Lemmikkitrimmaamon CRM: Lemmikkiprofiilit, varaukset ja uudelleenvarausmuistutukset

Lemmikkien trimmausalan CRM tarjoaa trimmaamoille ja liikkuville trimmaajille yhden paikan lemmikinomistajien yhteystietojen, lemmikkiprofiilien, trimmausmuistiinpanojen, ajanvarausten ja uudelleenvarausmuistutusten hallintaan – jotta hyvin hoidettu koira ei ole kiinni siitä, muistaako yksi tietty trimmaaja sen käsittelytottumukset. Kun jokainen lemmikki, omistaja, toivottu leikkausmalli ja seuraava käynti löytyvät samalta asiakaskortilta, salonkisi voi täyttää kalenterin kanta-asiakkailla, vähentää peruuttamattomia poissaoloja ja tarjota jokaiselle lemmikille yhtä huolellista palvelua. Tämä opas on tarkoitettu trimmaamoiden omistajille, mobiilitrimmaajille ja asiakaspalvelutiimeille.

Keskeiset opit

• Lemmikkien trimmaus-CRM yhdistää omistajat, lemmikit, trimmausmuistiinpanot, ajanvaraukset ja seurantatoimenpiteet yhteen jaettuun järjestelmään.
• Suurin osa menetetystä liikevaihdosta johtuu lemmikeistä, joille ei varata uutta aikaa, muistutusten puutteesta johtuvista no-show-tilanteista sekä muistiinpanoista, jotka ovat vain yhden trimmaajan muistin varassa.
• Yksityiskohtaiset lemmikkiprofiilit turkkityyppeineen, leikkaustoiveineen, käytös- ja käsittelymuistiinpanoineen takaavat tasaisen palvelunlaadun trimmaajasta riippumatta.
• Uuden ajan varaaminen heti kassalla ja kunkin lemmikin trimmausväliin perustuvat muistutukset pitävät kalenterin täynnä.
• Seuraa uudelleenvarausastetta, peruuttamattomien aikojen osuutta (no-show-aste), keskimääräistä käyntiväliä ja aktiivisten lemmikkien osuutta.

Mikä on lemmikkien trimmaukseen tarkoitettu CRM?

Trimmausalan CRM on asiakkuudenhallintajärjestelmä, joka on mukautettu trimmausyritysten toimintatapoihin. Se tallentaa omistajien yhteystiedot, omistajakohtaiset lemmikkiprofiilit, rotu-, turkki- ja leikkausmuistiinpanot, käytös- ja käsittelytiedot, ajanvaraushistorian, lisäpalvelut ja viestintähistorian yhteen jaettuun tietokantaan. Sen sijaan, että lemmikkien tietoja pidettäisiin paperikorteilla ja muistutuksia omassa puhelimessa, koko tiimi näkee jokaisen omistajan ja lemmikin tiedot keskitetysti.

CRM toimii saumattomasti varauskalenterisi rinnalla. Se auttaa tiimiäsi muistamaan kunkin lemmikin tarpeet, milloin se on viimeksi trimmattu ja milloin sen pitäisi tulla uudelleen, jotta omistajille välittyy tunne henkilökohtaisesta huolenpidosta silloinkin, kun vuorossa on eri trimmaaja.

Missä trimmaamot menettävät kanta-asiakkaita

Uutta aikaa ei varata kassalla

Omistaja hakee iloisen koiransa, maksaa ja lähtee varaamatta seuraavaa käyntiä. Viikkoja myöhemmin turkki on takussa, omistajalla on kiire ja seuraava aika varataankin siitä salongista, joka vastaa ensin.

Peruuttamattomat ajat jättävät aukkoja kalenteriin

Ilman muistutusta omistajat unohtavat varatut ajat, ja vapautunutta trimmausaikaa on vaikea täyttää lyhyellä varoitusajalla. Toistuvat no-show-tapaukset vaikeuttavat myös henkilöstön työvuorojen suunnittelua.

Muistiinpanot ovat vain yhden trimmaajan pään sisällä

Yksi trimmaaja tietää, että villakoiran kuono pitää ajaa lyhyemmäksi ja että se säikähtää fööniä. Kun toinen trimmaaja ottaa ajan vastaan, omistaja huomaa eron eikä välttämättä palaa takaisin.

Useamman lemmikin talouksia on vaikea hallita

Perheet, joissa on kaksi koiraa ja kissa, varaavat usein eri palveluita eri päiville. Jos jokainen lemmikki on erillisellä kortilla, käyntejä jää helposti välistä tai lähetetään vääriä muistutuksia.

