Ծառայություններ մատուցող բիզնեսները մեծապես կախված են նախագծերից՝ լինի դա սպասարկման պատվերի կատարում, մասնագիտացված աշխատանքի իրականացում, հաճախորդի հարցման կատարում, թե երկարաժամկետ պայմանագրերի կառավարում։ Յուրաքանչյուր նախագիծ ներառում է ժամկետներ, ռեսուրսներ, հաղորդակցություն, հաստատումներ և համակարգված իրականացում։ Երբ այս տարրերը պատշաճ կերպով չեն կառավարվում, սխալներ են տեղի ունենում։ Իսկ ծառայությունների ոլորտում սխալները արագորեն հանգեցնում են ուշացումների, հաճախորդների դժգոհության և եկամտի կորստի։

Այս հոդվածում դիտարկվում են ծառայություններ մատուցող բիզնեսների կողմից նախագծերում թույլ տրվող ամենատարածված սխալները և առաջարկվում են գործնական խորհուրդներ՝ դրանցից խուսափելու համար։ Նպատակն է օգնել ծառայություններ մատուցող ընկերություններին աշխատել ավելի մեծ հստակությամբ, բարելավել մատուցման որակը և նվազեցնել անարդյունավետությունը, որը վնասում է ինչպես շահութաբերությանը, այնպես էլ հաճախորդների հետ հարաբերություններին։

1. Նախագծի հստակ շրջանակի և պահանջների բացակայություն

Նախագծերի հետ կապված ամենահաճախ հանդիպող խնդիրներից մեկը առանց հստակ սահմանված շրջանակի աշխատանք սկսելն է։ Շատ թիմեր նախագծերը սկսում են՝ հիմնվելով բանավոր պայմանավորվածությունների, թերի տեղեկատվության կամ ենթադրությունների վրա։ Արդյունքում, նրանք հետագայում բախվում են թյուրիմացությունների՝ լինի դա ներքին թիմի, թե հաճախորդի հետ։

Երբ շրջանակը հստակ չէ, թիմերը ժամանակ են կորցնում՝ ուղղելով սխալները, վերանայելով աշխատանքը կամ լուծելով հաճախորդների հետ վեճերը։ Սա նվազեցնում է արտադրողականությունը և ավելացնում ծախսերը։

Սրանից խուսափելու համար յուրաքանչյուր նախագիծ պետք է սկսվի աշխատանքի պարզ, բայց կառուցվածքային սահմանմամբ՝ նպատակներ, արդյունքներ, պահանջվող քայլեր, ժամկետներ և պատասխանատվություններ։ Կենտրոնացված համակարգը երաշխավորում է, որ ամբողջ թիմը տեսնում է նույն տեղեկատվությունը։

2. Առաջադրանքների սխալ բաժանում և բաց թողնված քայլեր

Շատ ընկերություններ նախագծեր են ստեղծում ընդհանուր նկարագրություններով, սակայն չեն բաժանում աշխատանքը կոնկրետ, իրագործելի առաջադրանքների։ Առանց առաջադրանքի մակարդակով հստակության՝ թիմը լիովին չի հասկանում, թե ինչ պետք է արվի, ինչը հանգեցնում է անհետևողական կատարման և խոչընդոտների։

Նախագծի հոսքում բաց թողնված քայլերը նույնքան խնդրահարույց են։ Երբ ոչ ոք չի փաստաթղթավորում պահանջվող հաջորդականությունը կամ առաջադրանքների միջև եղած կախվածությունները, թիմերը կորցնում են առաջընթացի վերահսկողությունը և հաճախ բաց են թողնում կարևոր մանրամասներ։

Յուրաքանչյուր նախագծում կառուցվածքային առաջադրանքների ցուցակների օգտագործումը ապահովում է, որ պատասխանատվությունները հստակ են, աշխատանքը՝ հետագծելի, և ոչ մի կարևոր քայլ բաց չի թողնվում։

3. Պատասխանատվության ստանձնման և հաշվետվողականության բացակայություն

Նախագծերի կառավարման մեջ հաճախ հանդիպող սխալ է առաջադրանքները կոնկրետ անձի փոխարեն «թիմին» հանձնարարելը։ Երբ պատասխանատվությունը հստակ չէ, բոլորը ենթադրում են, որ մեկ ուրիշը կզբաղվի այդ աշխատանքով։ Սա հանգեցնում է ուշացումների, կրկնվող ջանքերի կամ անավարտ առաջադրանքների։

