Ժամանակակից բիզնեսները գրեթե ամեն ինչի համար հիմնվում են ծրագրային ապահովման վրա՝ վաճառք, հաղորդակցություն, նախագծերի կառավարում, ֆինանսներ, սպասարկում, մարքեթինգ և ներքին համագործակցություն։ Սկզբում նոր գործիքի ավելացումը թվում է որպես կոնկրետ խնդրի արագ լուծում։ Սակայն ժամանակի ընթացքում շատ ընկերություններ կուտակում են իրար հետ կապ չունեցող և մասամբ օգտագործվող հավելվածների երկար ցանկ։ Այս «գործիքների անկանոն տարածումը» առաջին հայացքից ճկուն է թվում, սակայն այն աննկատ ստեղծում է ծախսեր, որոնք հեշտ է անտեսել և դժվար՝ չափել։

Հատկապես ծառայություններ մատուցող բիզնեսների համար, որտեղ շահութաբերությունն ու արդյունավետությունը կարևոր են, չափազանց շատ առանձին գործիքների օգտագործումը կարող է դանդաղեցնել թիմերի աշխատանքը, ավելացնել սխալները և դժվարացնել հաճախորդների հետևողական սպասարկումը։ Տեսանելի բաժանորդագրության վճարները խնդրի միայն մի մասն են։ Իրական ազդեցությունը գալիս է ժամանակի կորստից, բարդությունից և բաց թողնված հնարավորություններից։

Ինչպես է տեղի ունենում գործիքների անկանոն տարածումը

Գործիքների անկանոն տարածումը հազվադեպ է սկսվում մեծ որոշումից։ Թիմն ավելացնում է զրուցարան (chat)՝ ավելի արագ համակարգելու համար։ Ինչ-որ մեկը գրանցվում է նախագծերի կառավարման գործիքում՝ առաջադրանքները կառավարելու համար։ Ֆինանսական բաժինն օգտագործում է հաշիվ-ապրանքագրերի առանձին հարթակ։ Սպասարկման բաժինն ընտրում է մեկ այլ համակարգ՝ հայտերի (tickets) համար։ Առանձին վերցրած՝ յուրաքանչյուր ընտրություն տրամաբանական է, բայց տարիների ընթացքում ընկերությունը կուտակում է համընկնող համակարգեր, որոնք լավ չեն աշխատում միասին։

Քանի որ այս գործիքները ներդրվում են աստիճանաբար, ոչ ոք լիովին պատասխանատու չէ ընդհանուր պատկերի համար։ Տվյալները ցրված են, գործընթացները բաժանված են տարբեր հավելվածների միջև, և աշխատակիցները ստիպված են ամբողջ օրը անցում կատարել տարբեր միջերեսների միջև։ Այն, ինչը պետք է բարձրացներ արտադրողականությունը, ի վերջո կարող է նվազեցնել այն։

Թաքնված ծախս 1․ Գործիքների միջև անցումների վրա կորցրած ժամանակ

Ամեն անգամ, երբ աշխատակիցը մի գործիքից անցում է կատարում մյուսին, տեղի է ունենում փոքր մտավոր վերալիցքավորում։ Նրանք պետք է հիշեն, թե ինչ էին անում, գտնեն ճիշտ էկրանը և բեռնեն անհրաժեշտ տվյալները։ Երբ դա տեղի է ունենում օրական տասնյակ կամ նույնիսկ հարյուրավոր անգամներ, ժամանակի կորուստը դառնում է զգալի։

Մեկ ամսվա ընթացքում արտադրողական ժամանակի ժամեր են կորչում պարզապես այն պատճառով, որ աշխատանքը մասնատված է բազմաթիվ համակարգերի միջև։ Այս ծախսը երբեք չի հայտնվում հաշվետվություններում, բայց այն ուղղակիորեն ազդում է կարողությունների և արտադրողականության վրա։

Թաքնված ծախս 2․ Հատվածական և անհամապատասխան տվյալներ

Երբ յուրաքանչյուր թիմ օգտագործում է տարբեր համակարգ, տեղեկատվությունը դառնում է հատվածական։ Հաճախորդի տվյալները, նախագծի նշումները, վճարման կարգավիճակը և հաղորդակցության պատմությունը կարող են միաժամանակ գոյություն ունենալ մի քանի տեղերում։ Ամեն ինչ համաժամանակյա պահելը գրեթե անհնար է, երբ այն կախված է ձեռքով թարմացումներից։

