Ի՞նչ է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը (BPA)։ Ամբողջական ուղեցույց

Յուրաքանչյուր հաջողակ բիզնես կախված է հարյուրավոր ամենօրյա գործընթացներից։ Աշխատակիցները պատասխանում են հաճախորդներին, հանձնարարում են առաջադրանքներ, հաստատում են հարցումներ, ստեղծում են հաշիվ-ապրանքագրեր, թարմացնում են գրառումները, պատրաստում են հաշվետվություններ, կառավարում են նախագծեր և համակարգում են աշխատանքը տարբեր բաժինների միջև։ Երբ այս գործողությունները արդյունավետ կերպով կազմակերպված են, բիզնեսները սահուն են գործում։ Երբ դրանք ամբողջությամբ կախված են ձեռքով աշխատանքից, գործառնական բարդությունը մեծանում է, և արտադրողականությունը սկսում է նվազել։

Ընկերությունների աճին զուգընթաց, ձեռքով կատարվող գործընթացները դառնում են ավելի ու ավելի դժվար կառավարելի։ Տեղեկատվությունը ցրվում է աղյուսակների, էլ․ նամակների, հաղորդագրությունների հավելվածների, փաստաթղթերի և իրարից անջատ ծրագրային ապահովումների միջև։ Աշխատակիցները արժեքավոր ժամանակ են ծախսում թարմացումներ փնտրելու, նույն տեղեկատվությունը մի քանի համակարգեր մուտքագրելու, հաստատումներ պահանջելու և անավարտ առաջադրանքներին հետևելու վրա։

Ահա թե ինչու է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը դառնում էական։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը թույլ է տալիս կազմակերպություններին ավտոմատացնել կրկնվող գործողությունները, ստանդարտացնել գործառնական աշխատանքային հոսքերը, նվազեցնել սխալները և բարելավել համագործակցությունը թիմերի միջև։ Փոխանակ ապավինելու աշխատակիցներին՝ յուրաքանչյուր քայլը հիշելու համար, բիզնեսները ստեղծում են կառուցվածքային գործընթացներ, որոնք ավտոմատ կերպով կատարում են առաջադրանքները՝ հիմնվելով նախապես սահմանված կանոնների և պայմանների վրա։

Ժամանակակից բիզնես գործընթացների ավտոմատացման հարթակները միավորում են աշխատանքային հոսքերի կառավարումը, CRM-ը, ERP-ն, առաջադրանքների կառավարումը, հաշվետվությունները, ինտեգրումները, վերլուծությունները և արհեստական բանականությունը մեկ կենտրոնացված միջավայրում։

Փոխանակ ավտոմատացնելու միայն առանձին առաջադրանքներ, կազմակերպությունները կարող են ավտոմատացնել ամբողջական բիզնես գործընթացներ վաճառքի, ֆինանսների, հաճախորդների սպասարկման, մարդկային ռեսուրսների, մարքեթինգի, պաշարների, գնումների և գործառնությունների ոլորտներում։

Անկախ նրանից, թե դուք կառավարում եք հաճախորդների ներգրավումը, հաշիվ-ապրանքագրերի հաստատումները, աշխատակիցների հարցումները, վաճառքի հնարավորությունները, սպասարկման հայտերը, պաշարների տեղաշարժը, թե ներքին նախագծերը, բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը ապահովում է կայուն աճի համար պահանջվող գործառնական կառուցվածքը։

Ի՞նչ է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը, որը հայտնի է որպես BPA, տեխնոլոգիայի կիրառումն է՝ կրկնվող և կառուցվածքային բիզնես գործընթացները նվազագույն ձեռքով միջամտությամբ ավտոմատացնելու համար։

Փոխանակ աշխատակիցների կողմից յուրաքանչյուր գործողություն ձեռքով կատարելու, ավտոմատացման ծրագրակազմը կատարում է նախապես սահմանված գործողություններ՝ հիմնվելով որոշակի խթանիչների, կանոնների և պայմանների վրա։

Այս գործողությունները կարող են ներառել առաջադրանքների հանձնարարում, էլ․ նամակների ուղարկում, հաստատումների պահանջում, գրառումների թարմացում, փաստաթղթերի ստեղծում, հիշեցումների ստեղծում, կարգավիճակների փոփոխում, տվյալների համաժամեցում, հաշվետվությունների պատրաստում կամ լրացուցիչ աշխատանքային հոսքերի գործարկում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման նպատակը պարզապես առաջադրանքներն ավելի արագ կատարելը չէ։

Դրա ավելի լայն նպատակն է ստեղծել հետևողական, կանխատեսելի, չափելի և ընդլայնվող բիզնես գործառնություններ։

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն արդեն իսկ գործում է բիզնես գործընթացների միջոցով, անկախ նրանից՝ այդ գործընթացները փաստաթղթավորված են, թե ոչ։

