Korteriühistu haldustarkvara aitab hoonehalduritel ja korteriühistutel hoida kortereid, omanikke, igakuiseid tasusid, võlgnevusi ja hooldustaotlusi ühes ühises süsteemis. Selle asemel, et jälgida makseid tabelarvutuses, koguda kaebusi vestlusgrupis ja ajada hilinenud makseid taga mälu järgi, näeb haldur iga korterit, iga arvet ja iga avatud pöördumist ühe pilguga. See juhend selgitab, mida korteriühistu haldustarkvara teeb, kus hoone haldamine tavaliselt takerdub, kuidas käidelda igakuiseid tasusid, elanike võlgnevusi ja hoolduspöördumisi, kuidas süsteem samm-sammult üles seada ning milliseid näitajaid jälgida. See on kirjutatud korteriühistute juhtidele, korteriomanikele, elanike ühendustele ja kinnisvarahaldusettevõtetele, mis haldavad korterelamuid.
Peamised järeldused
- Korteriühistu haldustarkvara ühendab korterid, omanikud ja elanikud tasude, maksete ning hoolduspöördumistega.
- Igakuised tasuarved ja selge ülevaade elanike võlgnevustest on rahaliselt terve hoone alustala.
- Hooldustaotlused toimivad kõige paremini pöördumistena, millel on olek, vastutaja ja uuendused, mida elanikud saavad jälgida.
- Järjepidev ja läbipaistev suhtlus vähendab konflikte elanike ja haldusmeeskonna vahel.
- Alustage täpsest korterite ja omanike nimekirjast, seejärel lisage arveldus, võlgnevuste meeldetuletused ja pöördumiste töövood.
Mis on korteriühistu haldustarkvara?
Korteriühistu haldustarkvara on süsteem korterelamu ühise poole haldamiseks. See salvestab hoone struktuuri (hooneosad, korrused ja korterid), iga korteriga seotud inimesed (omanikud, üürnikud ja kontaktisikud), rahalise poole (igakuised tasud, arved, maksed ja tasumata jäägid) ning operatiivse poole (hooldustaotlused, remonditööd ja teadaanded). Paljud haldurid alustavad tabelite ja suhtlusrakendustega. See toimib mõne korteri puhul, kuid korterite arvu kasvades muutub raskeks vastata lihtsatele küsimustele, nagu näiteks kes pole kolm kuud maksnud või millised remonditaotlused on endiselt avatud.
Kus korteriühistu haldamine tavaliselt takerdub
Tasusid jälgitakse tabelites
Igakuiseid tasusid arvutatakse tavaliselt korteri kohta, mõnikord pinnasuuruse või fikseeritud määra alusel. Kui arveid ja makseid sisestatakse käsitsi, tekivad vead ning elanikud hakkavad numbrites kahtlema.
Võlgnevused kasvavad märkamatult
Elanikule, kellel jääb üks makse vahele, on lihtne meelde tuletada. Elanikuga, kellel on vahele jäänud kuus makset, on vestlus juba keerulisem. Ilma korteripõhise jooksva saldota avastatakse võlad sageli liiga hilja.
Remonditaotlused kaovad vestlustesse
Grupivestluses teatatud toruleke võib tunni jooksul kattuda kümnete teiste sõnumitega. Keegi ei tea, kes selle käsile võttis, ja elanik küsib uuesti, sageli juba väiksema kannatlikkusega.
Elanikud tunnevad, et neid ei teavitata
Enamik elanike kaebusi ei puuduta remonti ennast, vaid teadmmatust toimuva suhtes. Nähtavuse puudumine tekitab umbusku haldusmeeskonna vastu.
