معظمنا يتعامل مع الكثير من المهام في آن واحد، من مواعيد نهائية واجتماعات وفواتير وعشرات المحادثات التي تجري في نفس الوقت. ومع كل هذه الانشغالات، من السهل أن ننسى أمرًا مهمًا. ولهذا السبب تحديدًا وُجدت رسائل التذكير اللطيفة.

ولكن هناك تحدٍ: يتلقى الناس عددًا هائلاً من رسائل البريد الإلكتروني لدرجة أنهم لا يفتحون كل رسالة. لذا، يجب أن تبرز رسالتك التذكيرية دون أن تبدو متطلبة. الهدف بسيط: كن مهذبًا، وواضحًا، وفي نفس الوقت، احصل على الإجراء الذي تحتاجه.

قد يكون تحقيق هذا التوازن صعبًا، ولكنه قابل للتعلم تمامًا. ستجد أدناه إرشادات عملية حول التوقيت، وأكثر أنواع التذكيرات شيوعًا، وأمثلة جاهزة للاستخدام لرسائل تذكير لطيفة يمكنك تكييفها على الفور.

ما هو البريد الإلكتروني التذكيري بالضبط؟

البريد الإلكتروني التذكيري هو رسالة تُرسل لمساعدة شخص ما على تذكر مهمة أو موعد نهائي أو حدث مهم. تندرج معظم التذكيرات ضمن مجموعتين رئيسيتين:

• التذكيرات القادمة – تُرسل قبل وقوع حدث ما (اجتماع، موعد، تجديد، أو موعد نهائي) حتى يكون لدى المستلم وقت للاستعداد.
• تذكيرات المتابعة – تُرسل بعد أن يكون من المفترض أن يحدث شيء ما (رد، دفعة، إجراء)، للحث على إكماله، مثل فاتورة متأخرة أو موعد نهائي فائت.

بناءً على السياق، يمكن أن يكون التذكير تنبيهًا لطيفًا، أو تحذيرًا عاجلاً، أو مجرد رسالة للاطمئنان. والأهم هو النبرة: يجب أن تكون الرسالة موجزة ومهذبة ومحددة.

لماذا تعتبر رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مهمة جدًا؟

تساعد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية على منع تحول الهفوات الصغيرة إلى مشاكل أكبر، مثل تفويت الاجتماعات، أو تأخر المدفوعات، أو تأجيل الموافقات، أو توقف المشاريع. عندما تكون مشغولاً، حتى الرسائل المهمة يمكن أن تضيع وسط زحمة البريد الوارد.

وهنا يأتي دور أنظمة مثل Lua CRM لتسهيل الأمور. فبدلاً من تتبع كل متابعة يدويًا، يمكنك أتمتة التذكيرات للمهام والفواتير والمواعيد لضمان عدم إغفال أي شيء.

إذا كنت تتساءل عن كيفية تذكير شخص ما بشكل احترافي، فالقاعدة بسيطة: كن محترمًا، ولا تكن لحوحًا أبدًا. النبرة الهادئة والاحترافية تحافظ على قوة العلاقة وتزيد من فرصة الحصول على رد.

مثل أي مهارة أخرى، تصبح كتابة التذكيرات أسهل مع الممارسة. كلما أرسلت المزيد منها، أصبحت صياغتك وتوقيتك أكثر طبيعية.

متى يجب إرسال بريد إلكتروني تذكيري؟

يعتمد أفضل توقيت على الموضوع الذي تذكّر به الشخص. بالنسبة للاجتماع أو الموعد، عادةً ما يكون إرسال تذكير قبل يوم أو يومين هو الخيار الأمثل، مما يمنح المستلم وقتًا كافيًا لرؤيته وإضافته إلى تقويمه.

أما بالنسبة للمدفوعات مثل الإيجار أو الفواتير، فغالبًا ما يكون الإرسال المبكر أفضل. فتنبيه لطيف قبل أسبوع تقريبًا يمنح الأشخاص وقتًا للتخطيط ويقلل من التأخير في اللحظة الأخيرة.