Ծառայություններ մատուցող բիզնెస్ները կարող են խուսափել սրանից՝ յուրաքանչյուր առաջադրանք կամ նախագծի փուլ հանձնարարելով մեկ պատասխանատուի։ Նույնիսկ եթե ուրիշներն օգնում են, պատասխանատվությունը պետք է հստակ սահմանված լինի։ Հաշվետվողականությունը բարձրացնում է արագությունը, նվազեցնում շփոթությունը և մեծացնում կատարողականի հետևողականությունը։

4. Անարդյունավետ հաղորդակցություն և թարմացումների բացակայություն

Հաղորդակցության խափանումները ծառայություններ մատուցող կազմակերպություններում նախագծերի ուշացման հիմնական պատճառներից են։ Թիմերը կարող են հիմնվել չաթի հաղորդագրությունների, ցրված նամակների կամ առերես խոսակցությունների վրա, որոնք երբեք չեն փաստաթղթավորվում։ Արդյունքում թարմացումները կորչում են, հրահանգները սխալ են մեկնաբանվում, իսկ որոշումները՝ մոռացվում։

Հաճախորդները նույնպես հաճախ հիասթափություն են ապրում, երբ նրանց չեն տեղեկացնում առաջընթացի մասին կամ երբ նրանք չգիտեն իրենց նախագծի կարգավիճակը։ Սա ստեղծում է ավելորդ լարվածություն և նվազեցնում վստահությունը։

Նախագծի հաղորդակցության կենտրոնացումը և փաստաթղթավորված թարմացումների պահպանումը լուծում են այս խնդիրը։ Երբ հաղորդակցությունը կապված է առաջադրանքների և նախագծի փուլերի հետ, թիմերը մնում են համակարգված, իսկ հաճախորդները՝ տեղեկացված։

5. Ստանդարտ աշխատանքային հոսքի կամ մատուցման գործընթացի բացակայություն

Շատ ընկերություններ յուրաքանչյուր նախագծի վերաբերվում են որպես եզակի իրադարձության, նույնիսկ երբ նույն տեսակի աշխատանքը կրկնվում է ամեն օր։ Առանց ստանդարտ աշխատանքային հոսքերի՝ թիմը լուծումներ է հորինում, ինչը հանգեցնում է անհետևողական որակի, անկանխատեսելի մատուցման և հաճախորդների տարբեր փորձառությունների։

Աշխատանքային հոսքերի ստանդարտացումը երաշխավորում է, որ յուրաքանչյուր նախագիծ հետևում է փորձված կառուցվածքի։ Սա նվազեցնում է սխալները, արագացնում աշխատանքը և ապահովում կանխատեսելի արդյունքներ։ Ճիշտ համակարգի առկայության դեպքում ձևանմուշները կարող են վերաօգտագործվել տարբեր նախագծերում՝ հետևողականություն ապահովելու համար։

6. Նախագծի կարգավիճակի իրական ժամանակում տեսանելիության բացակայություն

Երբ ղեկավարները չեն կարողանում տեսնել, թե որ առաջադրանքներն են ավարտված, որոնք են ուշանում, և որոնք են սպասում գործողության, նրանք կորցնում են նախագծի նկատմամբ վերահսկողությունը։ Տեսանելիության այս բացակայությունը ստեղծում է «կույր գոտիներ», որոնք հանգեցնում են վերջնաժամկետների խախտման, ռեսուրսների բախման և մատուցման հետ կապված խնդիրների։

Նախագծերի իրական ժամանակի կառավարման վահանակները ղեկավարներին տալիս են ակնթարթային պատկերացում առաջընթացի, խոչընդոտների և մոտալուտ վերջնաժամկետների մասին։ Ճշգրիտ տեսանելիության շնորհիվ որոշումներն ավելի արագ և արդյունավետ են դառնում, և թիմը կարող է գործել, նախքան խնդիրները կսրվեն։

