اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار (BPA) چیست؟ راهنمای کامل

هر کسب‌وکار موفقی به صدها فرآیند روزانه وابسته است. کارکنان به مشتریان پاسخ می‌دهند، وظایف را ارجاع می‌دهند، درخواست‌ها را تایید می‌کنند، فاکتور صادر می‌کنند، سوابق را به‌روزرسانی می‌کنند، گزارش‌ها را آماده می‌کنند، پروژه‌ها را مدیریت می‌کنند و کارها را بین بخش‌های مختلف هماهنگ می‌کنند. وقتی این فعالیت‌ها به شکلی موثر سازماندهی شوند، کسب‌وکارها به نرمی کار می‌کنند. اما وقتی کاملاً به کارهای دستی وابسته باشند، پیچیدگی‌های عملیاتی افزایش یافته و بهره‌وری شروع به کاهش می‌کند.

با رشد شرکت‌ها، کنترل فرآیندهای دستی به مراتب دشوارتر می‌شود. اطلاعات در میان صفحات گسترده، ایمیل‌ها، برنامه‌های پیام‌رسان، اسناد و نرم‌افزارهای غیرمتصل پراکنده می‌شوند. کارکنان زمان ارزشمند خود را صرف جستجوی به‌روزرسانی‌ها، وارد کردن اطلاعات تکراری در چندین سیستم، درخواست تاییدیه و پیگیری وظایف ناتمام می‌کنند.

اینجاست که اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار ضروری می‌شود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های تکراری را خودکار کنند، جریان‌های کاری عملیاتی را استانداردسازی نمایند، خطاها را کاهش دهند و همکاری بین تیم‌ها را بهبود بخشند. کسب‌وکارها به جای تکیه بر حافظه کارکنان برای به خاطر سپردن هر مرحله، فرآیندهای ساختاریافته‌ای ایجاد می‌کنند که وظایف را بر اساس قوانین و شرایط از پیش تعریف‌شده به صورت خودکار اجرا می‌کنند.

پلتفرم‌های مدرن اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار، مدیریت جریان کار، CRM، ERP، مدیریت وظایف، گزارش‌دهی، یکپارچه‌سازی‌ها، تحلیل‌ها و هوش مصنوعی را در یک محیط متمرکز ترکیب می‌کنند.

سازمان‌ها به جای خودکارسازی وظایف فردی، می‌توانند فرآیندهای کامل کسب‌وکار را در بخش‌های فروش، مالی، پشتیبانی مشتریان، منابع انسانی، بازاریابی، انبارداری، خرید و عملیات خودکار کنند.

چه در حال مدیریت فرآیند جذب مشتریان جدید، تایید فاکتورها، درخواست‌های کارکنان، فرصت‌های فروش، تیکت‌های پشتیبانی، جابجایی‌های انبار یا پروژه‌های داخلی باشید، اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار ساختار عملیاتی مورد نیاز برای رشد پایدار را فراهم می‌کند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار چیست؟

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار که معمولاً به عنوان BPA شناخته می‌شود، استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری و ساختاریافته کسب‌وکار با حداقل دخالت دستی است.

به جای اینکه کارکنان هر فعالیت را به صورت دستی انجام دهند، نرم‌افزار اتوماسیون اقدامات از پیش تعریف‌شده را بر اساس محرک‌ها، قوانین و شرایط خاص اجرا می‌کند.

این اقدامات می‌تواند شامل ارجاع وظایف، ارسال ایمیل، درخواست تاییدیه، به‌روزرسانی سوابق، تولید اسناد، ایجاد یادآوری‌ها، تغییر وضعیت‌ها، همگام‌سازی داده‌ها، آماده‌سازی گزارش‌ها یا راه‌اندازی جریان‌های کاری اضافی باشد.

هدف از اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار صرفاً انجام سریع‌تر کارها نیست.

هدف گسترده‌تر آن، ایجاد عملیات کسب‌وکار سازگار، قابل پیش‌بینی، قابل اندازه‌گیری و مقیاس‌پذیر است.

هر سازمانی از قبل از طریق فرآیندهای کسب‌وکار فعالیت می‌کند، چه آن فرآیندها مستند شده باشند و چه نباشند.

ارزیابی صلاحیت سرنخ‌ها، جذب مشتریان جدید، خرید، تایید فاکتور، استخدام کارکنان، شارژ مجدد انبار، پشتیبانی مشتریان، مدیریت قراردادها و گزارش‌دهی مالی همگی نمونه‌هایی از فرآیندهای کسب‌وکار هستند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار این فعالیت‌ها را از رویه‌هایی که به صورت دستی هماهنگ می‌شوند، به سیستم‌های دیجیتال ساختاریافته تبدیل می‌کند.