أشهر 5 أنواع من رسائل التذكير اللطيفة

تأتي رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية بأشكال عديدة، ولكن هذه هي الفئات الأكثر شيوعًا التي ستراها (وتستخدمها):

1: الاجتماع / الموعد:

تُرسل لتأكيد اجتماع أو مكالمة أو موعد شخصي قادم (مثل زيارة الطبيب).

2: الفعالية:

تُستخدم لتذكير الحضور بفعالية قادمة، مثل ندوة عبر الإنترنت، أو احتفال للشركة، أو تجمع شخصي.

3: الموعد النهائي:

تساعد في الحفاظ على سير المشاريع من خلال تذكير الفرق أو العملاء بمواعيد التسليم أو التقديمات أو المهام العاجلة.

4: التخلي عن سلة التسوق:

تُرسل من قبل المتاجر الإلكترونية عندما يضيف شخص ما منتجات إلى سلة التسوق ولكنه يغادر قبل إتمام عملية الشراء.

5: تجديد الاشتراك:

تُستخدم عندما يكون الاشتراك على وشك الانتهاء، لتشجيع العميل على التجديد للحفاظ على استمرارية الخدمة دون انقطاع.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لكل مناسبة

إذا كنت تتعلم كيفية المتابعة بأدب عبر البريد الإلكتروني، فإن الأمثلة تجعل الأمر أسهل بكثير. فيما يلي تسعة قوالب تذكير لطيفة يمكنك تعديلها لتناسب موقفك وجمهورك.

#1: نموذج بريد إلكتروني تذكيري مهذب للمدير:

عندما تحتاج إلى تذكير مديرك دون أن تبدو لحوحًا، اجعل الرسالة قصيرة ومحترمة ومعبرة عن التقدير:

الموضوع: متابعة سريعة بخصوص [Subject]

الرسالة:

عزيزي [Boss’s Name]،

أتمنى أن تكون بخير. أردت المتابعة بخصوص رسالتي من الأسبوع الماضي المتعلقة بـ [Subject]. أعلم أن لديك الكثير من المهام، لذا سأكون ممتنًا جدًا لتوجيهاتك متى ما سنح لك الوقت.

شكرًا لوقتك.

مع خالص التقدير،
[Your Name]

هذه صيغة بسيطة وآمنة عندما تريد إرسال تذكير مهذب دون إضافة أي ضغط.

2: نموذج بريد إلكتروني تذكيري ودي في حالة عدم الرد:

إذا لم يرد شخص ما بعد، فإن هذا النهج اللطيف يبقي الباب مفتوحًا ويزيل أي عقبات:

الموضوع: متابعة بخصوص: [Subject]

الرسالة:

عزيزي [Name]،

أتمنى أن تكون بخير. شكرًا مرة أخرى على وقتك بخصوص [Subject]، وأنا أتطلع بصدق إلى الخطوات التالية.

أردت التواصل للتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه من جانبي. إذا كان هناك أي شيء يمكنني توضيحه أو تقديمه، فلا تتردد في إخباري.

شكرًا مرة أخرى، وسأكون في انتظار ردك.

مع خالص التقدير،
[Your Name]

3: رسالة تذكير لطيفة لاجتماع / موعد:

بالنسبة للمواعيد، الوضوح أهم من الطول، لذا قم بتضمين التاريخ والوقت وما يجب فعله إذا احتاجوا إلى إجراء تغييرات:

الموضوع: تذكير: [Appointment Detail] في [Date] الساعة [Time]

الرسالة:

عزيزي [Recipient Name]،

هذا تذكير سريع بموعدك القادم في [Date & Time]. إذا كنت بحاجة إلى إعادة الجدولة أو لديك أي أسئلة مسبقًا، فلا تتردد في الرد على هذا البريد الإلكتروني.

نتطلع إلى رؤيتك.

مع أطيب التحيات،
[Your Name]

4: مثال على بريد إلكتروني لتذكير بفعالية:

هذه الصيغة ودية ومفعمة بالحيوية وتساعد الناس على الاستعداد:

الموضوع: تذكير: اقتراب موعد [Event Name]

الرسالة:

مرحبًا [Recipient Name]،

نحن متحمسون لرؤيتك في [Event Name] يوم السبت القادم! كتذكير سريع، يرجى إحضار تذكرتك وبطاقة الهوية.