7. Ուշացումները կանխելու համար ավտոմատացման չկիրառում

Ծառայությունների նախագծերի կառավարման մեջ լուրջ սխալ է ամբողջությամբ հիմնվելը ձեռքով կատարվող հետևողական քայլերի և հիշեցումների վրա։ Մարդկային հիշողությունը անկայուն է, իսկ ձեռքով համակարգումը դառնում է անհնար, երբ նախագծերը մեծանում են։

Ավտոմատացումն օգնում է վերացնել ուշացումները՝ ավտոմատ կերպով գործարկելով առաջադրանքների ստեղծումը, հիշեցումները, հաստատումները և ծանուցումները։ Ավտոմատացված աշխատանքային հոսքերը երաշխավորում են, որ յուրաքանչյուր քայլ տեղի է ունենում ճիշտ ժամանակին՝ առանց մշտական վերահսկողության պահանջի։

Սա հանգեցնում է ավելի սահուն կատարման, ավելի քիչ սխալների և թիմային ռեսուրսների ավելի լավ օգտագործման։

8. Թերի փաստաթղթավորում և պատմության բացակայություն

Թիմերը հաճախ ավարտում են աշխատանքը՝ առանց պատշաճ կերպով փաստաթղթավորելու որոշումները, հաճախորդների կարծիքները կամ նախագծի փոփոխությունները։ Ավելի ուշ, երբ խնդիր է առաջանում, ոչ ոք չգիտի, թե ինչ է տեղի ունեցել կամ ինչու է որոշում կայացվել։ Առանց պատմական գրառումների՝ դժվար է դառնում գնահատել աշխատանքի որակը կամ բարելավել ապագա նախագծերը։

Կենտրոնացված փաստաթղթավորումը երաշխավորում է, որ նախագծի ամբողջ պատմությունը՝ նշումները, ֆայլերը, թարմացումները և որոշումները, մնում է հասանելի։ Սա պաշտպանում է բիզնեսը թյուրիմացություններից, նպաստում է հաշվետվողականությանը և բարելավում է ապագա կատարումների համար դասեր քաղելու գործընթացը։

9. Ավարտված նախագծերի վերանայման և գնահատման բացակայություն

Շատ բիզնెస్ներ ավարտում են նախագիծը և անմիջապես անցնում հաջորդին։ Առանց վերանայելու, թե ինչն է լավ ստացվել և ինչը՝ սխալ, թիմերը կրկնում են նույն սխալները։ Սա դանդաղեցնում է բարելավումը և նվազեցնում գործառնական գերազանցությունը։

Կառուցվածքային վերանայման գործընթացը, նույնիսկ կարճատև, թույլ է տալիս թիմերին քաղել դասեր, ընդգծել ուժեղ կատարողականը, բացահայտել ձախողումները և կատարելագործել աշխատանքային հոսքերը։ Ժամանակի ընթացքում այս բարելավումները զգալիորեն բարձրացնում են նախագծերի արդյունավետությունը և հաճախորդների գոհունակությունը։

Եզրակացություն

Ծառայություններ մատուցող բիզնెస్ներում նախագծի հաջողությունը կախված է հստակ կառուցվածքից, հետևողական հաղորդակցությունից, իրական ժամանակի տեսանելիությունից և կարգապահ կատարումից։ Նախագծերում ամենատարածված սխալները՝ անհստակ շրջանակ, բաց թողնված քայլեր, թերի հաղորդակցություն, թույլ հաշվետվողականություն և ստանդարտացված աշխատանքային հոսքերի բացակայություն, պայմանավորված չեն հմտությունների պակասով։ Դրանք պայմանավորված են համակարգերի բացակայությամբ։

Որդեգրելով նախագծերի կառավարման կառուցվածքային մոտեցումներ և կենտրոնացնելով աշխատանքը միասնական հարթակում՝ ծառայություններ մատուցող բիզնեսները կարող են բարելավել մատուցման որակը, բարձրացնել հաճախորդների գոհունակությունը և գործել շատ ավելի մեծ կայունությամբ։ Երբ նախագծերն ընթանում են սահուն, թիմերն ավելի լավ են աշխատում, հաճախորդները վստահում են գործընթացին, իսկ բիզնեսը դառնում է ավելի ընդլայնվող և ավելի շահութաբեր։