چرا اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار اهمیت دارد؟

بسیاری از مشکلات عملیاتی توسط کارکنان ایجاد نمی‌شوند، بلکه ناشی از فرآیندهای ناکارآمد هستند.

وقتی مسئولیت‌ها نامشخص باشند، اطلاعات در چندین سیستم ذخیره شوند، تاییدها به مکاتبات ایمیلی وابسته باشند و وظایف به صورت دستی پیگیری شوند، بهره‌وری به طور طبیعی کاهش می‌یابد.

ممکن است کارکنان پیگیری‌های مهم را فراموش کنند، مدیران متوجه تاخیرها نشوند و مشتریان بیش از حد انتظار برای دریافت پاسخ منتظر بمانند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار این مشکلات را با معرفی قوانین واضح و اجرای ساختاریافته حل می‌کند.

وظایف می‌توانند به طور خودکار ارجاع داده شوند. اعلان‌ها می‌توانند قبل از سررسید ضرب‌الاجل‌ها ارسال شوند. درخواست‌های تایید می‌توانند به مدیر مربوطه هدایت شوند. سوابق مشتریان بدون نیاز به ورود دستی داده‌ها به‌روزرسانی می‌شوند. گزارش‌ها می‌توانند با استفاده از اطلاعات لحظه‌ای تولید شوند.

در نتیجه، کارکنان زمان کمتری را صرف هماهنگی فرآیندها و زمان بیشتری را صرف انجام کارهای معنادار می‌کنند.

مدیران نیز دید و نظارت بیشتری بر عملکرد عملیاتی پیدا می‌کنند، زیرا هر اقدامی ثبت شده و قابل اندازه‌گیری است.

مشکلات رایج کسب‌وکار که BPA آن‌ها را حل می‌کند

کسب‌وکارهای در حال رشد، صرف‌نظر از صنعتی که در آن فعالیت می‌کنند، اغلب با چالش‌های عملیاتی مشابهی مواجه می‌شوند.

کارکنان به طور مکرر اطلاعات یکسانی را در چندین برنامه مختلف وارد می‌کنند.

تایید درخواست‌ها به تاخیر می‌افتد زیرا درخواست‌ها در میان مکالمات ایمیلی یا برنامه‌های پیام‌رسان مدفون می‌شوند.

پرسش‌های مشتریان بی‌پاسخ می‌مانند زیرا مسئولیت پاسخگویی مشخص نیست.

مدیران به جای بررسی اطلاعات لحظه‌ای، ساعت‌ها وقت خود را صرف درخواست گزارش وضعیت می‌کنند.

وظایف فراموش می‌شوند زیرا کارکنان به یادآوری‌های شخصی یا صفحات گسترده متکی هستند.

بخش‌های مختلف از سیستم‌های متفاوتی استفاده می‌کنند که این امر همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات را دشوار می‌سازد.

تهیه گزارش‌ها نیاز به تلاش دستی زیادی دارد و اغلب تا زمان تکمیل شدن، حاوی داده‌های قدیمی هستند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار این مشکلات را با متصل کردن وظایف، افراد، داده‌ها و سیستم‌ها از طریق جریان‌های کاری استاندارد کاهش می‌دهد.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار چگونه کار می‌کند؟

هر فرآیند خودکار کسب‌وکار با یک محرک شروع می‌شود.

محرک رویدادی است که یک فرآیند خودکار را آغاز می‌کند.

به عنوان مثال، یک مشتری فرم وب‌سایت را ارسال می‌کند، یک سرنخ جدید ایجاد می‌شود، یک معامله به مرحله خاصی می‌رسد، یک فاکتور دریافت می‌شود، یک کارمند درخواست مرخصی می‌دهد یا موجودی انبار به کمتر از حداقل میزان مجاز می‌رسد.

به محض رخ دادن محرک، قوانین اتوماسیون از پیش تعریف‌شده تعیین می‌کنند که در مرحله بعد چه اتفاقی باید بیفتد.

سیستم ممکن است وظیفه‌ای را ارجاع دهد، به یک کارمند اطلاع‌رسانی کند، درخواست تاییدیه بفرستد، سندی ایجاد کند، ایمیلی ارسال کند، یک رکورد CRM را به‌روزرسانی کند، مقداری را محاسبه کند یا فرآیند را به مرحله دیگری منتقل کند.

