რა არის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია (BPA)? სრული გზამკვლევი

ყოველი წარმატებული ბიზნესი ასობით ყოველდღიურ პროცესზეა დამოკიდებული. თანამშრომლები პასუხობენ მომხმარებლებს, ანაწილებენ დავალებებს, ამტკიცებენ მოთხოვნებს, ქმნიან ინვოისებს, ანახლებენ ჩანაწერებს, ამზადებენ ანგარიშებს, მართავენ პროექტებს და კოორდინაციას უწევენ მუშაობას სხვადასხვა დეპარტამენტებს შორის. როდესაც ეს აქტივობები ეფექტურად არის ორგანიზებული, ბიზნესი შეუფერხებლად მუშაობს. როდესაც ისინი მთლიანად მექანიკურ მუშაობაზეა დამოკიდებული, საოპერაციო სირთულე იზრდება და პროდუქტიულობა კლებას იწყებს.

კომპანიების ზრდასთან ერთად, მექანიკური პროცესების კონტროლი სულ უფრო რთულდება. ინფორმაცია იფანტება ელექტრონულ ცხრილებში, ელფოსტაში, შეტყობინებების აპლიკაციებში, დოკუმენტებსა და არაინტეგრირებულ პროგრამებში. თანამშრომლები ძვირფას დროს ხარჯავენ განახლებების ძიებაზე, ერთი და იმავე ინფორმაციის რამდენიმე სისტემაში შეყვანაზე, დამტკიცებების მოთხოვნასა და დაუსრულებელი დავალებების მონიტორინგზე.

სწორედ აქ ხდება ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია აუცილებელი.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ორგანიზაციებს საშუალებას აძლევს მოახდინონ განმეორებადი აქტივობების ავტომატიზაცია, მოახდინონ საოპერაციო სამუშაო პროცესების სტანდარტიზაცია, შეამცირონ შეცდომები და გააუმჯობესონ გუნდებს შორის თანამშრომლობა. იმის ნაცვლად, რომ დაეყრდნონ თანამშრომლებს ყოველი ნაბიჯის დასამახსოვრებლად, ბიზნესები ქმნიან სტრუქტურირებულ პროცესებს, რომლებიც ავტომატურად ასრულებენ დავალებებს წინასწარ განსაზღვრული წესებისა და პირობების საფუძველზე.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის თანამედროვე პლატფორმები აერთიანებს სამუშაო პროცესების მართვას, CRM, ERP, დავალებების მართვას, ანგარიშგებას, ინტეგრაციებს, ანალიტიკასა და ხელოვნურ ინტელექტს ერთ ცენტრალიზებულ გარემოში.

მხოლოდ ცალკეული დავალებების ავტომატიზაციის ნაცვლად, ორგანიზაციებს შეუძლიათ სრულად მოახდინონ ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია გაყიდვების, ფინანსების, მომხმარებელთა მხარდაჭერის, ადამიანური რესურსების, მარკეტინგის, ინვენტარის, შესყიდვებისა და ოპერაციების მიმართულებით.

მართავთ მომხმარებელთა ადაპტაციას (onboarding), ინვოისების დამტკიცებას, თანამშრომელთა მოთხოვნებს, გაყიდვების შესაძლებლობებს, მხარდაჭერის ბილეთებს, ინვენტარის მოძრაობას თუ შიდა პროექტებს, ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია უზრუნველყოფს მდგრადი ზრდისთვის საჭირო საოპერაციო სტრუქტურას.

რა არის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია?

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია, რომელიც საზოგადოდ ცნობილია როგორც BPA, არის ტექნოლოგიის გამოყენება განმეორებადი და სტრუქტურირებული ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციისთვის მინიმალური მექანიკური ჩარევით.

იმის ნაცვლად, რომ თანამშრომლებმა ყოველი აქტივობა ხელით შეასრულონ, ავტომატიზაციის პროგრამული უზრუნველყოფა ასრულებს წინასწარ განსაზღვრულ მოქმედებებს კონკრეტული ტრიგერების, წესებისა და პირობების საფუძველზე.

ეს მოქმედებები შეიძლება მოიცავდეს დავალებების განაწილებას, ელფოსტის გაგზავნას, დამტკიცებების მოთხოვნას, ჩანაწერების განახლებას, დოკუმენტების გენერირებას, შეხსენებების შექმნას, სტატუსების შეცვლას, მონაცემთა სინქრონიზაციას, ანგარიშების მომზადებას ან დამატებითი სამუშაო პროცესების გაშვებას.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის მიზანი მხოლოდ დავალებების უფრო სწრაფად შესრულება არ არის.

მისი უფრო ფართო მიზანია თანმიმდევრული, პროგნოზირებადი, გაზომვადი და მასშტაბირებადი ბიზნეს ოპერაციების შექმნა.

თითოეული ორგანიზაცია უკვე მუშაობს ბიზნეს პროცესების მეშვეობით, მიუხედავად იმისა, დოკუმენტირებულია ეს პროცესები თუ არა.

ლიდების კვალიფიკაცია, მომხმარებელთა ადაპტაცია, შესყიდვები, ინვოისების დამტკიცება, თანამშრომელთა დაქირავება, ინვენტარის შევსება, მომხმარებელთა მხარდაჭერა, კონტრაქტების მართვა და ფინანსური ანგარიშგება — ეს ყველაფერი ბიზნეს პროცესების მაგალითებია.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია გარდაქმნის ამ აქტივობებს ხელით კოორდინირებული პროცედურებიდან სტრუქტურირებულ ციფრულ სისტემებად.

