Մեզանից շատերը զբաղվում են բազմաթիվ գործերով՝ վերջնաժամկետներ, հանդիպումներ, հաշիվ-ապրանքագրեր և տասնյակ միաժամանակյա խոսակցություններ։ Այսքան զբաղվածության պայմաններում հեշտ է մոռանալ որևէ կարևոր բան։ Հենց դրա համար էլ գոյություն ունեն մեղմ հիշեցման նամակները։

Բայց կա մի բարդություն. մարդիկ այնքան շատ նամակներ են ստանում, որ չեն բացում յուրաքանչյուրը։ Այնպես որ, ձեր հիշեցումը պետք է աչքի ընկնի՝ առանց պահանջկոտ հնչելու։ Նպատակը պարզ է՝ լինել քաղաքավարի, հստակ և, միևնույն ժամանակ, հասնել ձեզ անհրաժեշտ գործողությանը։

Այդ հավասարակշռությունը պահպանելը կարող է բարդ լինել, բայց այն միանգամայն սովորելի է։ Ստորև դուք կգտնեք գործնական խորհուրդներ ժամանակի ընտրության վերաբերյալ, հիշեցումների ամենատարածված տեսակները և մեղմ հիշեցման նամակների պատրաստի օրինակներ, որոնք կարող եք անմիջապես հարմարեցնել։

Ի՞նչ է իրենից ներկայացնում հիշեցման նամակը

Հիշեցման նամակը հաղորդագրություն է, որն ուղարկվում է՝ օգնելու որևէ մեկին հիշել կարևոր առաջադրանքի, վերջնաժամկետի կամ իրադարձության մասին։ Հիշեցումների մեծ մասը բաժանվում է երկու հիմնական խմբի.

• Առաջիկա հիշեցումներ – Ուղարկվում են նախքան որևէ բան տեղի ունենալը (հանդիպում, ժամադրություն, բաժանորդագրության երկարաձգում կամ վերջնաժամկետ), որպեսզի ստացողը ժամանակ ունենա նախապատրաստվելու։
• Հետագա հիշեցումներ – Ուղարկվում են այն բանից հետո, երբ ինչ-որ բան պետք է տեղի ունենար (պատասխան, վճարում, գործողություն), որպեսզի դրդեն ավարտին հասցնելուն, օրինակ՝ ժամկետանց հաշիվ-ապրանքագրի կամ բաց թողնված վերջնաժամկետի դեպքում։

Կախված համատեքստից՝ հիշեցումը կարող է լինել մեղմ հուշում, ժամանակի նկատմամբ զգայուն ծանուցում կամ պարզապես ճշտող նամակ։ Ամենակարևորը տոնն է՝ հակիրճ, քաղաքավարի և կոնկրետ։

Ինչո՞ւ են հիշեցման նամակներն այդքան կարևոր

Հիշեցման նամակներն օգնում են կանխել փոքր բացթողումների վերածումը ավելի մեծ խնդիրների՝ բաց թողնված հանդիպումներ, ուշացած վճարումներ, հետաձգված հաստատումներ կամ կանգ առած նախագծեր։ Երբ զբաղված եք, նույնիսկ կարևոր հաղորդագրությունները կարող են կորչել։

Հենց այստեղ է, որ Lua CRM-ի նման համակարգերը կարող են հեշտացնել կյանքը։ Յուրաքանչյուր հետագա նամակին ձեռքով հետևելու փոխարեն՝ դուք կարող եք ավտոմատացնել առաջադրանքների, հաշիվ-ապրանքագրերի և հանդիպումների հիշեցումները, որպեսզի ոչինչ ուշադրությունից դուրս չմնա։

Եթե մտածում եք, թե ինչպես պրոֆեսիոնալ կերպով հիշեցնել որևէ մեկին, կանոնը պարզ է՝ եղեք հարգալից, երբեք մի՛ նեղացրեք։ Հանգիստ, պրոֆեսիոնալ տոնը ամուր է պահում հարաբերությունները և մեծացնում է պատասխան ստանալու հավանականությունը։

Ինչպես ցանկացած հմտություն, հիշեցումներ գրելը փորձի հետ ավելի է հեշտանում։ Որքան շատ ուղարկեք, այնքան ավելի բնական կդառնան ձեր ձևակերպումներն ու ժամանակի ընտրությունը։

Ե՞րբ պետք է ուղարկել հիշեցման նամակ

Լավագույն ժամանակը կախված է նրանից, թե ինչի մասին եք հիշեցնում։ Հանդիպման կամ ժամադրության համար հիշեցում ուղարկելը 1-2 օր առաջ սովորաբար իդեալական է. բավարար ժամանակ, որպեսզի ստացողը տեսնի այն և ավելացնի իր օրացույցում։

