Қызмет көрсету саласындағы бизнес сараптама сияқты үйлестіру, уақыттылық және тұрақтылық маңызды болатын ортада жұмыс істейді. Командалар өсіп, клиенттердің үміттері артқан сайын, қолмен атқарылатын процестерді басқару қиындай түседі. Бұрын жеке үйлестіру мен тәжірибе арқылы жұмыс істеген нәрселер кедергі келтіре бастайды.

Бизнесті автоматтандыруды көбінесе адамдарды алмастырудың жолы деп қате түсінеді. Шын мәнінде, оның негізгі мақсаты — қайталанатын әрекеттерді жою, қателерді азайту және сенімді орындауды қамтамасыз ету. Қызмет көрсету компаниялары үшін автоматтандыру артықшылықтан гөрі қажеттілікке айналды.

Автоматтандырудың неліктен маңызды екенін түсіну қолмен атқарылатын жұмыстың өнімділікті қалай байқатпай шектейтінін түсінуден басталады.

Қолмен атқарылатын процестер ауқымдалмайды

Шағын командаларда үйлестіру табиғи түрде жүреді. Адамдар тапсырмаларды есте сақтайды, бейресми түрде бақылайды және тез бейімделеді. Ұйым өскен сайын бұл тәсіл жұмыс істемей қалады. Ақпарат хабарламалар, электрондық кестелер және жеке есте сақтау қабілеті арасында бөлшектеніп кетеді.

Менеджерлер басқарудың орнына еске салуға, тексеруге және жұмысты қайта байланыстыруға көбірек уақыт жұмсайды. Орындау құрылымға емес, тұрақты назар аударуға тәуелді болады.

Автоматтандыру осы осал үйлестіруді жеке күш-жігерге тәуелді емес, болжамды процестермен алмастырады.

Қайталанатын әрекеттер күтілгеннен көп уақыт алады

Көптеген қызмет көрсету командалары қайталанатын әрекеттерге қанша уақыт кететінін жете бағаламайды. Жаңартуларды жіберу, ұқсас тапсырмаларды құру, құжаттарды дайындау, мақұлдауларды қадағалау және күйлерді жаңарту — осының бәрі назарды талап етеді.

Жеке-жеке бұл әрекеттер ұсақ болып көрінеді. Бірігіп, олар жұмыс күнінің едәуір бөлігін құрайды. Уақыт өте келе, қайталау зейінді төмендетіп, шаршауды арттырады.

Автоматтандыру бұл үлгілерді тұрақты түрде орындайды, бұл командаларға мәселелерді шешуге және нәтижеге қол жеткізуге назар аударуға мүмкіндік береді.

Тұрақсыздық тәуекел тудырады

Процестер қолмен атқарылғанда, нәтижелер әртүрлі болады. Бір клиент жаңартуларды уақытында алса, екіншісі алмайды. Бір жоба озық тәжірибелерге сүйенсе, екіншісі кейбір қадамдарды өткізіп жібереді. Сапа жұмыстың қалай құрылғанына емес, оған кімнің қатысқанына тәуелді болады.

Бұл тұрақсыздық тәуекелді арттырады. Қателер байқалмай көбейеді, клиенттің сенімі жоғалады, ал жұмысты қайта істеу жиілейді.

Автоматтандыру маңызды қадамдардың әрқашан орындалуын қамтамасыз ету арқылы қатаңдықсыз тұрақтылықты енгізеді.

Ашықтық шешім қабылдауды жақсартады

Автоматтандыру деректерді табиғи түрде жасайды. Жұмыс процестері, тапсырмалар және мақұлдаулар автоматтандырылған кезде, ілгерілеу қолмен есеп берусіз-ақ көрініп тұрады. Басшылар нақты уақыт режимінде не болып жатқанын түсінеді.

Бұл ашықтық ертерек араласуға мүмкіндік береді. Мәселелер ушықпай тұрып анықталады. Шешімдер болжамдарға емес, ағымдағы ақпаратқа негізделеді.

Автоматтандыру шындықты көруді жеңілдету арқылы жақсырақ басқаруға ықпал етеді.

Автоматтандыру командаларды алмастырмайды, қолдайды

Автоматтандыру адамның пайымын жояды деген алаңдаушылық жиі кездеседі. Қызмет көрсету саласындағы бизнесте бұл сирек кездеседі. Автоматтандыру күнделікті орындауды өз мойнына алады, ал адамдар қарым-қатынасқа, шығармашылыққа және шешім қабылдауға назар аударады.

Автоматтандыру ойластырылып қолданылғанда, командалар аз күйзеліске ұшырайды, күтілетін нәтижелер айқынырақ болады және жұмыс жүктемесі болжамды болады.

Мақсат — кез келген бағамен жылдамдыққа жету емес, тұрақты орындауды қамтамасыз ету.

Автоматтандыру ең көп әсер ететін салалар

Қызмет көрсету саласындағы бизнеске автоматтандыру үйлестіруді көп қажет ететін салаларда қолданылғанда ең көп пайда әкеледі. Бұған тапсырмаларды құру, қадағалау, мақұлдау, рөлдер арасындағы жұмысты тапсыру, шот-фактураларды іске қосу және күйлерді жаңарту кіреді.

Осы салаларды автоматтандыру кідірістерді азайтады және адамдар бос болмаған кезде де жұмыстың алға жылжуын қамтамасыз етеді.

Уақыт өте келе, автоматтандыру тұрақты қызмет көрсетуді қолдайтын негізгі тірекке айналады.

Қорытынды

Бизнесті автоматтандыру қызмет көрсету компаниялары үшін енді таңдау емес, себебі қолмен орындау артып келе жатқан күрделілікке ілесе алмайды. Автоматтандырусыз командалар құрылымға емес, күш-жігерге сүйенеді, ал өнімділік осал болады.

Күнделікті үйлестіру мен жұмыс процестерін автоматтандыру арқылы қызмет көрсету саласындағы бизнес сенімділікті арттырады, сапаны қорғайды және бақылауды жоғалтпай өсуге қажетті негізді қалайды. Автоматтандыру адамдарды алмастырмайды. Ол оларға өздерінің ең жақсы жұмысын істеуге мүмкіндік береді.