რატომ არის მნიშვნელოვანი ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია

ბევრი საოპერაციო პრობლემა გამოწვეული არ არის თანამშრომლების მიერ. ისინი გამოწვეულია არაეფექტური პროცესებით.

როდესაც პასუხისმგებლობები გაურკვეველია, ინფორმაცია ინახება რამდენიმე სისტემაში, დამტკიცებები დამოკიდებულია ელფოსტის მიმოწერაზე და დავალებების მონიტორინგი ხდება ხელით, პროდუქტიულობა ბუნებრივად მცირდება.

თანამშრომლებს შეიძლება დაავიწყდეთ მნიშვნელოვანი შემდგომი ნაბიჯები, მენეჯერებმა შეიძლება ვერ შეამჩნიონ შეფერხებები, ხოლო მომხმარებლებმა შეიძლება იმაზე მეტხანს დაელოდონ პასუხებს, ვიდრე მოელოდნენ.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია წყვეტს ამ პრობლემებს მკაფიო წესებისა და სტრუქტურირებული შესრულების დანერგვით.

დავალებები შეიძლება განაწილდეს ავტომატურად. შეტყობინებები შეიძლება გაიგზავნოს ვადების ამოწურვამდე. დამტკიცებები შეიძლება გადამისამართდეს შესაბამის მენეჯერთან. მომხმარებელთა ჩანაწერები შეიძლება განახლდეს მონაცემების ხელით შეყვანის გარეშე. ანგარიშები შეიძლება გენერირდეს რეალურ დროში არსებული ინფორმაციის გამოყენებით.

შედეგად, თანამშრომლები ნაკლებ დროს ხარჯავენ პროცესების კოორდინაციაზე და მეტ დროს უთმობენ მნიშვნელოვანი სამუშაოს შესრულებას.

მენეჯერები ასევე იღებენ უკეთეს ხედვას საოპერაციო ეფექტურობაზე, რადგან თითოეული მოქმედება ფიქსირდება და გაზომვადია.

ბიზნესის საერთო პრობლემები, რომლებსაც BPA წყვეტს

მზარდი ბიზნესები ხშირად აწყდებიან მსგავს საოპერაციო გამოწვევებს, მიუხედავად მათი ინდუსტრიისა.

თანამშრომლები განმეორებით შეჰყავთ ერთი და იგივე ინფორმაცია რამდენიმე აპლიკაციაში.

დამტკიცებები ფერხდება, რადგან მოთხოვნები იკარგება ელფოსტის მიმოწერაში ან შეტყობინებების აპლიკაციებში.

მომხმარებელთა შეკითხვები უპასუხოდ რჩება, რადგან პასუხისმგებლობა გაურკვეველია.

მენეჯერები საათებს ხარჯავენ სტატუსის განახლებების მოთხოვნაზე, ნაცვლად იმისა, რომ გაეცნონ რეალურ დროში არსებულ ინფორმაციას.

დავალებები ავიწყდებათ, რადგან თანამშრომლები ეყრდნობიან პირად შეხსენებებს ან ელექტრონულ ცხრილებს.

დეპარტამენტები იყენებენ სხვადასხვა სისტემებს, რაც ართულებს თანამშრომლობას და ინფორმაციის გაზიარებას.

ანგარიშები მოითხოვს მნიშვნელოვან მექანიკურ ძალისხმევას და ხშირად შეიცავს მოძველებულ მონაცემებს მათი დასრულების მომენტისთვის.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ამცირებს ამ პრობლემებს დავალებების, ადამიანების, მონაცემებისა და სისტემების დაკავშირებით სტანდარტიზებული სამუშაო პროცესების მეშვეობით.

როგორ მუშაობს ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია

თითოეული ავტომატიზებული ბიზნეს პროცესი იწყება ტრიგერით.

A ტრიგერი არის მოვლენა, რომელიც იწყებს ავტომატიზებულ პროცესს.

მაგალითად, მომხმარებელმა შეიძლება შეავსოს ვებსაიტის ფორმა, შეიქმნას ახალი ლიდი, გარიგებამ მიაღწიოს კონკრეტულ ეტაპს, შემოვიდეს ინვოისი, თანამშრომელმა მოითხოვოს შვებულება, ან ინვენტარი შემცირდეს მინიმალურ რაოდენობაზე დაბლა.

ტრიგერის ამოქმედების შემდეგ, წინასწარ განსაზღვრული ავტომატიზაციის წესები განსაზღვრავს, თუ რა უნდა მოხდეს შემდეგ.

სისტემამ შეიძლება გაანაწილოს დავალება, შეატყობინოს თანამშრომელს, მოითხოვოს დამტკიცება, შექმნას დოკუმენტი, გააგზავნოს ელფოსტა, განაახლოს CRM ჩანაწერი, გამოთვალოს მნიშვნელობა ან გადაიყვანოს პროცესი სხვა ეტაპზე.

ავტომატიზაცია ასევე შეიძლება მოიცავდეს პირობებს.

