Ürituste planeerimise CRM aitab pulmakorraldajatel, ettevõtete ürituste korraldajatel ja pidude planeerijatel hoida päringuid, pakkumisi, kliendi lähteülesandeid, tarnijaid, makseid ja ajakavasid ühes kohas, et ükski vihje ei jahtuks ja suurel päeval ei ununeks ükski detail. Selle asemel et päringud oleksid laiali e-kirjade, telefoni ja sotsiaalmeedia vahel, tarnijate kontaktid isiklikus telefonis ning tähtajad mitmes tabelis, näeb teie meeskond, millised päringud vajavad vastust, millised pakkumised ootavad otsust ja millised tarnijate kinnitused on veel puudu. See juhend on mõeldud ürituste planeerimisettevõtete omanikele ja koordinaatoritele, kes soovivad broneerida rohkem üritusi, hoida kliente informeerituna ja juhtida iga projekti väiksema stressiga.
Peamised järeldused
- Ürituste planeerimise CRM ühendab päringud, pakkumised, lepingud, tarnijad, maksed ja ürituse ajakavad ühes kliendikaardis.
- Kiired ja personaalsed vastused ürituse päringutele toovad rohkem broneeringuid, sest kliendid võtavad sageli ühendust mitme korraldajaga korraga.
- Iga ürituse käsitlemine projektina koos ülesannete ja tähtaegadega hoiab meeskonna ja tarnijad ajakavas.
- Tarnijate koordineerimine on lihtsam, kui iga tarnija, hinnapakkumine ja kinnitus on üritusega lingitud.
- Kliendiga suhtlemine pärast üritust toob arvustusi, soovitusi ja korduvaid broneeringuid.
Mis on ürituste planeerimise CRM?
Ürituste planeerimise CRM on tarkvara, mis haldab ürituste korraldamisega tegeleva ettevõtte kliendi- ja projektipoolt: päringuid, tutvustavaid kõnesid, pakkumisi, lepinguid, makseetappe, tarnijate broneeringuid, ajakavasid, kliendisuhtlust ja üritusejärgset suhtlust. See töötab kõrvuti teie disainitööriistade, raamatupidamistarkvara ja toimumiskohtade süsteemidega. Fookus on iga kliendi ja iga ürituse korrastatuse tagamisel alates esimesest sõnumist kuni tänukirjani.
Paljud korraldajad alustavad postkasti, kalendri ja iga ürituse kohta käiva tabeliga. See töötab mõne ürituse puhul aastas. Kui haldate samal ajal mitut pulma, konverentsi või erapidu, millest igaühel on oma tarnijad ja tähtajad, hakkavad detailid ununema. Ürituste planeerimise CRM annab kogu meeskonnale ühe ühise vaate.
Kus ürituste korraldajad kaotavad broneeringuid ja aega
Ürituse päringud ootavad liiga kaua
Inimesed, kes planeerivad üritust, küsivad sageli mitmelt korraldajalt saadavust ja hindu. Kui teie vastus saabub hilja või kõlab üldiselt, võib klient broneerida keegi teise enne, kui teil avaneb võimalus rääkida.
Pakkumised saadetakse ja unustatakse
Ilma meeldetuletuseta ei kontrolli keegi olukorda pärast pakkumise väljasaatmist. Paljud kliendid vajavad enne otsustamist meeldetuletust või kiiret kõnet küsimustele vastamiseks.
Tarnijate andmed on laiali
Toitlustajatel, floristidel, fotograafidel, toimumiskohtadel, helitehnikutel ja dekoraatoritel on kõigil oma hinnapakkumised, tähtajad ja kontaktid. Kui see info asub erinevates vestlustes ja failides, on lihtne mõni kinnitus või lõplik osalejate arv kaotsi lasta.
Maksed ja tähtajad libisevad käest
Ettemakseid, osamakseid ja lõplikke makseid ning tarnijate tähtaegu on käsitsi raske jälgida, kui mitu üritust kattuvad.
Ürituste broneerimise müügitoru
Müügitoru muudab teekonna päringust kuni lõpetatud ürituseni selgeteks etappideks. Siin on näitlik ülesehitus, mida saate kohandada pulmade, ettevõtte ürituste või erapidude jaoks:
| Etapp | Mida jäädvustada | Näidisautomaatika |
|---|---|---|
| Uus päring | Nimi, kontakt, ürituse tüüp, kuupäev, külaliste arv, eelarvevahemik, allikas | Kohene kinnitus ja ülesanne vastata isiklikult samal päeval |
| Tutvustav kõne | Kõne kuupäev, kliendi eesmärgid, stiil, kindlad soovid | Meeldetuletus kliendile enne kõnet |
| Pakkumine saadetud | Pakett, hind, kehtivuse kuupäev | Järelsõnum mõne päeva pärast, kui vastust pole |
| Leping ja ettemaks | Allkirjastatud leping, ettemakse summa ja kuupäev | Makse meeldetuletus ja tervitussõnum |
| Planeerimine | Ajakava, tarnijad, külaliste arv, otsused | Ürituse kontrollnimekirjast loodud ülesanded koos tähtaegadega |
| Ürituse nädal | Lõplik ajakava, tarnijate saabumisajad, kontaktide nimekiri | Kinnitussõnumid tarnijatele ja kliendile |
| Üritusejärgsed tegevused | Tagasiside, lõpparve, arvustuse olek | Tänusõnum koos arvustuse taotlusega |
Hoidke etapid alguses lihtsad. Etappide kujundamise kohta lugege lähemalt sellest juhendist: CRM-i müügitoru.