Այս հատվածականությունը հանգեցնում է սխալների և շփոթության։ Աշխատակիցները որոշումներ են կայացնում հնացած կամ թերի տեղեկատվության հիման վրա, իսկ հաճախորդները ստանում են հակասական պատասխաններ։ Այս խնդիրների շտկումը ժամանակ է պահանջում և կարող է վնասել վստահությունը։

Թաքնված ծախս 3․ Ուսուցման և ներգրավման (onboarding) ավելի մեծ ջանքեր

Յուրաքանչյուր լրացուցիչ գործիք պահանջում է ուսուցում։ Նոր աշխատակիցները պետք է սովորեն բազմաթիվ միջերեսներ, մուտքանուններ և գործընթացներ, նախքան լիարժեք արտադրողական դառնալը։ Երբ համակարգերը կապակցված չեն և աշխատանքային հոսքերը ստանդարտացված չեն, նոր աշխատակիցների ներգրավումը (onboarding) ավելի երկար է տևում և պահանջում է ավելի շատ անհատական աջակցություն։

Նույնիսկ փորձառու թիմի անդամները ժամանակ են կորցնում, երբ որևէ գործիք փոխում է իր միջերեսը, ավելացնում է գործառույթներ կամ թարմացնում իր գնային մոդելը։ Որքան շատ գործիքներ է օգտագործում բիզնեսը, այնքան ավելի հաճախ է ստիպված լինում առնչվել այս խափանումների հետ։

Թաքնված ծախս 4․ Բացեր հաշվետվողականության և պատասխանատվության մեջ

Երբ աշխատանքը բաշխված է բազմաթիվ հավելվածների միջև, ավելի դժվար է տեսնել, թե ով ինչի համար է պատասխանատու։ Առաջադրանքը կարող է նշված լինել մի համակարգում, քննարկվել մեկ այլ համակարգում և հաշիվ-ապրանքագրվել երրորդում։ Եթե ինչ-որ բան սխալ է ընթանում, միշտ չէ, որ պարզ է, թե որտեղ է տեղի ունեցել խափանումը կամ ով պետք է այն շտկի։

Այս անորոշությունը հանգեցնում է ուշացումների և ներքին տարաձայնությունների։ Թիմերը ժամանակ են ծախսում խնդիրների հետքերով գնալու վրա՝ դրանք լուծելու փոխարեն, իսկ ղեկավարները դժվարանում են գործունեության վերաբերյալ հուսալի ընդհանուր պատկերացում կազմել։

Թաքնված ծախս 5․ Անվտանգության և մուտքի ռիսկեր

Յուրաքանչյուր նոր գործիք իր հետ բերում է ևս մեկ մուտքանուն, ևս մեկ վայր, որտեղ պահվում են հաճախորդների տվյալները, և ևս մեկ պոտենցիալ անվտանգության ռիսկ։ Ժամանակի ընթացքում դժվար է դառնում հետևել, թե ով որ համակարգերից ունի մուտքի հնարավորություն, հատկապես, երբ աշխատակիցները միանում կամ հեռանում են ընկերությունից։

Ոչ ակտիվ հաշիվները, թույլ գաղտնաբառերը և մուտքի անհամապատասխան քաղաքականությունները խոցելիություններ են ստեղծում։ Թույլտվությունների ձեռքով կառավարումը բազմաթիվ գործիքներում ժամանակատար է և հղի սխալներով՝ մեծացնելով ինչպես գործառնական ռիսկը, այնպես էլ համապատասխանության հետ կապված մարտահրավերները։

Թաքնված ծախս 6․ Բաժանորդագրությունների կրկնություն և չօգտագործվող գործառույթներ

Շատ բիզնեսներ վճարում են այնպիսի գործիքների համար, որոնք առաջարկում են նմանատիպ կամ համընկնող գործառույթներ։ Օրինակ, նրանք կարող են օգտագործել մեկ հավելված առաջադրանքների համար, մեկ այլ՝ նախագծերի, և երրորդը՝ հաճախորդների հետ հաղորդակցության համար, չնայած որ մեկ ինտեգրված հարթակը կարող էր ընդգրկել բոլոր երեքը։

