Միջոցառումների կազմակերպիչների համար նախատեսված CRM-ն օգնում է հարսանյաց, կորպորատիվ և այլ միջոցառումների կազմակերպիչներին մեկ տեղում պահել հարցումները, առաջարկները, հաճախորդների պահանջները, մատակարարներին, վճարումները և ժամանակացույցերը, որպեսզի ոչ մի պոտենցիալ հաճախորդ չկորչի և ոչ մի մանրուք չմոռացվի կարևոր օրը։ Փոխանակ ունենալու էլփոստի, հեռախոսի և սոցիալական ցանցերի միջոցով ստացված հարցումներ, անձնական հեռախոսում պահված մատակարարների կոնտակտներ և մի քանի աղյուսակներում գրանցված վերջնաժամկետներ, ձեր թիմը տեսնում է, թե որ հարցումներն են պատասխանի կարիք ունեն, որ առաջարկներն են սպասում որոշման և որ մատակարարների հաստատումներն են դեռ բացակայում։ Այս ուղեցույցը նախատեսված է միջոցառումների կազմակերպմամբ զբաղվող բիզնեսների սեփականատերերի և համակարգողների համար, ովքեր ցանկանում են ավելի շատ միջոցառումներ պատվիրել, հաճախորդներին տեղեկացված պահել և յուրաքանչյուր նախագիծ իրականացնել ավելի քիչ սթրեսով։
Հիմնական դրույթներ
- Միջոցառումների կազմակերպիչների համար նախատեսված CRM-ը մեկ հաճախորդի քարտում միավորում է հարցումները, առաջարկները, պայմանագրերը, մատակարարներին, վճարումները և միջոցառումների ժամանակացույցերը։
- Միջոցառումների հարցումներին արագ, անհատականացված պատասխաններն ավելի շատ պատվերներ են ապահովում, քանի որ հաճախորդները հաճախ միանգամից մի քանի կազմակերպիչների են դիմում։
- Յուրաքանչյուր միջոցառմանը որպես առաջադրանքներով և վերջնաժամկետներով նախագծի վերաբերվելը թիմին և մատակարարներին օգնում է պահպանել ժամանակացույցը։
- Մատակարարների հետ համակարգումն ավելի հեշտ է, երբ յուրաքանչյուր մատակարար, գնառաջարկ և հաստատում կապված է միջոցառման հետ։
- Միջոցառումից հետո հաճախորդի հետ հետադարձ կապը բերում է կարծիքներ, ուղղորդումներ և կրկնվող պատվերներ։
Ի՞նչ է միջոցառումների կազմակերպիչների համար նախատեսված CRM-ը
Միջոցառումների կազմակերպիչների համար նախատեսված CRM-ը ծրագրային ապահովում է, որը կառավարում է միջոցառումների բիզնեսի հաճախորդների և նախագծերի հետ կապված կողմը՝ հարցումներ, բացահայտող զանգեր, առաջարկներ, պայմանագրեր, վճարման փուլեր, մատակարարների պատվերներ, ժամանակացույցեր, հաճախորդների հետ հաղորդակցություն և միջոցառումից հետո հետադարձ կապ։ Այն աշխատում է ձեր դիզայնի գործիքների, հաշվապահական ծրագրերի և անցկացման վայրի համակարգերի հետ համատեղ։ Հիմնական նպատակն է յուրաքանչյուր հաճախորդի և յուրաքանչյուր միջոցառում կազմակերպված պահել՝ առաջին հաղորդագրությունից մինչև շնորհակալական նամակ։
Շատ կազմակերպիչներ սկսում են աշխատել մուտքային նամակների արկղով, օրացույցով և յուրաքանչյուր միջոցառման համար նախատեսված աղյուսակով։ Դա արդյունավետ է տարեկան մի քանի միջոցառումների դեպքում։ Երբ դուք միաժամանակ կառավարում եք մի քանի հարսանիք, կոնֆերանս կամ մասնավոր երեկույթ, որոնցից յուրաքանչյուրն ունի իր մատակարարներն ու վերջնաժամկետները, մանրուքները սկսում են վրիպել։ Միջոցառումների կազմակերպման CRM-ը ամբողջ թիմին տալիս է մեկ ընդհանուր պատկեր։
Որտեղ են միջոցառումների կազմակերպիչները կորցնում պատվերներ և ժամանակ