მაგალითად, ფასდაკლების მოთხოვნამ შეიძლება მოითხოვოს მენეჯერის დამტკიცება მხოლოდ მაშინ, როდესაც ფასდაკლება აღემატება წინასწარ განსაზღვრულ პროცენტს.

მხარდაჭერის ბილეთი შეიძლება ავტომატურად ესკალირდეს, როდესაც ის უპასუხოდ რჩება გარკვეული პერიოდის განმავლობაში.

ინვენტარის მოთხოვნა შეიძლება ავტომატურად შეიქმნას, როდესაც ხელმისაწვდომი მარაგი საჭირო დონეზე დაბლა დაეცემა.

თითოეული მოქმედება ფიქსირდება, რაც მენეჯერებს საშუალებას აძლევს გააკონტროლონ პროცესი და გამოავლინონ გაუმჯობესების შესაძლებლობები.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის ძირითადი კომპონენტები

ბიზნეს პროცესების ეფექტური ავტომატიზაცია ჩვეულებრივ მოიცავს რამდენიმე დაკავშირებულ კომპონენტს.

ტრიგერები იწყებენ პროცესს, როდესაც ხდება კონკრეტული მოვლენა.

ბიზნეს წესები განსაზღვრავს, თუ როგორ უნდა უპასუხოს სისტემამ.

პირობები განსაზღვრავს, თუ რომელი გზით უნდა წავიდეს პროცესი.

დავალებები განსაზღვრავს აქტივობებს, რომლებიც თანამშრომლებმა ან სისტემებმა უნდა შეასრულონ.

დამტკიცებები უზრუნველყოფს, რომ მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები განიხილებოდეს უფლებამოსილი თანამშრომლების მიერ.

შეტყობინებები აცნობებს მონაწილეებს ახალი დავალებების, ვადების, სტატუსის ცვლილებების ან საჭირო მოქმედებების შესახებ.

ინტეგრაციები აკავშირებს ავტომატიზებულ პროცესს გარე აპლიკაციებთან და მონაცემთა წყაროებთან.

ანგარიშები და დაფები უზრუნველყოფს ხედვას ეფექტურობაზე, შეფერხებებზე, შესრულების მაჩვენებლებსა და პრობლემურ ადგილებზე.

როდესაც ეს კომპონენტები ერთად მუშაობენ, ბიზნესები იღებენ სრულ კონტროლს რთულ საოპერაციო პროცესებზე.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის მაგალითები

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია შეიძლება გამოყენებულ იქნას ორგანიზაციის ნებისმიერ დეპარტამენტში.

გაყიდვების გუნდებს შეუძლიათ მოახდინონ ლიდების განაწილების, კვალიფიკაციის, შემდგომი შეხსენებების, შეთავაზებების მომზადების, ფასდაკლებების დამტკიცებისა და მომხმარებელთა ადაპტაციის ავტომატიზაცია.

მომხმარებელთა მხარდაჭერის დეპარტამენტებს შეუძლიათ მოახდინონ ბილეთების განაწილების, SLA მონიტორინგის, ესკალაციის წესების, მომხმარებელთა შეტყობინებებისა და კმაყოფილების გამოკითხვების ავტომატიზაცია.

ფინანსურ გუნდებს შეუძლიათ მოახდინონ ინვოისების დამტკიცების, გადახდის მოთხოვნების, ხარჯების ანგარიშგების, განმეორებადი ანგარიშსწორების, დოკუმენტების გენერირებისა და ფინანსური ანგარიშგების ავტომატიზაცია.

ადამიანური რესურსების გუნდებს შეუებენ მოახდინონ რეკრუტირების, ინტერვიუების დაგეგმვის, თანამშრომელთა ადაპტაციის, შვებულების მოთხოვნების, ეფექტურობის შეფასებისა და გათავისუფლების პროცესების ავტომატიზაცია.

მარკეტინგის დეპარტამენტებს შეუძლიათ მოახდინონ ლიდების მოზიდვის, კამპანიების დამტკიცების, ელფოსტის თანმიმდევრობების, აუდიტორიის სეგმენტაციის, პუბლიკაციების განრიგისა და ეფექტურობის ანგარიშგების ავტომატიზაცია.

საოპერაციო გუნდებს შეუძლიათ მოახდინონ შესყიდვების, ინვენტარის შევსების, მომწოდებლების მოთხოვნების, ხარისხის კონტროლის, ტექნიკური მომსახურების დაგეგმვისა და შიდა დამტკიცებების ავტომატიზაცია.

პროექტის გუნდებს შეუძლიათ მოახდინონ დავალებების შექმნის, პასუხისმგებლობების განაწილების, ვადების შეხსენებების, სტატუსის ცვლილებებისა და პროექტის ანგარიშგების ავტომატიზაცია.

გაყიდვების პროცესის ავტომატიზაცია

გაყიდვების პროცესები ჩვეულებრივ მოიცავს მრავალ განმეორებად აქტივობას.

გაყიდვების წარმომადგენლები მოიპოვებენ ლიდებს, ახდენენ შესაძლებლობების კვალიფიკაციას, გეგმავენ შემდგომ ნაბიჯებს, ამზადებენ შეთავაზებებს, ითხოვენ დამტკიცებებს, ანახლებენ გარიგების ეტაპებს და ურთიერთობენ პოტენციურ მომხმარებლებთან.

როდესაც ეს აქტივობები სრულდება ხელით, მნიშვნელოვანი შესაძლებლობები შეიძლება დავიწყდეს ან შეფერხდეს.

