Enamik meist žongleerib paljude asjadega – tähtajad, koosolekud, arved ja kümned samaaegselt toimuvad vestlused. Nii suure koormuse juures on lihtne midagi olulist unustada. Just seetõttu ongi olemas leebed meeldetuletusmeilid.

Kuid siin on konks: inimesed saavad nii palju e-kirju, et nad ei ava iga sõnumit. Seega peab teie meeldetuletus silma paistma, ilma et see kõlaks nõudlikult. Eesmärk on lihtne – olla viisakas, selge ja saavutada siiski soovitud tegevus.

Selle tasakaalu leidmine võib olla keeruline, kuid see on täiesti õpitav. Allpool leiate praktilisi juhiseid ajastuse kohta, levinumad meeldetuletuste tüübid ja kasutusvalmis leebete meeldetuletusmeilide näidised, mida saate kohe kohandada.

Mis täpselt on meeldetuletusmeil?

Meeldetuletusmeil on sõnum, mis saadetakse selleks, et aidata kellelgi meeles pidada olulist ülesannet, tähtaega või sündmust. Enamik meeldetuletusi jaguneb kahte põhirühma:

• Eelseisvad meeldetuletused – saadetakse enne millegi toimumist (koosolek, kohtumine, uuendamine või tähtaeg), et saajal oleks aega valmistuda.
• Järelmeeldetuletused – saadetakse pärast seda, kui midagi oleks pidanud juba juhtuma (vastus, makse, tegevus), et ajendada selle lõpuleviimist – näiteks tasumata arve või möödunud tähtaeg.

Sõltuvalt kontekstist võib meeldetuletus olla leebe müks, ajakriitiline teavitus või lihtne kontroll. Kõige olulisem on toon: lühike, viisakas ja konkreetne.

Miks on meeldetuletusmeilid nii olulised?

Meeldetuletusmeilid aitavad vältida väikeste möödalaskmiste muutumist suuremateks probleemideks – vahelejäänud koosolekud, hilinenud maksed, viibinud kinnitused või seiskunud projektid. Kui olete hõivatud, võivad isegi olulised sõnumid kaduma minna.

Siin saavadki süsteemid nagu Lua CRM elu lihtsamaks teha. Selle asemel, et iga järeltegevust käsitsi jälgida, saate automatiseerida ülesannete, arvete ja kohtumiste meeldetuletusi, et miski ei jääks kahe silma vahele.

Kui mõtlete, kuidas kellelegi professionaalselt meelde tuletada, on reegel lihtne: olge lugupidav, ärge kunagi näägutage. Rahulik ja professionaalne toon hoiab suhte tugevana – ja suurendab tõenäosust, et saate vastuse.

Nagu iga oskuse puhul, muutub ka meeldetuletuste kirjutamine harjutamisega lihtsamaks. Mida rohkem neid saadate, seda loomulikumaks muutub teie sõnastus ja ajastus.

Millal peaks meeldetuletusmeili saatma?

Parim ajastus sõltub sellest, mida te kellelegi meelde tuletate. Koosoleku või kohtumise puhul on tavaliselt ideaalne saata meeldetuletus 1–2 päeva enne – see annab saajale piisavalt aega seda näha ja oma kalendrisse lisada.

Maksete, näiteks üüri või arvete puhul, on tihti parem saata meeldetuletus varem. Leebe teavitus umbes nädal aega ette annab inimestele aega planeerida ja vähendab viimase hetke viivitusi.

5 kõige populaarsemat leebe meeldetuletusmeili tüüpi

Meeldetuletusmeile on mitmesuguseid, kuid need on kõige levinumad kategooriad, mida näete (ja kasutate):

1: Koosolek / kohtumine:

Saadetakse eelseisva koosoleku, kõne või isikliku kohtumise (näiteks arstivisiidi) kinnitamiseks.

2: Sündmus:

Kasutatakse osalejatele eelseisva sündmuse meeldetuletamiseks – näiteks veebiseminar, firmaüritus või füüsiline kogunemine.

3: Tähtaeg:

Aitab hoida projekte graafikus, tuletades meeskondadele või klientidele meelde tähtaegu, esitamisi või ajakriitilisi ülesandeid.

4: Ostukorvi hülgamine:

Saadetakse e-poodide poolt, kui keegi lisab tooteid ostukorvi, kuid lahkub enne ostu sooritamist.

5: Tellimuse uuendamine:

Kasutatakse, kui tellimus on aegumas, julgustades klienti seda uuendama, et tagada katkestusteta juurdepääs.

Meeldetuletusmeilide näidised igaks olukorraks

Kui õpite, kuidas e-posti teel viisakalt järelpärimisi teha, teevad näidised selle palju lihtsamaks. Allpool on üheksa leebet meeldetuletuse malli, mida saate kohandada vastavalt oma olukorrale ja sihtrühmale.