نراك قريبًا!

مع خالص التقدير،
[Your Name]

#5: نموذج رسالة تذكير بالموعد النهائي:

يجب أن تكون رسائل التذكير بالموعد النهائي مباشرة وداعمة وموجهة نحو اتخاذ إجراء:

الموضوع: تذكير: الموعد النهائي لمشروع [Project Name] بعد أسبوع واحد

الرسالة:

مرحبًا [Team]،

هذا تذكير سريع بأن الموعد النهائي لتقديم مقترح مشروع [Project Name] هو بعد أسبوع واحد. يرجى مراجعة مهامكم وطرح أي أسئلة مبكرًا حتى نتمكن من الالتزام بالجدول الزمني.

إذا كنتم بحاجة إلى أي دعم، فلا تترددوا في التواصل.

مع خالص التقدير،
[Your Name]

#6: تذكير أخير متواضع:

هذه الصيغة تنقل الإلحاح دون أن تبدو قاسية:

الموضوع: تذكير أخير: [Subject]

الرسالة:

عزيزي [Recipient Name]،

أتمنى أن تكون بخير. أتواصل معك للمرة الأخيرة بخصوص [Subject]، حيث إنه لا يزال معلقًا. هذا الأمر مهم، لذا سأكون ممتنًا لردك أو تحديثك في أقرب وقت ممكن.

شكرًا لاهتمامك.

مع خالص التقدير،
[Your Name]

#7: بريد إلكتروني تذكيري للمتابعة:

إذا كنت قد تابعت مرة واحدة بالفعل، فحافظ على هدوئك وحياديتك:

الموضوع: للاطمئنان بخصوص بريدي الإلكتروني السابق

الرسالة:

عزيزي [Recipient Name]،

أتمنى أن تكون بخير.

أتابع معك بخصوص بريدي الإلكتروني من الأسبوع الماضي حول [Subject]. أعلم أن الجداول الزمنية قد تكون مزدحمة، لذا أردت التأكد من أن الرسالة لم تضيع.

سأكون ممتنًا لتحديثك متى ما سنح لك الوقت.

شكرًا لك،
[Your Name]

8: بريد إلكتروني للتذكير بالدفع المتأخر:

بالنسبة للمدفوعات، حافظ على الاحترافية وقم بتضمين عبارة "تجاهل هذه الرسالة إذا تم الدفع بالفعل":

الموضوع: تذكير ودي: فاتورة رقم #[Invoice Number] مستحقة

الرسالة:

عزيزي [Recipient Name]،

أتمنى أن تكون بخير.

هذا تذكير ودي بأن الفاتورة رقم #[Invoice Number] مستحقة في [Due Date]. إذا تم إرسال الدفعة بالفعل، فيرجى تجاهل هذه الرسالة.

شكرًا لاهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[Your Name]

إذا كان ذلك مفيدًا، يمكنك تضمين رابط للدفع حتى يتمكن المستلم من إكمال الإجراء على الفور دون الحاجة إلى مراسلات إضافية.

9: قالب بريد إلكتروني للتذكير بالسياسة:

عندما تتغير السياسات، كن واضحًا بشأن تاريخ السريان وشجع على طرح الأسئلة:

الموضوع: تذكير: تحديث السياسة ساري المفعول اعتبارًا من [Date]

الرسالة:

عزيزي [Recipient Name]،

أتمنى أن تكون بخير.

هذا تذكير لطيف بأن تحديثات سياستنا ستدخل حيز التنفيذ في [Due Date]. يرجى تخصيص بعض الوقت لمراجعة التغييرات في الوقت المناسب لك.

إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في التواصل.

مع أطيب التحيات،
[Your Name]

هناك العديد من سيناريوهات التذكير الأخرى أيضًا (على سبيل المثال، تذكيرات تقديم المستندات). لكن القوالب المذكورة أعلاه تغطي حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا ويسهل تكييفها.