Trimmausalan CRM:n keskeiset työnkulut

Omistaja- ja lemmikkiprofiilit

Tallenna omistajan yhteystiedot ja liitä kuhunkin omistajaan yksi tai useampi lemmikki. Lisää kullekin lemmikille nimi, rotu, ikä, turkin tyyppi, toivottu leikkaus, omistajan ilmoittamat iho- tai terveystiedot sekä valokuvat valmiista lopputuloksesta, jos otat kuvia.

Käytös- ja käsittelymuistiinpanot

Kirjaa ylös, miten lemmikki käyttäytyy pöydällä, pesussa ja kuivauksessa sekä mikä auttaa sitä pysymään rauhallisena. Nämä huomiot suojaavat sekä lemmikkiä että trimmaajaa ja varmistavat tasalaatuisen palvelun.

Ajanvaraukset ja trimmausvälit

Yhdistä jokainen varaus lemmikkiin ja palveluun sekä tallenna suositeltu trimmausväli, esimerkiksi 4, 6 tai 8 viikkoa turkin ja mallin mukaan. Suositusväli kertoo tiimillesi, milloin lemmikki kannattaa kutsua uudelleen käynnille.

Muistutukset ja vahvistukset

Lähetä vahvistus ajanvarauksen yhteydessä ja muistutus vähän ennen käyntiä. Oppaamme aiheesta CRM-automaatio kertoo, miten voit vähentää manuaalista muistutustyötä.

Lisäpalvelut ja kanta-asiakkuudet

Seuraa lisäpalveluita, kuten kynsien leikkuuta, hampaiden harjausta tai pohjavillapesuja, ja palkitse kanta-asiakkaita. Artikkelimme aiheesta digitaaliset kanta-asiakaskortit esittelee helpon tavan tämän toteuttamiseen.

Paperikortit ja muisti vastaan trimmausalan CRM

Näin otat lemmikkien trimmaus-CRM:n käyttöön vaihe vaiheelta

1. Kokoa olemassa olevat asiakastiedot. Kerää omistajien ja lemmikkien tiedot paperikorteilta, varauskalenterista, puhelimen yhteystiedoista ja pikaviestimistä yhteen taulukkoon ja poista kaksoiskappaleet.
2. Päätä, mitä lemmikkitietoja tallennat. Pidä tiedot olennaisina: rotu, ikä, turkin tyyppi, toivottu leikkausmalli, käytös- ja käsittelyhuomiot, omistajan jakamat terveystiedot sekä suositeltu trimmausväli.
3. Pyydä suostumus. Kerro, miksi tallennat tietoja ja miten otat yhteyttä omistajiin, sekä kirjaa ylös heidän yhteydenotto- ja markkinointipreferenssinsä.
4. Tuo omistajat ja linkitä heidän lemmikkinsä. Luo yksi tietue omistajaa kohden ja linkitä jokainen lemmikki, jotta useamman lemmikin taloudet näkyvät yhdessä.
5. Määritä palvelusi. Listaa täydelliset trimmauspalvelut, pesu ja harjaus, pentujen tutustumiskäynnit sekä lisäpalvelut tyypillisine kestoineen, jotta tapaamiset voidaan suunnitella realistisesti.
6. Määritä muistutukset ja uudelleenvarauksen tehtävät. Lisää vahvistukset, ajanvarausmuistutukset sekä tehtävä ottaa yhteyttä lemmikkeihin, joiden hoitoväli ylittyy ilman uutta varausta.
7. Kouluta trimmaajat ja vastaanotto. Sovi, että trimmaajat päivittävät leikkaus- ja käyttäytymismuistiinpanot jokaisen käynnin jälkeen ja että vastaanotto tarjoaa seuraavaa aikaa maksun yhteydessä.
8. Tarkastele tilannetta kuukauden kuluttua. Etsi lemmikkejä ilman määritettyä hoitoväliä, omistajia ilman puhelinnumeroa sekä väliin jääneitä uudelleenvarauksia, ja säädä kenttiä ja rutiineja sen mukaisesti.

Kopioitava uudelleenvarausrutiini trimmaamoille

Käytä tätä rutiinia lähtökohtana ja sovita ajoitus kunkin lemmikin turkin ja leikkauksen mukaan:

• Maksun yhteydessä: näytä omistajalle lopputulos, kirjaa mahdolliset toiveet tai muutokset muistiin ja tarjoa seuraavaa aikaa lemmikin hoitovälin perusteella.
• Heti varauksen jälkeen: lähetä vahvistus, jossa on päivämäärä, kellonaika ja palvelu.
• Ennen tapaamista: lähetä muistutus ja pyydä omistajaa vastaamaan, jos aikaa on tarpeen siirtää.
• Muutama päivä käynnin jälkeen: kysy uusilta asiakkailta, mitä lemmikille kuuluu ja olivatko he tyytyväisiä lopputulokseen.
• Kun hoitoväli ylittyy ilman varausta: lähetä ystävällinen henkilökohtainen viesti ja kutsu lemmikki uudelleen käynnille.

