Tapahtumasuunnittelun CRM auttaa hääsuunnittelijoita, yritystapahtumien järjestäjiä ja juhlasuunnittelijoita pitämään kyselyt, tarjoukset, asiakasbriifit, toimittajat, maksut ja aikataulut yhdessä paikassa, jotta yksikään liidi ei kylmene eikä yksikään yksityiskohta unohdu tärkeänä päivänä. Sen sijaan että kyselyt olisivat hajanaisesti sähköpostissa, puhelimessa ja sosiaalisessa mediassa, toimittajien yhteystiedot henkilökohtaisessa puhelimessa ja määräajat useissa taulukkolaskentatiedostoissa, tiimisi näkee, mihin kyselyihin on vastattava, mitkä tarjoukset odottavat päätöstä ja mitkä toimittajien vahvistukset puuttuvat edelleen. Tämä opas on tarkoitettu tapahtumasuunnitteluyritysten omistajille ja koordinaattoreille, jotka haluavat varata enemmän tapahtumia, pitää asiakkaat ajan tasalla ja pyörittää jokaista projektia vähemmällä stressillä.
Keskeiset asiat
- Tapahtumasuunnittelijan CRM yhdistää kyselyt, tarjoukset, sopimukset, toimittajat, maksut ja tapahtuma-aikataulut yhteen asiakaskorttiin.
- Nopeat ja henkilökohtaiset vastaukset tapahtumakyselyihin tuovat enemmän varauksia, koska asiakkaat ottavat usein yhteyttä useisiin suunnittelijoihin kerralla.
- Jokaisen tapahtuman käsitteleminen projektina tehtävineen ja määräaikoineen pitää tiimin ja toimittajat aikataulussa.
- Toimittajien koordinointi on helpompaa, kun jokainen tavarantoimittaja, tarjous ja vahvistus on linkitetty tapahtumaan.
- Asiakasseuranta tapahtuman jälkeen tuo arvosteluja, suosituksia ja uusintavarauksia.
Mikä on tapahtumasuunnittelijan CRM?
Tapahtumasuunnittelijan CRM on ohjelmisto, joka hallitsee tapahtuma-alan yrityksen asiakas- ja projektipuolta: kyselyitä, kartoituspuheluita, tarjouksia, sopimuksia, maksuvaiheita, toimittajavarauksia, aikatauluja, asiakasviestintää ja tapahtuman jälkeistä seurantaa. Se toimii yhdessä suunnittelutyökalujesi, kirjanpito-ohjelmistosi ja tapahtumapaikkajärjestelmiesi kanssa. Painopiste on jokaisen asiakkaan ja tapahtuman pitämisessä järjestyksessä ensimmäisestä viestistä kiitoskirjeeseen asti.
Monet suunnittelijat aloittavat sähköpostilla, kalenterilla ja tapahtumakohtaisella taulukolla. Se toimii muutaman tapahtuman kohdalla vuodessa. Kun hallitset useita häitä, konferensseja tai yksityisjuhlia samaan aikaan, joista jokaisella on omat toimittajansa ja määräaikansa, yksityiskohdat alkavat lipsua. Tapahtumasuunnittelun CRM antaa koko tiimille yhden yhteisen näkymän.
Missä tapahtumasuunnittelijat menettävät varauksia ja aikaa
Tapahtumakyselyt odottavat liian kauan
Tapahtumaa suunnittelevat ihmiset kysyvät usein saatavuutta ja hintoja useilta suunnittelijoilta. Jos vastauksesi saapuu myöhässä tai kuulostaa geneeriseltä, asiakas saattaa varata jonkun muun ennen kuin ehdit edes keskustella.
Tarjoukset lähetetään ja unohdetaan
Ilman muistutusta kukaan ei palaa asiaan tarjouksen lähettämisen jälkeen. Monet asiakkaat tarvitsevat pienen muistutuksen tai nopean puhelun vastatakseen kysymyksiin ennen päätöksentekoa.
Toimittajien tiedot ovat hajanaisia
Catering-palveluilla, kukkakauppiailla, valokuvaajilla, tapahtumapaikoilla, AV-tiimeillä ja somistajilla on kaikilla omat tarjouksensa, määräaikansa ja yhteystietonsa. Kun nämä tiedot ovat eri chateissa ja tiedostoissa, vahvistus tai lopullinen osallistujamäärä on helppo unohdettaa.
