Кондоминиумды басқару бағдарламасы ғимарат менеджерлері мен тұрғындар бірлестіктеріне пәтерлерді, меншік иелерін, ай сайынғы төлемдерді, берешектерді және техникалық қызмет көрсету сұраныстарын бір ортақ жүйеде ұстауға көмектеседі. Мүшелік жарналарды кестеде бақылаудың, шағымдарды чат тобында жинаудың және мерзімі өткен төлемдерді жадында сақтап іздеудің орнына, менеджер әрбір блокты, әрбір шот-фактураны және әрбір ашық өтінімді бір қарағаннан көре алады. Бұл нұсқаулықта кондоминиумды басқару бағдарламалық құралы не істейтіні, ғимаратты басқару әдетте қай жерде ақсайтыны, ай сайынғы төлемдерді, тұрғындардың қарызын және техникалық қызмет көрсету өтінімдерін қалай өңдеу керектігі, жүйені қадам бойынша қалай баптау керектігі және қандай көрсеткіштерді бақылау керектігі түсіндіріледі. Бұл кондоминиум менеджерлеріне, үй иелері мен тұрғындар бірлестіктеріне және тұрғын үйлерді басқаратын мүлікті басқарушы компанияларға арналған.
Негізгі тұжырымдар
- Кондоминиумды басқару бағдарламасы пәтерлерді, меншік иелерін және тұрғындарды жарналармен, төлемдермен және техникалық қызмет көрсету өтінімдерімен байланыстырады.
- Ай сайынғы жарна шот-фактуралары және тұрғындар қарызының анық көрінісі — ғимараттың қаржылық саулығының негізі.
- Техникалық қызмет көрсету сұраныстары тұрғындар бақылай алатын мәртебесі, жауапты тұлғасы және жаңартулары бар өтінімдер ретінде жақсы жұмыс істейді.
- Тұрақты, ашық коммуникация тұрғындар мен басқару тобы арасындағы жанжалдарды азайтады.
- Пәтерлер мен меншік иелерінің нақты тізімінен бастаңыз, содан кейін шот-фактураларды ұсынуды, қарыз туралы ескертулерді және өтінімдердің жұмыс үдерістерін қосыңыз.
Кондоминиумды басқару бағдарламасы деген не?
Кондоминиумды басқару бағдарламасы — тұрғын үйдің ортақ бөлігін басқаруға арналған жүйе. Ол ғимарат құрылымын (блоктар, қабаттар және пәтерлер), әр пәтерге байланысты адамдарды (меншік иелері, жалға алушылар және байланыс тұлғалары), қаржылық жағын (ай сайынғы төлемдер, шот-фактуралар, төлемдер және төленбеген қалдықтар) және операциялық жағын (техникалық қызмет көрсету сұраныстары, жөндеу жұмыстары мен хабарландырулар) сақтайды. Көптеген менеджерлер электрондық кестелерден және мессенджерлерден бастайды. Бұл бірнеше пәтер үшін тиімді, бірақ пәтерлер саны өскен сайын, кімнің үш ай бойы төлемегені немесе қай жөндеу сұраныстары әлі ашық тұрғаны сияқты қарапайым сұрақтарға жауап беру қиындайды.
Кондоминиумды басқару қай жерде ақсайды
Төлемдерді бақылау электрондық кестелерде жүргізіледі
Ай сайынғы төлемдер әдетте әр пәтер бойынша есептеледі, кейде көлеміне немесе бекітілген тарифке негізделеді. Шот-фактуралар мен төлемдер қолмен жазылған кезде қателіктер кетеді және тұрғындар сандарға күмән келтіре бастайды.
Қарыз байқалмай өседі
Бір төлемді өткізіп алған тұрғынға ескерту жасау оңай. Ал алты төлемді өткізіп алған тұрғынмен сөйлесу қиын. Әр пәтер бойынша ағымдағы баланс болмаса, қарыздар көбінесе тым кеш анықталады.
Жөндеу сұраныстары чаттарда жоғалып кетеді
Топтық чатта хабарланған құбырдың ағуы бір сағаттың ішінде ондаған хабарламалардың астында қалып қоюы мүмкін. Жұмысты кім қолға алғанын ешкім білмейді және тұрғын қайтадан сұрайды, көбінесе сабырсыздана түседі.
Тұрғындар ақпаратсыз қалғандай сезінеді
Тұрғындардың көптеген шағымдары жөндеудің өзіне емес, не болып жатқанын білмеуіне байланысты. Жағдайдың белгісіздігі басқару тобына деген сенімсіздікті тудырады.