اتوماسیون همچنین می‌تواند شامل شرایط خاصی باشد.

به عنوان مثال، درخواست تخفیف ممکن است تنها زمانی نیاز به تایید مدیر داشته باشد که میزان تخفیف از درصد مشخصی فراتر رود.

یک تیکت پشتیبانی در صورتی که برای مدت زمان مشخصی بی‌پاسخ بماند، می‌تواند به طور خودکار ارتقا یابد.

هنگامی که موجودی در دسترس به کمتر از سطح مورد نیاز برسد، درخواست خرید انبار می‌تواند به طور خودکار ایجاد شود.

هر اقدام ثبت می‌شود و به مدیران اجازه می‌دهد تا فرآیند را نظارت کرده و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند.

اجزای کلیدی اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار

اتوماسیون موثر فرآیندهای کسب‌وکار معمولاً شامل چندین جزء متصل به هم است.

محرک‌ها با رخ دادن یک رویداد خاص، فرآیند را آغاز می‌کنند.

قوانین کسب‌وکار نحوه پاسخگویی سیستم را تعریف می‌کنند.

شرایط تعیین می‌کنند که فرآیند باید کدام مسیر را دنبال کند.

وظایف فعالیت‌هایی را تعریف می‌کنند که کارکنان یا سیستم‌ها باید آن‌ها را تکمیل کنند.

تاییدها تضمین می‌کنند که تصمیمات مهم توسط کارکنان مجاز بررسی می‌شوند.

اعلان‌ها شرکت‌کنندگان را از وظایف جدید، ضرب‌الاجل‌ها، تغییرات وضعیت یا اقدامات لازم مطلع می‌سازند.

یکپارچه‌سازی‌ها فرآیند خودکار را به برنامه‌های خارجی و منابع داده متصل می‌کنند.

گزارش‌ها و داشبوردها دید کاملی نسبت به عملکرد، تاخیرها، نرخ‌های تکمیل و گلوگاه‌ها ارائه می‌دهند.

وقتی این اجزا با هم کار می‌کنند، کسب‌وکارها کنترل کاملی بر فرآیندهای عملیاتی پیچیده خود به دست می‌آورند.

نمونه‌هایی از اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار می‌تواند در تمامی بخش‌های یک سازمان اعمال شود.

تیم‌های فروش می‌توانند ارجاع سرنخ‌ها، ارزیابی صلاحیت، یادآوری‌های پیگیری، آماده‌سازی پروپوزال، تایید تخفیف‌ها و جذب مشتریان جدید را خودکار کنند.

بخش‌های پشتیبانی مشتریان می‌توانند ارجاع تیکت‌ها، نظارت بر SLA، قوانین ارتقای تیکت، اعلان‌های مشتریان و نظرسنجی‌های رضایت‌سنجی را خودکار کنند.

تیم‌های مالی می‌توانند تایید فاکتورها، درخواست‌های پرداخت، گزارش هزینه‌ها، صورت‌حساب‌های دوره‌ای، تولید اسناد و گزارش‌دهی مالی را خودکار کنند.

تیم‌های منابع انسانی می‌توانند استخدام، زمان‌بندی مصاحبه‌ها، فرآیند ورود کارکنان جدید، درخواست‌های مرخصی، ارزیابی عملکرد و فرآیند خروج کارکنان را خودکار کنند.

بخش‌های بازاریابی می‌توانند پرورش سرنخ‌ها، تایید کمپین‌ها، توالی‌های ایمیلی، بخش‌بندی مخاطبان، زمان‌بندی انتشار محتوا و گزارش‌دهی عملکرد را خودکار کنند.

تیم‌های عملیاتی می‌توانند خرید، شارژ مجدد انبار، درخواست‌های تامین‌کنندگان، کنترل کیفیت، زمان‌بندی تعمیر و نگهداری و تاییدهای داخلی را خودکار کنند.

تیم‌های پروژه می‌توانند ایجاد وظایف، تخصیص مسئولیت‌ها، یادآوری ضرب‌الاجل‌ها، تغییرات وضعیت و گزارش‌دهی پروژه را خودکار کنند.

اتوماسیون فرآیند فروش

فرآیندهای فروش معمولاً شامل چندین فعالیت تکراری هستند.

کارشناسان فروش سرنخ‌ها را جذب می‌کنند، صلاحیت فرصت‌ها را ارزیابی می‌کنند، پیگیری‌ها را زمان‌بندی می‌کنند، پروپوزال‌ها را آماده می‌کنند، درخواست تاییدیه می‌دهند، مراحل معامله را به‌روزرسانی می‌کنند و با مشتریان بالقوه ارتباط برقرار می‌کنند.