გაყიდვების ავტომატიზაცია უზრუნველყოფს ლიდების დაუყოვნებლივ განაწილებას, შემდგომი დავალებების ავტომატურად შექმნას, შეხსენებების გაგზავნას და გარიგების შესახებ ინფორმაციის მუდმივ განახლებას.

მენეჯერებს შეუძლიათ რეალურ დროში აკონტროლონ გაყიდვების ძაბრი და გამოავლინონ შესაძლებლობები, რომლებიც ყურადღებას მოითხოვს.

მომხმარებელთა ადაპტაციის ავტომატიზაცია

მომხმარებელთა ადაპტაცია ხშირად მოითხოვს კოორდინაციას გაყიდვების, ფინანსების, მხარდაჭერის, ოპერაციებისა და იმპლემენტაციის გუნდებს შორის.

ავტომატიზაციის გარეშე, თანამშრომლებს შეიძლება დაავიწყდეთ მნიშვნელოვანი ნაბიჯები ან რამდენჯერმე მოითხოვონ ერთი და იგივე ინფორმაცია.

ადაპტაციის ავტომატიზებულ პროცესს შეუძლია შექმნას მომხმარებლის ჩანაწერები, გაანაწილოს იმპლემენტაციის დავალებები, მოითხოვოს საჭირო დოკუმენტები, დააგენერიროს კონტრაქტები, შეატყობინოს შიდა დეპარტამენტებს და დაგეგმოს შემდგომი აქტივობები.

ეს ქმნის უფრო თანმიმდევრულ გამოცდილებას თითოეული ახალი მომხმარებლისთვის.

დამტკიცების პროცესის ავტომატიზაცია

დამტკიცებები საოპერაციო შეფერხებების ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული წყაროა.

შესყიდვების მოთხოვნები, ფასდაკლებები, ინვოისები, ხარჯები, კონტრაქტები, შვებულების მოთხოვნები და ბიუჯეტის ცვლილებები — ყველაფერი შეიძლება მოითხოვდეს დამტკიცებას.

როდესაც დამტკიცებები იმართება ელფოსტის საშუალებით, რთული ხდება იმის გაგება, თუ ვინ არის პასუხისმგებელი ან რამდენ ხანს ელოდება მოთხოვნა.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია თითოეულ მოთხოვნას სწორ დამამტკიცებელთან მიმართავს, აგზავნის შეხსენებებს, აფიქსირებს გადაწყვეტილებებს და ავტომატურად აგრძელებს პროცესს დამტკიცების შემდეგ.

ორგანიზაციები იღებენ მეტ პასუხისმგებლობას და ამავდროულად ამცირებენ არასაჭირო შეფერხებებს.

ინვოისებისა და გადახდების ავტომატიზაცია

ფინანსური დეპარტამენტები ხშირად ამუშავებენ დიდი რაოდენობით ინვოისებსა და გადახდის მოთხოვნებს.

მექანიკური დამუშავება მოითხოვს თანამშრომლებისგან ინფორმაციის გადამოწმებას, დამტკიცების მოთხოვნას, მონაცემების შეყვანასა და გადახდის სტატუსების განახლებას.

ავტომატიზაციას შეუძლია ამოიცნოს ინვოისის ინფორმაცია, შეადაროს იგი შესყიდვების ჩანაწერებს, გადააგზავნოს დასამტკიცებლად, შეატყობინოს პასუხისმგებელ თანამშრომლებს და განაახლოს ფინანსური სისტემები.

ეს ამცირებს მონაცემების ხელით შეყვანას და აუმჯობესებს ფინანსურ სიზუსტეს.

მომხმარებელთა მხარდაჭერის ავტომატიზაცია

მომხმარებელთა მხარდაჭერის გუნდები უნდა პასუხობდნენ სწრაფად და თანმიმდევრულად.

ავტომატიზაციას შეუძლია მოახდინოს ახალი ბილეთების კლასიფიკაცია, მათი განაწილება შესაბამის თანამშრომელზე, პრიორიტეტების განსაზღვრა, პასუხის ვადების მონიტორინგი და გადაუჭრელი საკითხების ესკალაცია.

მომხმარებლებს შეუძლიათ მიიღონ ავტომატური დადასტურების შეტყობინებები და სტატუსის შეტყობინებები, ხოლო მხარდაჭერის მენეჯერები აკონტროლებენ SLA-ის შესრულებას საინფორმაციო დაფების მეშვეობით.

ეს ეხმარება ბიზნესს უფრო სწრაფი და საიმედო მომხმარებელთა მომსახურების უზრუნველყოფაში.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის უპირატესობები

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის ერთ-ერთი ყველაზე დიდი უპირატესობა გაზრდილი პროდუქტიულობაა.

თანამშრომლებს აღარ სჭირდებათ მნიშვნელოვანი დროის დახარჯვა განმეორებადი ადმინისტრაციული სამუშაოს შესრულებაზე.

ავტომატიზაცია ასევე ამცირებს ადამიანურ შეცდომებს, რადგან ინფორმაცია მუშავდება წინასწარ განსაზღვრული წესების შესაბამისად.

პროცესები უფრო სწრაფი ხდება, რადგან დავალებები, შეტყობინებები და დამტკიცებები დაუყოვნებლივ სრულდება.

