Көпчүлүк кызмат көрсөтүүчү ишканаларда билимдер электрондук почталарда, чат билдирүүлөрүндө, документтерде жана айрым кызматкерлердин башында чачыранды сакталат. Процедуралар оозеки түшүндүрүлөт, маанилүү чечимдер сүйлөшүүлөрдүн арасында калып кетет жана бир эле суроолорго кайра-кайра жооп берилет. Убакыттын өтүшү менен бул натыйжасыздыкка, ыраатсыздыкка жана керексиз каталарга алып келет.

Ички билим базасы бул көйгөйдү чечүүгө багытталган. Бирок, көптөгөн компаниялар аны түзүүгө аракет кылып, ийгиликсиз болушат. Система бар, бирок аны эч ким колдонбойт. Макалалар эскирип, издөө кыйындап, кызматкерлер документацияны текшерүүнүн ордуна кайрадан кесиптештеринен сурай башташат.

Бул макалада жөн гана унутулуп калган курал эмес, күнүмдүк иштин бир бөлүгү боло турган ички билим базасын кантип түзүү керектиги түшүндүрүлөт.

Эмне үчүн көпчүлүк ички билим базалары ийгиликсиз болот

Билим базалары адатта алдын ала болжолдонгон себептерден улам ийгиликсиз болот. Бул көйгөйлөрдү түшүнүү – аларды чечүүгө карай биринчи кадам.

Алар жумушчу курал катары эмес, сактагыч катары түзүлөт

Көптөгөн командалар билим базасын документтердин архиви катары карашат. Файлдар жүктөлүп, унутулуп калат. Так түзүм, күнүмдүк тапшырмалар менен байланыш жана мазмунду жаңыртып турууга эч кандай стимул жок. Кызматкерлер керектүү нерсени тез таба албаганда, системаны колдонууну токтотушат.

Аларда бир эле учурда өтө көп маалымат камтылат

Дагы бир кеңири таралган ката – биринчи күндөн баштап эле баарын документтештирүүгө аракет кылуу. Чоң, басымдуу документация колдонууга тоскоол болот. Кызматкерлер эмнеден баштаарын билбей, маанилүү маалымат анча маанилүү эмес мазмундун арасында жоголуп кетет.

Билимге эч ким жооптуу эмес

Эгер макалаларды колдоого эч ким жооптуу болбосо, маалымат тез эле эскирип калат. Процедуралар өзгөрөт, куралдар өнүгөт, ал эми эски нускамалар ошол бойдон кала берет. Бул системага болгон ишенимди кетирип, адамдар ага таянууну токтотушат.

Алар күнүмдүк иш процесстерине интеграцияланган эмес

Тапшырмалардан, долбоорлордон жана коммуникация куралдарынан өзүнчө жашаган билим базасын этибарга албай коюу оңой. Эгер кызматкерлер маалымат издөө үчүн өз иш процессинен чыгууга аргасыз болсо, алар адатта эң тез жолду тандашат – башка бирөөдөн суроону.

Ички билим базасы чындыгында эмне кылышы керек

Пайдалуу билим базасы – бул жөн гана макалалардын жыйнагы эмес. Бул аткарууну, ырааттуулукту жана чечим кабыл алууну колдогон система.

Натыйжалуу ички билим базасы төмөнкүлөрдү аткарышы керек:

• Көп берилүүчү суроолорго тез жана так жооп берүү
• Команда боюнча иштин аткарылышын стандартташтыруу
• Жаңы кызматкерлерди ишке киргизүү убактысын кыскартуу
• Кызматкерлер компаниядан кеткенде билимди сактап калуу
• Туруктуу кызмат көрсөтүүнү колдоо

Буга жетүү үчүн, билим базасы документациянын кагазда кандай көрүнгөнүнө эмес, адамдардын иш жүзүндө кантип иштегенине негизделип түзүлүшү керек.

Командаңыз колдоно турган билим базасын кантип түзүү керек

Чыныгы, кайталануучу көйгөйлөрдөн баштаңыз

Эң мыкты мазмун сиздин командаңыз мурунтан эле берип жаткан чыныгы суроолордон келип чыгат. Кайталануучу маселелерге көңүл буруңуз:

• Кардардын мындай өтүнүчүн кантип чечебиз?
• Жаңы долбоорду баштоонун кадамдары кандай?
• Кайсы шаблонду колдонушубуз керек?
• Бул тапшырмага ким жооптуу?

Биринчи кезекте ушуларды документтештириңиз. Кызматкерлер дароо пайдасын көргөндө, аны колдонуу табигый түрдө көбөйөт.

Макалаларды кыска жана аракетке багытталган кылып жазыңыз

Ички документацияны карап чыгуу оңой болушу керек. Узун түшүндүрмөлөр колдонууга ыңгайлуулукту азайтат. Ар бир макала бир суроого жооп бериши же бир процессти так түшүндүрүшү керек.