وقتی این فعالیت‌ها به صورت دستی انجام شوند، ممکن است فرصت‌های مهم فراموش شده یا با تاخیر مواجه شوند.

اتوماسیون فروش تضمین می‌کند که سرنخ‌ها بلافاصله ارجاع داده شوند، وظایف پیگیری به طور خودکار ایجاد شوند، یادآوری‌ها ارسال گردند و اطلاعات معاملات به‌روز باقی بمانند.

مدیران می‌توانند قیف فروش را به صورت لحظه‌ای نظارت کرده و فرصت‌هایی را که نیاز به توجه دارند شناسایی کنند.

اتوماسیون فرآیند جذب و ورود مشتریان جدید

فرآیند جذب و ورود مشتریان جدید اغلب نیاز به هماهنگی بین تیم‌های فروش، مالی، پشتیبانی، عملیات و پیاده‌سازی دارد.

بدون اتوماسیون، ممکن است کارکنان مراحل مهم را فراموش کنند یا اطلاعات یکسانی را چندین بار درخواست نمایند.

یک فرآیند خودکار جذب مشتری می‌تواند سوابق مشتری را ایجاد کند، وظایف پیاده‌سازی را ارجاع دهد، اسناد مورد نیاز را درخواست کند، قراردادها را تولید کند، به بخش‌های داخلی اطلاع‌رسانی کند و فعالیت‌های پیگیری را زمان‌بندی نماید.

این امر تجربه یکپارچه‌تر و منسجم‌تری را برای هر مشتری جدید ایجاد می‌کند.

اتوماسیون فرآیند تایید درخواست‌ها

تاییدها یکی از رایج‌ترین منابع تاخیرهای عملیاتی هستند.

درخواست‌های خرید، تخفیف‌ها، فاکتورها، هزینه‌ها، قراردادها، درخواست‌های مرخصی و تغییرات بودجه همگی ممکن است نیاز به تایید داشته باشند.

وقتی تاییدها از طریق ایمیل مدیریت می‌شوند، تشخیص اینکه چه کسی مسئول است یا درخواست چه مدت در انتظار مانده، دشوار می‌شود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار هر درخواست را به تاییدکننده مناسب هدایت می‌کند، یادآوری‌ها را ارسال می‌کند، تصمیمات را ثبت می‌کند و پس از تایید، فرآیند را به طور خودکار ادامه می‌دهد.

سازمان‌ها مسئولیت‌پذیری بیشتری به دست می‌آورند و در عین حال تاخیرهای غیرضروری را کاهش می‌دهند.

اتوماسیون فاکتور و پرداخت

بخش‌های مالی اغلب تعداد زیادی فاکتور و درخواست پرداخت را پردازش می‌کنند.

پردازش دستی کارکنان را ملزم می‌کند تا اطلاعات را تایید کنند، درخواست تاییدیه بدهند، داده‌ها را وارد کنند و وضعیت پرداخت‌ها را به‌روزرسانی نمایند.

اتوماسیون می‌تواند اطلاعات فاکتور را استخراج کند، آن را با سوابق خرید مطابقت دهد، برای تایید ارسال کند، به کارکنان مسئول اطلاع دهد و سیستم‌های مالی را به‌روزرسانی کند.

این امر ورود دستی داده‌ها را کاهش داده و دقت مالی را بهبود می‌بخشد.

اتوماسیون پشتیبانی مشتریان

تیم‌های پشتیبانی مشتریان باید سریع و یکپارچه پاسخگو باشند.

اتوماسیون می‌تواند تیکت‌های جدید را دسته‌بندی کند، آن‌ها را به کارمند مربوطه ارجاع دهد، اولویت‌ها را تعیین کند، ضرب‌الاجل‌های پاسخگویی را نظارت کند و مسائل حل‌نشده را ارتقا دهد.

مشتریان می‌توانند پیام‌های تایید خودکار و اعلان‌های وضعیت را دریافت کنند، در حالی که مدیران پشتیبانی عملکرد SLA را از طریق داشبوردها نظارت می‌کنند.

این امر به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا خدمات سریع‌تر و قابل‌اعتمادتری به مشتریان ارائه دهند.

مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار

یکی از بزرگترین مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار، افزایش بهره‌وری است.

کارکنان دیگر نیازی به صرف زمان طولانی برای انجام کارهای اداری تکراری ندارند.

