Ծառայություններ մատուցող բիզնեսները գործում են միջավայրերում, որտեղ համակարգումը, ժամանակի կառավարումը և հետևողականությունը նույնքան կարևոր են, որքան փորձառությունը։ Թիմերի ընդլայնմանը և հաճախորդների ակնկալիքների աճին զուգահեռ ձեռքով կատարվող գործընթացները դառնում են ավելի ու ավելի դժվար կառավարելի։ Այն, ինչ ժամանակին արդյունավետ էր անձնական համակարգման և փորձի շնորհիվ, սկսում է խոչընդոտներ ստեղծել։

Բիզնեսի ավտոմատացումը հաճախ սխալմամբ ընկալվում է որպես մարդկանց փոխարինելու միջոց։ Իրականում, դրա հիմնական նպատակն է վերացնել կրկնվող ջանքերը, նվազեցնել սխալները և ստեղծել հուսալի կատարում։ Ծառայություններ մատուցող ընկերությունների համար ավտոմատացումը դարձել է պահանջ, այլ ոչ թե առավելություն։

Հասկանալու համար, թե ինչու է ավտոմատացումը կարևոր, պետք է սկսել հասկանալուց, թե որտեղ է ձեռքով աշխատանքն աննկատ կերպով սահմանափակում արդյունավետությունը։

Ձեռքով կատարվող գործընթացները չեն մասշտաբացվում

Փոքր թիմերում համակարգումը տեղի է ունենում բնականոն կերպով։ Մարդիկ հիշում են առաջադրանքները, ոչ պաշտոնապես հետևում դրանց կատարմանը և արագ հարմարվում։ Կազմակերպության ընդլայնմանը զուգահեռ այս մոտեցումը դադարում է արդյունավետ լինելուց։ Տեղեկատվությունը մասնատվում է հաղորդագրությունների, էլեկտրոնային աղյուսակների և անհատական հիշողության միջև։

Ղեկավարները ղեկավարելու փոխարեն ավելի ու ավելի շատ ժամանակ են ծախսում հիշեցնելու, ստուգելու և աշխատանքները միմյանց կապելու վրա։ Կատարումը կախված է լինում մշտական ուշադրությունից, այլ ոչ թե կառուցվածքից։

Ավտոմատացումը փոխարինում է այս փխրուն համակարգումը կանխատեսելի գործընթացներով, որոնք կախված չեն անհատական ջանքերից։

Կրկնվող գործողությունները խլում են ավելի շատ ժամանակ, քան սպասվում է

Ծառայություններ մատուցող շատ թիմեր թերագնահատում են, թե որքան ժամանակ է ծախսվում կրկնվող գործողությունների վրա։ Թարմացումներ ուղարկելը, նմանատիպ առաջադրանքներ ստեղծելը, փաստաթղթեր պատրաստելը, հաստատումներին հետևելը և կարգավիճակները թարմացնելը՝ այս ամենը ուշադրություն է պահանջում։

Առանձին-առանձին այս գործողությունները չնչին են թվում։ Միասին դրանք կազմում են աշխատանքային օրվա զգալի մասը։ Ժամանակի ընթացքում կրկնվող գործողությունները նվազեցնում են կենտրոնացումը և մեծացնում հոգնածությունը։

Ավտոմատացումը հետևողականորեն կատարում է այս օրինաչափ գործողությունները՝ թույլ տալով թիմերին կենտրոնանալ խնդիրների լուծման և արդյունքի ապահովման վրա։

Անհետևողականությունը ռիսկեր է ստեղծում

Երբ գործընթացները կատարվում են ձեռքով, արդյունքները տարբեր են լինում։ Մի հաճախորդը ժամանակին է ստանում թարմացումները, մյուսը՝ ոչ։ Մի նախագիծ հետևում է լավագույն փորձին, մյուսը՝ բաց է թողնում քայլեր։ Որակը կախված է դառնում նրանից, թե ով է ներգրավված, այլ ոչ թե նրանից, թե ինչպես է աշխատանքը նախագծված։