Parhaat käytännöt lemmikkien trimmausyrityksille

Tee uudelleenvarauksesta osa jokaista maksutapahtumaa

Helpoin hetki varata seuraava käynti on silloin, kun omistaja on tyytyväinen tulokseen. Tarjoa tiettyä päivämäärää sen sijaan, että kysyisit yleisesti, haluavatko he varata ajan.

Kirjoita muistiinpanoja seuraavaa trimmaajaa varten

Lyhyet ja käytännölliset muistiinpanot, kuten käytetty terän pituus tai lemmikin suhtautuminen kynsien leikkaukseen, ovat hyödyllisempiä kuin pitkät kuvaukset. Kirjoita ne siten, että kollegasi voi hyödyntää niitä seuraavalla kerralla.

Kutsu myöhässä olevat lemmikit takaisin henkilökohtaisesti

Omistajat, jotka aiemmin kävivät säännöllisesti ja sittemmin lopettivat, ansaitsevat henkilökohtaisen viestin yleisten mainosten sijaan. Oppaamme aiheesta asiakaspidon strategiat palveluyrityksille tarjoaa lisää keinoja kanta-asiakkaiden säilyttämiseen.

Tee yhteistyötä paikallisten eläinlääkäreiden kanssa

Trimmaus paljastaa usein iho- tai korvaongelmia, joiden vuoksi omistajat hakeutuvat eläinlääkäriin. Monet omistajien ja lemmikkien rutiineista muistuttavat eläinlääkäriasemien CRM -oppaamme käytäntöjä, ja varaustottumuksissa on paljon samaa kuin kauneushoitoloiden CRM-järjestelmissä.

Havainnollistava esimerkki: trimmaamo, joka täyttää kalenterinsa kanta-asiakkailla

Kuvittele pieni trimmaamo, jossa työskentelee kaksi trimmaajaa ja jonka vastaanotossa käy jatkuva vilske. Lemmikkien tiedot pidettiin aiemmin paperikorteilla, ja omistajien luotettiin soittavan, kun lemmikki tarvitsi trimmausta. Omistaja siirsi omistajat ja lemmikit CRM-järjestelmään, lisäsi jokaiselle lemmikille hoitovälin, ohjeisti vastaanoton tarjoamaan seuraavaa aikaa jokaisen maksun yhteydessä ja otti käyttöön muistutukset ennen jokaista käyntiä. Trimmaajat alkoivat päivittää leikkaus- ja käsittelymuistiinpanoja jokaisen tapaamisen jälkeen. Ajan myötä yhä suurempi osa kalenterista täyttyi ennakkoon palaavista lemmikeistä, ja tiimi näki suoraan, kenen kanta-asiakkaan käynti oli myöhässä. Tämä on hypoteettinen esimerkki työnkulun havainnollistamiseksi, ei mitattu asiakastapaus.

Seurattavat mittarit

Uudelleenvarausaste

Käynnit, joissa seuraava aika varattiin ennen omistajan lähtöä ÷ kaikki toteutuneet käynnit.

Saapumatta jättämisten osuus (no-show)

Ilmoittamatta väliin jätetyt tapaamiset ÷ kaikki ajanjaksolle sovitut tapaamiset.

Keskimääräinen käyntiväli

Keskimääräinen päivien määrä palaavien lemmikkien trimmauskäyntien välillä verrattuna suosittelemaasi hoitoväliin.

Aktiiviset lemmikit

Suositellun hoitovälin sisällä trimmattujen lemmikkien määrä ÷ kaikki järjestelmässä olevat lemmikit. Oppaamme CRM:n KPI-mittareista kertoo tarkemmin, miten näitä mittareita valitaan ja seurataan.

Usein kysytyt kysymykset

Yhteenveto

Lemmikkitrimmaamon CRM-järjestelmä auttaa muuttamaan ensikäynnit säännöllisiksi varauksiksi ja tarjoamaan jokaiselle lemmikille johdonmukaista ja huolellista palvelua. Tallenna omistajien ja lemmikkien profiilit, kirjaa käytännölliset leikkaus- ja käsittelymuistiinpanot, määritä trimmausväli jokaiselle lemmikille, tee uusi varaus maksun yhteydessä ja muistuta omistajia ennen jokaista käyntiä. Aloita uudelleenvarauksista ja muistutuksista, sillä ne suojaavat kalenteriasi, ja ota sen jälkeen käyttöön kanta-asiakasohjelmat sekä passiivisten asiakkaiden aktivointirutiinit. Palkitaksesi kaikkein uskollisimmat omistajat tutustu oppaaseemme kanta-asiakaspisteohjelmista.