#1: Viisaka meeldetuletusmeili näidis ülemusele:

Kui peate oma juhile midagi meelde tuletama ilma pealetükkivana kõlamata, hoidke sõnum lühike, lugupidav ja tänulik:

Teema: Kiire järelpärimine teemal [Teema]

Sõnum:

Lugupeetud [Ülemuse nimi],

Loodan, et teil läheb hästi. Soovisin teha järelpärimise oma eelmise nädala sõnumi kohta seoses [Teema]. Tean, et teil on palju tegemist, seega kui teil on hetk aega, oleksin teie juhiste eest väga tänulik.

Tänan teid aja eest.

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

See on lihtne ja turvaline struktuur, kui soovite saata viisaka meeldetuletuse ilma survet avaldamata.

2: Sõbraliku meeldetuletusmeili näidis vastuse puudumisel:

Kui keegi pole veel vastanud, hoiab see lahke lähenemine ukse lahti ja vähendab pingeid:

Teema: Järelpärimine: [Teema]

Sõnum:

Lugupeetud [Nimi],

Loodan, et teil läheb hästi. Tänan teid veel kord aja eest seoses teemaga [Teema] – ootan siiralt järgmisi samme.

Soovisin veenduda, et teil on minult kõik vajalik olemas. Kui saan midagi selgitada või pakkuda, andke mulle lihtsalt teada.

Tänan veel kord ja jään teie vastust ootama.

Lugupidamisega,
[Teie nimi]

3: Leebe meeldetuletussõnum koosoleku / kohtumise kohta:

Kohtumiste puhul on selgus olulisem kui pikkus – lisage kuupäev, kellaaeg ja juhised muudatuste tegemiseks:

Teema: Meeldetuletus: [Kohtumise detail] kuupäeval [Kuupäev] kell [Kellaaeg]

Sõnum:

Lugupeetud [Saaja nimi],

Lihtsalt kiire meeldetuletus teie eelseisva kohtumise kohta [Kuupäev ja kellaaeg]. Kui teil on vaja aega muuta või teil on eelnevalt küsimusi, vastake julgelt sellele meilile.

Kohtumiseni.

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

4: Sündmuse meeldetuletusmeili näidis:

See formaat on sõbralik, optimistlik ja aitab inimestel valmistuda:

Teema: Meeldetuletus: [Sündmuse nimi] on peagi tulemas

Sõnum:

Tere, [Saaja nimi],

Ootame teid sel laupäeval toimuvale sündmusele [Sündmuse nimi]! Kiire meeldetuletusena palume kaasa võtta pilet ja isikut tõendav dokument.

Peatse kohtumiseni!

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

#5: Tähtaja meeldetuletussõnumi näidis:

Tähtaja meeldetuletused peaksid olema otsekohesed, toetavad ja tegevusele suunatud:

Teema: Meeldetuletus: [Projekti nimi] tähtaeg on 1 nädala pärast

Sõnum:

Tere, [Meeskond],

See on kiire meeldetuletus, et projekti [Projekti nimi] ettepaneku tähtaeg on ühe nädala pärast. Palun vaadake oma ülesanded üle ja esitage küsimused varakult, et saaksime graafikus püsida.

Kui vajate tuge, võtke julgelt ühendust.

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

#6: Viimane tagasihoidlik meeldetuletus:

See versioon edastab kiireloomulisuse ilma karmilt kõlamata:

Teema: Viimane meeldetuletus: [Teema]

Sõnum:

Lugupeetud [Saaja nimi],

Loodan, et teil läheb hästi. Pöördun teie poole viimast korda seoses teemaga [Teema], kuna see on endiselt ootel. See on oluline, seega oleksin tänulik teie vastuse või uuenduse eest esimesel võimalusel.

Tänan tähelepanu eest.

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

#7: Järelmeeldetuletusmeil:

Kui olete juba korra järelpärimise teinud, hoidke toon rahulik ja neutraalne:

Teema: Uurin oma eelmise meili kohta

Sõnum:

Lugupeetud [Saaja nimi],

Loodan, et teil läheb hästi.

Teen järelpärimise oma eelmise nädala meili kohta seoses teemaga [Teema]. Tean, et graafikud võivad olla tihedad, seega tahtsin veenduda, et see ei jäänud kahe silma vahele.

Kui teil on hetk aega, oleksin teie vastuse eest tänulik.

Tänan,
[Teie nimi]

8: Ületähtaja makse meeldetuletusmeil:

Maksete puhul hoidke professionaalset joont ja lisage rida „ignoreerige, kui olete juba maksnud“:

Teema: Sõbralik meeldetuletus: Arve nr [Arve number] maksetähtaeg

Sõnum:

Lugupeetud [Saaja nimi],

Loodan, et teil läheb hästi.

See on sõbralik meeldetuletus, et arve nr [Arve number] maksetähtaeg on [Maksetähtaeg]. Kui makse on juba tehtud, palun ignoreerige seda sõnumit.

Tänan tähelepanu eest.

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

Vajadusel võite lisada makselingi, et saaja saaks tegevuse kohe lõpule viia ilma täiendava edasi-tagasi suhtluseta.

