Useimmat meistä tasapainottelevat monien asioiden kanssa – määräaikojen, kokousten, laskujen ja kymmenien samanaikaisten keskustelujen. Kun niin paljon on meneillään, on helppoa unohtaa jotain tärkeää. Juuri siksi hienovaraiset muistutussähköpostit ovat olemassa.

Mutta siinä on yksi mutta: ihmiset saavat niin paljon sähköposteja, etteivät he avaa jokaista viestiä. Joten muistutuksesi on erotuttava joukosta kuulostamatta vaativalta. Tavoite on yksinkertainen – ole kohtelias, ole selkeä ja saa silti aikaan tarvitsemasi toimenpide.

Tämä tasapaino voi olla hankala, mutta sen voi ehdottomasti oppia. Alta löydät käytännön ohjeita ajoitukseen, yleisimmät muistutustyypit ja valmiita esimerkkejä hienovaraisista muistutussähköposteista, joita voit mukauttaa heti käyttöösi.

Mikä tarkalleen on muistutussähköposti?

Muistutussähköposti on viesti, joka lähetetään auttamaan jotakuta muistamaan tärkeä tehtävä, määräaika tai tapahtuma. Useimmat muistutukset jaetaan kahteen pääryhmään:

• Tulevat muistutukset – Lähetetään ennen kuin jotain tapahtuu (kokous, tapaaminen, uusiminen tai määräaika), jotta vastaanottajalla on aikaa valmistautua.
• Seuranta-muistutukset – Lähetetään sen jälkeen, kun jotain olisi pitänyt tapahtua (vastaus, maksu, toimenpide), kannustamaan sen loppuun saattamiseen – kuten erääntynyt lasku tai myöhästynyt määräaika.

Kontekstista riippuen muistutus voi olla hienovarainen huomautus, aikakriittinen hälytys tai yksinkertainen tilannetarkistus. Tärkeintä on sävy: lyhyt, kohtelias ja täsmällinen.

Miksi muistutussähköpostit ovat niin tärkeitä?

Muistutussähköpostit auttavat estämään pieniä unohduksia muuttumasta suuremmiksi ongelmiksi – peruuntuneiksi kokouksiksi, myöhästyneiksi maksuiksi, viivästyneiksi hyväksynnöiksi tai pysähtyneiksi projekteiksi. Kun olet kiireinen, jopa tärkeät viestit voivat hautautua.

Tässä kohtaa myös Lua CRM:n kaltaiset järjestelmät voivat helpottaa elämää. Sen sijaan, että seuraisit jokaista jatkotoimea manuaalisesti, voit automatisoida muistutuksia tehtävistä, laskuista ja tapaamisista, jotta mikään ei pääse livahtamaan läpi sormien.

Jos mietit, kuinka muistuttaa jotakuta ammattimaisesti, sääntö on yksinkertainen: ole kunnioittava, älä koskaan nalkuta. Rauhallinen, ammattimainen sävy pitää suhteen vahvana – ja lisää mahdollisuutta saada vastaus.

Kuten mikä tahansa taito, muistutusten kirjoittaminen helpottuu harjoittelun myötä. Mitä enemmän lähetät niitä, sitä luonnollisemmaksi sanamuotosi ja ajoituksesi muuttuvat.

Milloin muistutussähköposti kannattaa lähettää?

Paras ajoitus riippuu siitä, mistä muistutat. Kokousta tai tapaamista varten muistutuksen lähettäminen 1–2 päivää ennen on yleensä ihanteellista – se antaa vastaanottajalle tarpeeksi aikaa nähdä viesti ja lisätä se kalenteriinsa.

Maksujen, kuten vuokran tai laskujen, kohdalla aikaisemmin on usein parempi. Hienovarainen ennakkoilmoitus noin viikkoa etukäteen antaa ihmisille aikaa suunnitella ja vähentää viime hetken viivästyksiä.