اتوماسیون همچنین خطای انسانی را کاهش می‌دهد زیرا اطلاعات طبق قوانین از پیش تعریف‌شده پردازش می‌شوند.

فرآیندها سریع‌تر می‌شوند زیرا وظایف، اعلان‌ها و تاییدها بلافاصله اجرا می‌شوند.

همکاری بهبود می‌یابد زیرا همه شرکت‌کنندگان در یک فرآیند ساختاریافته یکسان کار می‌کنند.

مدیران دید لحظه‌ای نسبت به پیشرفت، تاخیرها و حجم کاری کارکنان پیدا می‌کنند.

تجربه مشتری بهبود می‌یابد زیرا درخواست‌ها به طور یکپارچه‌تری رسیدگی می‌شوند و زمان پاسخگویی کوتاه‌تر می‌شود.

سازمان‌ها همچنین هزینه‌های عملیاتی را با انجام کارهای بیشتر بدون افزایش متناسب منابع اداری کاهش می‌دهند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و شفافیت عملیاتی

فرآیندهای دستی درک آنچه را که در سراسر یک سازمان در حال رخ دادن است، دشوار می‌سازند.

مدیران ممکن است برای نظارت بر پیشرفت کارها به جلسات، صفحات گسترده یا گزارش‌های شفاهی کارکنان متکی باشند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار شفافیت لحظه‌ای ایجاد می‌کند زیرا هر وظیفه، تایید، تغییر وضعیت و ضرب‌الاجل در داخل سیستم ثبت می‌شود.

داشبوردها می‌توانند نشان دهند که کدام فرآیندها فعال هستند، کدام وظایف به تاخیر افتاده‌اند، تاییدها در کجا متوقف شده‌اند و کدام بخش‌ها نیاز به توجه دارند.

این اطلاعات به مدیران ارشد اجازه می‌دهد تا تصمیمات سریع‌تر و دقیق‌تری اتخاذ کنند.

تفاوت اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و اتوماسیون جریان کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و اتوماسیون جریان کار ارتباط نزدیکی با هم دارند، اما دقیقاً یکسان نیستند.

اتوماسیون جریان کار بر خودکارسازی یک توالی خاص از وظایف تمرکز دارد.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار گسترده‌تر است و می‌تواند شامل چندین جریان کار، بخش، سیستم، تاییدیه و قوانین کسب‌وکار باشد.

به عنوان مثال، ارجاع خودکار یک تیکت پشتیبانی، اتوماسیون جریان کار است.

اما خودکارسازی کل فرآیند پشتیبانی مشتریان، شامل ایجاد تیکت، دسته‌بندی، ارجاع، ارتقا، حل مسئله، گزارش‌دهی و بازخورد مشتری، اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار است.

در این زمینه بیشتر بخوانید: راهنمای مدیریت جریان کار.

تفاوت اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و CRM

نرم‌افزار CRM در درجه اول بر مدیریت روابط با مشتری، سرنخ‌ها، مخاطبان، معاملات، ارتباطات و فعالیت‌های فروش تمرکز دارد.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار بر خودکارسازی فرآیندهای عملیاتی گسترده‌تر در چندین بخش تمرکز دارد.

با این حال، پلتفرم‌های مدرن CRM اغلب شامل قابلیت‌های اتوماسیون قدرتمندی هستند.

یک سیستم CRM می‌تواند ارجاع سرنخ‌ها، پیگیری‌های فروش، جذب مشتری جدید، درخواست‌های پشتیبانی، تمدیدها و فعالیت‌های حفظ مشتری را خودکار کند.

وقتی CRM و BPA با هم کار می‌کنند، اطلاعات مشتری و فرآیندهای کسب‌وکار متصل به هم باقی می‌مانند.

در این زمینه بیشتر بخوانید: راهنمای CRM.

تفاوت اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و ERP

نرم‌افزار ERP منابع اصلی کسب‌وکار مانند امور مالی، انبارداری، خرید، تولید، حسابداری و عملیات زنجیره تامین را مدیریت می‌کند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار، فرآیندهایی را که پیرامون این منابع جریان دارند، متصل و خودکار می‌کند.

به عنوان مثال، یک سیستم ERP ممکن است مقادیر موجودی انبار و تراکنش‌های خرید را ثبت کند.

سیستم BPA می‌تواند در صورت کاهش موجودی انبار به کمتر از سطح تعریف‌شده، به طور خودکار درخواست خرید ایجاد کند، درخواست را برای تایید هدایت کند، به تامین‌کننده اطلاع دهد و کارکنان مسئول را به‌روزرسانی کند.