Ürituse päringutele kiire ja personaalne vastamine
Registreerige iga päring CRM-is kohe, kui see saabub – olgu see siis veebisaidi, e-posti, telefoni, sotsiaalmeedia või toimumiskoha partneri kaudu. Määrake vastutaja ja märkige üles põhifaktid: ürituse tüüp, kuupäev, külaliste arv ja eelarvevahemik. Kontrollige kohe kuupäeva saadavust, et teie esimene vastus saaks kinnitada, kas olete vaba.
Kopeeritav päringute järeltegevuste jada
- Kohe pärast päringut: "Aitäh, [Nimi]. Sooviksime väga kuulda lähemalt teie üritusest ([ürituse tüüp]), mis toimub [kuupäev]. Kas saaksime sel nädalal planeerida lühikese kõne?"
- Pärast kõnet: "Oli suurepärane rääkida teie plaanidest. Siin on meie pakkumine üritusele [ürituse tüüp], sealhulgas [pakett] ja järgmised sammud."
- Mõni päev hiljem: "Tere [Nimi], kas teil on pakkumise kohta küsimusi? Kohandame seda hea meelega vastavalt teie eelarvele või külaliste nimekirjale."
- Enne pakkumise aegumist: "Teie pakkumine kehtib kuni [kuupäev]. Vasta sellele e-kirjale, et broneerida kuupäev ettemaksuga."
Kui saate palju päringuid, aitab lihtne müügivihjete hindamise (lead scoring) mudel seada esikohale need, millel on kinnitatud kuupäev, realistlik eelarve ja hea sobivus teie teenustega.
Iga ürituse haldamine projektina
Kui klient on lepingu allkirjastanud, saab igast üritusest oma ajakavaga projekt. Looge kontrollnimekirja mall iga ürituse tüübi jaoks, nagu pulmad, konverentsid või sünnipäevad, kus ülesanded arvestatakse tagasi ürituse kuupäevast. Näiteks: broneeri toimumiskoht, kinnita toitlustaja, saada külaliste nimekirja tähtaeg, viimistle istekohtade plaan ja kinnita ajakava.
Määrake iga ülesanne tiimiliikmele koos tähtajaga. Kui otsus on tehtud, salvestage see ürituse juurde, et kõik näeksid värskeimat versiooni alates menüüst kuni värvipaletini. Korduvad meeldetuletused ja olekuuuendused sobivad hästi CRM-i automatiseerimiseks.
Tarnijate koordineerimine ilma kaoseta
Hoidke iga tarnijat CRM-is kontaktina koos tema teenuste, hindade, varasemate ürituste ja usaldusväärsuse märkmetega. Linkige tarnijad iga üritusega, mille juures nad töötavad, koos nende hinnapakkumise, ettemaksu staatuse, saabumisaja ja päeva kontaktisikuga.
- Saatke tarnijatele nende lõplik ajakava ja toimumiskoha üksikasjad mõni päev enne üritust.
- Jälgige kinnitusi, et teaksite, kes on vastanud ja kes vajab helistamist.
- Märkige lõplik osalejate arv ja toitumisnõuded sinna, kus toitlustaja neid näeb.
- Pärast üritust märkige üles iga tarnija toimivus, et suunata tulevasi soovitusi.
Täieliku tarnijate ajalooga on lihtsam soovitada uutele klientidele usaldusväärseid partnereid ja planeerida sarnaseid üritusi kiiremini.
Kliendiga suhtlemine pärast üritust
Ürituste korraldamise kliendijäreltegevused ei lõpe siis, kui külalised lahkuvad. Saatke tänusõnum mõne päeva jooksul, küsige tagasisidet ja jagage arvustuslinki rahulolevate klientidega. Äriklientidest kliendid planeerivad sageli üritusi igal aastal, seega seadke meeldetuletus nendega ühenduse võtmiseks enne nende järgmist planeerimishooaega. Erakliendid võivad hiljem planeerida aastapäevi, sünnipäevi või perepidustusi ning nad soovitavad korraldajaid ka sõpradele. Kliendisoovituste programm saab neid tutvustusi premeerida.
Kuidas seadistada CRM-i oma ürituste planeerimise ettevõttele: samm-sammult
- Pange kirja oma ürituste tüübid ja paketid. Need määravad, milliseid välju, kontrollnimekirju ja müügitorusid vajate.