5 suosituinta hienovaraisen muistutussähköpostin tyyppiä

Muistutussähköposteja on monenlaisia, mutta nämä ovat yleisimmät kategoriat, joita näet (ja käytät):

1: Kokous / Tapaaminen:

Lähetetään vahvistamaan tuleva kokous, puhelu tai henkilökohtainen tapaaminen (kuten lääkäriaika).

2: Tapahtuma:

Käytetään muistuttamaan osallistujia tulevasta tapahtumasta – kuten webinaarista, yritysjuhlasta tai henkilökohtaisesta kokoontumisesta.

3: Määräaika:

Auttaa pitämään projektit aikataulussa muistuttamalla tiimejä tai asiakkaita eräpäivistä, palautuksista tai aikakriittisistä tehtävistä.

4: Ostoskorin hylkääminen:

Verkkokaupat lähettävät tämän, kun joku lisää tuotteita ostoskoriin, mutta poistuu ennen oston viimeistelyä.

5: Tilauksen uusiminen:

Käytetään, kun tilaus on päättymässä, kannustaen asiakasta uusimaan tilauksen, jotta käyttöoikeus ei katkea.

Muistutussähköpostien esimerkkejä joka tilanteeseen

Jos opettelet, kuinka seurata asioita kohteliaasti sähköpostitse, esimerkit tekevät siitä paljon helpompaa. Alla on yhdeksän hienovaraista muistutuspohjaa, joita voit muokata tilanteeseesi ja yleisöösi sopivaksi.

#1: Esimerkki kohteliaasta muistutusviestistä esimiehelle:

Kun sinun täytyy muistuttaa esimiestäsi kuulostamatta tungettelevalta, pidä viesti lyhyenä, kunnioittavana ja arvostavana:

Aihe: Pikainen seuranta aiheesta [Aihe]

Viesti:

Hei [Esimiehen Nimi],

Toivottavasti voit hyvin. Halusin palata viimeviikkoiseen viestiini koskien aihetta [Aihe]. Tiedän, että sinulla on paljon töitä, joten arvostaisin todella ohjeistustasi, kun sinulla on hetki aikaa.

Kiitos ajastasi.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

Tämä on yksinkertainen ja turvallinen rakenne, kun haluat lähettää kohteliaan muistutuksen ilman painostusta.

2: Esimerkki ystävällisestä muistutusviestistä, kun vastausta ei ole tullut:

Jos joku ei ole vielä vastannut, tämä ystävällinen lähestymistapa pitää oven auki ja madaltaa kynnystä:

Aihe: Seuranta: [Aihe]

Viesti:

Hei [Nimi],

Toivottavasti voit hyvin. Kiitos vielä ajastasi koskien aihetta [Aihe] – odotan todella innolla seuraavia vaiheita.

Halusin tarkistaa ja varmistaa, että sinulla on kaikki tarvitsemasi minulta. Jos voin selventää tai toimittaa jotain, kerrothan.

Kiitos vielä, ja jään odottamaan päivitystäsi.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

3: Hienovarainen muistutusviesti kokouksesta / tapaamisesta:

Tapaamisten kohdalla selkeys on tärkeämpää kuin pituus – sisällytä päivämäärä, aika ja ohjeet mahdollisten muutosten varalta:

Aihe: Muistutus: [Tapaamisen Tiedot] [Päivämäärä] klo [Aika]

Viesti:

Hei [Vastaanottajan Nimi],

Tämä on vain nopea muistutus tulevasta tapaamisestasi [Päivämäärä & Aika]. Jos sinun tarvitsee siirtää aikaa tai sinulla on kysyttävää etukäteen, voit vapaasti vastata tähän sähköpostiin.

Odotan innolla tapaamistamme.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

4: Esimerkki tapahtumamuistutuksesta:

Tämä muoto on ystävällinen, pirteä ja auttaa ihmisiä valmistautumaan:

Aihe: Muistutus: [Tapahtuman Nimi] on pian täällä

Viesti:

Hei [Vastaanottajan Nimi],

Olemme innoissamme nähdessämme sinut [Tapahtuman Nimi] -tapahtumassa tänä lauantaina! Nopeana muistutuksena, otathan mukaan lippusi ja henkilöllisyystodistuksesi.

