Yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramı bina menecerlərinə və mənzil mülkiyyətçiləri birliklərinə mənzilləri, mülkiyyətçiləri, aylıq xidmət haqlarını, borcları və texniki xidmət müraciətlərini vahid sistemdə saxlamağa kömək edir. Xidmət haqlarını cədvəldə izləmək, şikayətləri çat qrupunda toplamaq və gecikdirilmiş ödənişləri yaddaşda saxlamaq əvəzinə, menecer hər mənzili, hər qaiməni və hər açıq müraciəti bir baxışda görə bilir. Bu bələdçidə yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramının nə etdiyi, bina idarəçiliyinin adətən harada axsadığı, aylıq xidmət haqları, sakin borcları və texniki müraciətlərlə necə işləmək lazımdığı, sistemin addım-addım necə qurulacağı və hansı göstəricilərin izlənilməli olduğu izah edilir. Bu material bina menecerləri, mənzil mülkiyyətçiləri birlikləri və yaşayış binalarını idarə edən əmlak idarəetmə şirkətləri üçün nəzərdə tutulub.
Əsas məqamlar
- Yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramı mənzilləri, mülkiyyətçiləri və sakinləri xidmət haqları, ödənişlər və texniki müraciətlərlə əlaqələndirir.
- Aylıq xidmət haqqı qaimələri və sakin borclarının şəffaf görünüşü maliyyə baxımından sağlam binanın təməlidir.
- Texniki xidmət müraciətləri statusu, cavabdehi və sakinlərin izləyə biləcəyi yenilənmələri olan sorğular kimi daha effektiv işləyir.
- Davamlı və şəffaf ünsiyyət sakinlərlə idarəetmə komandası arasındakı münaqişələri azaldır.
- Mənzillərin və mülkiyyətçilərin dəqiq siyahısı ilə başlayın, sonra qaimə-faktura göndərilməsi, borc xatırlatmaları və sorğu iş axınlarını əlavə edin.
Yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramı nədir?
Yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramı yaşayış binasının ümumi tərəfini idarə etmək üçün nəzərdə tutulmuş bir sistemdir. Bu sistem binanın strukturunu (bloklar, mərtəbələr və mənzillər), hər mənzillə əlaqəli şəxsləri (mülkiyyətçilər, kirayəçilər və əlaqələndirici şəxslər), maliyyə tərəfini (aylıq xidmət haqları, qaimələr, ödənişlər və qalıq borclar) və əməliyyat tərəfini (texniki xidmət sorğuları, təmir işləri və elanlar) saxlayır. Bir çox menecer işə elektron cədvəllər və mesajlaşma tətbiqləri ilə başlayır. Bu, bir neçə mənzil üçün yararlı ola bilər, lakin mənzillərin sayı artdıqca, kimin üç aydır ödəniş etmədiyi və ya hansı təmir sorğularının hələ də açıq olduğu kimi sadə suallara cavab vermək çətinləşir.
Bina idarəetməsinin aksadığı məqamlar
Xidmət haqqı izləməsi elektron cədvəllərdə aparılır
Aylıq xidmət haqları adətən hər mənzil üzrə, bəzən sahəyə və ya sabit tarifə əsasən hesablanır. Qaimələr və ödənişlər əllə qeydə alındıqda səhvlər yaranır və sakinlərin rəqəmlərə şübhəsi başlayır.
Borc diqqətdən yayınaraq böyüyür
Bir ödənişi buraxan sakinə xatırlatmaq asandır. Altı ödənişi buraxan sakinlə danışmaq isə çətindir. Hər mənzil üzrə cari balans olmadıqda, borclar adətən çox gec aşkar edilir.
Təmir sorğuları çatlarda itir
Qrup çatında bildirilən su sızması bir saat ərzində onlarca mesajın altında qala bilər. Tapşırığı kimin götürdüyünü heç kim bilmir və sakin daha az səbirlə yenidən soruşur.
Sakinlər məlumatsız olduqlarını hiss edirlər
Sakinlərin şikayətlərinin çoxu təmirin özü ilə deyil, nə baş verdiyini bilməməklə bağlıdır. Şəffaflığın olmaması idarəetmə heyətinə qarşı inamsızlıq yaradır.