Որոշ դեպքերում ընկերություններն անցնում են ավելի բարձր գնային փաթեթների՝ ընդամենը մեկ գործառույթից օգտվելու համար՝ անտեսելով այն ամենի մեծ մասը, ինչի համար վճարում են։ Առանց կանոնավոր վերանայման՝ բաժանորդագրության ծախսերն աննկատ աճում են՝ նվազեցնելով շահույթի մարժան։

Գործիքների համախմբման առավելությունները

Գործիքների քանակի կրճատումը չի նշանակում ճկունության զոհաբերում։ Լավ ընտրված, ինտեգրված հարթակը կարող է պարզեցնել գործառնությունները՝ միևնույն ժամանակ թույլ տալով թիմերին աշխատել իրենց կարիքներին համապատասխան ձևով։ Երբ հիմնական գործողությունները, ինչպիսիք են CRM-ը, նախագծերը, առաջադրանքները, ֆինանսները և հաղորդակցությունը, կառավարվում են մեկ տեղում, ամբողջ կազմակերպությունը դառնում է ավելի հեշտ կառավարելի։

Համախմբումը բերում է մի քանի առավելությունների՝ ավելի քիչ մուտքանուններ, միասնական տվյալների բազա, ավելի հստակ աշխատանքային հոսքեր, ավելի լավ հաշվետվություններ և ավելի պարզ ներգրավման գործընթաց։ Թիմերը կարող են տեսնել հաճախորդի կամ նախագծի ամբողջական պատկերը՝ առանց համակարգերի միջև անցումներ կատարելու, իսկ ղեկավարները ստանում են իրական ժամանակում կատարողականի տեսանելիություն։

Ինչպես սկսել գործիքների անկանոն տարածման կրճատումը

Առաջին քայլը իրազեկումն է։ Ցուցակագրեք բոլոր գործիքները, որոնք ձեր բիզնեսը ներկայումս օգտագործում է, և խմբավորեք դրանք ըստ նպատակի՝ CRM, ֆինանսներ, հաղորդակցություն, նախագծերի կառավարում, գիտելիքների բազա և այլն։ Բացահայտեք, թե որտեղ են գործառույթները համընկնում և որտեղ են տվյալները կրկնվում։

Հաջորդիվ, որոշեք, թե որ ոլորտներն են ամենակարևորը կենտրոնացնելու համար։ Ծառայություններ մատուցող բիզնեսների համար սովորաբար լավագույն մեկնարկային կետերն են հաճախորդների տվյալները, գործառնությունները և ֆինանսական աշխատանքային հոսքերը։ Փնտրեք հարթակներ, որոնք կարող են միանգամից ընդգրկել այս ոլորտներից մի քանիսը՝ ևս մեկ նեղ մասնագիտացված գործիք ավելացնելու փոխարեն։

Վերջապես, պլանավորեք աստիճանական անցում, այլ ոչ թե մեկ գիշերվա մեջ փոփոխություն։ Միանգամից մեկ գործընթաց տեղափոխեք նոր համակարգ, փորձարկեք այն փոքր խմբի հետ և կատարելագործեք ձեր աշխատանքային հոսքերը՝ նախքան դրանք ամբողջ ընկերությունում ներդնելը։ Սա նվազեցնում է խափանումները և օգնում է թիմին ավելի հարմարավետ հարմարվել։

Եզրակացություն

Բազմաթիվ առանձին ծրագրային գործիքների օգտագործումը կարող է ճկուն թվալ, սակայն այն ստեղծում է թաքնված ծախսեր՝ կապված ժամանակի, բարդության, ուսուցման, անվտանգության և բաց թողնված հնարավորությունների հետ։ Աճող ծառայություններ մատուցող բիզնեսների համար այս ծախսերը կարող են դառնալ ընդլայնման և շահութաբերության լուրջ խոչընդոտ։ Համախմբելով գործիքները, կենտրոնացնելով տեղեկատվությունը և ընտրելով հարթակներ, որոնք աջակցում են բազմաթիվ աշխատանքային հոսքերի մեկ տեղում, ընկերությունները կարող են ավելի արդյունավետ աշխատել և ապահովել ավելի սահուն փորձառություն ինչպես հաճախորդների, այնպես էլ աշխատակիցների համար։

Նպատակը տեխնոլոգիայից հրաժարվելը չէ, այլ այն ավելի գիտակցված օգտագործելը՝ ավելի քիչ, ավելի լավ փոխկապակցված և բիզնեսի իրական գործունեությանը սերտորեն համահունչ գործիքներով։