Վճարումների դեպքում, ինչպիսիք են վարձավճարը կամ հաշիվ-ապրանքագրերը, հաճախ ավելի լավ է շուտ ուղարկել։ Մոտ մեկ շաբաթ առաջ ուղարկված մեղմ հիշեցումը մարդկանց ժամանակ է տալիս պլանավորելու և նվազեցնում է վերջին պահի ուշացումները։

Մեղմ հիշեցման նամակների 5 ամենատարածված տեսակները

Հիշեցման նամակները լինում են տարբեր ձևերի, բայց սրանք ամենատարածված կատեգորիաներն են, որոնք դուք կտեսնեք (և կօգտագործեք).

1. Հանդիպում / Ժամադրություն.

Ուղարկվում է առաջիկա հանդիպումը, զանգը կամ անձնական այցը (օրինակ՝ բժշկի այցելությունը) հաստատելու համար։

2. Միջոցառում.

Օգտագործվում է մասնակիցներին առաջիկա միջոցառման մասին հիշեցնելու համար, ինչպիսիք են վեբինարը, ընկերության տոնակատարությունը կամ առկա հավաքույթը։

3. Վերջնաժամկետ.

Օգնում է նախագծերը պահել ժամանակացույցի մեջ՝ թիմերին կամ հաճախորդներին հիշեցնելով հանձնման ժամկետների, ներկայացումների կամ ժամանակի նկատմամբ զգայուն առաջադրանքների մասին։

4. Լքված զամբյուղ.

Ուղարկվում է առցանց խանութների կողմից, երբ ինչ-որ մեկը ապրանքներ է ավելացնում զամբյուղ, բայց հեռանում է՝ առանց գնումն ավարտելու։

5. Բաժանորդագրության երկարաձգում.

Օգտագործվում է, երբ բաժանորդագրության ժամկետը մոտենում է ավարտին՝ հաճախորդին խրախուսելով երկարաձգել այն՝ անխափան հասանելիությունը պահպանելու համար։

Հիշեցման նամակների օրինակներ յուրաքանչյուր առիթի համար

Եթե սովորում եք, թե ինչպես քաղաքավարի կերպով հետագա նամակներ ուղարկել, օրինակները զգալիորեն հեշտացնում են գործը։ Ստորև ներկայացված են մեղմ հիշեցման ինը ձևանմուշներ, որոնք կարող եք հարմարեցնել ձեր իրավիճակին և լսարանին։

#1. Ղեկավարին ուղղված քաղաքավարի հիշեցման նամակի օրինակ.

Երբ պետք է հիշեցնեք ձեր ղեկավարին՝ առանց պնդող հնչելու, գրեք հակիրճ, հարգալից և երախտագիտությամբ.

Թեմա. Արագ հիշեցում [Subject]-ի վերաբերյալ

Նամակ.

Հարգելի՛ [Boss’s Name],

Հուսով եմ՝ լավ եք։ Ցանկանում էի հիշեցնել [Subject]-ի վերաբերյալ անցյալ շաբաթվա իմ նամակի մասին։ Գիտեմ, որ շատ զբաղված եք, այնպես որ, երբ ժամանակ ունենաք, շատ շնորհակալ կլինեմ ձեր ուղղորդման համար։

Շնորհակալություն ձեր ժամանակի համար։

Հարգանքներով՝
[Your Name]

Սա պարզ և անվտանգ կառուցվածք է, երբ ցանկանում եք քաղաքավարի հիշեցնել՝ առանց ճնշում գործադրելու։

2. Բարեկամական հիշեցման նամակի օրինակ՝ պատասխան չստանալու դեպքում.

Եթե ինչ-որ մեկը դեռ չի պատասխանել, այս բարի մոտեցումը դուռը բաց է թողնում և վերացնում է լարվածությունը.

Թեմա. Հիշեցում. [Subject]

Նամակ:

Հարգելի՛ [Name],

Հուսով եմ՝ լավ եք։ Կրկին շնորհակալություն [Subject]-ի վերաբերյալ ձեր տրամադրած ժամանակի համար. ես անկեղծորեն անհամբեր սպասում եմ հաջորդ քայլերին։

Ցանկանում էի ճշտել և համոզվել, որ իմ կողմից ձեզ անհրաժեշտ ամեն ինչ ունեք։ Եթե կա որևէ բան, որ կարող եմ պարզաբանել կամ տրամադրել, պարզապես տեղյակ պահեք։

Կրկին շնորհակալություն, սպասում եմ ձեր պատասխանին։

Անկեղծորեն՝
[Your Name]

3. Մեղմ հիշեցման հաղորդագրություն հանդիպման / ժամադրության համար.

