Eriti teenindusettevõtete jaoks, kus kasumimarginaalid ja tõhusus on olulised, võib liiga paljude eraldiseisvate tööriistade kasutamine meeskondade tööd aeglustada, suurendada vigade arvu ja muuta ühtlase kliendikogemuse pakkumise keerulisemaks. Nähtavad liitumistasud on vaid osa probleemist. Tegelik mõju tuleneb ajakulust, keerukusest ja kaotatud võimalustest.
Kuidas tööriistade vohamine tekib
Tööriistade vohamine saab harva alguse ühest suurest otsusest. Meeskond lisab vestlusrakenduse, et kiiremini suhelda. Keegi võtab kasutusele projektijuhtimise tööriista ülesannete haldamiseks. Finantsosakond kasutab eraldi arveldusplatvormi. Klienditugi valib piletite haldamiseks teise süsteemi. Iga valik on eraldiseisvana mõistlik, kuid aastate jooksul tekib ettevõttel hulk kattuvaid süsteeme, mis ei tööta hästi koos.
Kuna need tööriistad võetakse kasutusele järk-järgult, ei vastuta keegi täielikult üldpildi eest. Andmed on laiali pillutatud, protsessid on jagatud erinevate rakenduste vahel ja töötajad peavad terve päeva erinevate kasutajaliideste vahel hüppama. See, mis oli mõeldud tootlikkuse suurendamiseks, võib seda lõpuks hoopis vähendada.
Varjatud kulu 1: Tööriistade vahel vahetamisele kuluv aeg
Iga kord, kui töötaja vahetab ühe tööriista teise vastu, toimub väike vaimne „lähtestamine“. Töötaja peab meelde tuletama, mida ta tegi, leidma õige akna ja laadima õiged andmed. Kui see juhtub kümneid või isegi sadu kordi päevas, muutub ajakadu märkimisväärseks.
Kuu aja jooksul kaotatakse tunde produktiivset aega lihtsalt seetõttu, et töö on killustatud mitme süsteemi vahel. See kulu ei kajastu kunagi üheski aruandes, kuid see mõjutab otseselt võimekust ja läbilaskvust.
Varjatud kulu 2: Killustunud ja ebajärjepidevad andmed
Kui iga meeskond kasutab erinevat süsteemi, muutub teave killustatuks. Kliendiandmed, projekti märkmed, maksete staatus ja suhtlusajalugu võivad eksisteerida korraga mitmes kohas. Kõige sünkroonis hoidmine on peaaegu võimatu, kui see sõltub käsitsi uuendamisest.
See killustatus põhjustab vigu ja segadust. Töötajad teevad otsuseid vananenud või puuduliku teabe põhjal ja kliendid saavad vastukäivaid vastuseid. Nende probleemide lahendamine võtab aega ja võib kahjustada usaldust.
Varjatud kulu 3: Suurem koolitus- ja sisseelamiskulu
Iga täiendav tööriist nõuab koolitust. Uued töötajad peavad enne täieliku tootlikkuse saavutamist selgeks õppima mitu kasutajaliidest, sisselogimist ja protsessi. Kui süsteemid pole ühendatud ja töövooge pole standardiseeritud, võtab sisseelamine kauem aega ja nõuab rohkem personaalset tuge.
Isegi kogenud meeskonnaliikmed kaotavad aega, kui mõni tööriist muudab oma kasutajaliidest, lisab funktsioone või uuendab oma hinnastusmudelit. Mida rohkem tööriistu ettevõte kasutab, seda sagedamini peab ta nende katkestustega tegelema.
Varjatud kulu 4: Lüngad vastutuses ja omandisuhetes
Kui töö on jaotatud paljude rakenduste vahel, on raskem näha, kes mille eest vastutab. Ülesanne võib olla märgitud ühes süsteemis, arutatud teises ja arve esitatud kolmandas. Kui midagi läheb valesti, pole alati selge, kus tõrge tekkis või kes peaks selle parandama.
See ebaselgus põhjustab viivitusi ja sisekonflikte. Meeskonnad kulutavad aega probleemide jälitamisele, mitte nende lahendamisele, ja juhtidel on raske saada usaldusväärset ülevaadet tegevusest.