Պոտենցիալ հաճախորդների որակավորումը, հաճախորդների ներգրավումը, գնումները, հաշիվ-ապրանքագրերի հաստատումը, աշխատակիցների հավաքագրումը, պաշարների համալրումը, հաճախորդների սպասարկումը, պայմանագրերի կառավարումը և ֆինանսական հաշվետվությունները բիզնես գործընթացների օրինակներ են։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը այս գործողությունները ձեռքով համակարգվող ընթացակարգերից վերածում է կառուցվածքային թվային համակարգերի։

Ինչու է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը կարևոր

Շատ գործառնական խնդիրներ պայմանավորված չեն աշխատակիցներով։ Դրանք պայմանավորված են անարդյունավետ գործընթացներով։

Երբ պարտականությունները պարզ չեն, տեղեկատվությունը պահվում է բազմաթիվ համակարգերում, հաստատումները կախված են էլ․ նամակագրությունից, և առաջադրանքները հետևվում են ձեռքով, արտադրողականությունը բնականաբար նվազում է։

Աշխատակիցները կարող են մոռանալ կարևոր հետագա գործողությունների մասին, ղեկավարները կարող են չնկատել ուշացումները, և հաճախորդները կարող են սպասվածից ավելի երկար սպասել պատասխանների։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը լուծում է այս խնդիրները՝ ներդնելով հստակ կանոններ և կառուցվածքային կատարում։

Առաջադրանքները կարող են ավտոմատ կերպով հանձնարարվել։ Ծանուցումները կարող են ուղարկվել վերջնաժամկետներից առաջ։ Հաստատումները կարող են ուղղորդվել ճիշտ ղեկավարին։ Հաճախորդների գրառումները կարող են թարմացվել առանց ձեռքով տվյալների մուտքագրման։ Հաշվետվությունները կարող են ստեղծվել՝ օգտագործելով իրական ժամանակի տեղեկատվություն։

Արդյունքում, աշխատակիցները ավելի քիչ ժամանակ են ծախսում գործընթացները համակարգելու վրա և ավելի շատ ժամանակ՝ իմաստալից աշխատանք կատարելու վրա։

Ղեկավարները նաև ավելի մեծ տեսանելիություն են ստանում գործառնական արդյունավետության վերաբերյալ, քանի որ յուրաքանչյուր գործողություն գրանցվում և չափվում է։

Ընդհանուր բիզնես խնդիրներ, որոնք լուծում է BPA-ն

Աճող բիզնեսները հաճախ բախվում են նմանատիպ գործառնական մարտահրավերների՝ անկախ իրենց ոլորտից։

Աշխատակիցները բազմիցս մուտքագրում են նույն տեղեկատվությունը մի քանի հավելվածներում։

Հաստատումները ուշանում են, քանի որ հարցումները թաղված են էլ․ նամակագրության կամ հաղորդագրությունների հավելվածների մեջ։

Հաճախորդների հարցումները մնում են անպատասխան, քանի որ պատասխանատվությունը պարզ չէ։

Ղեկավարները ժամեր են ծախսում կարգավիճակի թարմացումներ պահանջելու վրա՝ իրական ժամանակի տեղեկատվությունը վերանայելու փոխարեն։

Առաջադրանքները մոռացվում են, քանի որ աշխատակիցները ապավինում են անձնական հիշեցումներին կամ աղյուսակներին։

Բաժիններն օգտագործում են տարբեր համակարգեր, ինչը դժվարացնում է համագործակցությունը և տեղեկատվության փոխանակումը։

Հաշվետվությունները պահանջում են զգալի ձեռքով ջանքեր և հաճախ պարունակում են հնացած տվյալներ մինչև դրանց ավարտը։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը նվազեցնում է այս խնդիրները՝ միացնելով առաջադրանքները, մարդկանց, տվյալները և համակարգերը ստանդարտացված աշխատանքային հոսքերի միջոցով։

Ինչպես է աշխատում բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը

Յուրաքանչյուր ավտոմատացված բիզնես գործընթաց սկսվում է խթանիչից (trigger)։

Խթանիչը իրադարձություն է, որը սկսում է ավտոմատացված գործընթացը։

Օրինակ, հաճախորդը կարող է լրացնել կայքի ձևաթուղթ, կարող է ստեղծվել նոր պոտենցիալ հաճախորդ, գործարքը կարող է հասնել որոշակի փուլի, կարող է ստացվել հաշիվ-ապրանքագիր, աշխատակիցը կարող է արձակուրդի դիմում ներկայացնել, կամ պաշարները կարող են իջնել նվազագույն քանակից։

Երբ խթանիչը տեղի է ունենում, նախապես սահմանված ավտոմատացման կանոնները որոշում են, թե ինչ պետք է տեղի ունենա հաջորդիվ։

Համակարգը կարող է հանձնարարել առաջադրանք, ծանուցել աշխատակցին, պահանջել հաստատում, ստեղծել փաստաթուղթ, ուղարկել էլ․ նամակ, թարմացնել CRM գրառումը, հաշվարկել արժեք կամ գործընթացը տեղափոխել մեկ այլ փուլ։