Maksut ja määräajat viivästyvät
Käsirahoja, maksueriä ja lopullisia maksuja sekä toimittajien määräaikoja on vaikea seurata käsin, kun useat tapahtumat menevät päällekkäin.
Tapahtumavarauksien myyntiputki
Myyntiputki muuttaa polun kyselystä valmiiseen tapahtumaan selkeiksi vaiheiksi. Tässä on esimerkkimalli, jota voit mukauttaa häihin, yritystapahtumiin tai yksityisjuhliin:
| Vaihe | Mitä kirjataan | Esimerkkiautomaatio |
|---|---|---|
| Uusi kysely | Nimi, yhteystiedot, tapahtumatyyppi, päivämäärä, vierasmäärä, budjettiarvio, lähde | Automaattinen vastaanottovahvistus ja tehtävä vastata henkilökohtaisesti saman päivän aikana |
| Kartoituspuhelu | Puhelun päivämäärä, asiakkaan tavoitteet, tyyli, ehdottomat vaatimukset | Muistutus asiakkaalle ennen puhelua |
| Tarjous lähetetty | Paketti, hinta, voimassaolopäivä | Seurantaviesti muutaman päivän kuluttua, jos vastausta ei kuulu |
| Sopimus ja käsiraha | Alkirjoitettu sopimus, käsirahan määrä ja maksupäivä | Maksumuistutus ja tervetuloviesti |
| Suunnittelu | Aikataulu, toimittajat, vierasmäärä, päätökset | Tapahtuman muistilistasta luodut tehtävät eräpäivineen |
| Tapahtumaviikko | Lopullinen aikataulu, toimittajien saapumisajat, yhteystietoluettelo | Vahvistusviestit toimittajille ja asiakkaalle |
| Tapahtuman jälkeen | Palaute, loppulasku, arvostelun tila | Kiitosviesti ja arvostelupyyntö |
Pidä vaiheet aluksi yksinkertaisina. Lisätietoja vaiheiden suunnittelusta löydät tästä oppaasta aiheesta CRM-myyntiputki.
Tapahtumakyselyihin vastaaminen nopeasti ja henkilökohtaisesti
Kirjaa jokainen kysely CRM-järjestelmään heti sen saavuttua, tulipahan se verkkosivustosi, sähköpostin, puhelimen, sosiaalisen median tai tapahtumapaikkakumppanin kautta. Määritä vastuuhenkilö ja kirjaa perustiedot: tapahtumatyyppi, päivämäärä, vierasmäärä ja budjettiarvio. Tarkista päivämäärän saatavuus heti, jotta ensimmäinen vastauksesi voi vahvistaa, oletko vapaana.
Kopioitava kyselyiden seurantasekvenssi
- Heti kyselyn jälkeen: "Kiitos, [Name]. Kuulisimme mielellämme lisää [event type] -tapahtumastasi ajankohdalle [date]. Voitammeko sopia lyhyen puhelun tälle viikolle?"
- Puhelun jälkeen: "Oli hienoa jutella suunnitelmistasi. Tässä on tarjouksemme tapahtumalle [event type], sisältäen paketin [package] ja seuraavat vaiheet."
- Muutaman päivän kuluttua: "Hei [Name], onko sinulla kysyttävää tarjouksesta? Mukautamme sitä mielellämme budjettisi tai vieraslistasi mukaan."
- Ennen tarjouksen voimassaolon päättymistä: "Tarjouksesi on voimassa [date] asti. Vastaa viestiin varataksesi päivämäärän käsirahalla."
Jos saat paljon kyselyitä, yksinkertainen liidien pisteytysmalli (lead scoring) auttaa sinua priorisoimaan ne, joilla on vahvistettu päivämäärä, realistinen budjetti ja jotka sopivat hyvin palveluihisi.
Jokaisen tapahtuman hallinta projektina
Kun asiakas tekee sopimuksen, jokaisesta tapahtumasta tulee projekti omalla aikataulullaan. Luo tarkistuslistapohja jokaiselle tapahtumatyypille, kuten häille, konferensseille tai syntymäpäiväjuhlille, ja laske tehtävien määräajat taaksepäin tapahtumapäivästä. Esimerkiksi: varaa juhlapaikka, vahvista pitopalvelu, lähetä vieraslistan takaraja, viimeistele istumajärjestys ja vahvista tapahtuman aikataulu.
