Բարեկամական հիշեցնող նամակ ուղարկելը պարտադիր չէ, որ անհարմար լինի, հատկապես, երբ հիշեցումները կառուցվածքային բիզնես համակարգի մաս են, այլ ոչ թե վերջին պահի ձեռքով կատարվող հետագա կապի։ Այս ուղեցույցում դուք կսովորեք, թե ինչպես ձեր հետագա կապը պահել հստակ, հարգալից և արդյունավետ իրական գործառնական միջավայրերում։

Աճող սպասարկման ընկերությունները միաժամանակ զբաղվում են վերջնաժամկետներով, հանդիպումներով, հաշիվ-ապրանքագրերով, ներքին հաստատումներով և հաճախորդների հետ տասնյակ խոսակցություններով։ Գործառնությունների ընդլայնման հետ մեկտեղ հիշողության կամ ցրված նշումների վրա հույս դնելը դառնում է ռիսկային։ Հենց դրա համար էլ գոյություն ունեն քաղաքավարի հիշեցնող նամակները՝ ոչ թե որպես ճնշման մարտավարություն, այլ որպես պաշտպանիչ միջոցներ ամենօրյա աշխատանքային հոսքերում։

Կա մեկ մարտահրավեր՝ մարդիկ ավելի շատ հաղորդագրություններ են ստանում, քան երբևէ։ Այնպես որ, հիշեցումները պետք է առանձնանան՝ առանց պահանջկոտ հնչելու։ Նպատակը մնում է պարզ՝ լինել քաղաքավարի, ճշգրիտ և դրդել գործողության։

Ստորև դուք կգտնեք գործնական ուղեցույցներ ժամանակի վերաբերյալ, սպասարկման գործառնություններում օգտագործվող հիշեցումների ամենատարածված տեսակները և ինը պատրաստի ձևանմուշներ, որոնք կարող են ուղարկվել ձեռքով կամ ավտոմատացվել ERP համակարգերի միջոցով, ինչպիսին է Lua CRM-ը։

Ի՞նչ է իրենից ներկայացնում հիշեցնող նամակը

Հիշեցնող նամակը հաղորդագրություն է, որը նախատեսված է դրդելու գործողության, որը կապված է առաջադրանքի, վերջնաժամկետի, հաշիվ-ապրանքագրի, երկարաձգման կամ պլանավորված իրադարձության հետ։ Հասուն սպասարկման կազմակերպություններում հիշեցումները մեկուսացված նամակներ չեն, դրանք գործառնական խթաններ են, որոնք կապված են աշխատանքային հոսքերի, նախագծերի փուլերի և ֆինանսական գործընթացների հետ։

Հիշեցումների մեծ մասը բաժանվում է երկու հիմնական խմբի՝

• Առաջիկա հիշեցումներ – Ուղարկվում են նախքան որևէ բան տեղի ունենալը, որպեսզի ստացողները ժամանակ ունենան նախապատրաստվելու։
• Հետագա կապի հիշեցումներ – Ուղարկվում են, երբ ակնկալվող գործողությունը տեղի չի ունեցել, օրինակ՝ չվճարված հաշիվ-ապրանքագիր կամ բացակայող հաստատում։

Երբ կառավարվում են ERP կամ CRM հարթակներում, այս հիշեցումները ավտոմատ կերպով ստեղծվում են իրական տվյալների հիման վրա՝ նվազեցնելով ձեռքով հետապնդումը և բարելավելով հուսալիությունը։

Ինչու են հիշեցնող նամակներն ավելի կարևոր մեծ մասշտաբներում

Ընկերությունների աճին զուգընթաց փոքր բացթողումները վերածվում են ֆինանսական և գործառնական ռիսկերի։ Ուշացած հաշիվ-ապրանքագրերն ազդում են դրամական հոսքերի վրա։ Մոռացված հաստատումները հետաձգում են առաքումը։ Բաց թողնված հետագա կապերը կանգնեցնում են գործարքները։