Жакшы ички макала адатта төмөнкүлөрдү камтыйт:

• Көйгөйдү же тапшырманы сүрөттөгөн так аталыш
• Кадам-кадам нускамалар
• Тиешелүү тапшырмаларга, шаблондорго же куралдарга шилтемелер
• Кеңири таралган каталар же өзгөчөлүктөр жөнүндө эскертүүлөр

Максат – академиялык билим берүү эмес, ошол учурда кимдир бирөөгө туура аракет кылууга жардам берүү.

Мазмунду иштин аткарылышына жараша уюштуруңуз

Макалаларды бөлүмдөр же документтердин түрлөрү боюнча уюштуруунун ордуна, аларды иш процесстерине ылайык түзүңүз. Мисалы:

• Сатуу процесси
• Кардарды ишке киргизүү
• Кызмат көрсөтүү
• Эсеп-кысап жана төлөмдөр
• Колдоо жана маселелерди чечүү

Бул кызматкерлерге тапшырманы аткарып жатканда маалыматты табууну жеңилдетет.

Так жоопкерчиликти дайындаңыз

Ар бир билим тармагынын жооптуу адамы болушу керек. Бул бир адам баарын жазат дегенди билдирбейт, бирок кимдир бирөө тактык жана жаңыртуулар үчүн жооптуу болот.

Жоопкерчилик процесстер өзгөргөндө, документациянын да өзгөрүшүн камсыздайт. Ошондой эле, бул кызматкерлерге алар көргөн маалыматтын ишенимдүү экенине ишеним берет.

Билимди тапшырмалар жана долбоорлор менен байланыштырыңыз

Эң натыйжалуу билим базалары түздөн-түз ишке байланышкан. Мисалы:

• Нускамаларды түздөн-түз тапшырмалардын ичине шилтемелөө
• Текшерүү тизмелерин долбоордун шаблондоруна тиркөө
• Тапшырманын түрүнө же этабына жараша тиешелүү макалаларды көрсөтүү

Билим керектүү жерде пайда болгондо, аны колдонуу мажбурлоо менен эмес, табигый түрдө ишке ашат.

Издөөнү тез жана түшүнүктүү кылыңыз

Кызматкерлер жоопторду бир нече секунданын ичинде таба алышы керек. Так аталыштар, ырааттуу аталыштарды колдонуу жана күчтүү издөө функциясы абдан маанилүү.

Эгер адамдар маалыматты тез таба албаса, алар издөөнү токтотуп, кол менен баарлашууга кайтышат.

Билим базасын "тирүү" кармоо

Билим базасы – бул бир жолку долбоор эмес. Ал бизнес менен кошо өнүгүп турушу керек.

Мазмунду үзгүлтүксүз карап чыгыңыз

Жөнөкөй карап чыгуу циклин орнотуңуз. Мисалы, маанилүү процесстер боюнча макалалар ар бир квартал сайын, ал эми анча маанилүү эмес мазмун жылына эки жолу каралышы мүмкүн. Бул эскирген нускамалардын каталарга алып келишинин алдын алат.

Командадан пикир билдирүүгө үндөңүз

Кызматкерлер макалаларга комментарий жазып, жакшыртууларды сунуштап же эскирген маалыматты белгилей алышы керек. Бул билим базасын жогорудан ылдый эрежелер китебине эмес, биргелешкен системага айлантат.

Ишке киргизүү учурунда билимди колдонуңуз

Жаңы кызматкерлерди биринчи күндөн баштап билим базасы менен тааныштыруу керек. Ишке киргизүү тапшырмалары макалаларга шилтеме кылганда, жаңы кызматкерлер дайыма жетекчиликке таянбастан, жоопторду кайдан табууну үйрөнүшөт.

Бул окутуу убактысын кыскартып, эрте көз карандысыздыкты калыптандырат.

Борборлоштурулган платформа билимди колдонууну кантип жакшыртат

Билим бирдиктүү системанын бир бөлүгү болгондо эң натыйжалуу болот. Документация, тапшырмалар, долбоорлор, коммуникация жана кардарлар бир платформада жайгашканда, билим статикалык эмес, контексттик болуп калат.

Заманбап кызмат көрсөтүү платформалары командаларга билимди түздөн-түз жумуш элементтерине байланыштырууга, документация менен ишке киргизүүнү автоматташтырууга жана мыкты тажрыйбалардын ырааттуу сакталышын камсыздоого мүмкүндүк берет. Бул эс тутумга жана формалдуу эмес баарлашууга болгон көз карандылыкты азайтат.

Корутунду

Ички билим базасы адамдарга өз ишин жакшыраак, тезирээк жана ырааттуу аткарууга жардам бергенде ийгиликке жетет. Ал чыныгы көйгөйлөрдү чечип, иш процесстерине табигый түрдө шайкеш келип, бизнес менен кошо өнүгүшү керек.

Колдонууга ыңгайлуулукка, жоопкерчиликке жана күнүмдүк иш менен интеграциялоого көңүл буруу менен, кызмат көрсөтүүчү ишканалар өз билим базасын чыныгы операциялык активге айландыра алышат – бул өндүрүмдүүлүктү жогорулатат, каталарды азайтат жана компания өскөн сайын тажрыйбаны сактап калат.