. Ez működik néhány lakás esetén, de a lakásszám növekedésével nehézzé válik válaszolni az olyan egyszerű kérdésekre, mint hogy ki nem fizetett három hónapja, vagy mely javítási kérések vannak még nyitva.
Hol bicsaklik meg általában a társasházkezelés
A közös költségek nyomon követése táblázatokban zajlik
A közös költséget általában lakásonként számítják ki, néha az alapterület vagy egy átalánydíj alapján. Amikor a számlákat és befizetéseket kézzel rögzítik, hibák csúsznak a rendszerbe, a lakók pedig elkezdik megkérdőjelezni a számokat.
A tartozás észrevétlenül növekszik
Egy olyan lakót, aki egy fizetést mulasztott el, könnyű emlékeztetni. Egy olyan lakóval, aki hatot mulasztott el, már nehéz a beszélgetés. Lakásonkénti naprakész egyenleg nélkül a tartozásokra gyakran túl későn derül fény.
A javítási kérések elvesznek a chatekben
Egy csoportos chatben bejelentett csőtörés egy órán belül üzenetek tucatjai alá temetődhet. Senki sem tudja, ki vállalta el a feladatot, a lakó pedig újra rákérdez, gyakran már kevesebb türelemmel.
A lakók úgy érzik, nincsenek tájékoztatva
A lakók legtöbb panasza nem magára a javításra vonatkozik, hanem arra, hogy nem tudják, mi történik. Az átláthatóság hiánya bizalmatlanságot szül a kezelőséggel szemben.
Táblázatok és chatek kontra társasház-kezelő szoftver
| Feladat | Táblázatok és chatcsoportok | Társasház-kezelő szoftver |
|---|---|---|
| Lakás- és tulajdonosi nyilvántartás | Egyetlen munkalap, gyakran elavult | Lakásonkénti nyilvántartás a kapcsolódó tulajdonosokkal és lakókkal |
| Közös költség | Kézzel kiszámítva és kiküldve | Havi díjbekérők/számlák automatikus generálása minden lakáshoz |
| Lakói tartozások | Akkor számolják ki, ha valaki rákérdez | Naprakész egyenleg látható lakásonként |
| Karbantartási kérések | Különböző chatekben szétszóródott üzenetek | Jegyek státusszal, felelőssel és előzményekkel |
| Lakói tájékoztatás | Manuális válaszok egyesével mindenkinek | A lakók maguk követhetik saját jegyeik státuszát |
Közös költség és számlázás
Döntse el, hogyan számítják ki a díjakat – a lakás mérete, albetétenkénti fix összeg vagy ezek kombinációja alapján –, és rögzítse ezt a szabályt. Ezután hagyja, hogy a rendszer minden hónap ugyanazon a napján generálja le a számlákat vagy díjbekérőket minden lakáshoz. Minden befizetést a megfelelő tételekre rögzít a rendszer, így az egyenleg magától frissül. Az extra költségeket, például az egyszeri felújítási hozzájárulásokat kezelje külön számlasorként, rövid magyarázattal, hogy a lakók pontosan értsék, miért fizetnek.
A lakói tartozások méltányos kezelése
Egy méltányos tartozáskezelési folyamat kiszámítható. Például:
- Egy barátságos emlékeztető néhány nappal az esedékesség után.
- Egy második emlékeztető a jelenlegi egyenleggel 2-3 hét elteltével.
- Személyes hívás vagy találkozó a közös képviselővel, amikor a tartozás elér egy előre meghatározott küszöbértéket.
- Írásbeli részletfizetési terv, ha a lakónak időre van szüksége, a lakás adatlapján rögzítve.
- Eszkaláció a társasházi szabályzat szerint, ha a tervet nem tartják be.
Ha mindenkire ugyanazokat a lépéseket alkalmazza, azzal elkerülhetők a részrehajlással kapcsolatos vádak, és a közös képviselő is mentesül a kellemetlen, rögtönzött beszélgetésektől.
Nyomon követhető karbantartási jegyek a lakók számára
Alakítson minden kérést jeggyé – az elromlott lifttől kezdve a hangos szomszéd miatti panaszig. Minden jegynek rendelkeznie kell kategóriával, az érintett lakással vagy közös területtel, egy felelőssel, egy státusszal és a frissítések előzményeivel. Amikor a lakók követhetik saját jegyeik állapotát, már nem kell felhívniuk a közös képviselőt az érdeklődés miatt, a képviselőnek pedig pontos nyilvántartása lesz arról, mi készült el és mikor. Az olyan rendszeres munkák, mint a liftkarbantartás, a közös helyiségek takarítása és a tűzvédelmi ellenőrzések ütemezett feladatként tervezhetők, így soha nem felejtődnek el.
Kommunikáció a lakókkal
A jó társasházi kommunikáció rövid, rendszeres és következetes. Használjon hirdetményeket az egész épületet érintő hírekhez, mint például a vízelzárások vagy a közgyűlések, a személyes ügyeket pedig – mint a tartozások vagy egy konkrét javítás – intézze közvetlenül a lakáshoz kapcsolódó üzenetekben. Vezessen nyilvántartást a gyűlések döntéseiről, hogy az új tulajdonosok is megérthessék a korábbi döntéseket. Ha többet szeretne megtudni az automatikus tájékoztatásról, olvassa el, hogyan javítja az automatizálás az ügyfélélményt.