Ավտոմատացումը կարող է նաև ներառել պայմաններ։

Օրինակ, զեղչի հարցումը կարող է պահանջել ղեկավարի հաստատում միայն այն դեպքում, երբ զեղչը գերազանցում է նախապես սահմանված տոկոսը։

Սպասարկման հայտը կարող է ավտոմատ կերպով բարձրացվել, երբ այն մնում է անպատասխան որոշակի ժամանակահատվածում։

Պաշարների հարցումը կարող է ավտոմատ կերպով ստեղծվել, երբ առկա պաշարները իջնում են պահանջվող մակարդակից։

Յուրաքանչյուր գործողություն գրանցվում է, ինչը թույլ է տալիս ղեկավարներին վերահսկել գործընթացը և բացահայտել բարելավման հնարավորությունները։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման հիմնական բաղադրիչները

Արդյունավետ բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը սովորաբար ներառում է մի քանի փոխկապակցված բաղադրիչներ։

Խթանիչները սկսում են գործընթացը, երբ տեղի է ունենում որոշակի իրադարձություն։

Բիզնես կանոնները սահմանում են, թե ինչպես պետք է համակարգը արձագանքի։

Պայմանները որոշում են, թե որ ուղով պետք է ընթանա գործընթացը։

Առաջադրանքները սահմանում են այն գործողությունները, որոնք պետք է կատարեն աշխատակիցները կամ համակարգերը։

Հաստատումները ապահովում են, որ կարևոր որոշումները վերանայվեն լիազորված աշխատակիցների կողմից։

Ծանուցումները տեղեկացնում են մասնակիցներին նոր առաջադրանքների, վերջնաժամկետների, կարգավիճակի փոփոխությունների կամ պահանջվող գործողությունների մասին։

Ինտեգրումները միացնում են ավտոմատացված գործընթացը արտաքին հավելվածների և տվյալների աղբյուրների հետ։

Հաշվետվությունները և վահանակները ապահովում են տեսանելիություն արդյունավետության, ուշացումների, ավարտման տոկոսների և խոչընդոտների վերաբերյալ։

Երբ այս բաղադրիչները գործում են միասին, բիզնեսները ստանում են լիարժեք վերահսկողություն բարդ գործառնական գործընթացների նկատմամբ։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման օրինակներ

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը կարող է կիրառվել կազմակերպության յուրաքանչյուր բաժնում։

Վաճառքի թիմերը կարող են ավտոմատացնել պոտենցիալ հաճախորդների հանձնարարումը, որակավորումը, հետագա գործողությունների հիշեցումները, առաջարկների պատրաստումը, զեղչերի հաստատումները և հաճախորդների ներգրավումը։

Հաճախորդների սպասարկման բաժինները կարող են ավտոմատացնել հայտերի հանձնարարումը, SLA-ի մոնիթորինգը, բարձրացման կանոնները, հաճախորդների ծանուցումները և բավարարվածության հարցումները։

Ֆինանսական թիմերը կարող են ավտոմատացնել հաշիվ-ապրանքագրերի հաստատումները, վճարման հարցումները, ծախսերի հաշվետվությունները, պարբերական վճարումները, փաստաթղթերի ստեղծումը և ֆինանսական հաշվետվությունները։

Մարդկային ռեսուրսների թիմերը կարող են ավտոմատացնել հավաքագրումը, հարցազրույցների պլանավորումը, աշխատակիցների ներգրավումը, արձակուրդի հարցումները, կատարողականի գնահատումները և աշխատանքից ազատումը։

Մարքեթինգի բաժինները կարող են ավտոմատացնել պոտենցիալ հաճախորդների զարգացումը, արշավների հաստատումները, էլ․ նամակների հաջորդականությունները, լսարանի սեգմենտավորումը, հրապարակումների ժամանակացույցերը և կատարողականի հաշվետվությունները։

Գործառնությունների թիմերը կարող են ավտոմատացնել գնումները, պաշարների համալրումը, մատակարարների հարցումները, որակի վերահսկողությունը, սպասարկման պլանավորումը և ներքին հաստատումները։

Նախագծային թիմերը կարող են ավտոմատացնել առաջադրանքների ստեղծումը, պատասխանատվության հանձնարարումը, վերջնաժամկետների հիշեցումները, կարգավիճակի փոփոխությունները և նախագծի հաշվետվությունները։

Վաճառքի գործընթացի ավտոմատացում

Վաճառքի գործընթացները սովորաբար ներառում են բազմաթիվ կրկնվող գործողություններ։

Վաճառքի ներկայացուցիչները գրավում են պոտենցիալ հաճախորդներ, որակավորում են հնարավորությունները, պլանավորում են հետագա գործողություններ, պատրաստում են առաջարկներ, պահանջում են հաստատումներ, թարմացնում են գործարքի փուլերը և շփվում են պոտենցիալ հաճախորդների հետ։