თანამშრომლობა უმჯობესდება, რადგან ყველა მონაწილე მუშაობს ერთი და იმავე სტრუქტურირებული პროცესის ფარგლებში.

მენეჯერები იღებენ რეალურ დროში ხედვას პროგრესზე, შეფერხებებსა და თანამშრომლების დატვირთვაზე.

მომხმარებელთა გამოცდილება უმჯობესდება, რადგან მოთხოვნები მუშავდება უფრო თანმიმდევრულად და პასუხის დრო მცირდება.

ორგანიზაციები ასევე ამცირებენ საოპერაციო ხარჯებს მეტი სამუშაოს შესრულებით ადმინისტრაციული რესურსების პროპორციული გაზრდის გარეშე.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია და საოპერაციო ხედვა

მექანიკური პროცესები ართულებს იმის გაგებას, თუ რა ხდება ორგანიზაციაში.

მენეჯერები შეიძლება დაეყრდნონ შეხვედრებს, ელექტრონულ ცხრილებს ან თანამშრომლებისგან მიღებულ ინფორმაციას პროგრესის მონიტორინგისთვის.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ქმნის რეალურ დროში ხედვას, რადგან თითოეული დავალება, დამტკიცება, სტატუსის ცვლილება და ვადა ფიქსირდება სისტემაში.

საინფორმაციო დაფებს შეუძლიათ აჩვენონ, რომელი პროცესებია აქტიური, რომელი დავალებებია ვადაგადაცილებული, სად ფერხდება დამტკიცებები და რომელი დეპარტამენტები მოითხოვენ ყურადღებას.

ეს ინფორმაცია ხელმძღვანელობას საშუალებას აძლევს მიიღოს უფრო სწრაფი და ზუსტი გადაწყვეტილებები.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია სამუშაო პროცესების (Workflow) ავტომატიზაციის წინააღმდეგ

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია და სამუშაო პროცესების (Workflow) ავტომატიზაცია მჭიდროდ არის დაკავშირებული, მაგრამ ისინი ზუსტად ერთი და იგივე არ არის.

სამუშაო პროცესების ავტომატიზაცია ფოკუსირებულია დავალებების კონკრეტული თანმიმდევრობის ავტომატიზაციაზე.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია უფრო ფართოა და შეიძლება მოიცავდეს რამდენიმე სამუშაო პროცესს, დეპარტამენტს, სისტემას, დამტკიცებასა და ბიზნეს წესს.

მაგალითად, მხარდაჭერის ბილეთის ავტომატური განაწილება არის სამუშაო პროცესის ავტომატიზაცია.

მომხმარებელთა მხარდაჭერის სრული პროცესის ავტომატიზაცია, მათ შორის ბილეთის შექმნა, კლასიფიკაცია, განაწილება, ესკალაცია, გადაწყვეტა, ანგარიშგება და მომხმარებელთა უკუკავშირი, არის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია.

შეიტყვეთ მეტი ჩვენს სამუშაო პროცესების მართვის გზამკვლევში.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია CRM-ის წინააღმდეგ

CRM პროგრამული უზრუნველყოფა ძირითადად ფოკუსირებულია მომხმარებლებთან ურთიერთობების, ლიდების, კონტაქტების, გარიგებების, კომუნიკაციებისა და გაყიდვების აქტივობების მართვაზე.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ფოკუსირებულია უფრო ფართო საოპერაციო პროცესების ავტომატიზაციაზე რამდენიმე დეპარტამენტში.

თუმცა, თანამედროვე CRM პლატფორმები ხშირად მოიცავს ავტომატიზაციის მძლავრ შესაძლებლობებს.

CRM-ს შეუძლია მოახდინოს ლიდების განაწილების, გაყიდვების შემდგომი ნაბიჯების, მომხმარებელთა ადაპტაციის, მხარდაჭერის მოთხოვნების, განახლებებისა და მომხმარებელთა შენარჩუნების აქტივობების ავტომატიზაცია.

როდესაც CRM და BPA ერთად მუშაობენ, მომხმარებლის ინფორმაცია და ბიზნეს პროცესები დაკავშირებული რჩება.

შეიტყვეთ მეტი ჩვენს CRM გზამკვლევში.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ERP-ის წინააღმდეგ

ERP პროგრამული უზრუნველყოფა მართავს ბიზნესის ძირითად რესურსებს, როგორიცაა ფინანსები, ინვენტარი, შესყიდვები, წარმოება, ბუღალტერია და მიწოდების ჯაჭვის ოპერაციები.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია აკავშირებს და ავტომატურს ხდის იმ პროცესებს, რომლებიც ამ რესურსების გარშემო მუშაობს.

მაგალითად, ERP-მ შეიძლება დააფიქსიროს ინვენტარის რაოდენობა და შესყიდვების ტრანზაქციები.

BPA-ს შეუძლია ავტომატურად შექმნას შესყიდვის მოთხოვნა, როდესაც ინვენტარი წინასწარ განსაზღვრულ დონეზე დაბლა დაეცემა, გადააგზავნოს მოთხოვნა დასამტკიცებლად, შეატყობინოს მომწოდებელს და განაახლოს პასუხისმგებელი თანამშრომლები.