Электрондық кестелер мен чаттар кондоминиумды басқару бағдарламасына қарсы
| Тапсырма | Электрондық кестелер мен топтық чаттар | Кондоминиумды басқару бағдарламасы |
|---|---|---|
| Пәтер және меншік иесі туралы жазбалар | Беттердің бірі, көбінесе ескірген | Байланыстырылған меншік иелері мен тұрғындары бар әр пәтерге арналған жазба |
| Ай сайынғы төлемдер | Қолмен есептеледі және жіберіледі | Әр пәтер үшін ай сайынғы шот-фактуралар жасалады |
| Тұрғындардың қарызы | Биреу сұрағанда ғана есептеледі | Әр пәтер бойынша ағымдағы баланс көрініп тұрады |
| Техникалық қызмет көрсету сұраныстары | Хабарламалар чаттарда шашырап жүреді | Мәртебесі, жауапты тұлғасы және тарихы бар өтінімдер |
| Тұрғындарды жаңартулар туралы хабарландыру | Әр адамға қолмен жауап беру | Тұрғындар өз өтінімдерінің мәртебесін бақылайды |
Ай сайынғы төлемдер және шот-фактураны ұсыну
Төлемдердің қалай есептелетінін шешіңіз (пәтер көлемі бойынша ма, әр блок үшін белгіленген сома ма, әлде комбинация ма) және ережені жазып қойыңыз. Содан кейін жүйеге ай сайын бір күні әр пәтер үшін ай сайынғы шот-фактура жасауға мүмкіндік беріңіз. Әрбір төлем шот-фактураға қарсы тіркеледі, сондықтан баланс өздігінен жаңартылады. Бір реттік жөндеу жарналары сияқты қосымша төлемдерді тұрғындар не үшін төлеп жатқанын түсінуі үшін қысқаша түсініктемесі бар бөлек шот-фактура жолдары ретінде сақтаңыз.
Тұрғындардың қарызын әділ басқару
Қарызды басқарудың әділ процесі болжамды болып табылады. Мысалы:
- Төлеу мерзімі өткеннен кейін бірнеше күн өткен соң достық ескерту.
- Екі-үш аптадан кейін ағымдағы балансы бар екінші ескерту.
- Қарыз келісілген шекке жеткенде менеджердің жеке қоңырауы немесе кездесуі.
- Егер тұрғынға уақыт қажет болса, пәтерге тіркелген жазбаша төлем жоспары.
- Жоспар орындалмаған жағдайда бірлестік ережелеріне сәйкес шараларды күшейту.
Барлығына бірдей қадамдарды қолдану бұра тартып алауыздық тудыру айыптауларынан аулақ болуға көмектеседі және менеджерді ыңғайсыз импровизацияланған әңгімелерден сақтайды.
Тұрғындар бақылай алатын техникалық қызмет көрсету өтінімдері
Бұзылған лифттен бастап шулы көршіге шағымдануға дейінгі әрбір сұранысты өтінімге (тикетке) айналдырыңыз. Әрбір өтінімнің санаты, қатысты пәтері немесе ортақ аумағы, жауапты тұлғасы, мәртебесі және жаңартулар тарихы болуы керек. Тұрғындар өз өтінімдерінің мәртебесін бақылай алған кезде, оларға менеджерге қоңырау шалып сұраудың қажеті болмайды, ал менеджерде не қашан жасалғаны туралы жазба болады. Лифтке қызмет көрсету, ортақ аумақтарды тазалау және өрт қауіпсіздігін тексеру сияқты қайталанатын жұмыстарды ешқашан ұмытылмайтындай етіп жоспарланған тапсырмалар ретінде жоспарлауға болады.
Тұрғындармен байланыс
Кондоминиумдағы жақсы қарым-қатынас қысқа, тұрақты және жүйелі болады. Суды өшіру немесе жалпы жиналыстар сияқты бүкіл үйге қатысты жаңалықтар үшін хабарландыруларды пайдаланыңыз, ал қарыз немесе белгілі бір жөндеу сияқты жеке мәселелерді пәтерге байланған тікелей хабарламаларда ұстаңыз. Жаңа үй иелері бұрынғы шешімдерді түсінуі үшін жиналыс шешімдерінің есебін жүргізіңіз. Адамдарды автоматты түрде хабардар ету туралы көбірек білгіңіз келсе, автоматтандыру тұтынушылар тәжірибесін қалай жақсартатынын оқыңыз.
Кондоминиумды басқару бағдарламалық құралын қалай баптау керек: қадамдық нұсқаулық
- Әрбір пәтерді тізімдеңіз. Блокты, қабатты, нөмірді және ауданды жазыңыз. Бұл тізім қалғанның бәрінің негізі болып табылады.
- Иелері мен тұрғындарды байланыстырыңыз. Әрбір пәтерге иелерін, жалға алушыларды және байланыс деректерін қосыңыз. Деректер кестелерде болған кезде біздің Excel-ден CRM-ге көшу нұсқаулығы көмектеседі.
- Жарна ережелерін белгілеңіз. Айлық жарналардың қалай есептелетінін келісіп, оларды әр пәтер бойынша енгізіңіз.
- Бастапқы қалдықтарды енгізіңіз. Қалдықтар дәл басталуы үшін ағымдағы қарыздарды немесе алдын ала төлемдерді тіркеңіз.
- Алғашқы айлық шот-фактураларды жасаңыз. Барлығына жібермес бұрын бірнеше пәтерді қолмен тексеріңіз.