Nähdään pian!

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

#5: Esimerkki määräaikamuistutuksesta:

Määräaikamuistutusten tulisi olla suoria, tukevia ja toimintakeskeisiä:

Aihe: Muistutus: [Projektin Nimi] -projektin määräaika 1 viikon kuluttua

Viesti:

Hei [Tiimi],

Tämä on nopea muistutus siitä, että [Projektin Nimi] -projektin ehdotuksen määräaika on viikon kuluttua. Tarkistakaa omat tehtävänne ja esittäkää mahdolliset kysymykset ajoissa, jotta pysymme aikataulussa.

Jos tarvitsette tukea, ottakaa rohkeasti yhteyttä.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

#6: Viimeinen nöyrä muistutus:

Tämä versio viestii kiireellisyydestä kuulostamatta tylyltä:

Aihe: Viimeinen muistutus: [Aihe]

Viesti:

Hei [Vastaanottajan Nimi],

Toivottavasti voit hyvin. Otan yhteyttä viimeisen kerran koskien aihetta [Aihe], sillä se on edelleen avoinna. Tämä on tärkeää, joten arvostaisin vastaustasi tai päivitystäsi mahdollisimman pian.

Kiitos huomiostasi.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

#7: Seuranta-muistutussähköposti:

Jos olet jo lähettänyt yhden seurantaviestin, pidä sävy rauhallisena ja neutraalina:

Aihe: Tarkistan edellistä sähköpostiani

Viesti:

Hei [Vastaanottajan Nimi],

Toivottavasti voit hyvin.

Palaan viimeviikkoiseen sähköpostiini koskien aihetta [Aihe]. Tiedän, että aikataulut voivat olla kiireisiä, joten halusin varmistaa, ettei se jäänyt huomaamatta.

Arvostaisin päivitystäsi, kun sinulla on hetki aikaa.

Kiitos,
[Oma Nimi]

8: Muistutus erääntyneestä maksusta:

Maksujen kohdalla pidä viesti ammattimaisena ja sisällytä maininta "jätä huomiotta, jos olet jo maksanut":

Aihe: Ystävällinen muistutus: Lasku #[Laskun Numero] on erääntynyt

Viesti:

Hei [Vastaanottajan Nimi],

Toivottavasti voit hyvin.

Tämä on ystävällinen muistutus siitä, että lasku #[Laskun Numero] erääntyy [Eräpäivä]. Jos maksu on jo lähetetty, voit jättää tämän viestin huomiotta.

Kiitos huomiostasi.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

Jos se on hyödyllistä, voit sisällyttää maksulinkin, jotta vastaanottaja voi suorittaa toimenpiteen välittömästi ilman ylimääräistä edestakaista viestittelyä.

9: Käytäntömuistutuksen sähköpostimalli:

Kun käytännöt muuttuvat, ole selkeä voimaantulopäivästä ja kannusta kysymään:

Aihe: Muistutus: Käytäntöpäivitys astuu voimaan [Päivämäärä]

Viesti:

Hei [Vastaanottajan Nimi],

Toivottavasti voit hyvin.

Tämä on hienovarainen muistutus siitä, että käytäntöpäivityksemme astuvat voimaan [Eräpäivä]. Pyydämme sinua varaamaan hetken aikaa muutosten tarkasteluun, kun se sinulle sopii.

Jos sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä.

Ystävällisin terveisin,
[Oma Nimi]

On myös monia muita muistutustilanteita (esimerkiksi asiakirjojen toimittamista koskevat muistutukset). Mutta yllä olevat mallit kattavat yleisimmät käyttötapaukset ja ovat helposti muokattavissa.