- Kujundage kliendi- ja üritusekirjed. Kontaktandmed, ürituse kuupäev, toimumiskoht, külaliste arv, eelarve, stiilimärkmed, otsused ja makseolek.
- Impordige kliendid ja tarnijad. Puhastage kõigepealt duplikaadid. See juhend Excelist CRM-i migreerimise kohta saab aidata.
- Ehitage broneerimistoru. Iga päring saab omaniku, vastamise tähtaja ja järeltegevuse.
- Looge kontrollnimekirjade mallid. Ülesanded koos tähtaegadega, mis on arvutatud tagasi ürituse kuupäevast iga üritusetüübi jaoks.
- Lisage sõnumimallid. Päringute vastused, pakkumiste järeltegevused, maksemeeldetuletused, tarnijate kinnitused ja tänusõnumid.
- Vaadake üle pärast iga üritust. Kontrollige, mis läks hästi, uuendage kontrollnimekirju ja salvestage tarnijate märkmed.
Struktureeritud juurutamiseks järgige seda CRM-i rakendusplaani.
Näitlik näide: korraldaja, kes ei kaota enam päringuid
See on hüpoteetiline stsenaarium, mitte tegeliku ettevõtte andmed ega garanteeritud tulemus.
Kujutage ette väikest ürituste planeerimise stuudiot kolme koordinaatoriga, kes tegelevad pulmade ja ettevõtete üritustega. Päringud tulevad veebisaidilt, sotsiaalmeediast ja toimumiskohtade partneritelt ning iga koordinaator peab oma tabelit. Pärast CRM-i seadistamist teeb stuudio järgmist:
- Registreerib iga päringu koos vastutajaga ja vastab samal päeval.
- Jälgib avatud pakkumisi automaatselt.
- Kasutab kontrollnimekirja malle, nii et igal üritusel on esimesest päevast alates ülesanded ja tähtajad.
- Seob iga üritusega tarnijad, hinnapakkumised ja kinnitused.
Koordinaatorid saavad üksteist asendada ja kliendid saavad järjepidevat teavet olenemata sellest, kellega nad räägivad.
Kuidas teha seda LUA CRM-is
Kliendi- ja tarnijakirjed
Hoidke kliendid, tarnijad, üritused, dokumendid ja vestlused ühes kohas ühendatuna.
Müügitorud, projektid ja ülesanded
Haldate broneerimistoru ja juhtige iga üritust ülesannete, tähtaegade ja vastutajatega.
Automatiseerimised
Saatke päringute vastuseid, pakkumiste järeltegevusi, maksemeeldetuletusi ja tänusõnumeid automaatselt.
Aruanded
Jälgige päringuid, broneerimismäära, tulevasi üritusi ja makseid töölaual.
Soovite broneerida rohkem üritusi väiksema stressiga? Proovige LUA CRM-i ja vaadake, kuidas see sobib teie ürituste ärile.
Mõõdikud, mida jälgida
Päringule vastamise aeg
Keskmine aeg päringu ja teie esimese isikliku vastuse vahel.
Pakkumiste võidumäär
Allkirjastatud lepingud ÷ samal perioodil saadetud pakkumised.
Ülesannete õigeaegne lõpetamine
Tähtajaks lõpetatud ürituse ülesanded ÷ kõik ürituse ülesanded.
Korduvad ja soovituste broneeringud
Varasemate klientide või soovituste broneeringud ÷ kõik broneeringud.
Lisaideid mõõtmise kohta leiate neist CRM-i KPI-dest.
Korduma kippuvad küsimused
Jah. Kui planeerite üksi, maksab iga unustatud järeltegevus või vahelejäänud tarnija tähtaeg teile otseselt kätte. CRM hoiab päringud, ülesanded ja tarnijate üksikasjad korrastatuna, samal ajal kui teie keskendute klientidele.
Jah. Kasutage iga üritusetüübi jaoks eraldi müügitorusid või silte koos erinevate kontrollnimekirjade, väljade ja sõnumimallidega.
Hoidke tarnijate andmed ja ajakavad ürituse kirje juures ning saatke kinnitusi otse CRM-ist. Tarnijatel ei ole tavaliselt vaja juurdepääsu süsteemile endale.
Jah. Salvestage iga ürituse juures makse-etapid ning seadistage meeldetuletused enne iga maksetähtaega, samal ajal kui teie raamatupidamistarkvara tegeleb arvete ja raamatupidamisega.
Lihtne päringute ja pakkumiste toru saab sageli valmis juba mõne päevaga. Kontrollnimekirjade malle ja tarnijate andmeid saab lisada samm-sammult.
Kokkuvõte
Ürituste korraldamise CRM ei vali teie eest lilli, kuid see aitab teie meeskonnal vastata kiiresti igale päringule, hoida tarnijaid ja tähtaegu kontrolli all ning hoida klientidega ühendust ka pärast üritust. Alustage broneerimistorust ja ühest kontrollnimekirja mallist ning lisage tarnijate andmed, maksemeeldetuletused ja üritusejärgne järeltegevus siis, kui põhiprotsessid toimivad juba sujuvalt.
