Երբ բիզնեսներն առաջին անգամ լսում են ERP համակարգերի մասին, հայեցակարգը հաճախ վերացական է թվում։ «Ձեռնարկությունների ռեսուրսների պլանավորում» տերմինը բարդ, տեխնիկական է հնչում և սովորաբար ասոցացվում է խոշոր կորպորացիաների հետ։ Արդյունքում, շատ հիմնադիրներ և ղեկավարներ դժվարանում են պատասխանել շատ գործնական հարցի՝ ի՞նչ իրական խնդիրներ է լուծում ERP համակարգը աճող ընկերության ներսում։

Այս անորոշությունը հասկանալի է։ ERP-ն հաճախ ներկայացվում է որպես համապարփակ լուծում, բայց առանց համատեքստի այն կարող է թվալ չափազանց մեծ գործիք փոքր կամ միջին չափի ծառայություններ մատուցող բիզնեսների համար։ Հաճախ ենթադրվում է, որ ERP-ն արդիական է դառնում միայն այն բանից հետո, երբ ընկերությունը հասնում է որոշակի չափի։

Իրականում, ERP-ն ընկերության չափի մասին չէ։ Այն գործառնական բարդության մասին է։ Այն պահից, երբ ձեր բիզնեսը սկսում է միաժամանակ կառավարել բազմաթիվ հաճախորդների, ակտիվ նախագծեր, հաշիվ-ապրանքագրեր, թիմի անդամներ և ֆինանսական հոսքեր, դուք արդեն գործում եք բարդ համակարգի շրջանակներում՝ անկախ նրանից՝ ընդունում եք դա, թե ոչ։

Եվ բարդությունն առանց կառուցվածքի անխուսափելիորեն առաջացնում է անտեսանելի կորուստներ։ Այս կորուստները կարող են անմիջապես չերևալ, բայց ժամանակի ընթացքում դրանք կուտակվում են անարդյունավետության, ուշացած որոշումների, ֆինանսական կույր կետերի և գործառնական խոչընդոտների տեսքով։

Խնդիր #1. Ցրված տեղեկատվություն

Աճող բիզնեսների ամենատարածված կառուցվածքային թերություններից մեկը մասնատված տվյալներն են։ Ընդլայնվելուն զուգընթաց ընկերությունները հաճախ աստիճանաբար ներդնում են տարբեր գործիքներ՝ մեկը հաշիվ-ապրանքագրերի համար, մյուսը՝ հաղորդակցության, երրորդը՝ նախագծերի կառավարման, և ևս մեկը՝ հաճախորդների տվյալների համար։

• Հաճախորդների տվյալները պահվում են CRM-ում
• Հաշիվ-ապրանքագրերը ստեղծվում են հաշվապահական ծրագրում
• Առաջադրանքները հետևվում են էլեկտրոնային աղյուսակներում
• Թիմային քննարկումները տեղի են ունենում չաթ հավելվածներում

Առանձին-առանձին այս գործիքները կարող են լավ աշխատել։ Սակայն միասին դրանք ստեղծում են մասնատվածություն։ Տեղեկատվությունը մեկուսացվում է։ Թիմի անդամները ստիպված են լինում անընդհատ անցում կատարել հարթակների միջև։ Ղեկավարները դժվարանում են տեսնել ամբողջական գործառնական պատկերը։

Այս մասնատվածությունը դանդաղեցնում է որոշումների կայացումը, մեծացնում է թյուրիմացության ռիսկը և կախվածություն է ստեղծում համակարգերի միջև տվյալների ձեռքով փոխանցումից։

ERP համակարգը լուծում է այս խնդիրը՝ կենտրոնացնելով բիզնեսի հիմնական տվյալները մեկ կառուցվածքային միջավայրում։ Հաճախորդների տեղեկատվությունը, ֆինանսական գրառումները, գործառնական հոսքերը և հաշվետվությունների ցուցանիշները փոխկապակցված են, ոչ թե մեկուսացված։ Այս ինտեգրումը նվազեցնում է շփոթությունը, արագացնում է տեղեկատվության հասանելիությունը և ստեղծում է ճշմարտության միասնական աղբյուր բոլոր բաժինների համար։

Խնդիր #2. Եկամուտ՝ առանց ֆինանսական տեսանելիության

Ծառայությունների վրա հիմնված շատ բիզնեսներ եկամուտների աճ են գրանցում՝ միաժամանակ կորցնելով ֆինանսական հստակությունը։ Նրանք կարող են իմանալ, թե որքան գումար է մուտքագրվում ամեն ամիս, բայց չունենալ ավելի խորը կատարողականի ցուցանիշների տեսանելիություն։