- Тикет санаттарын анықтаңыз. Мысалы, сантехника, электр, лифт, тазалау, қауіпсіздік және басқалар.
- Жауапкершіліктерді жүктеңіз. Әр санатты кім жүргізетінін және олар қаншалықты жылдам жауап беруі керектігін шешіңіз.
- Тұрғындарды шақырыңыз. Олардың шот-фактураларды қалай көре алатынын және өтінімдерін (тикеттерін) қалай бақылай алатынын түсіндіріңіз.
- Ай сайын қарап отырыңыз. Тұрғын үй кооперативі басқармасымен бірге ай сайын жиналған қаражатты, қарыздарды және ашық өтінімдерді қарап шығыңыз.
Көрнекі мысал: чат тобын алмастыратын ғимарат
Қосымша жұмыс істейтін администратор басқаратын, айналасында сексен пәтері бар тұрғын үйді елестетіп көріңіз. Жарналар кестеде бақыланып, жөндеу жұмыстары қарбалас чат тобында хабарланатын. Кондоминиумды басқару бағдарламалық құралына көшкеннен кейін, әрбір пәтер ай сайынғы шот-фактураны алады, администратор мерзімі өткен қарыздары бар тұрғындардың тізімін көреді және жөндеуге арналған әрбір сұраныс тұрғындар бақылай алатын тикетке айналады. Бұл кейс-стади емес, жұмыс процесін көрсетуге арналған гипотетикалық мысал.
LUA CRM жүйесінде бұны қалай жасауға болады
LUA CRM-де ғимаратты басқаруға арналған кондоминиум шешімі бар. Ол пәтерлерді, ай сайынғы мүшелік шот-фактураларды, тұрғындардың қарыздарын және тұрғындар қолданбада бақылайтын тикеттерді қамтиды.
Пәтерлер мен тұрғындар
Менеджер әрқашан кіммен хабарласу керектігін білуі үшін әрбір пәтерді оның иелерімен және тұрғындарымен бірге сақтаңыз.
Ай сайынғы шот-фактуралар мен қарыздар
Ай сайынғы мүшелік шот-фактураларды беріңіз және қолмен есептеусіз әрбір тұрғынның мерзімі өткен қарызын көріңіз.
Тикеттер
Тексеру және жөндеу сұрауларын тикет ретінде тіркеңіз, оларды жүктеңіз және тұрғындарға қолданбадағы орындалу барысын бақылауға мүмкіндік беріңіз.
Тапсырмалар және автоматтандыру
Ғимараттағы қайталанатын жұмыстарды тапсырма ретінде жоспарлаңыз және ескертулер үшін автоматтандыруды пайдаланыңыз, сонда күнделікті жұмыстар мен кейінгі әрекеттер өткізіп алынмайды. Идеялар алу үшін біздің бизнесті автоматтандыру шолуын қараңыз.
Бақылауға арналған метрикалар
Жиналу көрсеткіші
Ай ішінде төленген жарналар ÷ ай ішінде шот ұсынылған жарналар.
Жалпы төленбеген қарыз
Барлық пәтерлер бойынша төленбеген қалдықтардың ай сайын бақыланатын сомасы.
Тикеттерді шешу уақыты
Санат бойынша тикеттің ашылуынан жабылуына дейінгі орташа уақыт.
Ашық тикеттер
Әр аптаның соңында әлі ашық тұрған тикеттер саны.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бір немесе бірнеше тұрғын үйді басқаратын ғимарат менеджерлері, тұрғындар мен мүлік иелерінің қауымдастықтары және мүлікті басқарушы компаниялар.
Бұл жүйеге байланысты. LUA CRM жүйесінде тұрғындар қолданбада өздері ашқан тикеттерін бақылай алады.
Барлығына бірдей ескерту қадамдарын қолданыңыз, қажет болған жағдайда жазбаша төлем жоспарын ұсыныңыз және қауымдастықпен келісілген өршіту (эскалация) ережелерін орындаңыз.
Иә. Есептер бөлек болуы үшін әрбір ғимаратты өзінің пәтерлерімен, жарналарымен және тикеттерімен бөлек ұстаңыз.
Пәтерлерді, иелерін және жарна ережелерін енгізу әдетте ең үлкен жұмыс болып табылады. Тізім дәл болғаннан кейін, шот-фактураларды беру мен тикеттерді жүргізуді тез бастауға болады.
Қорытынды
Кондоминиумды басқару бағдарламалық құралы ғимарат менеджерлеріне әрбір пәтер, әрбір төлем және әрбір жөндеу туралы анық көрініс береді. Нысандар мен иелердің дәл тізімінен бастаңыз, ай сайынғы шот-фактураларды және әділ қарыз процесін қосыңыз және жөндеу сұраныстарын тұрғындар бақылай алатын тикеттерге айналдырыңыз. Ашықтық — бұл стресті ғимаратты жақсы басқарылатын қауымдастыққа айналдыратын нәрсе.
.jpg)
.png)