سیستم‌های CRM، ERP و BPA زمانی که در یک پلتفرم متصل به هم کار می‌کنند، به مراتب قدرتمندتر می‌شوند.

تفاوت اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و اتوماسیون رباتیک فرآیندها

اتوماسیون رباتیک فرآیندها که معمولاً به عنوان RPA شناخته می‌شود، از ربات‌های نرم‌افزاری برای تقلید اقدامات تکراری انسان در برنامه‌های موجود استفاده می‌کند.

به عنوان مثال، یک ربات RPA ممکن است اطلاعات را از یک برنامه کپی کرده و در برنامه دیگری وارد کند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار بر طراحی و خودکارسازی فرآیندهای عملیاتی کامل تمرکز دارد.

سیستم RPA ممکن است به عنوان یکی از اجزای استراتژی گسترده‌تر اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار گیرد.

هوش مصنوعی در اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار

هوش مصنوعی در حال متحول کردن اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار است.

اتوماسیون سنتی از قوانین از پیش تعریف‌شده پیروی می‌کند.

اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند اطلاعات را تحلیل کند، الگوها را شناسایی کند، اقداماتی را پیشنهاد دهد، تاخیرها را پیش‌بینی کند، وظایف را اولویت‌بندی کند و به کارکنان در تصمیم‌گیری کمک کند.

هوش مصنوعی می‌تواند مکالمات مشتریان را تحلیل کند، درخواست‌ها را دسته‌بندی کند، اطلاعات را خلاصه کند، فعالیت‌های غیرعادی را شناسایی کند، گزارش تولید کند و بهترین اقدام بعدی را پیشنهاد دهد.

هوش مصنوعی به جای اجرای صرف وظایف تکراری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به طور مداوم بهبود بخشند.

در این زمینه بیشتر بخوانید: راهنمای AI CRM.

شاخص‌های اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار که هر کسب‌وکاری باید پیگیری کند

اتوماسیون موفق نیازمند عملکرد قابل اندازه‌گیری است.

کسب‌وکارها باید میانگین زمان تکمیل فرآیند، نرخ تکمیل وظایف، زمان تایید، تعداد وظایف معوقه، نرخ اتوماسیون، فراوانی خطاها، زمان پاسخگویی به مشتری، حجم کاری کارکنان، هزینه‌های عملیاتی و گلوگاه‌های فرآیند را نظارت کنند.

سازمان‌ها همچنین باید عملکرد را قبل و بعد از اتوماسیون مقایسه کنند.

این کار اندازه‌گیری بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و تغییرات تجربه مشتری را امکان‌پذیر می‌سازد.

تحلیل‌های لحظه‌ای به مدیران کمک می‌کنند تا تشخیص دهند کدام فرآیندها به طور موثر عمل می‌کنند و کدام یک نیاز به بهینه‌سازی بیشتر دارند.

اشتباهات رایج در اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار

یکی از رایج‌ترین اشتباهات، خودکارسازی یک فرآیند ناکارآمد بدون بهبود اولیه آن است.

اتوماسیون فرآیندها را سریع‌تر می‌کند، اما لزوماً آن‌ها را بهتر نمی‌کند.

کسب‌وکارها باید قبل از معرفی اتوماسیون، مراحل غیرضروری را ساده کنند، مسئولیت‌ها را شفاف سازند و فعالیت‌های تکراری را حذف کنند.

اشتباه دیگر، ایجاد جریان‌های کاری بیش از حد پیچیده با شرایط و سطوح تایید بسیار زیاد است.

اتوماسیون پیچیده برای نگهداری دشوار می‌شود و ممکن است به جای بهبود بهره‌وری، آن را کاهش دهد.

سازمان‌ها همچنین زمانی مرتکب اشتباه می‌شوند که وظایف مجزا را بدون در نظر گرفتن کل فرآیند سرتاسری خودکار می‌کنند.

در نهایت، کسب‌وکارها اغلب در اندازه‌گیری عملکرد اتوماسیون ناموفق هستند، که این امر درک اینکه آیا فرآیند واقعاً بهبود یافته است یا خیر را دشوار می‌سازد.

چگونه فرآیندهایی را که باید خودکار شوند شناسایی کنیم؟

هر فعالیت کسب‌وکاری نیاز به اتوماسیون ندارد.

