Көбіміз бір уақытта көптеген істерді атқарамыз: дедлайндар, жиналыстар, шот-фактуралар және ондаған әңгімелер. Осыншама қарбалас кезінде маңызды нәрсені ұмытып кету оңай. Дәл осы себепті сыпайы еске салу хаттары бар.

Бірақ мұнда бір мәселе бар: адамдарға соншалықты көп хат келетіндіктен, олар әр хабарламаны ашпайды. Сондықтан сіздің еске салуыңыз тым талапшыл болып көрінбей, ерекшеленуі керек. Мақсат қарапайым — сыпайы, анық болып, қажетті әрекетке қол жеткізу.

Бұл тепе-теңдікті сақтау қиын болуы мүмкін, бірақ оны үйренуге әбден болады. Төменде сіз уақытты дұрыс таңдау бойынша практикалық нұсқаулықтарды, еске салудың ең көп таралған түрлерін және бірден бейімдеуге болатын дайын еске салу хаттарының үлгілерін табасыз.

Еске салу хаты дегеніміз не?

Еске салу хаты — бұл біреуге маңызды тапсырманы, мерзімді немесе оқиғаны еске түсіруге көмектесу үшін жіберілетін хабарлама. Еске салулардың көпшілігі екі негізгі топқа бөлінеді:

• Алдағы оқиғалар туралы еске салулар – алушының дайындалуға уақыты болуы үшін бір нәрсе болардан бұрын жіберіледі (жиналыс, кездесу, жазылымды жаңарту немесе дедлайн).
• Ілеспе еске салулар – бір нәрсе орындалуы керек болғаннан кейін жіберіледі (жауап, төлем, тапсырма), оның аяқталуын ынталандыру үшін, мысалы, мерзімі өткен шот-фактура немесе өткізіп алған дедлайн.

Мәнмәтінге байланысты еске салу жеңіл ескерту, шұғыл хабарлама немесе жай ғана жағдайды білу болуы мүмкін. Ең бастысы — сарыны: қысқа, сыпайы және нақты.

Еске салу хаттары неліктен маңызды?

Еске салу хаттары кішігірім қателіктердің үлкен мәселелерге айналуын болдырмауға көмектеседі: өткізіп алған жиналыстар, кешіктірілген төлемдер, кейінге қалдырылған мақұлдаулар немесе тоқтап қалған жобалар. Жұмысыңыз көп болған кезде, тіпті маңызды хабарламалар да назардан тыс қалуы мүмкін.

Дәл осы жерде Lua CRM сияқты жүйелер өмірді жеңілдете алады. Әрбір ілеспе хатты қолмен қадағалаудың орнына, сіз ештеңе назардан тыс қалмас үшін тапсырмалар, шот-фактуралар және кездесулер үшін еске салуларды автоматтандыра аласыз.

Егер сіз біреуге кәсіби түрде қалай еске салу керектігін ойласаңыз, ереже қарапайым: сыпайы болыңыз, ешқашан мазаламаңыз. Сабырлы, кәсіби сарын қарым-қатынасты нығайтады және жауап алу ықтималдығын арттырады.

Кез келген дағды сияқты, еске салу хаттарын жазу тәжірибемен жеңілдейді. Оларды неғұрлым көп жіберсеңіз, сөз саптауыңыз бен уақытты таңдауыңыз соғұрлым табиғи бола түседі.

Еске салу хатын қашан жіберу керек?

Ең жақсы уақыт сіздің не туралы еске салып жатқаныңызға байланысты. Жиналыс немесе кездесу үшін еске салуды 1-2 күн бұрын жіберген дұрыс — бұл алушының оны көріп, күнтізбесіне қосуы үшін жеткілікті уақыт.

Жалдау ақысы немесе шот-фактуралар сияқты төлемдер үшін ертерек жіберген жақсы. Бір апта бұрын алдын ала ескерту адамдарға жоспарлауға уақыт береді және соңғы минуттағы кешігулерді азайтады.

Сыпайы еске салу хаттарының ең танымал 5 түрі

Еске салу хаттарының көптеген түрлері бар, бірақ бұл сіз жиі кездестіретін (және қолданатын) ең көп таралған санаттар:

1: Жиналыс / Кездесу:

Алдағы жиналысты, қоңырауды немесе жеке кездесуді (мысалы, дәрігерге бару) растау үшін жіберіледі.