كتابة رسالة تذكير لطيفة خاصة بك

يجب أن تبدو رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية الجيدة ودية واحترافية في نفس الوقت. اجعلها موجزة، واجعل الخطوة التالية واضحة، وتجنب النصوص الإضافية غير الضرورية.
إليك بعض النصائح العملية لكل جزء من رسالة التذكير اللطيفة:

1: سطر الموضوع:

يجب أن يوضح سطر الموضوع الغرض من الرسالة على الفور. تشمل الأمثلة: "تذكير: فاتورة رقم 132 مستحقة في [Date]" أو "تذكير ودي: اجتماع الغد الساعة [Time]". فالمواضيع الواضحة يتم فتحها بشكل أكبر.

2: الرسالة / المحتوى:

ابدأ بتحية واذكر بسرعة سبب كتابتك. قم بتضمين التفاصيل الرئيسية (التواريخ، الأوقات، أرقام الفواتير، الروابط، أو الخطوات التالية). اختتم بدعوة بسيطة لاتخاذ إجراء، مثل طلب تأكيد، أو طلب تحديث، أو الحث على الدفع.

اختتم بأدب واجعل الرد سهلاً. عبارات مثل "إذا كان لديك أي أسئلة، يسعدني المساعدة" يمكن أن تقلل من العقبات. وتعمل الخاتمة الاحترافية مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" في معظم السياقات.

أشهر 5 أخطاء شائعة عند إرسال تذكير ودي

1: إرسال عدد كبير جدًا أو قليل جدًا من التذكيرات:

أنت تريد أن تُرى رسالتك، ولكن ليس لدرجة إرهاق المستلم. باعد بين التذكيرات بشكل مدروس حتى تبدو مفيدة وليست متكررة.

2: الظهور بمظهر المتطلب أو اللحوح:

التذكير لا يزال طلبًا. حافظ على لغة محترمة، وتجنب الصياغة التي تفرض ضغطًا، وحافظ على نبرة هادئة.

3: إغفال التفاصيل أو الخطوات التالية:

إذا لم يتمكن المستلم من فهم ما تحتاجه على الفور، فمن المرجح أنه سيتجاهل البريد الإلكتروني. قم دائمًا بتضمين السياق الرئيسي والإجراء الدقيق الذي تريده منه.

4: الغموض المفرط:

تعمل رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية بشكل أفضل عندما تكون محددة. فالتواصل الواضح يساعد المستلم على الرد بشكل صحيح وسريع.

5: إظهار الإحباط:

النبرة مهمة، خاصة عند تذكير عميل. فالنهج المهذب والاحترافي يحسن فرصة قيام العميل بما تريده. حتى الخيارات البسيطة في الصياغة تساعد: فعبارة "مجرد تذكير ودي" عادة ما يكون وقعها أفضل من "مجرد تذكير".

6: عدم تخصيص رسالة التذكير النهائية:

التخصيص يزيد من معدلات الاستجابة. استخدم اسم المستلم كلما أمكن وأشر إلى السياق الدقيق حتى تبدو الرسالة ذات صلة وليست آلية.

7: تجاهل المراجعة والتدقيق اللغوي:

تمثل رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية احترافيتك. قبل الإرسال، أعد قراءتها للتأكد من الوضوح والقواعد اللغوية والنبرة.

8: عدم المتابعة عند الحاجة:

تتطلب بعض التذكيرات ردًا أو تأكيدًا، خاصة في بداية المحادثة. تابع في الوقت المحدد حتى تتمكن من المضي قدمًا، أو تقديم التفاصيل، أو مناقشة الخيارات، أو إرسال القوالب، أو مشاركة الخطوات التالية.

خلاصة القول

تهدف رسالة البريد الإلكتروني التذكيرية إلى الحث على اتخاذ إجراء بسرعة وأدب. وأكثر التذكيرات فعالية هي تلك التي تكون محددة وموجزة ولطيفة.
تتطلب المواقف المختلفة قوالب مختلفة، لكن المبدأ يظل كما هو: طابق نبرتك مع السياق، وحافظ على وضوح طلبك، وسهّل على المستلم الرد. مع الأمثلة المذكورة أعلاه، يمكنك المتابعة بثقة دون أن تبدو لحوحًا.