Օրինակ՝

• Ո՞ր ծառայություններն են ապահովում ամենաբարձր շահույթի մարժան։
• Ո՞ր հաճախորդներն են ռեսուրսատար, բայց ցածր մարժայով։
• Որտե՞ղ են ժամանակի ընթացքում աճում գործառնական ծախսերը։
• Ինչպիսի՞ն կլինի իրատեսական դրամական հոսքը երեք ամիս հետո։

Առանց ինտեգրված ֆինանսական և գործառնական տվյալների՝ այս հարցերը պահանջում են ձեռքով վերլուծություն, հաճախ՝ էլեկտրոնային աղյուսակների միջոցով, որոնք կարող են արդեն հնացած լինել մինչև հաշվետվությունների կազմումը։

ERP համակարգերը եկամուտը կապում են գործառնությունների հետ։ Դրանք նախագծերը ուղղակիորեն կապում են հարակից ծախսերի հետ։ Դրանք ծախսերը բաշխում են բաժինների կամ ծառայությունների գծերի միջև։ Դրանք տրամադրում են կառավարման վահանակներ, որոնք արտացոլում են իրական ժամանակի ֆինանսական կատարողականը։

Այս փոփոխությունը շահութաբերությունը ենթադրությունից վերածում է չափելի իրականության։

Խնդիր #3. Գործառնական խոչընդոտներ և համակարգման բացեր

Թիմերի ընդլայնմանը զուգընթաց համակարգումը դառնում է էքսպոնենցիալ ավելի բարդ։ Այն, ինչ ժամանակին աշխատում էր ոչ պաշտոնական հաղորդակցության միջոցով, սկսում է խափանվել։ Պարտականությունները համընկնում են։ Հաստատման շղթաները դանդաղեցնում են կատարումը։ Հաճախորդների հարցումները կարող են հետաձգվել անորոշ պատասխանատվության պատճառով։

Այս խոչընդոտները հազվադեպ են առաջանում ջանքերի պակասից։ Դրանք ի հայտ են գալիս կառուցվածքային գործընթացի նախագծման բացակայության պատճառով։

ERP համակարգերը ներդնում են հստակ սահմանված աշխատանքային հոսքեր։ Առաջադրանքները հանձնարարվում են հաշվետվողականությամբ։ Կարգավիճակի հետևումը դառնում է թափանցիկ։ Հաստատումներն անցնում են նախապես սահմանված ուղիներով։ Ավտոմատացումը նվազեցնում է կրկնվող ձեռքով միջամտությունները։

Պաշտոնականացնելով գործառնական գործընթացները՝ ERP համակարգերը նվազեցնում են խոչընդոտները և ստեղծում հետևողականություն։ Սա ոչ միայն բարելավում է ներքին արդյունավետությունը, այլև ամրապնդում է հաճախորդների փորձառությունը։

Խնդիր #4. Ձեռքով կատարվող գործընթացներ, որոնք ձախողվում են ընդլայնման ժամանակ

Վաղ փուլերում ձեռքով կատարվող համակարգերը հաճախ բավարար են թվում։ Հաշիվ-ապրանքագրերը կարող են ստեղծվել առանձին-առանձին։ Հաշվետվությունները կարող են կազմվել պարբերաբար։ Հետագա գործողությունները կարող են հետևվել էլեկտրոնային աղյուսակներում։

Սակայն, երբ ծավալներն աճում են, ձեռքով կատարվող գործընթացները դառնում են խոցելի։ Դրանք կախված են հիշողությունից, կարգապահությունից և մշտական վերահսկողությունից։ Սխալներն ավելի հավանական են դառնում։ Ժամանակի ծախսն աճում է անհամաչափորեն։

Ձեռքով աշխատանքի լարվածության օրինակներն են՝

• Հաշիվ-ապրանքագրերի ստեղծում մեկ առ մեկ՝ առանց ավտոմատացման գործարկիչների
• Վճարման հիշեցումների ուղարկում ձեռքով
• Կատարողականի հաշվետվությունների կազմում բազմաթիվ գործիքներից
• Հաստատման հոսքերի կառավարում ոչ պաշտոնական հաղորդագրությունների միջոցով

ERP համակարգերը հիշողությունը փոխարինում են ավտոմատացմամբ։ Հաշիվների դուրսգրումը կարող է գործարկվել նախագծի փուլերով։ Վճարման հիշեցումները կարող են պլանավորվել ավտոմատ կերպով։ Հաշվետվությունները կարող են ստեղծվել իրական ժամանակում։ Հաստատման աշխատանքային հոսքերը կարող են գործել անկախ մշտական ղեկավարական վերահսկողությունից։