Երբ այս գործողությունները կատարվում են ձեռքով, կարևոր հնարավորությունները կարող են մոռացվել կամ ուշանալ։

Վաճառքի ավտոմատացումը ապահովում է, որ պոտենցիալ հաճախորդները անմիջապես հանձնարարվեն, հետագա գործողությունների առաջադրանքները ավտոմատ կերպով ստեղծվեն, հիշեցումներն ուղարկվեն, և գործարքի տեղեկատվությունը մնա արդիական։

Ղեկավարները կարող են իրական ժամանակում վերահսկել վաճառքի խողովակը և բացահայտել ուշադրություն պահանջող հնարավորությունները։

Հաճախորդների ներգրավման ավտոմատացում

Հաճախորդների ներգրավումը հաճախ պահանջում է համակարգում վաճառքի, ֆինանսների, սպասարկման, գործառնությունների և ներդրման թիմերի միջև։

Առանց ավտոմատացման, աշխատակիցները կարող են մոռանալ կարևոր քայլերի մասին կամ բազմիցս պահանջել նույն տեղեկատվությունը։

Ավտոմատացված ներգրավման գործընթացը կարող է ստեղծել հաճախորդների գրառումներ, հանձնարարել ներդրման առաջադրանքներ, պահանջել անհրաժեշտ փաստաթղթեր, ստեղծել պայմանագրեր, ծանուցել ներքին բաժիններին և պլանավորել հետագա գործողություններ։

Սա ստեղծում է ավելի հետևողական փորձառություն յուրաքանչյուր նոր հաճախորդի համար։

Հաստատման գործընթացի ավտոմատացում

Հաստատումները գործառնական ուշացումների ամենատարածված աղբյուրներից են։

Գնումների հարցումները, զեղչերը, հաշիվ-ապրանքագրերը, ծախսերը, պայմանագրերը, արձակուրդի հարցումները և բյուջեի փոփոխությունները կարող են բոլորը պահանջել հաստատում։

Երբ հաստատումները կառավարվում են էլ․ նամակների միջոցով, դժվար է դառնում հասկանալ, թե ով է պատասխանատու կամ որքան ժամանակ է հարցումը սպասում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը յուրաքանչյուր հարցում ուղղորդում է ճիշտ հաստատողին, ուղարկում է հիշեցումներ, գրանցում է որոշումները և ավտոմատ կերպով շարունակում է գործընթացը հաստատումից հետո։

Կազմակերպությունները ստանում են ավելի մեծ հաշվետվողականություն՝ միաժամանակ նվազեցնելով անհարկի ուշացումները։

Հաշիվ-ապրանքագրերի և վճարումների ավտոմատացում

Ֆինանսական բաժինները հաճախ մշակում են մեծ թվով հաշիվ-ապրանքագրեր և վճարման հարցումներ։

Ձեռքով մշակումը պահանջում է աշխատակիցներից ստուգել տեղեկատվությունը, պահանջել հաստատում, մուտքագրել տվյալներ և թարմացնել վճարման կարգավիճակները։

Ավտոմատացումը կարող է գրավել հաշիվ-ապրանքագրի տեղեկատվությունը, համապատասխանեցնել այն գնումների գրառումների հետ, ուղղորդել հաստատման, ծանուցել պատասխանատու աշխատակիցներին և թարմացնել ֆինանսական համակարգերը։

Սա նվազեցնում է ձեռքով տվյալների մուտքագրումը և բարելավում է ֆինանսական ճշգրտությունը։

Հաճախորդների սպասարկման ավտոմատացում

Հաճախորդների սպասարկման թիմերը պետք է արագ և հետևողականորեն արձագանքեն։

Ավտոմատացումը կարող է դասակարգել նոր հայտերը, հանձնարարել դրանք ճիշտ աշխատակցին, սահմանել առաջնահերթություններ, վերահսկել պատասխանի վերջնաժամկետները և բարձրացնել չլուծված խնդիրները։

Հաճախորդները կարող են ստանալ ավտոմատ հաստատման հաղորդագրություններ և կարգավիճակի ծանուցումներ, մինչդեռ սպասարկման ղեկավարները վահանակների միջոցով վերահսկում են SLA-ի կատարողականը։

Սա օգնում է բիզնեսներին տրամադրել ավելի արագ և հուսալի հաճախորդների սպասարկում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման առավելությունները

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման ամենամեծ առավելություններից մեկը արտադրողականության բարձրացումն է։

Աշխատակիցներն այլևս կարիք չունեն զգալի ժամանակ ծախսելու կրկնվող վարչական աշխատանք կատարելու վրա։

Ավտոմատացումը նաև նվազեցնում է մարդկային սխալը, քանի որ տեղեկատվությունը մշակվում է նախապես սահմանված կանոնների համաձայն։

Գործընթացներն ավելի արագ են դառնում, քանի որ առաջադրանքները, ծանուցումները և հաստատումները կատարվում են անմիջապես։