Määritä kukin tehtävä tiimin jäsenelle eräpäivän kera. Kun päätös on tehty, kirjaa se tapahtumaan, jotta kaikki näkevät uusimman tiedon aina menusta väripalettiin. Toistuvat muistutukset ja tilannepäivitykset sopivat erinomaisesti CRM-automaatiolle.
Palveluntarjoajien koordinointi ilman kaaosta
Säilytä jokainen palveluntarjoaja yhteystietona CRM:ssä palveluineen, hintoineen, aiempine tapahtumineen ja luotettavuusmerkintöineen. Linkitä palveluntarjoajat kuhunkin tapahtumaan, jossa he työskentelevät, yhdessä tarjouksen, ennakkomaksun tilan, saapumisajan ja tapahtumapäivän yhteyshenkilön kanssa.
- Lähetä palveluntarjoajille heidän lopullinen aikataulunsa ja tapahtumapaikan tiedot muutamia päiviä ennen tapahtumaa.
- Seuraa vahvistuksia, jotta tiedät, kuka on vastannut ja kenelle täytyy soittaa.
- Kirjaa lopulliset henkilömäärät ja erikoisruokavaliot paikkaan, josta pitopalvelu näkee ne.
- Tapahtuman jälkeen kirjaa ylös, miten kukin palveluntarjoaja suoriutui, ohjaamaan tulevia suosituksia.
Kattavan palveluntarjoajahistorian avulla on helpompi suositella luotettavia kumppaneita uusia asiakkaita varten ja suunnitella samankaltaisia tapahtumia nopeammin.
Asiakkaan jälkihoito tapahtuman jälkeen
Tapahtumajärjestelyn asiakasyhteydenpito ei pääty, kun vieraat lähtevät. Lähetä kiitosviesti muutaman päivän kuluessa, pyydä palautetta ja jaa arvostelulinkki tyytyväisille asiakkaille. Yritysasiakkaat suunnittelevat tapahtumia usein vuosittain, joten aseta muistutus ottaa heihin yhteyttä ennen heidän seuraavaa suunnittelukauttaan. Yksityisasiakkaat saattavat suunnitella vuosipäiviä, syntymäpäiviä tai perhejuhlia myöhemmin, ja he myös suosittelevat suunnittelijoita ystävilleen. Asiakassuositteluohjelma voi palkita näistä suosituksista.
Miten ottaa CRM käyttöön tapahtumasuunnitteluyrityksessäsi: vaihe vaiheelta
- Listaa tapahtumatyyppisi ja -pakettisi. Ne määrittävät, mitä kenttiä, tarkistuslistoja ja myyntiputkia tarvitset.
- Suunnittele asiakas- ja tapahtumatiedot. Yhteystiedot, tapahtumapäivä, tapahtumapaikka, vierasmäärä, budjetti, tyylimuistiinpanot, päätökset ja maksun tila.
- Tuo asiakkaat ja palveluntarjoajat. Poista kaksoiskappaleet ensin. Tämä opas Excelistä CRM-järjestelmään siirtymiseen voi auttaa.
- Rakenna varausputki. Jokainen kysely saa omistajan, vastausajan ja seurannan.
- Luo tarkistuslistapohjia. Tehtävät ja eräpäivät laskettuna taaksepäin tapahtumapäivästä kullekin tapahtumatyypille.
- Lisää viestipohjia. Kyselyvastaukset, tarjousten seurannat, maksumuistutukset, palveluntarjoajien vahvistukset ja kiitosviestit.
- Arvioi jokaisen tapahtuman jälkeen. Tarkista mikä sujui hyvin, päivitä tarkistuslistat ja kirjaa palveluntarjoajien muistiinpanot.
Järjestelmällistä käyttöönottoa varten seuraa tätä CRM-toteutussuunnitelmaa.
Havainnollistava esimerkki: suunnittelija, joka lakkaa menettämästä kyselyitä
Tämä on hypoteettinen skenaario, ei todellisen yrityksen dataa tai taattu tulos.