Միջոցառումների վերաբերյալ հարցումները չափազանց երկար են սպասում
Միջոցառում պլանավորող մարդիկ հաճախ մի քանի կազմակերպիչների են դիմում՝ հասանելիությունն ու գները ճշտելու համար։ Եթե ձեր պատասխանը ուշանում է կամ ընդհանրական է թվում, հաճախորդը կարող է մեկ ուրիշին պատվիրել, մինչև դուք խոսելու հնարավորություն կունենաք։
Առաջարկներն ուղարկվում և մոռացվում են
Առանց հիշեցման, ոչ ոք չի ստուգում առաջարկն ուղարկելուց հետո։ Շատ հաճախորդների անհրաժեշտ է փոքր հուշում կամ արագ զանգ՝ հարցերին պատասխանելու համար, նախքան նրանք որոշում կկայացնեն։
Մատակարարների տվյալները ցրված են
Սննդի մատակարարները, ծաղկավաճառները, լուսանկարիչները, անցկացման վայրերը, տեսաձայնային տեխնիկայի թիմերը և դեկորատորները յուրաքանչյուրն ունեն իրենց գնառաջարկները, վերջնաժամկետները և կոնտակտային տվյալները։ Երբ այս ամենը գտնվում է տարբեր զրուցարաններում և ֆայլերում, հեշտ է բաց թողնել որևէ հաստատում կամ վերջնական հաշվարկ։
Վճարումները և վերջնաժամկետները բաց են թողնվում
Կանխավճարներին, փուլային և վերջնական վճարումներին, ինչպես նաև մատակարարների վերջնաժամկետներին ձեռքով հետևելը դժվար է, երբ մի քանի միջոցառումներ համընկնում են։
Միջոցառումների պատվիրման փուլերը
Փուլային համակարգը հարցումից մինչև ավարտված միջոցառում ընկած ճանապարհը վերածում է հստակ փուլերի։ Ահա մի օրինակելի կառուցվածք, որը կարող եք հարմարեցնել հարսանիքների, կորպորատիվ միջոցառումների կամ մասնավոր երեկույթների համար.
| Փուլ | Ինչ արձանագրել | Ավտոմատացման օրինակ |
|---|---|---|
| Նոր հարցում | Անուն, կոնտակտային տվյալներ, միջոցառման տեսակ, ամսաթիվ, հյուրերի քանակ, բյուջեի շրջանակ, աղբյուր | Ակնթարթային հաստատում և նույն օրը անձամբ պատասխանելու առաջադրանք |
| Բացահայտող զանգ | Զանգի ամսաթիվ, հաճախորդի նպատակներ, ոճ, պարտադիր պայմաններ | Հիշեցում հաճախորդին զանգից առաջ |
| Առաջարկն ուղարկված է | Փաթեթ, գին, վավերականության ժամկետ | Հետադարձ հաղորդագրություն մի քանի օր անց, եթե պատասխան չկա |
| Պայմանագիր և կանխավճար | Ստորագրված պայմանագիր, կանխավճարի գումար և ամսաթիվ | Վճարման հիշեցում և ողջույնի հաղորդագրություն |
| Պլանավորում | Ժամանակացույց, մատակարարներ, հյուրերի քանակ, որոշումներ | Միջոցառման ստուգաթերթից ստեղծված առաջադրանքներ՝ վերջնաժամկետներով |
| Միջոցառման շաբաթ | Վերջնական ժամանակացույց, մատակարարների ժամանման ժամեր, կոնտակտային ցուցակ | Հաստատման հաղորդագրություններ մատակարարներին և հաճախորդին |
| Միջոցառումից հետո | Հետադարձ կապ, վերջնական հաշիվ-ապրանքագիր, կարծիքի կարգավիճակ | Շնորհակալական հաղորդագրություն՝ կարծիք թողնելու խնդրանքով |
Սկզբում փուլերը պարզ պահեք։ Փուլերի մշակման մասին ավելին իմանալու համար տե՛ս CRM-ի վաճառքի փուլերի այս ուղեցույցը։
Միջոցառումների վերաբերյալ հարցումներին արագ և անհատականացված պատասխանելը
Գրանցեք յուրաքանչյուր հարցում CRM-ում հենց այն ստանալուն պես՝ լինի դա ձեր կայքի, էլփոստի, հեռախոսի, սոցիալական ցանցերի, թե գործընկեր հարթակի միջոցով։ Նշանակեք պատասխանատու և արձանագրեք հիմնական տվյալները՝ միջոցառման տեսակ, ամսաթիվ, հյուրերի քանակ և բյուջեի շրջանակ։ Անմիջապես ստուգեք տվյալ օրվա հասանելիությունը, որպեսզի ձեր առաջին պատասխանում կարողանաք հաստատել՝ ազա՞տ եք, թե՞ ոչ։
