وقتی کسب‌وکارها برای اولین بار درباره سیستم‌های ERP می‌شنوند، این مفهوم اغلب انتزاعی به نظر می‌رسد. اصطلاح «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» پیچیده، فنی و معمولاً مرتبط با شرکت‌های بزرگ به نظر می‌رسد. در نتیجه، بسیاری از بنیانگذاران و مدیران برای پاسخ دادن به یک سوال بسیار عملی تلاش می کنند: یک سیستم ERP در واقع چه مشکلاتی را در داخل یک شرکت در حال رشد حل می کند؟

این عدم قطعیت قابل درک است. ERP اغلب به عنوان یک راه حل جامع به بازار عرضه می شود، اما بدون زمینه، می تواند مانند یک ابزار بزرگ برای مشاغل خدماتی کوچک یا متوسط ​​به نظر برسد. این فرض اغلب این است که ERP تنها پس از رسیدن یک شرکت به اندازه معینی مرتبط می شود.

در واقعیت، ERP مربوط به اندازه شرکت نیست. بلکه در مورد پیچیدگی عملیاتی است. لحظه ای که کسب و کار شما شروع به مدیریت چندین مشتری، پروژه های فعال، فاکتورها، اعضای تیم و گردش کار مالی به طور همزمان می کند، شما در حال حاضر در یک سیستم پیچیده فعالیت می کنید - چه آن را تصدیق کنید یا نه.

و پیچیدگی بدون ساختار به ناچار منجر به زیان های نامرئی می شود. این زیان ها ممکن است بلافاصله ظاهر نشوند، اما با گذشت زمان به شکل ناکارآمدی، تصمیم گیری های تاخیری، نقاط کور مالی و اصطکاک عملیاتی جمع می شوند.

مشکل شماره 1: اطلاعات پراکنده

یکی از رایج ترین ضعف های ساختاری در کسب و کارهای در حال رشد، داده های پراکنده است. با مقیاس بندی شرکت ها، آنها اغلب ابزارها را به صورت تدریجی اتخاذ می کنند - یکی برای صدور فاکتور، دیگری برای ارتباطات، دیگری برای مدیریت پروژه و دیگری برای سوابق مشتری.

• جزئیات مشتری ذخیره شده در یک CRM
• فاکتورهای ایجاد شده در نرم افزار حسابداری
• وظایف پیگیری شده در صفحات گسترده
• مکالمات تیمی که در برنامه های چت اتفاق می افتد

به طور جداگانه، این ابزارها ممکن است به خوبی کار کنند. در مجموع، آنها پراکندگی ایجاد می کنند. اطلاعات سیلو می شوند. اعضای تیم باید بین پلتفرم ها جابجا شوند. مدیران برای دیدن تصویر کامل عملیاتی تلاش می کنند.

این پراکندگی سرعت تصمیم گیری را کاهش می دهد، خطر سوء تفاهم را افزایش می دهد و وابستگی به انتقال دستی داده ها بین سیستم ها را ایجاد می کند.

یک سیستم ERP با متمرکز کردن داده های اصلی کسب و کار در یک محیط ساختاریافته، این مشکل را برطرف می کند. اطلاعات مشتری، سوابق مالی، گردش کار عملیاتی و معیارهای گزارش دهی به جای جدا شدن، به هم متصل می شوند. این ادغام سردرگمی را کاهش می دهد، دسترسی به بینش ها را تسریع می کند و یک منبع واحد از حقیقت را در بین بخش ها ایجاد می کند.

مشکل شماره 2: درآمد بدون دید مالی

بسیاری از مشاغل مبتنی بر خدمات، رشد درآمد را در حالی که همزمان شفافیت مالی را از دست می دهند، تجربه می کنند. آنها ممکن است بدانند که هر ماه چقدر پول وارد می شود، اما دیدی نسبت به شاخص های عملکرد عمیق تر ندارند.

به عنوان مثال:

• کدام خدمات بالاترین حاشیه سود را ایجاد می کنند؟
• کدام مشتریان پرمصرف هستند اما حاشیه سود پایینی دارند؟
• هزینه های عملیاتی در طول زمان کجا افزایش می یابد؟
• جریان نقدی واقعی سه ماه آینده چگونه به نظر می رسد؟

بدون داده های مالی و عملیاتی یکپارچه، این سوالات نیاز به تجزیه و تحلیل دستی دارند - اغلب از طریق صفحات گسترده ای که ممکن است تا زمان تهیه گزارش ها از قبل منسوخ شده باشند.

سیستم های ERP درآمد را به عملیات متصل می کنند. آنها پروژه ها را مستقیماً به هزینه های مرتبط مرتبط می کنند. آنها هزینه ها را به بخش ها یا خطوط خدمات اختصاص می دهند. آنها داشبوردهایی را ارائه می دهند که عملکرد مالی بلادرنگ را منعکس می کنند.

این تغییر سودآوری را از فرض به واقعیت قابل اندازه گیری تبدیل می کند.

مشکل شماره 3: گلوگاه های عملیاتی و شکاف های هماهنگی

با گسترش تیم ها، هماهنگی به طور تصاعدی پیچیده تر می شود. آنچه زمانی از طریق ارتباطات غیررسمی کار می کرد، شروع به از هم پاشیدن می کند. مسئولیت ها همپوشانی دارند. زنجیره های تایید اجرا را کند می کنند. درخواست های مشتری ممکن است به دلیل مالکیت نامشخص به تاخیر بیفتد.

این گلوگاه ها به ندرت ناشی از کمبود تلاش هستند. آنها از عدم طراحی فرآیند ساختاریافته ناشی می شوند.