Սա ոչ միայն նվազեցնում է սխալները, այլև ղեկավարության համար ժամանակ է ազատում ռազմավարական որոշումներ կայացնելու համար։

Խնդիր #5. Իրական ժամանակում որոշումներ կայացնելու համար տվյալների բացակայություն

Առանց ինտեգրված համակարգերի՝ գործադիր որոշումները հաճախ հիմնված են մասնակի կամ ուշացած տեղեկատվության վրա։ Ղեկավարները կարող են ֆինանսական տվյալները վերանայել գործարքներից շաբաթներ անց։ Գործառնական հաշվետվությունները կարող են չարտացոլել ընթացիկ աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունը կամ խոչընդոտները։

ERP համակարգերը տրամադրում են իրական ժամանակի կառավարման վահանակներ, որոնք միավորում են եկամուտը, ծախսերը, նախագծի կարգավիճակը և թիմի կատարողականը մեկ պատկերի մեջ։ Տեսանելիության այս մակարդակը հնարավորություն է տալիս կանխարգելիչ կառավարում իրականացնել՝ ռեակտիվ խնդիրների լուծման փոխարեն։

Խնդիրները սրվելուց հետո հայտնաբերելու փոխարեն՝ ղեկավարությունը կարող է վաղ փուլում բացահայտել միտումները և ռազմավարականորեն շտկել ուղղությունը։

Իրական օրինակ. ծառայություններ մատուցող ընկերությունը ERP-ից առաջ և հետո

Պատկերացրեք աճող ուսումնական կենտրոն, որը ուսանողների գրանցումները կառավարում է էլեկտրոնային աղյուսակներում, դասախոսների ժամանակացույցերը՝ ընդհանուր օրացույցներում, հաշիվ-ապրանքագրերը՝ առանձին հաշվապահական ծրագրում, իսկ վճարումները հետևում է ձեռքով։

Սկզբում այս համակարգն աշխատում է։ Բայց երբ ուսանողների թիվն աճում է, համակարգումը դառնում է խոցելի։ Առաջանում են հաշիվների անհամապատասխանություններ։ Հաղորդակցության բացերը մեծանում են։ Ֆինանսական կանխատեսումը դառնում է անվստահելի։

ERP ինտեգրումը ներդնելուց հետո՝

• Գրանցումն ավտոմատ կերպով գործարկում է հաշիվ-ապրանքագրերի դուրսգրման հոսքերը
• Հաճախումների տվյալները կապվում են հաշիվների ճշգրտումների հետ
• Դասախոսների ժամանակացույցը համապատասխանեցվում է եկամուտների պլանավորմանը
• Ֆինանսական հաշվետվությունները ստեղծվում են դինամիկ կերպով

Փոխակերպումը կոսմետիկ չէ։ Այն կառուցվածքային է։ Քաոսը փոխարինվում է հստակությամբ։ Մասնատվածությունը փոխարինվում է ինտեգրմամբ։

ERP-ն չափի մասին չէ, այլ կառուցվածքային պատրաստվածության

Տարածված թյուր կարծիք կա, որ ERP-ի ներդրումը կախված է աշխատակիցների թվից։ Իրականում, ERP-ն արդիական է դառնում, երբ բարդությունը սկսում է գերազանցել ձեռքով համակարգման կարողությունները։

Եթե ձեր բիզնեսը բախվում է աճող գործառնական խոչընդոտների, ֆինանսական տեսանելիության նվազման կամ գործընթացները հետևողականորեն ընդլայնելու դժվարության, ապա խնդիրը չափի մեջ չէ, այլ կառուցվածքի։

Որքան շուտ ներդրվի կառուցվածքը, այնքան ավելի սահուն կլինի երկարաժամկետ աճը։

Վերջնական եզրահանգում

ERP համակարգերը ավտոմատ կերպով աճ չեն ապահովում։ Դրանք չեն փոխարինում ռազմավարությանը կամ ղեկավարությանը։

Դրանք վերացնում են կառուցվածքային խոչընդոտները, որոնք աննկատ սահմանափակում են ընդլայնվելու հնարավորությունը։ Դրանք մեկուսացված համակարգերը միավորում են միասնական շրջանակի մեջ։ Դրանք ռեակտիվ կառավարումը վերածում են կանխատեսելի կատարման։

Իրական հարցն այն չէ, թե արդյոք ERP-ն «չափազանց առաջադեմ» է ձեր ընկերության համար։

Ավելի ռազմավարական հարցն այս է՝ որքա՞ն բարդություն եք դուք ներկայումս կառավարում առանց ինտեգրված կառուցվածքի։

Երբ բարդությունը գերազանցում է համակարգմանը, ERP-ն դադարում է ընտրովի լինելուց և դառնում է հիմնարար։