2: Іс-шара:

Қатысушыларға алдағы іс-шара туралы еске салу үшін қолданылады, мысалы, вебинар, компания мерекесі немесе бетпе-бет кездесу.

3: Дедлайн:

Командаларға немесе клиенттерге тапсыру мерзімдері, құжаттарды жіберу немесе уақыты шектеулі тапсырмалар туралы еске салу арқылы жобаларды жоспар бойынша жүргізуге көмектеседі.

4: Себетті тастап кету:

Біреу себетке тауарларды қосып, бірақ төлемді аяқтамай кеткен кезде интернет-дүкендер жібереді.

5: Жазылымды жаңарту:

Жазылым мерзімі аяқталуға жақын қалғанда қолданылады, клиентті үздіксіз қолжетімділікті сақтау үшін жазылымды жаңартуға ынталандырады.

Кез келген жағдайға арналған еске салу хаттарының үлгілері

Егер сіз электрондық пошта арқылы сыпайы түрде ілеспе хат жазуды үйреніп жатсаңыз, мысалдар мұны әлдеқайда жеңілдетеді. Төменде сіз өз жағдайыңыз бен аудиторияңызға сәйкес бейімдей алатын тоғыз сыпайы еске салу үлгісі берілген.

#1: Басшыға арналған сыпайы еске салу хатының үлгісі:

Менеджеріңізге қысым жасамай еске салу қажет болғанда, оны қысқа, сыпайы және ризашылықпен жазыңыз:

Тақырыбы: [Тақырып] бойынша қысқаша ілеспе хат

Хабарлама:

Құрметті [Басшының аты],

Істеріңіз жақсы деп үміттенемін. Мен өткен аптадағы [Тақырып] туралы хабарламама қатысты жауап алғым келген еді. Жұмысыңыздың көп екенін білемін, сондықтан қолыңыз босаған кезде кеңес берсеңіз, риза болар едім.

Уақытыңыз үшін рақмет.

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

Бұл қысым жасамай, сыпайы еске салғыңыз келгенде қолдануға болатын қарапайым, қауіпсіз құрылым.

2: Жауап болмаған жағдайдағы достық еске салу хатының үлгісі:

Егер біреу әлі жауап бермесе, бұл мейірімді тәсіл қарым-қатынасты ашық қалдырады және кедергілерді азайтады:

Тақырыбы: Ілеспе хат: [Тақырып]

Хабарлама:

Құрметті [Аты],

Істеріңіз жақсы деп үміттенемін. [Тақырып] бойынша бөлген уақытыңыз үшін тағы да рақмет — мен келесі қадамдарды асыға күтемін.

Менен қажетті барлық ақпаратты алғаныңызға көз жеткізгім келді. Егер мен нақтылайтын немесе ұсынатын нәрсе болса, маған хабарлаңыз.

Тағы да рақмет, жауабыңызды күтетін боламын.

Құрметпен,
[Сіздің атыңыз]

3: Жиналыс / Кездесу туралы сыпайы еске салу хабарламасы:

Кездесулер үшін ұзындықтан гөрі анықтық маңыздырақ — күнін, уақытын және өзгерістер қажет болса не істеу керектігін қосыңыз:

Тақырыбы: Еске салу: [Күні] күні [Уақыты]-да [Кездесу туралы мәлімет]

Хабарлама:

Құрметті [Алушының аты],

Бұл сіздің [Күні мен уақыты]-да болатын кездесуіңіз туралы қысқаша еске салу. Егер сізге уақытты өзгерту қажет болса немесе алдын ала сұрақтарыңыз болса, осы электрондық поштаға жауап бере аласыз.

Сізбен кездесуді асыға күтемін.

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

4: Іс-шара туралы еске салу хатының мысалы:

Бұл формат достық, көңілді және адамдарға дайындалуға көмектеседі:

Тақырыбы: Еске салу: [Іс-шара атауы] жақында басталады

Хабарлама:

Сәлеметсіз бе, [Алушының аты],

Сізді осы сенбіде [Іс-шара атауы] іс-шарасында көруге қуаныштымыз! Қысқаша еске салу ретінде, билетіңіз бен жеке куәлігіңізді ала келуіңізді сұраймыз.

Жақында кездескенше!