بهترین گزینه‌ها فرآیندهای تکراری هستند که از قوانین واضحی پیروی می‌کنند و به طور مکرر رخ می‌دهند.

فرآیندهایی که شامل ورود دستی حجم زیادی از داده‌ها، اعلان‌های مکرر، تاییدهای متعدد، خطاهای مکرر یا زمان تکمیل طولانی هستند نیز گزینه‌های بسیار مناسبی به شمار می‌روند.

کسب‌وکارها باید با شناسایی فعالیت‌هایی شروع کنند که بیشترین زمان را مصرف می‌کنند یا بیشترین تاخیرها را به وجود می‌آورند.

سپس باید فرآیند فعلی را مستند کنند، مراحل غیرضروری را حذف نمایند، مسئولیت‌ها را تعریف کنند و اهداف قابل اندازه‌گیری تعیین نمایند.

چگونه اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار را پیاده‌سازی کنیم؟

پیاده‌سازی موفق با درک فرآیند موجود آغاز می‌شود.

سازمان‌ها باید مستند کنند که کار در حال حاضر چگونه بین کارکنان، بخش‌ها و سیستم‌ها جریان دارد.

مرحله بعدی شناسایی گلوگاه‌ها، فعالیت‌های تکراری، تاییدهای غیرضروری و ورود دستی داده‌ها است.

پس از ساده‌سازی فرآیند، سازمان می‌تواند محرک‌ها، قوانین، شرایط، وظایف، تاییدها و اعلان‌ها را تعریف کند.

فرآیند خودکار باید در ابتدا با گروه محدودی از کاربران آزمایش شود.

پس از پیاده‌سازی، عملکرد باید به طور مداوم نظارت و بهبود یابد.

بازخورد کارکنان نیز بسیار مهم است زیرا افرادی که هر روز فرآیند را انجام می‌دهند، اغلب چالش‌های آن را بهتر از هر کس دیگری درک می‌کنند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار برای کسب‌وکارهای کوچک

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار فقط برای شرکت‌های بزرگ نیست.

کسب‌وکارهای کوچک اغلب حتی بیشتر از این سیستم بهره‌مند می‌شوند، زیرا کارکنان آن‌ها معمولاً چندین مسئولیت را به طور همزمان انجام می‌دهند.

اتوماسیون به تیم‌های کوچک‌تر اجازه می‌دهد تا کارهای اداری را کاهش دهند، مسئولیت‌پذیری را بهبود بخشند و خدمات یکپارچه‌تری به مشتریان ارائه دهند.

یک کسب‌وکار کوچک می‌تواند پیگیری سرنخ‌ها، یادآوری قرار ملاقات‌ها، جذب مشتری جدید، تایید فاکتورها، ارجاع وظایف و گزارش‌دهی را بدون استخدام کارکنان اداری اضافی خودکار کند.

پلتفرم‌های مدرن اتوماسیون، سازماندهی فرآیندها در سطح سازمانی را برای کسب‌وکارهایی با هر اندازه در دسترس قرار می‌دهند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار برای شرکت‌های در حال رشد

با رشد کسب‌وکارها، تعداد مشتریان، کارکنان، تراکنش‌ها و درخواست‌های داخلی افزایش می‌یابد.

فرآیندهایی که برای یک تیم کوچک به طور موثر کار می‌کردند، ممکن است با گسترش سازمان غیرقابل اعتماد شوند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار یک پایه عملیاتی مقیاس‌پذیر ایجاد می‌کند.

کارکنان جدید می‌توانند فرآیندهای استاندارد را دنبال کنند، مدیران می‌توانند تیم‌های بزرگ‌تر را نظارت کنند و سازمان می‌تواند بدون ایجاد هرج‌ومرج عملیاتی، حجم کار بیشتری را مدیریت کند.

اتوماسیون به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در عین حفظ کیفیت خدمات و کنترل داخلی، رشد کنند.

چگونه Lua CRM به کسب‌وکارها در خودکارسازی فرآیندها کمک می‌کند

Lua CRM اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار، CRM، ERP، مدیریت جریان کار، مدیریت وظایف، پشتیبانی مشتریان، گزارش‌دهی، تحلیل‌ها و هوش مصنوعی را در یک پلتفرم هوشمند ترکیب می‌کند.

کسب‌وکارها می‌توانند مدیریت سرنخ‌ها، فعالیت‌های فروش، جذب مشتری جدید، تاییدها، درخواست‌های داخلی، فرآیندهای پشتیبانی، عملیات انبارداری، گزارش‌دهی و همکاری بین بخشی را خودکار کنند.