Elektron cədvəllər və çatlara qarşı yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramı
| Tapşırıq | Elektron cədvəllər və qrup çatları | Yaşayış binalarının idarə edilməsi proqramı |
|---|---|---|
| Mənzil və mülkiyyətçi qeydləri | Tək cədvəl, tez-tez köhnəlmiş | Mülkiyyətçilər və sakinlərlə əlaqələndirilmiş hər mənzil üçün ayrı qeyd |
| Aylıq xidmət haqları | Əllə hesablanır və göndərilir | Hər mənzil üçün avtomatik yaradılan aylıq qaimələr |
| Sakin borcu | Biri soruşduqda hesablanır | Hər mənzil üzrə görünən cari balans |
| Texniki xidmət sorğuları | Çatlara səpələnmiş mesajlar | Statusu, cavabdehi və tarixi olan sorğular |
| Sakinlərin məlumatlandırılması | Hər bir şəxsə əllə cavab verilməsi | Sakinlər öz sorğularının statusunu izləyirlər |
Aylıq xidmət haqları və qaimə-faktura hazırlanması
Xidmət haqlarının necə hesablanacağını (mənzil sahəsinə görə, mənzil başına sabit məbləğ və ya bunların kombinasiyası) müəyyənləşdirin və qaydanı qeydə alın. Sonra sistemin hər ayın eyni günündə hər bir mənzil üçün aylıq qaimə yaratmasına imkan verin. Hər ödəniş qaiməyə uyğun qeyd olunur, beləliklə balans avtomatik yenilənir. Bir dəfəlik təmir ödənişləri kimi əlavə xərcləri qısa izahla ayrı-ayrı qaimə sətirləri kimi saxlayın ki, sakinlələr nə üçün ödəniş etdiklərini başa düşsünlər.
Sakin borclarının ədalətli idarə olunması
Ədalətli borc idarəetmə prosesi öncədən proqnozlaşdırıla biləndir. Məsələn:
- Ödəniş müddəti bitdikdən bir neçə gün sonra səmimi bir xatırlatma.
- İki-üç həftə sonra cari balans göstərilməklə ikinci xatırlatma.
- Borc müəyyən olunmuş həddə çatdıqda menecer tərəfindən şəxsi zəng və ya görüş.
- Sakinə vaxt lazımdırsa, mənzil qeydiyyatına əlavə edilən yazılı ödəniş planı.
- Plana əməl olunmadıqda birlik qaydalarına uyğun rəsmi addımların atılması.
Eyni addımların hər kəsə tətbiq edilməsi tərəfkeşlik ittihamlarının qarşısını alır və meneceri narahat, hazırlıqsız danışıqlardan qoruyur.
Sakinlərin izləyə biləcəyi texniki xidmət sorğuları
Xarab olmuş liftdən tutmuş küy salan qonşu şikayətinə kadar hər bir müraciəti sorğuya çevirin. Hər bir sorğunun kateqoriyası, aid olduğu mənzil və ya ümumi sahəsi, cavabdeh şəxsi, statusu və yenilənmə tarixi olmalıdır. Sakinlər öz sorğularının statusunu izləyə bildikdə, artıq soruşmaq üçün menecerə zəng etməyə ehtiyac qalmır və menecer nəyin nə vaxt edildiyinə dair qeydlərə sahib olur. Liftə texniki xidmət, ümumi sahələrin təmizlənməsi və yanğın təhlükəsizliyi yoxlamaları kimi təkrarlanan işlər cədvəl üzrə tapşırıqlar kimi planlaşdırıla bilsin ki, heç vaxt unudulmasın.
Sakinlərlə ünsiyyət
Yaxşı bina kommunikasiyası qısa, müntəzəm və ardıcıl olur. Suyun kəsilməsi və ya ümumi yığıncaqlar kimi bütün bina üçün olan xəbərlər üçün elanlardan istifadə edin, borc və ya konkret təmir kimi şəxsi məsələləri isə mənzilə bağlı birbaşa mesajlarda saxlayın. İclas qərarlarının qeydiyyatını aparın ki, yeni mülkiyyətçilər keçmiş qərarları anlaya bilsinlər. İnsanları avtomatik şəkildə məlumatlandırmaq haqqında daha çox öyrənmək istəyirsinizsə, avtomatlaşdırmanın müştəri təcrübəsini necə yaxşılaşdırdığı haqqında oxuyun.
Bina idarəetmə proqram təminatını necə quraşdırmaq olar: addım-addım
- Hər bir mənzili siyahıya alın. Blok, mərtəbə, nömrə və sahəni qeyd edin. Bu siyahı digər hər şeyin təməlidir.
- Mülkiyyətçiləri və sakinləri bağlayın. Hər bir mənzilə mülkiyyətçiləri, icarəçiləri və əlaqə məlumatlarını əlavə edin. Məlumatlar cədvəllərdə olduqda Excel-dən CRM-ə miqrasiya təlimatımız kömək edir.
- Haqq qaydalarını təyin edin. Aylıq haqqın necə hesablanacağını razılaşdırın və onları mənzil üzrə daxil edin.
- İlkin balansları daxil edin. Balansların dəqiq başlaması üçün cari borcları və ya əvvəlcədən ödənişləri qeyd edin.
- İlk aylıq hesab-fakturaları yaradın. Hər kəsə göndərməzdən əvvəl bir neçə mənzili əl ilə yoxlayın.