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

#5: Дедлайн туралы еске салу хабарламасының үлгісі:

Дедлайн туралы еске салулар тікелей, қолдау білдіретін және әрекетке бағытталған болуы керек:

Тақырыбы: Еске салу: [Жоба атауы] дедлайнына 1 апта қалды

Хабарлама:

Сәлеметсіздер ме, [Команда],

Бұл [Жоба атауы] бойынша ұсыныстың тапсырылуына бір апта қалғаны туралы қысқаша еске салу. Жоспардан қалмас үшін өз тапсырмаларыңызды қарап шығып, сұрақтарыңыз болса, ертерек хабарласыңыздар.

Егер қолдау қажет болса, хабарласыңыздар.

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

#6: Соңғы сыпайы еске салу:

Бұл нұсқа қатаң болып көрінбей, шұғылдықты білдіреді:

Тақырыбы: Соңғы еске салу: [Тақырып]

Хабарлама:

Құрметті [Алушының аты],

Істеріңіз жақсы деп үміттенемін. Мен [Тақырып] мәселесі бойынша соңғы рет хабарласып тұрмын, себебі ол әлі де күтуде. Бұл маңызды, сондықтан мүмкіндігінше тезірек жауап берсеңіз немесе жаңарту ұсынсаңыз, риза болар едім.

Назарыңызға рақмет.

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

#7: Ілеспе еске салу хаты:

Егер сіз бір рет ілеспе хат жіберген болсаңыз, оны сабырлы және бейтарап ұстаңыз:

Тақырыбы: Алдыңғы хатыма қатысты жағдайды білу

Хабарлама:

Құрметті [Алушының аты],

Істеріңіз жақсы деп үміттенемін.

Мен өткен аптадағы [Тақырып] туралы хатыма қатысты жазып отырмын. Жұмыс кестесінің тығыз болатынын білемін, сондықтан оның назардан тыс қалмағанына көз жеткізгім келді.

Қолыңыз босаған кезде жауап берсеңіз, риза болар едім.

Рақмет,
[Сіздің атыңыз]

8: Мерзімі өткен төлем туралы еске салу хаты:

Төлемдерге қатысты кәсібилікті сақтап, «егер төленген болса, ескермеңіз» деген жолды қосыңыз:

Тақырыбы: Сыпайы еске салу: #[Шот-фактура нөмірі] шот-фактурасының төлем мерзімі

Хабарлама:

Құрметті [Алушының аты],

Істеріңіз жақсы деп үміттенемін.

Бұл #[Шот-фактура нөмірі] шот-фактурасының төлем мерзімі [Төлеу мерзімі] күні екендігі туралы сыпайы еске салу. Егер төлем жасалған болса, бұл хабарламаны ескермеуіңізді сұраймыз.

Назарыңызға рақмет.

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

Егер ыңғайлы болса, алушы артық әуре-сарсаңсыз әрекетті бірден орындай алуы үшін төлем сілтемесін қоса аласыз.

9: Саясат туралы еске салу хатының үлгісі:

Саясат өзгерген кезде, оның күшіне енетін күнін нақты көрсетіп, сұрақтар қоюға шақырыңыз:

Тақырыбы: Еске салу: Саясат жаңартуы [Күні] күнінен бастап күшіне енеді

Хабарлама:

Құрметті [Алушының аты],

Істеріңіз жақсы деп үміттенемін.

Бұл біздің саясат жаңартуларымыздың [Төлеу мерзімі] күнінен бастап күшіне енетіні туралы сыпайы еске салу. Ыңғайлы уақытта өзгерістермен танысып шығуыңызды сұраймыз.

Егер сұрақтарыңыз болса, хабарласыңыз.

Ізгі ниетпен,
[Сіздің атыңыз]

Басқа да көптеген еске салу сценарийлері бар (мысалы, құжаттарды тапсыру туралы еске салулар). Бірақ жоғарыдағы үлгілер ең көп таралған жағдайларды қамтиды және оларды бейімдеу оңай.