Համագործակցությունը բարելավվում է, քանի որ բոլոր մասնակիցներն աշխատում են նույն կառուցվածքային գործընթացի շրջանակներում։

Ղեկավարները ստանում են իրական ժամանակի տեսանելիություն առաջընթացի, ուշացումների և աշխատակիցների ծանրաբեռնվածության վերաբերյալ։

Հաճախորդների փորձառությունը բարելավվում է, քանի որ հարցումներն ավելի հետևողականորեն են մշակվում, և պատասխանի ժամանակը կրճատվում է։

Կազմակերպությունները նաև նվազեցնում են գործառնական ծախսերը՝ ավելի շատ աշխատանք կատարելով՝ առանց վարչական ռեսուրսները համամասնորեն ավելացնելու։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում և գործառնական տեսանելիություն

Ձեռքով կատարվող գործընթացները դժվարացնում են հասկանալ, թե ինչ է կատարվում կազմակերպությունում։

Ղեկավարները կարող են ապավինել հանդիպումներին, աղյուսակներին կամ աշխատակիցների թարմացումներին՝ առաջընթացը վերահսկելու համար։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը ստեղծում է իրական ժամանակի տեսանելիություն, քանի որ յուրաքանչյուր առաջադրանք, հաստատում, կարգավիճակի փոփոխություն և վերջնաժամկետ գրանցվում է համակարգի ներսում։

Վահանակները կարող են ցույց տալ, թե որ գործընթացներն են ակտիվ, որ առաջադրանքներն են ժամկետանց, որտեղ են հաստատումները ուշանում, և որ բաժիններն են ուշադրություն պահանջում։

Այս տեղեկատվությունը թույլ է տալիս ղեկավարությանը կայացնել ավելի արագ և ճշգրիտ որոշումներ։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում ընդդեմ աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացման

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը և աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացումը սերտորեն կապված են, բայց դրանք լիովին նույնը չեն։

Աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացումը կենտրոնանում է առաջադրանքների որոշակի հաջորդականության ավտոմատացման վրա։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումն ավելի լայն է և կարող է ներառել բազմաթիվ աշխատանքային հոսքեր, բաժիններ, համակարգեր, հաստատումներ և բիզնես կանոններ։

Օրինակ, սպասարկման հայտի ավտոմատ հանձնարարումը աշխատանքային հոսքի ավտոմատացում է։

Հաճախորդների սպասարկման ամբողջական գործընթացի ավտոմատացումը, ներառյալ հայտի ստեղծումը, դասակարգումը, հանձնարարումը, բարձրացումը, լուծումը, հաշվետվությունը և հաճախորդի հետադարձ կապը, բիզնես գործընթացների ավտոմատացում է։

Իմացեք ավելին մեր Աշխատանքային հոսքերի կառավարման ուղեցույցում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում ընդդեմ CRM-ի

CRM ծրագրակազմը հիմնականում կենտրոնանում է հաճախորդների հետ հարաբերությունների, պոտենցիալ հաճախորդների, կոնտակտների, գործարքների, հաղորդակցության և վաճառքի գործողությունների կառավարման վրա։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը կենտրոնանում է ավելի լայն գործառնական գործընթացների ավտոմատացման վրա՝ բազմաթիվ բաժիններում։

Այնուամենայնիվ, ժամանակակից CRM հարթակները հաճախ ներառում են հզոր ավտոմատացման հնարավորություններ։

CRM-ը կարող է ավտոմատացնել պոտենցիալ հաճախորդների հանձնարարումը, վաճառքի հետագա գործողությունները, հաճախորդների ներգրավումը, սպասարկման հարցումները, երկարաձգումները և հաճախորդների պահպանման գործողությունները։

Երբ CRM-ը և BPA-ն գործում են միասին, հաճախորդների տեղեկատվությունը և բիզնես գործընթացները մնում են փոխկապակցված։

Իմացեք ավելին մեր CRM ուղեցույցում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում ընդդեմ ERP-ի

ERP ծրագրակազմը կառավարում է հիմնական բիզնես ռեսուրսները, ինչպիսիք են ֆինանսները, պաշարները, գնումները, արտադրությունը, հաշվապահությունը և մատակարարման շղթայի գործառնությունները։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը միացնում և ավտոմատացնում է այն գործընթացները, որոնք գործում են այս ռեսուրսների շուրջ։

Օրինակ, ERP-ն կարող է գրանցել պաշարների քանակը և գնումների գործարքները։

BPA-ն կարող է ավտոմատ կերպով ստեղծել գնման հարցում, երբ պաշարները իջնում են նախապես սահմանված մակարդակից, ուղղորդել հարցումը հաստատման, ծանուցել մատակարարին և թարմացնել պատասխանատու աշխատակիցներին։

CRM-ը, ERP-ն և BPA-ն դառնում են զգալիորեն ավելի հզոր, երբ գործում են մեկ փոխկապակցված հարթակում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում ընդդեմ ռոբոտացված գործընթացների ավտոմատացման