- Sorğu kateqoriyalarını müəyyən edin. Məsələn santexnika, elektrik, lift, təmizlik, təhlükəsizlik və digər.
- Məsul şəxsləri təyin edin. Hər kateqoriyanı kimin idarə edəcəyini və nə qədər tez cavab verməli olduqlarını müəyyənləşdirin.
- Sakinləri dəvət edin. Hesab-fakturaları necə görə biləcəklərini və sorğularını necə izləyə biləcəklərini izah edin.
- Hər ay nəzərdən keçirin. Hər ay şura ilə birlikdə yığımlara, borclara və açıq sorğulara baxın.
Əyani misal: çat qrupunu əvəz edən bina
Təxminən səksən mənzili olan və yarımştat inzibatçı tərəfindən idarə olunan yaşayış binasını təsəvvür edin. Haqlar cədvəldə izlənilirdi, təmirlər isə məşğul bir çat qrupunda bildirilirdi. Bina idarəetmə proqramına keçdikdən sonra hər bir mənzil aylıq hesab-faktura alır, inzibatçı ödənilməmiş balansı olan sakinlərin siyahısını görür və hər bir təmir sorğusu sakinlərin izləyə biləcəyi bir müraciətə çevrilir. Bu, iş prosesini göstərmək üçün fərziyyəvi bir nümunədir, ölçülmüş kays-stadi (nümunə araşdırması) deyil.
LUA CRM-də bunu necə etmək olar
LUA CRM binaların idarə edilməsi üçün mənzil kompleksi həllini əhatə edir. Bu həll mənzilləri, aylıq üzvlük hesab-fakturalarını, sakin borclarını və sakinlərin tətbiqdə izlədiyi sorğuları əhatə edir.
Mənzillər və sakinləri
Hər mənzili mülkiyyətçiləri və sakinləri ilə saxlayın ki, menecer kiminlə əlaqə saxlayacağını həmişə bilsin.
Aylıq hesab-fakturalar və borc
Əl ilə hesablamalar aparmadan aylıq üzvlük hesab-fakturaları təqdim edin və hər bir sakinin ödənilməmiş borcunu görün.
Sorğular
Xidmət sorğularını bilet/müraciət kimi qeyd edin, onları təyin edin və sakinlərə tətbiqdə irəliləyişi izləməyə imkan verin.
Tapşırıqlar və avtomatlaşdırma
Dövri bina işlərini tapşırıq kimi planlaşdırın və xatırlatmalar üçün avtomatlaşdırmadan istifadə edin ki, rutin işlər və izləmələr buraxılmasın. İdeyalar üçün biznesin avtomatlaşdırılması icmalımıza baxın.
İzlənilməli göstəricilər
Yığım faizi
Ay ərzində ödənilmiş haqlar ÷ ay ərzində hesablanmış haqlar.
Ümumi ödənilməmiş borc
Bütün mənzillər üzrə ödənilməmiş balansların cəmi, aylar üzrə izlənilir.
Sorğunun həlli müddəti
Kateqoriya üzrə sorğunun açılmasından bağlanmasına qədər keçən orta vaxt.
Açıq sorğular
Hər həftənin sonunda hələ də açıq olan sorğuların sayı.
Tez-tez verilən suallar
Bina menecerləri, sakinlər, mənzil mülkiyyətçilərinin cəmiyyətləri və bir və ya bir neçə yaşayış binasını idarə edən əmlak idarəetmə şirkətləri.
Bu, sistemdən asılıdır. LUA CRM-də sakinlər tətbiqdə açdıqları sorğuları izləyə bilərlər.
Hər kəs üçün eyni xatırlatma addımlarından istifadə edin, uyğun gəldikdə yazılı ödəniş planı təklif edin və cəmiyyət tərəfindən razılaşdırılmış eskalasiya qaydalarına əməl edin.
Bəli. Hesabatların ayrı qalması üçün hər binanı öz mənzilləri, haqları və sorğuları ilə saxlayın.
Mənzilləri, mülkiyyətçiləri və haqq qaydalarını daxil etmək adətən ən böyük işdir. Siyahı dəqiq olduqdan sonra hesab-faktura və sorğu prosesləri tez bir zamanda başlaya bilər.
Nəticə
Bina idarəetmə proqram təminatı bina menecerlərinə hər bir mənzil, hər bir ödəniş və hər bir təmir haqqında aydın mənzərə təqdim edir. Dəqiq mənzil və mülkiyyətçi siyahısı ilə başlayın, aylıq hesab-fakturaları və ədalətli borc prosesini əlavə edin və təmir sorğularını sakinlərin izləyə biləcəyi müraciətlərə çevirin. Şəffaflıq gərgin bir binanı yaxşı idarə olunan bir icmaya çevirən amildir.
Brauzerinizdə bir pulsuz qaimə generatoru hazırlayın. Hesab tələb olunmur və qaralama bu cihazda qalır.
.jpg)
.png)