Kuvittele pieni tapahtumasuunnittelustudio, jossa on kolme koordinaattoria käsittelemässä häitä ja yritystapahtumia. Kyselyitä tulee verkkosivustolta, sosiaalisesta mediasta ja tapahtumapaikkakumppaneilta, ja jokainen koordinaattori pitää omaa taulukkoaan. CRM:n käyttöönoton jälkeen studio:
- Kirjaa jokaisen kyselyn omistajineen ja vastaa samana päivänä.
- Seuraa avoimia tarjouksia automaattisesti.
- Käyttää tarkistuslistapohjia, jotta jokaisella tapahtumalla on tehtävät ja määräajat ensimmäisestä päivästä lähtien.
- Linkittää palveluntarjoajat, tarjoukset ja vahvistukset kuhunkin tapahtumaan.
Koordinaattorit voivat tuurata toisiaan, ja asiakkaat saavat johdonmukaisia päivityksiä riippumatta siitä, kenen kanssa he puhuvat.
Miten se tehdään LUA CRM:ssä
Asiakas- ja palveluntarjoajatiedot
Pidä asiakkaat, palveluntarjoajat, tapahtumat, asiakirjat ja keskustelut yhdistettynä yhdessä paikassa.
Putket, projektit ja tehtävät
Pyöritä varausputkea ja hallitse kutakin tapahtumaa tehtävien, määräaikojen ja omistajien avulla.
Automaatiot
Lähetä kyselyvastaukset, tarjousten seurannat, maksumuistutukset ja kiitosviestit automaattisesti.
Raportit
Seuraa kyselyitä, varausastetta, tulevia tapahtumia ja maksuja hallintapaneeleissa.
Haluatko varata enemmän tapahtumia vähemmällä stressillä? Kokeile LUA CRM -järjestelmää ja katso, miten se sopii tapahtumaliiketoimintaasi.
Seurattavat mittarit
Kyselyiden vastausaika
Keskimääräinen aika kyselyn ja ensimmäisen henkilökohtaisen vastauksesi välillä.
Tarjousten voittoprosentti
Allekirjoitetut sopimukset ÷ samalla ajanjaksolla lähetetyt tarjoukset.
Tehtävien ajallaan suorittaminen
Määräaikaan mennessä suoritetut tapahtumatehtävät ÷ kaikki tapahtumatehtävät.
Uusinta- ja suositteluvaraukset
Aiemmilta asiakkailta tai suosituksista saadut varaukset ÷ kaikki varaukset.
Lisää ideoita mittaamiseen löydät näistä CRM-mittareista (KPI).
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Kun suunnittelet yksin, jokainen unohtunut seuranta tai väliin jäänyt palveluntarjoajan määräaika maksaa sinulle suoraan. CRM pitää kyselyt, tehtävät ja palveluntarjoajien tiedot järjestyksessä sillä aikaa, kun keskityt asiakkaisiin.
Kyllä. Käytä erillisiä putkia tai tunnisteita kullekin tapahtumatyypille eri tarkistuslistojen, kenttien ja viestipohjien kera.
Pidä toimittajien tiedot ja aikataulut tapahtuman tiedoissa ja lähetä vahvistukset CRM:stä. Toimittajat eivät yleensä tarvitse pääsyä itse järjestelmään.
Kyllä. Kirjaa maksujen virstanpylväät kullekin tapahtumalle ja aseta muistutukset ennen kutakin eräpäivää, samalla kun kirjanpito-ohjelmasi huolehtii laskutuksesta ja kirjanpidosta.
Perustason kysely- ja tarjousputki voi usein olla valmis muutamassa päivässä. Tarkistuslistapohjat ja toimittajatiedot voidaan lisätä vaiheittain.
Yhteenveto
Tapahtumasuunnittelun CRM ei valitse kukkia, mutta se auttaa tiimiäsi vastaamaan jokaiseen kyselyyn nopeasti, pitämään toimittajat ja määräajat aikataulussa sekä pysymään yhteydessä asiakkaisiin tapahtuman jälkeen. Aloita varausputkesta ja yhdestä tarkistuslistapohjasta ja lisää sitten toimittajatiedot, maksumuistutukset ja tapahtuman jälkeinen seuranta, kun perusasiat rullaavat sujuvasti.