Tabelid ja vestlused versus korteriühistu haldustarkvara
| Ülesanne | Tabelid ja vestlusgrupid | Korteriühistu haldustarkvara |
|---|---|---|
| Korterite ja omanike andmed | Üks tabel, sageli vananenud | Iga korteri kohta eraldi kirje koos seotud omanike ja elanikega |
| Igakuised tasud | Arvutatakse ja saadetakse käsitsi | Iga korteri kohta genereeritakse igakuised arved |
| Elanike võlgnevused | Arvutatakse välja siis, kui keegi küsib | Korteripõhiselt nähtav jooksev saldo |
| Hooldustaotlused | Sõnumid laiali eri vestlustes | Pöördumised koos oleku, vastutaja ja ajalooga |
| Uudised elanikele | Käsitsi vastused igale inimesele | Elanikud jälgivad oma pöördumiste olekut ise |
Igakuised tasud ja arveldus
Otsustage, kuidas tasusid arvutatakse – kas korteri pinnasuuruse, korteripõhise fikseeritud summa või nende kombinatsiooni alusel – ja pange reegel kirja. Seejärel laske süsteemil luua igakuiselt samal päeval arve iga korteri kohta. Iga makse registreeritakse arve vastu, nii et saldo uueneb automaatselt. Hoidke lisatasud, näiteks ühekordsed remondieraldised, eraldi arveridadena koos lühikese selgitusega, et elanikud mõistaksid, mille eest nad maksavad.
Elanike võlgnevuste õiglane haldamine
Õiglane võlgnevuste haldamise protsess on etteaimatav. Näiteks:
- Sõbralik meeldetuletus paar päeva pärast maksetähtaega.
- Teine meeldetuletus koos praeguse saldoga kahe kuni kolme nädala pärast.
- Halduri isiklik kõne või kohtumine, kui võlg saavutab kokkulepitud piirmäära.
- Kirjalik maksegraafik korteri juures, kui elanik vajab lisaaega.
- Eskaleerimine vastavalt ühistu reeglitele, kui graafikut ei järgita.
Samade sammude rakendamine kõigile väldib süüdistusi soosingus ning säästab haldurit ebameeldivatest improvisatsioonilistest vestlustest.
Hoolduspöördumised, mida elanikud saavad jälgida
Muutke iga päring, alates katkisest liftist kuni mürarikka naabri kaebuseni, pöördumiseks. Igal pöördumisel peaks olema kategooria, seotud korter või ühisala, vastutav isik, olek ja uuenduste ajalugu. Kui elanikud saavad oma pöördumiste olekut ise jälgida, ei pea nad haldurile helistama ega küsima ning halduril on olemas ülevaade sellest, mida ja millal tehti. Korduvaid töid, näiteks lifti hooldust, ühisalade koristust ja tuleohutuse kontrolle, saab planeerida ajastatud ülesannetena, et need kunagi ei ununeks.
Suhtlus elanikega
Hea korteriühistu suhtlus on lühike, regulaarne ja järjepidev. Kasutage teadaandeid kogu hoonet puudutavate uudiste puhul, nagu veekatkestused või üldkoosolekud, ning hoidke isiklikud küsimused, nagu võlgnevused või konkreetne remont, korteriga seotud otsesõnumites. Pidage koosolekute otsuste üle arvestust, et uued omanikud mõistaksid varasemaid valikuid. Kui soovite lisateavet inimeste automaatse teavitamise kohta, lugege, kuidas automaatika parandab kliendikogemust.
Kuidas korteriühistu haldustarkvara seadistada: samm-sammult
- Pange kirja iga korter. Märkige üles korpus, korrus, number ja suurus. See nimekiri on kõige muu alustala.
- Siduge omanikud ja elanikud. Lisage igale korterile omanikud, üürnikud ja kontaktandmed. Meie Excelist CRM-i ülemineku juhend on abiks, kui andmed on tabelarvutusfailides.
- Määrake tasude reeglid. Lepkige kokku, kuidas igakuiseid tasusid arvutatakse, ja sisestage need korterite kaupa.
- Sisestage algsaldod. Märkige üles praegused võlgnevused või ettemaksud, et saldod algaksid täpselt.
- Koostage esimesed igakuised arved. Kontrollige enne kõigile saatmist mõnda korterit käsitsi.