وظایف می‌توانند به طور خودکار ارجاع داده شوند، ضرب‌الاجل‌ها نظارت شوند، اعلان‌ها ارسال گردند، سوابق به‌روزرسانی شوند و فرآیندها بدون نیاز به هماهنگی دستی غیرضروری بین مراحل مختلف حرکت کنند.

از آنجا که CRM، ERP، اتوماسیون، گزارش‌دهی و هوش مصنوعی در یک پلتفرم واحد کار می‌کنند، سازمان‌ها دید کاملی نسبت به عملیات کسب‌وکار خود به دست می‌آورند.

سیستم Lua CRM به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کارهای تکراری را حذف کنند، همکاری را بهبود بخشند، پیچیدگی‌های عملیاتی را کاهش دهند و فرآیندهای مقیاس‌پذیری ایجاد کنند که از رشد بلندمدت حمایت می‌کنند.

پرسش‌های متداول

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری کسب‌وکار بر اساس قوانین، شرایط و جریان‌های کاری از پیش تعریف‌شده است.

چه نوع فرآیندهایی را می‌توان خودکار کرد؟
کسب‌وکارها می‌توانند فروش، جذب مشتری جدید، تایید فاکتورها، درخواست‌های کارکنان، تیکت‌های پشتیبانی، فرآیندهای انبارداری، گزارش‌دهی، فعالیت‌های بازاریابی و بسیاری دیگر از جریان‌های کاری عملیاتی را خودکار کنند.

مزایای اصلی اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار بهره‌وری را بهبود می‌بخشد، کارهای دستی را کاهش می‌دهد، خطاها را به حداقل می‌رساند، به فرآیندها سرعت می‌بخشد، همکاری را بهبود می‌دهد و شفافیت عملیاتی را افزایش می‌دهد.

آیا اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار فقط برای شرکت‌های بزرگ است؟
خیر. کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیز می‌توانند از اتوماسیون برای کاهش کارهای اداری، بهبود مسئولیت‌پذیری و مقیاس‌پذیری کارآمدتر استفاده کنند.

تفاوت بین BPA و اتوماسیون جریان کار چیست؟
اتوماسیون جریان کار بر خودکارسازی جریان‌های کاری فردی تمرکز دارد، در حالی که اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار فرآیندهای سرتاسری گسترده‌تری را مدیریت می‌کند که شامل چندین بخش، سیستم و جریان کار می‌شوند.

آیا اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار می‌تواند با CRM و ERP کار کند؟
بله. BPA زمانی که به CRM و ERP متصل می‌شود بسیار قدرتمندتر عمل می‌کند، زیرا اطلاعات مشتری، داده‌های عملیاتی و فرآیندهای خودکار در یک محیط متصل به هم باقی می‌مانند.

هوش مصنوعی چگونه اتوماسیون را بهبود می‌بخشد؟
هوش مصنوعی می‌تواند داده‌ها را تحلیل کند، تاخیرها را پیش‌بینی کند، کارها را اولویت‌بندی کند، درخواست‌ها را دسته‌بندی کند، اقداماتی را پیشنهاد دهد، اطلاعات را خلاصه کند و به سازمان‌ها در بهینه‌سازی مداوم فرآیندهایشان کمک کند.

سخن پایانی

هر کسب‌وکار در حال رشدی در نهایت به نقطه‌ای می‌رسد که فرآیندهای دستی به یک محدودیت تبدیل می‌شوند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار ساختار لازم را برای سازماندهی عملیات، کاهش کارهای تکراری، بهبود همکاری و ایجاد فرآیندهای کسب‌وکار یکپارچه فراهم می‌کند.

اتوماسیون به کارکنان اجازه می‌دهد تا به جای صرف زمان ارزشمند خود برای فعالیت‌های اداری روتین، بر مشتریان، استراتژی، حل مسئله و رشد تمرکز کنند.

هنگامی که اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار با CRM، ERP، مدیریت جریان کار، گزارش‌دهی، تحلیل‌ها و هوش مصنوعی ترکیب می‌شود، سازمان‌ها کنترل کاملی بر عملیات خود به دست می‌آورند.

کسب‌وکارهایی که روی اتوماسیون با طراحی خوب سرمایه‌گذاری می‌کنند، تیم‌های سریع‌تر، فرآیندهای قابل‌اعتمادتر، تجربه‌های مشتری بهتر، هزینه‌های عملیاتی کمتر و رشد بلندمدت قوی‌تری ایجاد می‌کنند.