Հարցումներին հետևելու պատճենվող հաջորդականություն
- Հարցումից անմիջապես հետո. «Շնորհակալություն, [Name]։ Կցանկանայինք ավելին իմանալ [date] նախատեսված Ձեր [event type] միջոցառման մասին։ Կարո՞ղ ենք այս շաբաթ կարճ զանգ պլանավորել»։
- Զանգից հետո. «Հաճելի էր զրուցել Ձեր պլանների մասին։ Ահա մեր առաջարկը [event type] միջոցառման համար, որը ներառում է [package] փաթեթը և հաջորդ քայլերը»։
- Մի քանի օր անց. «Բարև, [Name], արդյո՞ք հարցեր ունեք առաջարկի վերաբերյալ։ Ուրախ կլինենք այն հարմարեցնել Ձեր բյուջեին կամ հյուրերի ցանկին»։
- Նախքան առաջարկի ժամկետի ավարտը. «Ձեր առաջարկը ուժի մեջ է մինչև [date]։ Պատասխանեք՝ Ձեր օրը կանխավճարով ամրագրելու համար»։
Եթե շատ հարցումներ եք ստանում, պոտենցիալ հաճախորդների գնահատման պարզ մոդելը կօգնի ձեզ առաջնահերթություն տալ նրանց, ովքեր ունեն հաստատված ամսաթիվ, իրատեսական բյուջե և համապատասխանում են ձեր ծառայություններին։
Յուրաքանչյուր միջոցառման կառավարումը որպես նախագիծ
Հաճախորդի հետ պայմանագիր կնքելուց հետո յուրաքանչյուր միջոցառում դառնում է նախագիծ՝ իր ժամանակացույցով։ Ստեղծեք ստուգաթերթի ձևանմուշ յուրաքանչյուր տեսակի միջոցառման համար, օրինակ՝ հարսանիքների, կոնֆերանսների կամ ծննդյան երեկույթների, որտեղ առաջադրանքները հաշվարկվում են միջոցառման օրվանից հետընթաց։ Օրինակ՝ ամրագրել անցկացման վայրը, հաստատել սննդի մատակարարին, ուղարկել հյուրերի ցուցակի վերջնաժամկետը, վերջնականացնել նստատեղերի դասավորությունը և հաստատել միջոցառման ընթացքը։
Յուրաքանչյուր առաջադրանք հանձնարարեք թիմի անդամին՝ նշելով կատարման վերջնաժամկետը։ Երբ որոշում է կայացվում, գրանցեք այն միջոցառման մեջ, որպեսզի բոլորը տեսնեն վերջին տարբերակը՝ ճաշացանկից մինչև գունային գամմա։ Պարբերական հիշեցումները և կարգավիճակի թարմացումները լավ թեկնածուներ են CRM ավտոմատացման համար։
Մատակարարների հետ համակարգում առանց քաոսի
Պահպանեք յուրաքանչյուր մատակարարի որպես կոնտակտ CRM-ում՝ նշելով նրանց ծառայությունները, գները, անցյալ միջոցառումները և հուսալիության վերաբերյալ նշումները։ Կապեք մատակարարներին յուրաքանչյուր միջոցառման հետ, որի վրա նրանք աշխատում են՝ իրենց գնառաջարկի, կանխավճարի կարգավիճակի, ժամանման ժամի և տվյալ օրվա կոնտակտային անձի հետ միասին։
- Միջոցառումից մի քանի օր առաջ մատակարարներին ուղարկեք նրանց վերջնական ժամանակացույցը և անցկացման վայրի մանրամասները։
- Հետևեք հաստատումներին, որպեսզի իմանաք, թե ով է պատասխանել և ում է պետք զանգահարել։
- Գրանցեք մասնակիցների վերջնական թիվը և սննդակարգի պահանջները այնտեղ, որտեղ սննդի մատակարարը կարող է տեսնել դրանք։
- Միջոցառումից հետո նշումներ կատարեք յուրաքանչյուր մատակարարի աշխատանքի վերաբերյալ՝ հետագա երաշխավորությունների համար։
Ունենալով մատակարարների ամբողջական պատմություն՝ ավելի հեշտ է նոր հաճախորդներին առաջարկել վստահելի գործընկերների և ավելի արագ պլանավորել նմանատիպ միջոցառումներ։