ERP-ի վրա հիմնված հիշեցումների համակարգերը լուծում են այս խնդիրը՝ կապելով հաղորդակցությունը ուղղակիորեն առաջադրանքների, հաշիվ-ապրանքագրերի և աշխատանքային հոսքերի հետ։ Lua CRM-ի նման հարթակները ավտոմատացնում են հաստատումների, վճարումների, երկարաձգումների և հանդիպումների հիշեցումները, այնպես որ կատարումը կախված չէ անհատական կարգապահությունից։

Արդյունքը՝ ավելի քիչ խոչընդոտներ, ավելի արագ ցիկլեր և ավելի պրոֆեսիոնալ փորձառություն հաճախորդների համար։

Ե՞րբ պետք է ուղարկել հիշեցնող նամակ

Ժամանակը կախված է համատեքստից։ Հանդիպումների հիշեցումները սովորաբար ուղարկվում են մեկ կամ երկու օր առաջ։ Վճարման հիշեցումները կարող են սկսվել ավելի վաղ և ավտոմատ կերպով կրկնվել, եթե հաշիվ-ապրանքագիրը մնում է չվճարված։

ERP համակարգերում ժամանակի կանոնները ստանդարտացված են, որպեսզի թիմերը մնան հետևողական, և հաճախորդները ստանան կանխատեսելի հաղորդակցություն՝ պատահական հետագա կապի փոխարեն։

Սպասարկման գործառնություններում հիշեցումների 5 ամենատարածված տեսակները

Հանդիպումների հաստատումները նվազեցնում են չներկայանալու դեպքերը։ Վերջնաժամկետների հիշեցումները նախագծերը պահում են ժամանակացույցի մեջ։ Վճարման հիշեցումները պաշտպանում են եկամուտը։ Երկարաձգման ծանուցումներն ապահովում են պարբերական եկամուտ։ Առաջադրանքների հիշեցումները պահպանում են հաշվետվողականությունը։

Lua CRM-ում այս հաղորդագրությունները ավտոմատ կերպով գործարկվում են, երբ կարգավիճակները փոխվում են՝ հիշեցումները դարձնելով կատարման մեխանիզմի մաս, այլ ոչ թե ձեռքով կատարվող վարչական աշխատանք։

Հիշեցնող նամակների օրինակներ ERP-ի վրա հիմնված թիմերի համար

Ստորև ներկայացված են ինը քաղաքավարի հիշեցնող նամակների ձևանմուշներ, որոնք լավ են աշխատում ավտոմատացված աշխատանքային հոսքերում և պրոֆեսիոնալ սպասարկման միջավայրերում։

#1: Քաղաքավարի հիշեցում ղեկավարին

Թեմա՝ Արագ հետագա կապ [Subject]-ի վերաբերյալ

Հարգելի՛ [Boss’s Name],

Ցանկանում էի հետագա կապ հաստատել [Subject]-ի վերաբերյալ իմ նախորդ հաղորդագրության առնչությամբ։ Գիտեմ, որ գրաֆիկները խիտ են, ուստի երբ հարմար լինի, երախտապարտ կլինեմ ձեր ուղղորդման համար։

Հարգանքներով՝
[Your Name]

#2: Բարեկամական հիշեցում պատասխանի բացակայության դեպքում

Թեմա՝ Հետագա կապ՝ [Subject]

Հարգելի՛ [Name],

Պարզապես ցանկանում էի ճշտել [Subject]-ի վերաբերյալ իմ նախորդ նամակի մասին։ Տեղեկացրեք, եթե իմ կողմից որևէ բան անհրաժեշտ է։

#3: Հանդիպման հիշեցում

Թեմա՝ Հիշեցում՝ [Appointment] [Date]-ին

Սա արագ հիշեցում է [Date & Time]-ին նախատեսված ձեր առաջիկա հանդիպման մասին։ Խնդրում ենք տեղեկացնել, եթե որևէ բան փոփոխության կարիք ունի։