Ժամադրությունների դեպքում հստակությունն ավելի կարևոր է, քան երկարությունը. նշեք ամսաթիվը, ժամը և ինչ անել, եթե փոփոխությունների կարիք լինի.

Թեմա. Հիշեցում. [Appointment Detail]՝ [Date]-ին, ժամը [Time]-ին

Նամակ:

Հարգելի՛ [Recipient Name],

Պարզապես արագ հիշեցում ձեր առաջիկա հանդիպման մասին՝ [Date & Time]-ին։ Եթե անհրաժեշտ է փոխել օրը կամ նախապես հարցեր ունեք, կարող եք պատասխանել այս նամակին։

Անհամբեր սպասում ենք ձեզ տեսնելուն։

Բարի մաղթանքներով՝
[Your Name]

4. Միջոցառման հիշեցման նամակի օրինակ.

Այս ձևաչափը բարեկամական է, լավատեսական և օգնում է մարդկանց նախապատրաստվել.

Թեմա. Հիշեցում. [Event Name]-ը շուտով կկայանա

Նամակ:

Բարև, [Recipient Name],

Մենք ուրախ կլինենք տեսնել ձեզ [Event Name]-ին այս շաբաթ օրը։ Որպես արագ հիշեցում՝ խնդրում ենք ձեզ հետ բերել ձեր տոմսը և անձը հաստատող փաստաթուղթը։

Կհանդիպենք շուտով։

Հարգանքներով՝
[Your Name]

#5. Վերջնաժամկետի հիշեցման հաղորդագրության օրինակ.

Վերջնաժամկետի հիշեցումները պետք է լինեն ուղիղ, աջակցող և գործողությանն ուղղված.

Թեմա. Հիշեցում. [Project Name] նախագծի վերջնաժամկետը 1 շաբաթից է

Նամակ:

Բարև, [Team],

Սա արագ հիշեցում է, որ [Project Name] նախագծի առաջարկի վերջնաժամկետը մեկ շաբաթից է։ Խնդրում ենք վերանայել ձեր կետերը և հարցերի դեպքում շուտ տեղեկացնել, որպեսզի կարողանանք հետ չմնալ ժամանակացույցից։

Եթե աջակցության կարիք ունեք, ազատ դիմեք։

Հարգանքներով՝
[Your Name]

#6. Վերջին համեստ հիշեցում.

Այս տարբերակը հաղորդում է հրատապության մասին՝ առանց կոպիտ հնչելու.

Թեմա. Վերջին հիշեցում. [Subject]

Նամակ:

Հարգելի՛ [Recipient Name],

Հուսով եմ՝ լավ եք։ Ես վերջին անգամ եմ կապ հաստատում [Subject]-ի վերաբերյալ, քանի որ այն դեռ սպասման մեջ է։ Սա կարևոր է, ուստի շնորհակալ կլինեմ ձեր պատասխանի կամ թարմացման համար՝ ձեզ հարմար առաջին իսկ հնարավորության դեպքում։

Շնորհակալություն ուշադրության համար։

Հարգանքներով՝
[Your Name]

#7. Հետագա հիշեցման նամակ.

Եթե արդեն մեկ անգամ հիշեցրել եք, պահպանեք հանգիստ և չեզոք տոն.

Թեմա. Ճշտում իմ նախորդ նամակի վերաբերյալ

Նամակ:

Հարգելի՛ [Recipient Name],

Հուսով եմ՝ լավ եք։

Ես հիշեցնում եմ [Subject]-ի վերաբերյալ իմ անցյալ շաբաթվա նամակի մասին։ Գիտեմ, որ գրաֆիկները լարված են լինում, ուստի ուզում էի համոզվել, որ այն ուշադրությունից դուրս չի մնացել։

Երբ ժամանակ ունենաք, շնորհակալ կլինեմ ձեր պատասխանի համար։

Շնորհակալություն,
[Your Name]

8. Ժամկետանց վճարման հիշեցման նամակ.

Վճարումների դեպքում պահպանեք պրոֆեսիոնալ տոն և ներառեք «անտեսեք, եթե արդեն վճարել եք» տողը.

Թեմա. Բարեկամական հիշեցում. Հաշիվ-ապրանքագիր #[Invoice Number]-ի վճարման ժամկետը լրացել է

Նամակ:

Հարգելի՛ [Recipient Name],

Հուսով եմ՝ լավ եք։

Սա բարեկամական հիշեցում է, որ Հաշիվ-ապրանքագիր #[Invoice Number]-ի վճարման ժամկետը [Due Date]-ն է։ Եթ