CRM, ERP და BPA მნიშვნელოვნად უფრო ძლიერი ხდება, როდესაც ისინი მუშაობენ ერთ დაკავშირებულ პლატფორმაში.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია რობოტიზებული პროცესების ავტომატიზაციის (RPA) წინააღმდეგ

რობოტიზებული პროცესების ავტომატიზაცია, რომელიც საზოგადოდ ცნობილია როგორც RPA, იყენებს პროგრამულ რობოტებს არსებულ აპლიკაციებში ადამიანის განმეორებადი მოქმედებების იმიტაციისთვის.

მაგალითად, RPA რობოტმა შეიძლება დააკოპიროს ინფორმაცია ერთი აპლიკაციიდან და შეიყვანოს იგი მეორეში.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ფოკუსირებულია სრული საოპერაციო პროცესების პროექტირებასა და ავტომატიზაციაზე.

RPA შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის უფრო ფართო სტრატეგიის ერთ-ერთი კომპონენტი.

ხელოვნური ინტელექტი ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციაში

ხელოვნური ინტელექტი გარდაქმნის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციას.

ტრადიციული ავტომატიზაცია მიყვება წინასწარ განსაზღვრულ წესებს.

ხელოვნურ ინტელექტზე დაფუძნებულ ავტომატიზაციას შეუძლია ინფორმაციის გაანალიზება, შაბლონების იდენტიფიცირება, მოქმედებების რეკომენდაცია, შეფერხებების პროგნოზირება, დავალებების პრიორიტეტიზაცია და თანამშრომლების დახმარება გადაწყვეტილების მიღებაში.

ხელოვნურ ინტელექტს შეუძლია მომხმარებელთა საუბრების გაანალიზება, მოთხოვნების კლასიფიკაცია, ინფორმაციის შეჯამება, უჩვეულო აქტივობის აღმოჩენა, ანგარიშების გენერირება და საუკეთესო შემდგომი მოქმედების რეკომენდაცია.

მხოლოდ განმეორებადი დავალებების შესრულების ნაცვლად, ხელოვნური ინტელექტი ეხმარება ორგანიზაციებს მუდმივად გააუმჯობესონ თავიანთი პროცესები.

გაეცანით ჩვენს AI CRM გზამკვლევს.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის მეტრიკები, რომლებსაც თითოეული ბიზნესი უნდა ადევნებდეს თვალს

წარმატებული ავტომატიზაცია მოითხოვს გაზომვად ეფექტურობას.

ბიზნესებმა უნდა აკონტროლონ პროცესის დასრულების საშუალო დრო, დავალებების შესრულების მაჩვენებელი, დამტკიცების დრო, ვადაგადაცილებული დავალებების რაოდენობა, ავტომატიზაციის მაჩვენებელი, შეცდომების სიხშირე, მომხმარებელთა პასუხის დრო, თანამშრომელთა დატვირთვა, საოპერაციო ხარჯები და პროცესის პრობლემური ადგილები.

ორგანიზაციებმა ასევე უნდა შეადარონ ეფექტურობა ავტომატიზაციამდე და მის შემდეგ.

ეს შესაძლებელს ხდის პროდუქტიულობის გაუმჯობესების, ხარჯების შემცირებისა და მომხმარებელთა გამოცდილების ცვლილებების გაზომვას.

რეალურ დროში ანალიტიკა ეხმარება მენეჯერებს განსაზღვრონ, რომელი პროცესები მუშაობს ეფექტურად და რომელი მოითხოვს შემდგომ ოპტიმიზაციას.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის გავრცელებული შეცდომები

ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული შეცდომაა არაეფექტური პროცესის ავტომატიზაცია მისი წინასწარი გაუმჯობესების გარეშე.

ავტომატიზაცია პროცესებს უფრო სწრაფს ხდის, მაგრამ ის ავტომატურად არ ხდის მათ უკეთესს.

ბიზნესებმა უნდა გაამარტივონ არასაჭირო ნაბიჯები, დააზუსტონ პასუხისმგებლობები და წაშალონ დუბლირებული აქტივობები ავტომატიზაციის დანერგვამდე.

კიდევ ერთი შეცდომაა ზედმეტად რთული სამუშაო პროცესების შექმნა ძალიან ბევრი პირობითა და დამტკიცების დონით.

რთული ავტომატიზაციის შენარჩუნება რთულდება და მან შეიძლება შეამციროს პროდუქტიულობა მისი გაუმჯობესების ნაცვლად.

ორგანიზაციები ასევე უშვებენ შეცდომებს, როდესაც ახდენენ იზოლირებული დავალებების ავტომატიზაციას სრული, ბოლოდან ბოლომდე პროცესის გათვალისწინების გარეშე.

საბოლოოდ, ბიზნესები ხშირად ვერ ზომავენ ავტომატიზაციის ეფექტურობას, რაც ართულებს იმის გაგებას, რეალურად გაუმჯობესდა თუ არა პროცესი.

როგორ განვსაზღვროთ პროცესები, რომლებიც უნდა ავტომატიზდეს

ბიზნესის ყველა აქტივობა არ საჭიროებს ავტომატიზაციას.

საუკეთესო კანდიდატებია განმეორებადი პროცესები, რომლებიც მიჰყვებიან მკაფიო წესებს და ხშირად ხდება.