Այս անհետևողականությունը մեծացնում է ռիսկը։ Սխալներն աննկատ կերպով բազմանում են, հաճախորդի վստահությունը քայքայվում է, իսկ վերամշակումը դառնում է սովորական։

Ավտոմատացումը ներդնում է հետևողականություն՝ առանց կոշտության, ապահովելով, որ կարևորագույն քայլերը միշտ կատարվեն։

Տեսանելիությունը բարելավում է որոշումների կայացումը

Ավտոմատացումը բնականոն կերպով տվյալներ է ստեղծում։ Երբ աշխատանքային հոսքերը, առաջադրանքները և հաստատումները ավտոմատացված են, առաջընթացը տեսանելի է դառնում առանց ձեռքով հաշվետվությունների։ Ղեկավարները իրական ժամանակում պատկերացում են կազմում, թե ինչ է կատարվում։

Այս տեսանելիությունը թույլ է տալիս ավելի վաղ միջամտել։ Խնդիրները հայտնաբերվում են նախքան դրանց սրվելը։ Որոշումները հիմնված են լինում ընթացիկ տեղեկատվության, այլ ոչ թե ենթադրությունների վրա։

Ավտոմատացումը նպաստում է ավելի լավ կառավարմանը՝ իրականությունը դարձնելով ավելի հեշտ տեսանելի։

Ավտոմատացումն աջակցում է թիմերին, ոչ թե փոխարինում

Տարածված մտահոգություն է, որ ավտոմատացումը վերացնում է մարդկային դատողությունը։ Ծառայություններ մատուցող բիզնեսներում դա հազվադեպ է այդպես լինում։ Ավտոմատացումը կատարում է սովորական գործողությունները, մինչ մարդիկ կենտրոնանում են հաղորդակցության, ստեղծարարության և որոշումների կայացման վրա։

Երբ ավտոմատացումը կիրառվում է մտածված, թիմերն ավելի քիչ սթրես են ունենում, ունենում են ավելի հստակ ակնկալիքներ և ավելի կանխատեսելի աշխատանքային ծանրաբեռնվածություն։

Նպատակը ոչ թե արագությունն է ամեն գնով, այլ կայուն կատարումը։

Որտեղ է ավտոմատացումն ունենում ամենամեծ ազդեցությունը

Ծառայություններ մատուցող բիզնեսներն ամենաշատն են օգուտ քաղում, երբ ավտոմատացումը կիրառվում է համակարգում պահանջող ոլորտներում։ Դրանք ներառում են առաջադրանքների ստեղծումը, հետագա գործողությունները, հաստատումները, դերերի միջև աշխատանքի փոխանցումը, վճարումների ազդանշանները և կարգավիճակների թարմացումները։

Այս ոլորտների ավտոմատացումը նվազեցնում է ուշացումները և ապահովում է, որ աշխատանքն առաջ շարժվի նույնիսկ այն դեպքում, երբ մարդիկ զբաղված են։

Ժամանակի ընթացքում ավտոմատացումը դառնում է այն ողնաշարը, որն ապահովում է ծառայությունների հետևողական մատուցումը։

Եզրակացություն

Բիզնեսի ավտոմատացումն այլևս ընտրովի չէ ծառայություններ մատուցող ընկերությունների համար, քանի որ ձեռքով կատարումը չի կարող համընթաց քայլել աճող բարդության հետ։ Առանց ավտոմատացման թիմերը հիմնվում են ջանքերի, այլ ոչ թե կառուցվածքի վրա, և արդյունավետությունը դառնում է փխրուն։

Ավտոմատացնելով սովորական համակարգումը և աշխատանքային հոսքերը՝ ծառայություններ մատուցող բիզնեսները բարձրացնում են հուսալիությունը, պաշտպանում որակը և ստեղծում են այն հիմքը, որն անհրաժեշտ է աճելու համար՝ առանց կորցնելու վերահսկողությունը։ Ավտոմատացումը չի փոխարինում մարդկանց։ Այն թույլ է տալիս նրանց կատարել իրենց լավագույն աշխատանքը։