Өзіңіздің сыпайы еске салу хабарламаңызды жазу

Жақсы еске салу хаты бір уақытта достық әрі кәсіби сезіледі. Оны қысқа ұстаңыз, келесі қадамды айқын етіңіз және қажетсіз артық мәтіннен аулақ болыңыз.
Міне, сыпайы еске салудың әрбір бөлігіне арналған бірнеше практикалық кеңестер:

1: Тақырып жолы:

Тақырып жолы мақсатты бірден түсінікті етуі керек. Мысалдар: «Еске салу: №132 шот-фактурасының төлем мерзімі [Күні]» немесе «Сыпайы еске салу: Ертеңгі жиналыс [Уақыты]-да». Анық тақырыптар жиі ашылады.

2: Хабарлама / Негізгі бөлім:

Сәлемдесуден бастап, не үшін жазып жатқаныңызды тез айтыңыз. Негізгі мәліметтерді (күндер, уақыттар, шот-фактура нөмірлері, сілтемелер немесе келесі қадамдар) қосыңыз. Қарапайым әрекетке шақырумен аяқтаңыз — мысалы, растауды сұрау, жаңарту сұрау немесе төлем жасауды сұрау.

Сыпайы түрде аяқтап, жауап беруді жеңілдетіңіз. «Егер сұрақтарыңыз болса, көмектесуге қуаныштымын» сияқты жолдар кедергіні азайта алады. «Ізгі ниетпен» немесе «Құрметпен» сияқты кәсіби қоштасу көптеген жағдайларда сәйкес келеді.

Сыпайы еске салу хатын жібергендегі ең жиі кездесетін 5 қателік

1: Тым көп немесе тым аз еске салу жіберу:

Сіз хабарламаңыздың көрінгенін қалайсыз, бірақ алушыны шаршатқыңыз келмейді. Еске салуларды қайталанбас үшін, пайдалы болып көрінетіндей етіп, ойластырылған аралықпен жіберіңіз.

2: Талапшыл немесе қысымшыл болып көріну:

Еске салу — бәрібір өтініш. Сөз саптауыңызды сыпайы ұстаңыз, қысым көрсететін сөздерден аулақ болыңыз және сабырлы сарынды сақтаңыз.

3: Мәліметтерді немесе келесі қадамдарды жіберіп алу:

Егер алушы сізге не қажет екенін бірден түсінбесе, ол хатты елемеуі мүмкін. Әрқашан негізгі мәнмәтінді және олардың қандай нақты әрекет жасауын қалайтыныңызды қосыңыз.

4: Тым жалпылама болу:

Еске салу хаттары нақты болғанда жақсы жұмыс істейді. Анық коммуникация алушыға дұрыс және тез жауап беруге көмектеседі.

5: Ашушаңдықты көрсету:

Сарын маңызды — әсіресе клиентке еске салғанда. Сыпайы, кәсіби тәсіл клиенттің сіз қалаған нәрсені жасау ықтималдығын арттырады. Тіпті кішігірім сөз таңдаулары да көмектеседі: «Жай ғана еске салу» дегеннен гөрі «Сыпайы еске салу» әдетте жақсы қабылданады.

6: Соңғы еске салу хатын жекелендірмеу:

Жекелендіру жауап беру деңгейін арттырады. Мүмкіндігінше алушының атын қолданыңыз және автоматтандырылған емес, өзекті болып көрінуі үшін нақты мәнмәтінге сілтеме жасаңыз.

7: Тексеруді өткізіп жіберу:

Еске салу хаты сіздің кәсібилігіңізді көрсетеді. Жібермес бұрын, оны анықтық, грамматика және сарын тұрғысынан қайта оқып шығыңыз.

8: Қажет болғанда ілеспе хат жібермеу:

Кейбір еске салулар жауапты немесе растауды қажет етеді — әсіресе әңгіменің басында. Алға жылжу, мәліметтер беру, нұсқаларды талқылау, үлгілерді жіберу немесе келесі қадамдармен бөлісу үшін уақытында ілеспе хат жіберіңіз.

Қорытынды

Еске салу хаты әрекетті ынталандыруға арналған — тез және сыпайы. Ең тиімді еске салулар нақты, қысқа және мейірімді болады.
Әртүрлі жағдайлар әртүрлі үлгілерді қажет етеді, бірақ қағида өзгеріссіз қалады: сарыныңызды мәнмәтінге сәйкестендіріңіз, өтінішіңізді анық ұстаңыз және алушыға жауап беруді жеңілдетіңіз. Жоғарыдағы мысалдармен сіз қысым жасамай, сенімді түрде ілеспе хат жібере аласыз.