Oman hienovaraisen muistutusviestin kirjoittaminen

Hyvä muistutussähköposti tuntuu samanaikaisesti ystävälliseltä ja ammattimaiselta. Pidä se lyhyenä, tee seuraava askel ilmeiseksi ja vältä tarpeetonta lisätekstiä.
Tässä muutama käytännön vinkki hienovaraisen muistutuksen jokaiseen osaan:

1: Aiherivi:

Aiherivin tulisi tehdä viestin tarkoitus heti selväksi. Esimerkkejä ovat: "Muistutus: Lasku #132 erääntyy [Päivämäärä]" tai "Ystävällinen muistutus: Huominen kokous klo [Aika]". Selkeät aiheet avataan useammin.

2: Viesti / Runko:

Aloita tervehdyksellä ja kerro nopeasti, miksi kirjoitat. Sisällytä keskeiset tiedot (päivämäärät, ajat, laskunumerot, linkit tai seuraavat vaiheet). Päätä viesti yksinkertaiseen toimintakehotukseen – kuten pyytämällä vahvistusta, kysymällä päivitystä tai kehottamalla maksuun.

Lopeta kohteliaasti ja tee vastaamisesta helppoa. Lauseet kuten "Jos sinulla on kysyttävää, autan mielelläni" voivat vähentää kitkaa. Ammattimainen lopetus, kuten "Ystävällisin terveisin", toimii useimmissa yhteyksissä.

5 yleisintä virhettä ystävällisen muistutuksen lähettämisessä

1: Liian monien tai liian harvojen muistutusten lähettäminen:

Haluat, että viestisi nähdään – mutta et halua kuormittaa vastaanottajaa. Ajoita muistutukset harkitusti, jotta ne tuntuvat hyödyllisiltä eivätkä toistuvilta.

2: Kuulostaa vaativalta tai tungettelevalta:

Muistutus on silti pyyntö. Pidä kielesi kunnioittavana, vältä painostavia sanamuotoja ja säilytä rauhallinen sävy.

3: Yksityiskohtien tai seuraavien vaiheiden puuttuminen:

Jos vastaanottaja ei heti ymmärrä, mitä tarvitset, hän todennäköisesti jättää sähköpostin huomiotta. Sisällytä aina keskeinen konteksti ja tarkka toimenpide, jonka haluat hänen tekevän.

4: Liian epämääräinen ilmaisu:

Muistutussähköpostit toimivat parhaiten, kun ne ovat täsmällisiä. Selkeä viestintä auttaa vastaanottajaa vastaamaan oikein ja nopeasti.

5: Turhautumisen näyttäminen:

Sävyllä on väliä – erityisesti kun muistutat asiakasta. Kohtelias, ammattimainen lähestymistapa parantaa mahdollisuutta, että asiakas tekee mitä haluat. Pienetkin sanavalinnat auttavat: "Vain ystävällinen muistutus" kuulostaa yleensä paremmalta kuin "Vain muistutus."

6: Viimeisen muistutusviestin personoinnin laiminlyönti:

Personointi lisää vastausprosenttia. Käytä vastaanottajan nimeä, kun mahdollista, ja viittaa tarkkaan kontekstiin, jotta viesti tuntuu relevantilta eikä automaattiselta.

7: Oikoluvun ohittaminen:

Muistutussähköposti edustaa ammattitaitoasi. Ennen lähettämistä lue se uudelleen selkeyden, kieliopin ja sävyn varmistamiseksi.

8: Seurannan laiminlyönti tarvittaessa:

Jotkut muistutukset vaativat vastauksen tai vahvistuksen – erityisesti keskustelun alkuvaiheessa. Seuraa asiaa ajoissa, jotta voit edetä, antaa lisätietoja, keskustella vaihtoehdoista, lähettää malleja tai jakaa seuraavat vaiheet.

Yhteenveto

Muistutussähköpostin tarkoitus on saada aikaan toimintaa – nopeasti ja kohteliaasti. Tehokkaimmat muistutukset ovat täsmällisiä, lyhyitä ja ystävällisiä.
Eri tilanteet vaativat erilaisia malleja, mutta periaate pysyy samana: sovita sävysi kontekstiin, pidä pyyntösi selkeänä ja tee vastaamisesta helppoa vastaanottajalle. Yllä olevien esimerkkien avulla voit seurata asioita luottavaisesti kuulostamatta tungettelevalta.