Hogyan állítsuk be a társasházkezelő szoftvert: lépésről lépésre
- Rögzítse az összes lakást. Jegyezze fel a tömböt, az emeletet, az ajtószámot és a méretet. Ez a lista képezi a gerincét minden másnak.
- Rendelje hozzá a tulajdonosokat és lakókat. Adja hozzá a tulajdonosokat, bérlőket és az elérhetőségeket az egyes lakásokhoz. Excelből CRM-re váltási útmutatónk segítséget nyújt, ha az adatok táblázatokban találhatók.
- Állítsa be a díjszabályokat. Állapodjanak meg a havi költségek kiszámításának módjáról, és adja meg azokat lakásonként.
- Adja meg a nyitóegyenlegeket. Rögzítse a fennálló tartozásokat vagy előrefizetéseket, hogy az egyenlegek pontosan induljanak.
- Generálja az első havi számlákat. Ellenőrizzen néhány lakást manuálisan, mielőtt mindenkinek elküldené.
- Határozza meg a hibajegykategóriákat. Például víz- és gázszerelés, villanyszerelés, lift, takarítás, biztonság és egyéb.
- Rendeljen hozzá felelősöket. Döntse el, ki kezeli az egyes kategóriákat, és milyen gyorsan kell reagálniuk.
- Hívja meg a lakókat. Magyarázza el nekik, hogyan láthatják a számlákat, és hogyan követhetik nyomon a hibajegyeiket.
- Tekintse át havonta. Vizsgálja át a befizetéseket, tartozásokat és a nyitott hibajegyeket minden hónapban a társasház vezetőségével.
Szemléltető példa: egy épület, amely lecseréli a csevegőcsoportját
Képzeljen el egy körülbelül nyolcvan lakásos társasházat, amelyet egy részmunkaidős közös képviselő kezel. A közös költségeket táblázatban követték nyomon, a javításokat pedig egy zsúfolt csevegőcsoportban jelentették be. A társasházkezelő szoftverre való áttérés után minden lakás havi számlát kap, a közös képviselő látja a hátralékkal rendelkező lakók listáját, és minden javítási kérelemből hibajegy lesz, amelyet a lakók nyomon követhetnek. Ez egy feltételezett példa a munkafolyamat bemutatására, nem pedig egy méréseken alapuló esettanulmány.
Hogyan valósítható meg ez a LUA CRM-ben
A LUA CRM társasházkezelési megoldást is kínál az épületüzemeltetéshez. Lefedi a lakásokat, a havi közös költség számlákat, a lakói tartozásokat és a hibajegyeket, amelyeket a lakók az alkalmazásban követhetnek nyomon.
Lakások és lakók
Rögzítse az egyes lakásokat a tulajdonosokkal és lakókkal együtt, így a közös képviselő mindig tudja, kivel kell felvennie a kapcsolatot.
Havi számlák és tartozások
Állítson ki havi közös költség számlákat, és tekintse meg az egyes lakók fennálló tartozását kézi számítások nélkül.
Hibajegyek
Rögzítse a karbantartási kéréseket hibajegyként, rendelje hozzájuk a felelősöket, és tegye lehetővé a lakók számára a folyamat nyomon követését az alkalmazásban.
Feladatok és automatizálás
Tervezze meg az ismétlődő épületkörüli munkákat feladatokként, és használjon automatizálást az emlékeztetőkhöz, így a rutinmunkák és a nyomon követések nem maradnak el. Ötletekért tekintse meg az üzleti automatizálásról szóló áttekintésünket.
Nyomon követendő mutatók
Befizetési arány
Adott hónapban befizetett díjak ÷ adott hónapban kiszámlázott díjak.
Teljes fennálló tartozás
Az összes lakás kifizetetlen egyenlegének összege, hónapról hónapra nyomon követve.
Hibajegy-megoldási idő
A hibajegy megnyitásától a lezárásáig eltelt átlagos idő, kategóriák szerint.
Nyitott hibajegyek
A hét végén még nyitott hibajegyek száma.
Gyakran ismételt kérdések
Társasházkezelők, közös képviselők, lakók, társasházi lakóközösségek és ingatlankezelő vállalatok, amelyek egy vagy több lakóépületet üzemeltetnek.
Ez a rendszertől függ. A LUA CRM-ben a lakók nyomon követhetik az általuk megnyitott hibajegyeket az alkalmazásban.
Használja ugyanazokat az emlékeztető lépéseket mindenki esetében, szükség esetén ajánljon fel írásos részletfizetési tervet, és kövesse a lakóközösség által elfogadott eszkalációs szabályokat.
Igen. Tartsa nyilván az egyes épületeket saját lakásaikkal, díjaikkal és hibajegyeikkel, így a jelentések külön maradnak.
A lakások, a tulajdonosok és a díjszabályok megadása általában a legnagyobb munka. Amint ez a lista pontos, a számlázás és a hibajegykezelés gyorsan elindulhat.
Összegzés
A társasházkezelő szoftver egyértelmű képet ad a közös képviselőknek minden lakásról, minden kifizetésről és minden javításról. Kezdje az alapegységek és a tulajdonosok pontos listájával, adja hozzá a havi számlákat és egy méltányos tartozáskezelési folyamatot, valamint alakítsa a javítási kérelmeket olyan hibajegyekké, amelyeket a lakók is követhetnek. Az átláthatóság az, ami egy stresszes társasházat jól működő közösséggé formál.
.jpg)
.png)