პროცესები, რომლებიც მოიცავს მონაცემების მნიშვნელოვან მექანიკურ შეყვანას, განმეორებით შეტყობინებებს, მრავალჯერად დამტკიცებას, ხშირ შეცდომებს ან დასრულების ხანგრძლივ დროს, ასევე ძლიერი კანდიდატებია.

ბიზნესებმა უნდა დაიწყონ იმის განსაზღვრით, თუ რომელი აქტივობები მოიხმარს ყველაზე მეტ დროს ან ქმნის ყველაზე მეტ შეფერხებას.

შემდეგ მათ უნდა მოახდინონ მიმდინარე პროცესის დოკუმენტირება, წაშალონ არასაჭირო ნაბიჯები, განსაზღვრონ პასუხისმგებლობები და დასახონ გაზომვადი მიზნები.

როგორ დავნერგოთ ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია

წარმატებული დანერგვა იწყება არსებული პროცესის გაგებით.

ორგანიზაციებმა უნდა მოახდინონ იმის დოკუმენტირება, თუ როგორ მოძრაობს სამუშაო ამჟამად თანამშრომლებს, დეპარტამენტებსა და სისტემებს შორის.

შემდეგი ნაბიჯია პრობლემური ადგილების, დუბლირებული აქტივობების, არასაჭირო დამტკიცებებისა და მონაცემების ხელით შეყვანის იდენტიფიცირება.

პროცესის გამარტივების შემდეგ, ორგანიზაციას შეუძლია განსაზღვროს ტრიგერები, წესები, პირობები, დავალებები, დამტკიცებები და შეტყობინებები.

ავტომატიზებული პროცესი თავდაპირველად უნდა გამოიცადოს მომხმარებელთა შეზღუდულ ჯგუფთან ერთად.

დანერგვის შემდეგ, ეფექტურობა მუდმივად უნდა კონტროლდებოდეს და უმჯობესდებოდეს.

თანამშრომლების უკუკავშირი ასევე მნიშვნელოვანია, რადგან ადამიანები, რომლებიც ყოველდღიურად ასრულებენ პროცესს, ხშირად ყველაზე უკეთ ხედავენ მის გამოწვევებს.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია მცირე ბიზნესისთვის

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია მხოლოდ მსხვილი საწარმოებისთვის არ არის.

მცირე ბიზნესები ხშირად კიდევ უფრო მეტ სარგებელს იღებენ, რადგან თანამშრომლები ჩვეულებრივ ერთდროულად რამდენიმე პასუხისმგებლობას ასრულებენ.

ავტომატიზაცია მცირე გუნდებს საშუალებას აძლევს შეამცირონ ადმინისტრაციული სამუშაო, გააუმჯობესონ პასუხისმგებლობა და უზრუნველყონ უფრო თანმიმდევრული მომხმარებელთა მომსახურება.

მცირე ბიზნესს შეუძლია მოახდინოს ლიდების შემდგომი ნაბიჯების, შეხვედრების შეხსენებების, მომხმარებელთა ადაპტაციის, ინვოისების დამტკიცების, დავალებების განაწილებისა და ანგარიშგების ავტომატიზაცია დამატებითი ადმინისტრაციული თანამშრომლების დაქირავების გარეშე.

ავტომატიზაციის თანამედროვე პლატფორმები საწარმოს დონის პროცესების ორგანიზებას ხელმისაწვდომს ხდის ნებისმიერი ზომის ბიზნესისთვის.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია მზარდი კომპანიებისთვის

ბიზნესის ზრდასთან ერთად იზრდება მომხმარებლების, თანამშრომლების, ტრანზაქციებისა და შიდა მოთხოვნების რაოდენობა.

პროცესები, რომლებიც ეფექტურად მუშაობდა მცირე გუნდისთვის, შეიძლება არასაიმედო გახდეს ორგანიზაციის გაფართოებისას.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ქმნის მასშტაბირებად საოპერაციო საფუძველს.

ახალ თანამშრომლებს შეუძლიათ მიჰყვნენ სტანდარტიზებულ პროცესებს, მენეჯერებს შეუძლიათ გააკონტროლონ უფრო დიდი გუნდები, ხოლო ორგანიზაციას შეუძლია მეტი სამუშაოს შესრულება საოპერაციო ქაოსის შექმნის გარეშე.

ავტომატიზაცია ეხმარება კომპანიებს გაიზარდონ მომსახურების ხარისხისა და შიდა კონტროლის შენარჩუნებით.

როგორ ეხმარება Lua CRM ბიზნესს პროცესების ავტომატიზაციაში

Lua CRM აერთიანებს ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციას, CRM, ERP, სამუშაო პროცესების მართვას, დავალებების მართვას, მომხმარებელთა მხარდაჭერას, ანგარიშგებას, ანალიტიკასა და ხელოვნურ ინტელექტს ერთ ინტელექტუალურ პლატფორმაში.

ბიზნესებს შეუძლიათ მოახდინონ ლიდების მართვის, გაყიდვების აქტივობების, მომხმარებელთა ადაპტაციის, დამტკიცებების, შიდა მოთხოვნების, მხარდაჭერის პროცესების, ინვენტარის ოპერაციების, ანგარიშგებისა და დეპარტამენტებს შორის თანამშრომლობის ავტომატიზაცია.

დავალებები შეიძლება განაწილდეს ავტომატურად, ვადები გაკონტროლდეს, შეტყობინებები გაიგზავნოს, ჩანაწერები განახლდეს და პროცესები გადავიდეს ეტაპებს შორის ზედმეტი მექანიკური კოორდინაციის გარეშე.