Ռոբոտացված գործընթացների ավտոմատացումը, որը հայտնի է որպես RPA, օգտագործում է ծրագրային ռոբոտներ՝ գոյություն ունեցող հավելվածներում մարդկային կրկնվող գործողությունները նմանակելու համար։

Օրինակ, RPA ռոբոտը կարող է պատճենել տեղեկատվությունը մի հավելվածից և մուտքագրել այն մյուսի մեջ։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը կենտրոնանում է ամբողջական գործառնական գործընթացների նախագծման և ավտոմատացման վրա։

RPA-ն կարող է օգտագործվել որպես ավելի լայն բիզնես գործընթացների ավտոմատացման ռազմավարության մի բաղադրիչ։

Արհեստական բանականությունը բիզնես գործընթացների ավտոմատացման մեջ

Արհեստական բանականությունը փոխակերպում է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը։

Ավանդական ավտոմատացումը հետևում է նախապես սահմանված կանոններին։

AI-ով աշխատող ավտոմատացումը կարող է վերլուծել տեղեկատվությունը, բացահայտել օրինաչափություններ, առաջարկել գործողություններ, կանխատեսել ուշացումներ, առաջնահերթություն տալ առաջադրանքներին և օգնել աշխատակիցներին որոշումների կայացման հարցում։

AI-ն կարող է վերլուծել հաճախորդների խոսակցությունները, դասակարգել հարցումները, ամփոփել տեղեկատվությունը, հայտնաբերել անսովոր գործունեություն, ստեղծել հաշվետվություններ և առաջարկել հաջորդ լավագույն գործողությունը։

Փոխանակ միայն կրկնվող առաջադրանքներ կատարելու, AI-ն օգնում է կազմակերպություններին շարունակաբար բարելավել իրենց գործընթացները։

Բացահայտեք մեր AI CRM ուղեցույցը։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման չափորոշիչներ, որոնք պետք է հետևի յուրաքանչյուր բիզնես

Հաջող ավտոմատացումը պահանջում է չափելի կատարողական։

Բիզնեսները պետք է վերահսկեն գործընթացի ավարտման միջին ժամանակը, առաջադրանքի ավարտման տոկոսը, հաստատման ժամանակը, ժամկետանց առաջադրանքների թիվը, ավտոմատացման մակարդակը, սխալների հաճախականությունը, հաճախորդի պատասխանի ժամանակը, աշխատակցի ծանրաբեռնվածությունը, գործառնական ծախսերը և գործընթացի խոչընդոտները։

Կազմակերպությունները պետք է նաև համեմատեն կատարողականը ավտոմատացումից առաջ և հետո։

Սա հնարավորություն է տալիս չափել արտադրողականության բարելավումները, ծախսերի կրճատումները և հաճախորդների փորձառության փոփոխությունները։

Իրական ժամանակի վերլուծությունները օգնում են ղեկավարներին բացահայտել, թե որ գործընթացներն են արդյունավետ գործում և որոնք են պահանջում հետագա օպտիմալացում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման ընդհանուր սխալները

Ամենատարածված սխալներից մեկը անարդյունավետ գործընթացի ավտոմատացումն է՝ առանց այն նախապես բարելավելու։

Ավտոմատացումը գործընթացներն ավելի արագ է դարձնում, բայց ավտոմատ կերպով դրանք ավելի լավը չի դարձնում։

Բիզնեսները պետք է պարզեցնեն անհարկի քայլերը, հստակեցնեն պարտականությունները և հեռացնեն կրկնվող գործողությունները՝ նախքան ավտոմատացում ներդնելը։

Մեկ այլ սխալ է չափազանց բարդ աշխատանքային հոսքերի ստեղծումը՝ չափազանց շատ պայմաններով և հաստատման մակարդակներով։

Բարդ ավտոմատացումը դժվար է դառնում պահպանել և կարող է նվազեցնել արտադրողականությունը՝ այն բարելավելու փոխարեն։

Կազմակերպությունները նաև սխալներ են թույլ տալիս, երբ ավտոմատացնում են մեկուսացված առաջադրանքներ՝ առանց հաշվի առնելու ամբողջական՝ սկզբից մինչև վերջ գործընթացը։

Վերջապես, բիզնեսները հաճախ չեն չափում ավտոմատացման կատարողականը, ինչը դժվարացնում է հասկանալ, թե արդյոք գործընթացն իրականում բարելավվել է։

Ինչպես բացահայտել գործընթացներ, որոնք պետք է ավտոմատացվեն

Ոչ բոլոր բիզնես գործողություններն են ավտոմատացման կարիք ունեն։

Լավագույն թեկնածուները կրկնվող գործընթացներն են, որոնք հետևում են հստակ կանոնների և հաճախ են տեղի ունենում։

Գործընթացները, որոնք ներառում են զգալի ձեռքով տվյալների մուտքագրում, կրկնվող ծանուցումներ, բազմաթիվ հաստատումներ, հաճախակի սխալներ կամ երկար ավարտման ժամանակ, նույնպես ուժեղ թեկնածուներ են։