Հաճախորդների հետ հետադարձ կապ միջոցառումից հետո
Միջոցառումների կառավարման ոլորտում հաճախորդների հետ հետադարձ կապը չի ավարտվում, երբ հյուրերը հեռանում են։ Մի քանի օրվա ընթացքում ուղարկեք շնորհակալական նամակ, խնդրեք կարծիք հայտնել և գոհ հաճախորդների հետ կիսվեք կարծիք թողնելու հղումով։ Կորպորատիվ հաճախորդները հաճախ ամեն տարի միջոցառումներ են պլանավորում, այնպես որ հիշեցում սահմանեք՝ նրանց հետ կապ հաստատելու հաջորդ պլանավորման սեզոնից առաջ։ Մասնավոր հաճախորդները կարող են հետագայում պլանավորել տարեդարձեր, ծննդյան օրեր կամ ընտանեկան տոնակատարություններ, և նրանք նաև խորհուրդ են տալիս կազմակերպիչներին իրենց ընկերներին։ Հաճախորդների ուղղորդման ծրագիրը կարող է պարգևատրել այդ ներկայացումները։
Ինչպես կարգավորել CRM ձեր միջոցառումների պլանավորման բիզնեսի համար․ քայլ առ քայլ
- Թվարկեք ձեր միջոցառումների տեսակները և փաթեթները։ Դրանք որոշում են, թե որ դաշտերը, ստուգաթերթերը և ձագարներն են ձեզ անհրաժեշտ։
- Նախագծեք հաճախորդի և միջոցառման գրառումները։ Կոնտակտային տվյալներ, միջոցառման ամսաթիվ, անցկացման վայր, հյուրերի քանակ, բյուջե, ոճային նշումներ, որոշումներ և վճարման կարգավիճակ։
- Ներմուծեք հաճախորդներին և մատակարարներին։ Նախ մաքրեք կրկնօրինակները։ Excel-ից CRM տեղափոխման այս ուղեցույցը կարող է օգնել։
- Կառուցեք ամրագրման ձագարը։ Յուրաքանչյուր հարցում ստանում է պատասխանատու, պատասխանի վերջնաժամկետ և հետագա կապ։
- Ստեղծեք ստուգաթերթերի ձևանմուշներ։ Առաջադրանքներ՝ յուրաքանչյուր միջոցառման տեսակի համար միջոցառման օրվանից հետընթաց հաշվարկվող վերջնաժամկետներով։
- Ավելացրեք հաղորդագրությունների ձևանմուշներ։ Հարցումների պատասխաններ, առաջարկների վերաբերյալ հետագա կապ, վճարման հիշեցումներ, մատակարարների հաստատումներ և շնորհակալական նամակներ։
- Վերանայեք յուրաքանչյուր միջոցառումից հետո։ Ստուգեք, թե ինչն է լավ անցել, թարմացրեք ստուգաթերթերը և գրանցեք մատակարարների վերաբերյալ նշումները։
Կառուցվածքային ներդրման համար հետևեք CRM-ի ներդրման այս պլանին։
Պատկերավոր օրինակ․ կազմակերպիչ, որը դադարում է հարցումներ կորցնել
Սա հիպոթետիկ սցենար է, ոչ թե իրական ընկերության տվյալներ կամ երաշխավորված արդյունք։
Պատկերացրեք միջոցառումների պլանավորման փոքր ստուդիա՝ երեք համակարգողներով, որոնք զբաղվում են հարսանիքներով և կորպորատիվ միջոցառումներով։ Հարցումները ստացվում են կայքից, սոցիալական ցանցերից և գործընկեր հարթակներից, և յուրաքանչյուր համակարգող պահում է իր սեփական էլեկտրոնային աղյուսակը։ CRM կարգավորելուց հետո ստուդիան․
- Գրանցում է յուրաքանչյուր հարցում՝ նշելով պատասխանատուին, և պատասխանում է նույն օրը։
- Ավտոմատ կերպով հետևում է բաց առաջարկներին։
- Օգտագործում է ստուգաթերթերի ձևանմուշներ, որպեսզի յուրաքանչյուր միջոցառում առաջին իսկ օրվանից ունենա առաջադրանքներ և վերջնաժամկետներ։
- Կապում է մատակարարներին, գնառաջարկները և հաստատումները յուրաքանչյուր միջոցառման հետ։
Համակարգողները կարող են փոխարինել միմյանց, և հաճախորդները ստանում են հետևողական թարմացումներ՝ անկախ նրանից, թե ում հետ են խոսում։
Ինչպես դա անել LUA CRM-ում