- Määratlege pöördumiste kategooriad. Näiteks sanitaartehnika, elekter, lift, koristus, turvalisus ja muu.
- Määrake vastutusalad. Otsustage, kes iga kategooriaga tegeleb ja kui kiiresti tuleks vastata.
- Kutsuge elanikud. Selgitage, kuidas nad saavad näha arveid ja jälgida oma pöördumisi.
- Vaadake iga kuu üle. Vaadake koos ühistu juhatusega iga kuu üle laekumised, võlgnevused ja avatud pöördumised.
Näitlik näide: hoone, mis asendab oma vestlusrühma
Kujutage ette umbes kaheksakümne korteriga elumaja, mida haldab osalise tööajaga haldur. Tasusid jälgiti tabelarvutusfailis ja remonditöödest teatati tiheda liiklusega vestlusrühmas. Pärast korteriühistu haldustarkvarale üleminekut saab iga korter igakuise arve, haldur näeb tasumata saldodega elanike nimekirja ning igast remondisoovist saab pöördumine, mida elanikud saavad jälgida. See on hüpoteetiline näide töövoo näitamiseks, mitte mõõdetud juhtumiuuring.
Kuidas seda LUA CRM-is teha
LUA CRM sisaldab korteriühistute lahendust hoone haldamiseks. See hõlmab kortereid, igakuiseid liikmemaksu arveid, elanike võlgnevusi ja pöördumisi, mida elanikud saavad rakenduses jälgida.
Korterid ja elanikud
Hoidke iga korteri juures selle omanikud ja elanikud, et haldur teaks alati, kellega ühendust võtta.
Igakuised arved ja võlgnevused
Esitage igakuiseid liikmemaksu arveid ja vaadake iga elaniku tasumata võlga ilma käsitsi arvutusteta.
Pöördumised
Registreerige hooldustaotlused pöördumistena, määrake need vastutajatele ja laske elanikel rakenduses edenemist jälgida.
Ülesanded ja automatiseerimine
Planeerige korduvaid hoonetöid ülesannetena ja kasutage meeldetuletuste jaoks automaatikat, et rutiinsed tööd ja järeltegevused ei jääks vahele. Ideede saamiseks vaadake meie äri automatiseerimise ülevaadet.
Mõõdikud, mida jälgida
Laekumiste määr
Kuu jooksul makstud tasud ÷ kuus arveldatud tasud.
Kogu tasumata võlgnevus
Kõikide korterite tasumata saldode summa, mida jälgitakse kuude kaupa.
Pöördumiste lahendamise aeg
Keskmine aeg pöördumise avamisest selle sulgemiseni kategooriate kaupa.
Avatud pöördumised
Iga nädala lõpus ikka veel avatud pöördumiste arv.
Korduma kippuvad küsimused
Hoonete haldurid, elanikud, korteriühistud ja kinnisvarahaldusettevõtted, mis haldavad ühte või mitut elumaja.
See sõltub süsteemist. LUA CRM-is saavad elanikud jälgida rakenduses enda avatud pöördumisi.
Kasutage kõigi puhul samasid meeldetuletussamme, pakkuge vajadusel kirjalikku maksegraafikut ja järgige ühistu kokkulepitud eskaleerimisreegleid.
Jah. Hoidke iga hoone koos selle korterite, tasude ja pöördumistega eraldi, et aruanded püsiksid lahus.
Korterite, omanike ja tasude reeglite sisestamine on tavaliselt kõige suurem töö. Kui see nimekiri on täpne, saab arvelduse ja pöördumiste haldamisega kiiresti alustada.
Kokkuvõte
Korteriühistu haldustarkvara annab hoonehalduritele selge ülevaate igast korterist, igast maksest ja igast remondist. Alustage täpsest eluruumide ja omanike nimekirjast, lisage igakuised arved ning õiglane võlgnevuste menetlus ja muutke remondisoovid pöördumisteks, mida elanikud saavad jälgida. Läbipaistvus on see, mis muudab pingelise hoone hästi toimivaks kogukonnaks.
.jpg)
.png)