Բիզնեսները պետք է սկսեն՝ բացահայտելով, թե որ գործողություններն են ամենաշատ ժամանակը խլում կամ ամենամեծ թվով ուշացումներ ստեղծում։

Այնուհետև նրանք պետք է փաստաթղթավորեն ընթացիկ գործընթացը, հեռացնեն անհարկի քայլերը, սահմանեն պարտականությունները և դնեն չափելի նպատակներ։

Ինչպես ներդնել բիզնես գործընթացների ավտոմատացում

Հաջող ներդրումը սկսվում է գոյություն ունեցող գործընթացը հասկանալուց։

Կազմակերպությունները պետք է փաստաթղթավորեն, թե ինչպես է աշխատանքը ներկայումս տեղաշարժվում աշխատակիցների, բաժինների և համակարգերի միջև։

Հաջորդ քայլը խոչընդոտների, կրկնվող գործողությունների, անհարկի հաստատումների և ձեռքով տվյալների մուտքագրման բացահայտումն է։

Երբ գործընթացը պարզեցվել է, կազմակերպությունը կարող է սահմանել խթանիչներ, կանոններ, պայմաններ, առաջադրանքներ, հաստատումներ և ծանուցումներ։

Ավտոմատացված գործընթացը սկզբում պետք է փորձարկվի օգտատերերի սահմանափակ խմբի հետ։

Ներդրումից հետո կատարողականը պետք է վերահսկվի և շարունակաբար բարելավվի։

Աշխատակիցների հետադարձ կապը նույնպես կարևոր է, քանի որ մարդիկ, ովքեր ամեն օր կատարում են գործընթացը, հաճախ ավելի լավ են հասկանում դրա մարտահրավերները, քան որևէ մեկը։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում փոքր բիզնեսների համար

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը միայն խոշոր ձեռնարկությունների համար չէ։

Փոքր բիզնեսները հաճախ նույնիսկ ավելի շատ են օգուտ քաղում, քանի որ աշխատակիցները սովորաբար միաժամանակ կատարում են բազմաթիվ պարտականություններ։

Ավտոմատացումը թույլ է տալիս փոքր թիմերին նվազեցնել վարչական աշխատանքը, բարելավել հաշվետվողականությունը և տրամադրել ավելի հետևողական հաճախորդների սպասարկում։

Փոքր բիզնեսը կարող է ավտոմատացնել պոտենցիալ հաճախորդների հետագա գործողությունները, հանդիպումների հիշեցումները, հաճախորդների ներգրավումը, հաշիվ-ապրանքագրերի հաստատումները, առաջադրանքների հանձնարարումը և հաշվետվությունները՝ առանց լրացուցիչ վարչական աշխատակիցներ վարձելու։

Ժամանակակից ավտոմատացման հարթակները ձեռնարկության մակարդակի գործընթացների կազմակերպումը հասանելի են դարձնում ցանկացած չափի բիզնեսի համար։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում աճող ընկերությունների համար

Բիզնեսների աճին զուգընթաց աճում է հաճախորդների, աշխատակիցների, գործարքների և ներքին հարցումների թիվը։

Գործընթացները, որոնք արդյունավետ էին փոքր թիմի համար, կարող են դառնալ անվստահելի, երբ կազմակերպությունն ընդլայնվում է։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը ստեղծում է ընդլայնվող գործառնական հիմք։

Նոր աշխատակիցները կարող են հետևել ստանդարտացված գործընթացներին, ղեկավարները կարող են վերահսկել ավելի մեծ թիմեր, և կազմակերպությունը կարող է ավելի շատ աշխատանք կատարել՝ առանց գործառնական քաոս ստեղծելու։

Ավտոմատացումն օգնում է ընկերություններին աճել՝ միաժամանակ պահպանելով ծառայության որակը և ներքին վերահսկողությունը։

Ինչպես է Lua CRM-ն օգնում բիզնեսներին ավտոմատացնել գործընթացները

Lua CRM-ը միավորում է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը, CRM-ը, ERP-ն, աշխատանքային հոսքերի կառավարումը, առաջադրանքների կառավարումը, հաճախորդների սպասարկումը, հաշվետվությունները, վերլուծությունները և արհեստական բանականությունը մեկ խելացի հարթակում։

Բիզնեսները կարող են ավտոմատացնել պոտենցիալ հաճախորդների կառավարումը, վաճառքի գործողությունները, հաճախորդների ներգրավումը, հաստատումները, ներքին հարցումները, սպասարկման գործընթացները, պաշարների գործառնությունները, հաշվետվությունները և միջբաժանմունքային համագործակցությունը։

Առաջադրանքները կարող են ավտոմատ կերպով հանձնարարվել, վերջնաժամկետները կարող են վերահսկվել, ծանուցումները կարող են ուղարկվել, գրառումները կարող են թարմացվել, և գործընթացները կարող են տեղափոխվել փուլերի միջև՝ առանց անհարկի ձեռքով համակարգման։