Հաճախորդների և մատակարարների գրառումներ
Պահպանեք հաճախորդներին, մատակարարներին, միջոցառումները, փաստաթղթերը և խոսակցությունները փոխկապակցված մեկ վայրում։
Ձագարներ, նախագծեր և առաջադրանքներ
Գործարկեք ամրագրման ձագարը և կառավարեք յուրաքանչյուր միջոցառում առաջադրանքներով, վերջնաժամկետներով և պատասխանատուներով։
Ավտոմատացումներ
Ավտոմատ կերպով ուղարկեք հարցումների պատասխաններ, առաջարկների վերաբերյալ հետագա կապ, վճարման հիշեցումներ և շնորհակալական նամակներ։
Հաշվետվություններ
Վահանակների վրա հետևեք հարցումներին, ամրագրումների տոկոսին, առաջիկա միջոցառումներին և վճարումներին։
Ցանկանու՞մ եք ավելի շատ միջոցառումներ ամրագրել՝ ավելի քիչ սթրեսով։ Փորձեք LUA CRM-ը և տեսեք, թե ինչպես է այն համապատասխանում ձեր միջոցառումների բիզնեսին։
Ցուցանիշներ՝ հետևելու համար
Հարցմանը պատասխանելու ժամանակը
Միջին ժամանակը հարցման և ձեր առաջին անձնական պատասխանի միջև։
Առաջարկի հաջողության տոկոս
Կնքված պայմանագրեր ÷ նույն ժամանակահատվածում ուղարկված առաջարկներ։
Առաջադրանքների ժամանակին կատարում
Միջոցառման առաջադրանքներ, որոնք կատարվել են մինչև վերջնաժամկետը ÷ բոլոր միջոցառման առաջադրանքները։
Կրկնվող և ուղղորդված ամրագրումներ
Նախկին հաճախորդներից կամ ուղղորդումներից ստացված ամրագրումներ ÷ բոլոր ամրագրումները։
Չափումների վերաբերյալ ավելի շատ գաղափարների համար տե՛ս այս CRM KPI-ները։
Հաճախ տրվող հարցեր
Այո։ Երբ դուք միայնակ եք պլանավորում, յուրաքանչյուր մոռացված հետադարձ կապ կամ մատակարարի բաց թողնված վերջնաժամկետ ուղղակիորեն ձեզ վրա է ազդում։ CRM-ը կազմակերպված է պահում հարցումները, առաջադրանքները և մատակարարների մանրամասները, մինչ դուք կենտրոնանում եք հաճախորդների վրա։
Այո։ Օգտագործեք առանձին ձագարներ կամ պիտակներ յուրաքանչյուր միջոցառման տեսակի համար՝ տարբեր ստուգաթերթերով, դաշտերով և հաղորդագրությունների ձևանմուշներով։
Պահպանեք մատակարարների տվյալները և ժամանակացույցերը միջոցառման գրառման մեջ և ուղարկեք հաստատումներ CRM-ից։ Մատակարարներին սովորաբար համակարգի հասանելիություն անհրաժեշտ չէ։
Այո։ Գրանցեք վճարման փուլերը յուրաքանչյուր միջոցառման համար և սահմանեք հիշեցումներ յուրաքանչյուր վճարման ժամկետից առաջ, մինչ ձեր հաշվապահական գործիքը զբաղվում է հաշիվ-ապրանքագրերով և հաշվառմամբ։
Հարցումների և առաջարկների հիմնական փուլը հաճախ կարող է պատրաստ լինել մի քանի օրում։ Ստուգաթերթերի ձևանմուշները և մատակարարների գրառումները կարելի է ավելացնել քայլ առ քայլ։
Եզրակացություն
Միջոցառումների կազմակերպչի CRM-ը չի ընտրի ծաղիկները, սակայն այն օգնում է ձեր թիմին արագ պատասխանել յուրաքանչյուր հարցման, հետևել մատակարարներին և վերջնաժամկետներին և կապի մեջ մնալ հաճախորդների հետ միջոցառումից հետո։ Սկսեք ամրագրումների փուլից և մեկ ստուգաթերթի ձևանմուշից, այնուհետև ավելացրեք մատակարարների գրառումներ, վճարման հիշեցումներ և հետմիջոցառումային հաղորդակցություն, երբ հիմնական գործընթացները սահուն ընթանան։
Պատրաստեք անվճար հաշիվ-ապրանքագրերի գեներատոր ձեր զննարկիչում։ Հաշիվ չի պահանջվում, և սևագիրը պահպանվում է այս սարքում։