سیستم های ERP گردش کار مشخصی را معرفی می کنند. وظایف با مسئولیت پذیری تعیین می شوند. پیگیری وضعیت شفاف می شود. تاییدیه ها از طریق کانال های از پیش تعریف شده حرکت می کنند. اتوماسیون مداخلات دستی تکراری را کاهش می دهد.

سیستم های ERP با رسمی کردن فرآیندهای عملیاتی، اصطکاک را کاهش می دهند و ثبات ایجاد می کنند. این نه تنها کارایی را در داخل بهبود می بخشد، بلکه تجربه مشتری را در خارج نیز تقویت می کند.

مشکل شماره 4: فرآیندهای دستی که در مقیاس شکست می خورند

در مراحل اولیه، سیستم های دستی اغلب کافی به نظر می رسند. فاکتورها را می توان به صورت جداگانه ایجاد کرد. گزارش ها را می توان به صورت دوره ای جمع آوری کرد. پیگیری ها را می توان در صفحات گسترده پیگیری کرد.

با این حال، با افزایش حجم، فرآیندهای دستی شکننده می شوند. آنها به حافظه، نظم و انضباط و نظارت مداوم بستگی دارند. احتمال خطا بیشتر می شود. مصرف زمان به طور نامتناسبی افزایش می یابد.

نمونه هایی از فشار دستی عبارتند از:

• ایجاد فاکتورها یکی یکی بدون محرک های اتوماسیون
• ارسال یادآوری پرداخت به صورت دستی
• گردآوری گزارش های عملکرد از چندین ابزار
• مدیریت جریان های تایید از طریق پیام رسانی غیررسمی

سیستم های ERP حافظه را با اتوماسیون جایگزین می کنند. صورتحساب را می توان با نقاط عطف پروژه فعال کرد. یادآوری های پرداخت را می توان به طور خودکار برنامه ریزی کرد. گزارش ها را می توان در زمان واقعی تولید کرد. گردش کار تایید می تواند مستقل از نظارت مداوم مدیریتی عمل کند.

این نه تنها خطاها را کاهش می دهد، بلکه زمان رهبری را برای تصمیم گیری های استراتژیک آزاد می کند.

مشکل شماره 5: فقدان هوش تصمیم گیری در زمان واقعی

بدون سیستم های یکپارچه، تصمیمات اجرایی اغلب به اطلاعات جزئی یا تاخیری متکی هستند. مدیران ممکن است داده های مالی را هفته ها پس از وقوع تراکنش ها بررسی کنند. گزارش های عملیاتی ممکن است منعکس کننده حجم کار یا گلوگاه های فعلی نباشند.

سیستم های ERP داشبوردهای بلادرنگ را ارائه می دهند که درآمد، هزینه ها، وضعیت پروژه و عملکرد تیم را در یک نمای واحد به هم متصل می کنند. این سطح از دید، مدیریت فعال را به جای حل مسئله واکنشی امکان پذیر می کند.

به جای کشف مسائل پس از تشدید، رهبری می تواند روندها را زود تشخیص دهد و مسیر را به صورت استراتژیک تنظیم کند.

مثال واقعی: یک شرکت خدماتی قبل و بعد از ERP

یک مرکز آموزشی در حال رشد را در نظر بگیرید که ثبت نام دانش آموزان را در صفحات گسترده، برنامه های مربی را در تقویم های مشترک، فاکتورها را در نرم افزار حسابداری مستقل و پرداخت ها را به صورت دستی پیگیری می کند.

در ابتدا، این تنظیم کار می کند. اما با افزایش حجم دانش آموزان، هماهنگی شکننده می شود. اختلافات صورتحساب ظاهر می شود. شکاف های ارتباطی گسترده تر می شوند. پیش بینی مالی غیرقابل اعتماد می شود.

پس از پیاده سازی ادغام ERP:

• ثبت نام به طور خودکار گردش کار صورتحساب را فعال می کند
• داده های حضور و غیاب به تعدیلات صورتحساب متصل می شود
• برنامه ریزی مربی با برنامه ریزی درآمد هماهنگ می شود
• گزارش های مالی به صورت پویا تولید می شوند

این تحول آرایشی نیست. بلکه ساختاری است. هرج و مرج با وضوح جایگزین می شود. پراکندگی با ادغام جایگزین می شود.

ERP مربوط به اندازه نیست - بلکه مربوط به آمادگی ساختاری است

یک تصور غلط رایج این است که پذیرش ERP به تعداد کارکنان بستگی دارد. در واقعیت، ERP زمانی مرتبط می شود که پیچیدگی شروع به فراتر رفتن از ظرفیت هماهنگی دستی کند.

اگر کسب و کار شما اصطکاک عملیاتی فزاینده، کاهش دید مالی یا مشکل در مقیاس بندی مداوم فرآیندها را تجربه می کند، مشکل اندازه نیست - بلکه ساختار است.

هرچه ساختار زودتر پیاده سازی شود، رشد بلندمدت هموارتر می شود.

بازتاب نهایی

سیستم های ERP به طور خودکار رشد ایجاد نمی کنند. آنها استراتژی یا رهبری را جایگزین نمی کنند.

کاری که آنها انجام می دهند این است که اصطکاک ساختاری را که بی سر و صدا مقیاس پذیری را محدود می کند، از بین می برند. آنها سیستم های جدا شده را به یک چارچوب واحد متصل می کنند. آنها مدیریت واکنشی را به اجرای قابل پیش بینی تبدیل می کنند.

سوال واقعی این نیست که آیا ERP برای شرکت شما «بیش از حد پیشرفته» است یا خیر.

سوال استراتژیک تر این است: در حال حاضر چقدر پیچیدگی را بدون ساختار یکپارچه مدیریت می کنید؟

وقتی پیچیدگی از هماهنگی پیشی می گیرد، ERP دیگر اختیاری نیست - و اساسی می شود.