Քանի որ CRM-ը, ERP-ն, ավտոմատացումը, հաշվետվությունները և AI-ն գործում են նույն հարթակում, կազմակերպությունները ստանում են լիարժեք տեսանելիություն իրենց բիզնես գործառնությունների նկատմամբ։

Lua CRM-ն օգնում է բիզնեսներին վերացնել կրկնվող աշխատանքը, բարելավել համագործակցությունը, նվազեցնել գործառնական բարդությունը և ստեղծել ընդլայնվող գործընթացներ, որոնք աջակցում են երկարաժամկետ աճին։

Հաճախ տրվող հարցեր

Ի՞նչ է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը։
Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը տեխնոլոգիայի կիրառումն է՝ կրկնվող բիզնես գործընթացները ավտոմատացնելու համար՝ հիմնվելով նախապես սահմանված կանոնների, պայմանների և աշխատանքային հոսքերի վրա։

Ի՞նչ տեսակի գործընթացներ կարող են ավտոմատացվել։
Բիզնեսները կարող են ավտոմատացնել վաճառքը, հաճախորդների ներգրավումը, հաշիվ-ապրանքագրերի հաստատումները, աշխատակիցների հարցումները, սպասարկման հայտերը, պաշարների գործընթացները, հաշվետվությունները, մարքեթինգային գործողությունները և շատ այլ գործառնական աշխատանքային հոսքեր։

Որո՞նք են բիզնես գործընթացների ավտոմատացման հիմնական առավելությունները։
Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը բարելավում է արտադրողականությունը, նվազեցնում է ձեռքով աշխատանքը, նվազագույնի է հասցնում սխալները, արագացնում է գործընթացները, բարելավում է համագործակցությունը և բարձրացնում է գործառնական տեսանելիությունը։

Արդյո՞ք բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը միայն խոշոր ընկերությունների համար է։
Ոչ։ Փոքր և միջին բիզնեսները կարող են օգտագործել ավտոմատացումը՝ նվազեցնելու վարչական աշխատանքը, բարելավելու հաշվետվողականությունը և ավելի արդյունավետ ընդլայնվելու համար։

Ո՞րն է տարբերությունը BPA-ի և աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացման միջև։
Աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացումը կենտրոնանում է առանձին աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացման վրա, մինչդեռ բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը կառավարում է ավելի լայն՝ սկզբից մինչև վերջ գործընթացներ, որոնք ներառում են բազմաթիվ բաժիններ, համակարգեր և աշխատանքային հոսքեր։

Կարո՞ղ է բիզնես գործընթացների ավտոմատացումն աշխատել CRM-ի և ERP-ի հետ։
Այո։ BPA-ն հատկապես հզոր է դառնում, երբ միացված է CRM-ի և ERP-ի հետ, քանի որ հաճախորդների տեղեկատվությունը, գործառնական տվյալները և ավտոմատացված գործընթացները մնում են մեկ փոխկապակցված միջավայրում։

Ինչպե՞ս է արհեստական բանականությունը բարելավում ավտոմատացումը։
AI-ն կարող է վերլուծել տվյալները, կանխատեսել ուշացումներ, առաջնահերթություն տալ աշխատանքին, դասակարգել հարցումները, առաջարկել գործողություններ, ամփոփել տեղեկատվությունը և օգնել կազմակերպություններին շարունակաբար օպտիմալացնել իրենց գործընթացները։

Վերջնական մտքեր

Յուրաքանչյուր աճող բիզնես ի վերջո հասնում է մի կետի, երբ ձեռքով կատարվող գործընթացները դառնում են սահմանափակում։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը ապահովում է գործառնությունները կազմակերպելու, կրկնվող աշխատանքը նվազեցնելու, համագործակցությունը բարելավելու և հետևողական բիզնես գործընթացներ ստեղծելու համար անհրաժեշտ կառուցվածքը։

Ավտոմատացումը թույլ է տալիս աշխատակիցներին կենտրոնանալ հաճախորդների, ռազմավարության, խնդիրների լուծման և աճի վրա՝ փոխանակ արժեքավոր ժամանակ ծախսելու սովորական վարչական գործողությունների վրա։

Երբ բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը համակցվում է CRM-ի, ERP-ի, աշխատանքային հոսքերի կառավարման, հաշվետվությունների, վերլուծությունների և արհեստական բանականության հետ, կազմակերպությունները ստանում են լիարժեք վերահսկողություն իրենց գործառնությունների նկատմամբ։

Բիզնեսները, որոնք ներդրումներ են կատարում լավ մշակված ավտոմատացման մեջ, ստեղծում են ավելի արագ թիմեր, ավելի հուսալի գործընթացներ, ավելի լավ հաճախորդների փորձառություններ, ավելի ցածր գործառնական ծախսեր և ավելի ուժեղ երկարաժամկետ աճ։