#4: Միջոցառման հիշեցում

Թեմա՝ Հիշեցում՝ [Event Name]

Անհամբեր սպասում ենք ձեզ տեսնելու [Event Name]-ին։ Խնդրում ենք չմոռանալ ձեզ հետ բերել ձեր տոմսը կամ հաստատման նամակը։

#5: Վերջնաժամկետի հիշեցում

Թեմա՝ Հիշեցում՝ [Project] վերջնաժամկետը մոտենում է

Սա հիշեցում է, որ [Project Name]-ի վերջնաժամկետը հաջորդ շաբաթ է։ Խնդրում ենք վերանայել ձեր կետերը, որպեսզի մնանք ժամանակացույցի մեջ։

#6: Վերջին քաղաքավարի հիշեցում

Թեմա՝ Վերջին հիշեցում՝ [Subject]

Ես հետագա կապ եմ հաստատում [Subject]-ի վերաբերյալ։ Երախտապարտ կլինեմ թարմացման համար, երբ հնարավոր լինի։

#7: Երկրորդ հետագա կապ

Թեմա՝ Ճշտում

Ես հետագա կապ եմ հաստատում [Subject]-ի վերաբերյալ իմ նախորդ նամակի առնչությամբ։ Խնդրում եմ տեղեկացնել ձեր հասանելիության մասին։

#8: Ժամկետանց հաշիվ-ապրանքագրի հիշեցում

Թեմա՝ Բարեկամական հիշեցում՝ Հաշիվ-ապրանքագիր #[Number]

Սա հիշեցում է, որ #[Number] հաշիվ-ապրանքագրի վճարման ժամկետը [Date]-ին էր։ Եթե արդեն վճարել եք, խնդրում ենք անտեսել։

#9: Քաղաքականության թարմացման հիշեցում

Թեմա՝ Հիշեցում՝ Քաղաքականության թարմացումն ուժի մեջ է մտնում [Date]-ից

Սա հիշեցում է, որ մեր թարմացված քաղաքականությունն ուժի մեջ կմտնի [Date]-ից։ Խնդրում ենք վերանայել, երբ հարմար լինի։

Քաղաքավարի հիշեցումներ գրելը ERP համակարգերում

Արդյունավետ հիշեցումները կարճ են, հարգալից և կոնկրետ։ ERP հարթակներն ապահովում են, որ դրանք առաքվեն ճիշտ պահին, բայց տոնը դեռևս կարևոր է։

Սխալներ, որոնք օգնում է կանխել ERP ավտոմատացումը

Առանց համակարգերի, թիմերը մոռանում են հետագա կապ հաստատել, հիշեցումներն ուղարկում են շատ ուշ կամ ձեռքով կրկնում են նույն հաղորդագրությունը։ Հիշեցումների կենտրոնացումը ERP-ի ներսում վերացնում է այս ռիսկերը՝ գրանցելով գործունեությունը, պլանավորելով հետագա կապերը և հաղորդագրություններն ուղղակիորեն կապելով գործառնական քայլերի հետ։

Եզրակացություն

Հիշեցնող նամակները պարզապես հաղորդակցության գործիքներ չեն, դրանք գործառնական վերահսկողության միջոցներ են։ Երբ դրանք աշխատում են ERP հարթակների միջոցով, ինչպիսին է Lua CRM-ը, հիշեցումները պաշտպանում են եկամուտը, արագացնում են առաքումը և թիմերին պահում համակարգված՝ առանց մշտական ձեռքի աշխատանքի։

Նպատակը ավելի շատ նամակներ ուղարկելը չէ։ Այն է, որ համակարգերը զբաղվեն հետագա կապով, որպեսզի ձեր բիզնեսը կարողանա սահուն կերպով ընդլայնվել։