ვინაიდან CRM, ERP, ავტომატიზაცია, ანგარიშგება და ხელოვნური ინტელექტი მუშაობენ ერთსა და იმავე პლატფორმაზე, ორგანიზაციები იღებენ სრულ ხედვას თავიანთ ბიზნეს ოპერაციებზე.

Lua CRM ეხმარება ბიზნესს განმეორებადი სამუშაოს აღმოფხვრაში, თანამშრომლობის გაუმჯობესებაში, საოპერაციო სირთულის შემცირებასა და მასშტაბირებადი პროცესების შექმნაში, რომლებიც ხელს უწყობს გრძელვადიან ზრდას.

ხშირად დასმული კითხვები

რა არის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია?
ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია არის ტექნოლოგიის გამოყენება განმეორებადი ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციისთვის წინასწარ განსაზღვრული წესების, პირობებისა და სამუშაო პროცესების საფუძველზე.

რა ტიპის პროცესების ავტომატიზაციაა შესაძლებელი?
ბიზნესებს შეუძლიათ მოახდინონ გაყიდვების, მომხმარებელთა ადაპტაციის, ინვოისების დამტკიცების, თანამშრომელთა მოთხოვნების, მხარდაჭერის ბილეთების, ინვენტარის პროცესების, ანგარიშგების, მარკეტინგული აქტივობებისა და მრავალი სხვა საოპერაციო სამუშაო პროცესის ავტომატიზაცია.

რა არის ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციის ძირითადი უპირატესობები?
ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია აუმჯობესებს პროდუქტიულობას, ამცირებს მექანიკურ მუშაობას, მინიმუმამდე დაჰყავს შეცდომები, აჩქარებს პროცესებს, აუმჯობესებს თანამშრომლობას და ზრდის საოპერაციო ხედვას.

არის თუ არა ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია მხოლოდ მსხვილი კომპანიებისთვის?
არა. მცირე და საშუალო ბიზნესებს შეუძლიათ გამოიყენონ ავტომატიზაცია ადმინისტრაციული სამუშაოს შესამცირებლად, პასუხისმგებლობის გასაუმჯობესებლად და უფრო ეფექტურად მასშტაბირებისთვის.

რა განსხვავებაა BPA-სა და სამუშაო პროცესების (Workflow) ავტომატიზაციას შორის?
სამუშაო პროცესების ავტომატიზაცია ფოკუსირებულია ცალკეული სამუშაო პროცესების ავტომატიზაციაზე, ხოლო ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია მართავს უფრო ფართო, ბოლოდან ბოლომდე პროცესებს, რომლებიც მოიცავს რამდენიმე დეპარტამენტს, სისტემასა და სამუშაო პროცესს.

შეიძლება თუ არა ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაციამ იმუშაოს CRM და ERP სისტემებთან?
დიახ. BPA განსაკუთრებით ძლიერი ხდება CRM და ERP სისტემებთან დაკავშირებისას, რადგან მომხმარებლის ინფორმაცია, საოპერაციო მონაცემები და ავტომატიზებული პროცესები რჩება ერთ დაკავშირებულ გარემოში.

როგორ აუმჯობესებს ხელოვნური ინტელექტი ავტომატიზაციას?
ხელოვნურ ინტელექტს შეუძლია მონაცემების გაანალიზება, შეფერხებების პროგნოზირება, სამუშაოს პრიორიტეტიზაცია, მოთხოვნების კლასიფიკაცია, მოქმედებების რეკომენდაცია, ინფორმაციის შეჯამება და ორგანიზაციების დახმარება თავიანთი პროცესების მუდმივ ოპტიმიზაციაში.

საბოლოო აზრები

თითოეული მზარდი ბიზნესი ადრე თუ გვიან აღწევს იმ ზღვარს, სადაც მექანიკური პროცესები შეზღუდვად იქცევა.

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია უზრუნველყოფს სტრუქტურას, რომელიც საჭიროა ოპერაციების ორგანიზებისთვის, განმეორებადი სამუშაოს შესამცირებლად, თანამშრომლობის გასაუმჯობესებლად და თანმიმდევრული ბიზნეს პროცესების შესაქმნელად.

ავტომატიზაცია თანამშრომლებს საშუალებას აძლევს ფოკუსირდნენ მომხმარებლებზე, სტრატეგიაზე, პრობლემების გადაჭრასა და ზრდაზე, ნაცვლად იმისა, რომ ძვირფასი დრო დახარჯონ რუტინულ ადმინისტრაციულ აქტივობებზე.

როდესაც ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია შერწყმულია CRM, ERP, სამუშაო პროცესების მართვასთან, ანგარიშგებასთან, ანალიტიკასა და ხელოვნურ ინტელექტთან, ორგანიზაციები იღებენ სრულ კონტროლს თავიანთ ოპერაციებზე.

ბიზნესები, რომლებიც ინვესტირებას ახდენენ კარგად შემუშავებულ ავტომატიზაციაში, ქმნიან უფრო სწრაფ გუნდებს, უფრო საიმედო პროცესებს, უკეთეს მომხმარებელთა გამოცდილებას, დაბალ საოპერაციო ხარჯებს და უფრო ძლიერ გრძელვადიან ზრდას.