9: Eeskirjade meeldetuletusmeili mall:

Kui eeskirjad muutuvad, olge jõustumiskuupäeva osas selge ja kutsuge üles küsimusi esitama:

Teema: Meeldetuletus: Eeskirjade uuendus jõustub [Kuupäev]

Sõnum:

Lugupeetud [Saaja nimi],

Loodan, et teil läheb hästi.

See on leebe meeldetuletus, et meie eeskirjade uuendused jõustuvad [Tähtaeg]. Palun leidke hetk, et muudatustega sobival ajal tutvuda.

Kui teil on küsimusi, võtke julgelt ühendust.

Parimate soovidega,
[Teie nimi]

On ka palju teisi meeldetuletuste stsenaariume (näiteks dokumentide esitamise meeldetuletused). Kuid ülaltoodud mallid katavad kõige levinumad kasutusjuhud ja neid on lihtne kohandada.

Omaenda leebe meeldetuletussõnumi kirjutamine

Hea meeldetuletusmeil on samal ajal nii sõbralik kui ka professionaalne. Hoidke see lühike, tehke järgmine samm ilmselgeks ja vältige ebavajalikku lisateksti.
Siin on mõned praktilised näpunäited leebe meeldetuletuse iga osa kohta:

1: Teemarida:

Teie teemarida peaks eesmärgi kohe selgeks tegema. Näiteks: „Meeldetuletus: Arve nr 132 maksetähtaeg on [Kuupäev]“ või „Sõbralik meeldetuletus: Homne koosolek kell [Kellaaeg]“. Selgeid teemaridu avatakse sagedamini.

2: Sõnum / Sisu:

Alustage tervitusega ja märkige kiiresti, miks te kirjutate. Lisage olulised detailid (kuupäevad, kellaajad, arvenumbrid, lingid või järgmised sammud). Lõpetage lihtsa üleskutsega tegevusele – näiteks paludes kinnitust, küsides uuendust või ajendades makset.

Lõpetage viisakalt ja tehke vastamine lihtsaks. Read nagu „Kui teil on küsimusi, aitan hea meelega“ võivad pingeid vähendada. Professionaalne lõpetus nagu „Parimate soovidega“ või „Lugupidamisega“ sobib enamikus kontekstides.

5 kõige levinumat viga sõbraliku meeldetuletuse saatmisel

1: Liiga paljude või liiga väheste meeldetuletuste saatmine:

Soovite, et teie sõnumit nähtaks – kuid mitte, et see saajat koormaks. Ajastage meeldetuletused läbimõeldult, et need tunduksid abistavad, mitte korduvad.

2: Nõudliku või pealetükkivana kõlamine:

Meeldetuletus on siiski palve. Hoidke oma keelekasutus lugupidav, vältige survet avaldavat sõnastust ja säilitage rahulik toon.

3: Detailide või järgmiste sammude puudumine:

Kui saaja ei saa kohe aru, mida te vajate, ignoreerib ta tõenäoliselt meili. Lisage alati peamine kontekst ja täpne tegevus, mida soovite, et ta teeks.

4: Liiga ebamäärane olemine:

Meeldetuletusmeilid toimivad kõige paremini, kui need on konkreetsed. Selge suhtlus aitab saajal õigesti ja kiiresti vastata.

5: Frustratsiooni väljanäitamine:

Toon on oluline – eriti kui tuletate midagi meelde kliendile. Viisakas ja professionaalne lähenemine suurendab tõenäosust, et klient teeb, mida soovite. Isegi väikesed sõnavaliku nüansid aitavad: „Lihtsalt sõbralik meeldetuletus“ mõjub tavaliselt paremini kui „Lihtsalt meeldetuletus“.

6: Viimase meeldetuletusmeili isikupärastamata jätmine:

Isikupärastamine suurendab vastamismäära. Kasutage võimalusel saaja nime ja viidake täpsele kontekstile, et see tunduks asjakohane, mitte automatiseeritud.

7: Korrektuuri vahelejätmine:

Meeldetuletusmeil esindab teie professionaalsust. Enne saatmist lugege see selguse, grammatika ja tooni osas uuesti läbi.

8: Vajadusel järelpärimise tegemata jätmine:

Mõned meeldetuletused nõuavad vastust või kinnitust – eriti vestluse alguses. Tehke järelpärimine õigeaegselt, et saaksite edasi liikuda, pakkuda detaile, arutada võimalusi, saata malle või jagada järgmisi samme.

Kokkuvõte

Meeldetuletusmeili eesmärk on ajendada tegevust – kiiresti ja viisakalt. Kõige tõhusamad meeldetuletused on konkreetsed, lühikesed ja lahked.
Erinevad olukorrad nõuavad erinevaid malle, kuid põhimõte jääb samaks: sobitage oma toon kontekstiga, hoidke oma palve selge ja tehke saajale vastamine lihtsaks. Ülaltoodud näidete abil saate enesekindlalt järelpärimisi teha ilma pealetükkivana kõlamata.