Varjatud kulu 5: Turva- ja juurdepääsuriskid
Iga uus tööriist toob kaasa uue sisselogimise, uue koha kliendiandmete hoidmiseks ja uue potentsiaalse turvariski. Aja jooksul muutub keeruliseks jälgida, kellel on juurdepääs millistele süsteemidele, eriti kui töötajad ettevõttega liituvad või sealt lahkuvad.
Mitteaktiivsed kontod, nõrgad paroolid ja ebajärjepidevad juurdepääsupoliitikad loovad turvaauke. Lubade käsitsi haldamine mitmes tööriistas on aeganõudev ja vigaderohke, suurendades nii operatsiooniriski kui ka vastavusprobleeme.
Varjatud kulu 6: Kattuvad tellimused ja alakasutatud funktsioonid
Paljud ettevõtted maksavad tööriistade eest, mis pakuvad sarnaseid või kattuvaid funktsioone. Näiteks võivad nad kasutada ühte rakendust ülesannete, teist projektide ja kolmandat kliendisuhtluse jaoks, kuigi üks integreeritud platvorm suudaks katta kõik kolm.
Mõnel juhul lähevad ettevõtted üle kallimatele pakettidele vaid ühe funktsiooni kasutamiseks, ignoreerides samal ajal suurt osa sellest, mille eest nad maksavad. Ilma regulaarse ülevaatuseta kasvavad liitumiskulud märkamatult taustal, vähendades kasumimarginaale.
Tööriistade konsolideerimise eelised
Tööriistade arvu vähendamine ei tähenda paindlikkuse ohverdamist. Hästi valitud integreeritud platvorm võib lihtsustada tegevusi, võimaldades samal ajal meeskondadel töötada neile sobival viisil. Kui põhitegevusi, nagu kliendihaldus, projektid, ülesanded, rahandus ja suhtlus, hallatakse ühes kohas, muutub kogu organisatsiooni juhtimine lihtsamaks.
Konsolideerimine toob kaasa mitmeid eeliseid: vähem sisselogimisi, ühtne andmestik, selgemad tööprotsessid, parem aruandlus ja lihtsam sisseelamine. Meeskonnad näevad kliendi või projekti täielikku pilti ilma süsteemide vahel hüppamata ja juhid saavad reaalajas ülevaate tulemuslikkusest.
Kuidas alustada tööriistade vohamise vähendamist
Esimene samm on teadlikkus. Tehke nimekiri kõikidest tööriistadest, mida teie ettevõte praegu kasutab, ja grupeerige need eesmärgi järgi: kliendihaldus, rahandus, suhtlus, projektijuhtimine, teadmusbaas jne. Tehke kindlaks, kus funktsioonid kattuvad ja kus andmeid dubleeritakse.
Järgmisena otsustage, millised valdkonnad on kõige olulisem tsentraliseerida. Teenindusettevõtete jaoks on tavaliselt parim alustada kliendiandmetest, operatsioonidest ja finantsprotsessidest. Otsige platvorme, mis suudavad katta mitu neist valdkondadest korraga, selle asemel et lisada veel üks spetsialiseeritud tööriist.
Lõpuks planeerige järkjärguline üleminek, mitte üleöö vahetus. Viige üks protsess korraga uude süsteemi, katsetage seda väikese grupiga ja täiustage oma töövooge enne, kui võtate selle kasutusele kogu ettevõttes. See vähendab häireid ja aitab meeskonnal mugavamalt kohaneda.
Kokkuvõte
Paljude eraldiseisvate tarkvaratööriistade kasutamine võib tunduda paindlik, kuid see tekitab varjatud kulusid aja, keerukuse, koolituse, turvalisuse ja kaotatud võimaluste näol. Kasvavate teenindusettevõtete jaoks võivad need kulud muutuda oluliseks takistuseks skaleeritavusele ja kasumlikkusele. Tööriistu konsolideerides, teavet tsentraliseerides ja valides platvorme, mis toetavad mitut töövoogu ühes kohas, saavad ettevõtted töötada tõhusamalt ning pakkuda sujuvamat kogemust nii klientidele kui ka töötajatele.
Eesmärk ei ole tehnoloogiast loobuda, vaid kasutada seda teadlikumalt – vähem tööriistu, mis on omavahel paremini ühendatud ja tihedalt seotud ettevõtte tegeliku toimimisviisiga.
