Кәсіпорындар алғаш рет ERP жүйелері туралы естігенде, тұжырымдама көбінесе абстрактілі болып көрінеді. «Кәсіпорынның ресурстарын жоспарлау» термині күрделі, техникалық және әдетте ірі корпорациялармен байланысты сияқты. Нәтижесінде, көптеген құрылтайшылар мен менеджерлер өте практикалық сұраққа жауап беруге тырысады: ERP жүйесі өсіп келе жатқан компанияның ішінде қандай нақты мәселелерді шешеді?
Бұл белгісіздік түсінікті. ERP көбінесе жан-жақты шешім ретінде сатылады, бірақ контекстсіз ол шағын немесе орта өлшемді қызмет көрсету кәсіпорындары үшін тым үлкен құрал сияқты сезілуі мүмкін. Болжам көбінесе ERP компания белгілі бір мөлшерге жеткеннен кейін ғана өзекті болады.
Шындығында, ERP компанияның көлемі туралы емес. Бұл операциялық күрделілік туралы. Сіздің бизнесіңіз бір уақытта бірнеше клиенттерді, белсенді жобаларды, шоттарды, команда мүшелерін және қаржылық жұмыс процестерін басқара бастаған сәттен бастап, сіз күрделі жүйеде жұмыс істейсіз — мұны мойындайсыз ба, жоқ па.
Ал құрылымы жоқ күрделілік сөзсіз көрінбейтін шығындарды тудырады. Бұл шығындар бірден пайда болмауы мүмкін, бірақ уақыт өте келе олар тиімсіздік, кешіктірілген шешімдер, қаржылық соқыр дақтар және операциялық үйкеліс түрінде көбейеді.
№1 мәселе: шашыраңқы ақпарат
Өсіп келе жатқан бизнестегі ең көп таралған құрылымдық әлсіздіктердің бірі - бөлшектелген деректер. Компаниялар кеңейген сайын, олар көбінесе құралдарды біртіндеп қабылдайды — біреуі шот-фактура үшін, екіншісі байланыс үшін, үшіншісі жобаны басқару үшін және тағы біреуі тұтынушылардың жазбалары үшін.
- CRM-де сақталған тұтынушы мәліметтері
- Бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамада жасалған шоттар
- Электрондық кестелерде қадағаланатын тапсырмалар
- Чат қосымшаларында болып жатқан командалық әңгімелер
Жеке алғанда, бұл құралдар жақсы жұмыс істеуі мүмкін. Бірлесіп, олар фрагменттелуді жасайды. Ақпарат оқшауланады. Команда мүшелері платформалар арасында ауысуы керек. Менеджерлер толық операциялық көріністі көру үшін күреседі.
Бұл фрагменттелу шешім қабылдауды баяулатады, қате байланыс қаупін арттырады және жүйелер арасындағы деректерді қолмен тасымалдауға тәуелділікті жасайды.
ERP жүйесі негізгі бизнес деректерін бір құрылымдық ортаға орталықтандыру арқылы бұл мәселені шешеді. Тұтынушы туралы ақпарат, қаржылық жазбалар, операциялық жұмыс процестері және есеп беру көрсеткіштері оқшауланғаннан гөрі байланысты. Бұл интеграция шатасуды азайтады, түсініктерге қол жеткізуді жылдамдатады және бөлімдер арасындағы бірыңғай ақиқат көзін жасайды.
№2 мәселе: қаржылық көрінусіз кіріс
Көптеген қызмет көрсетуге негізделген кәсіпорындар қаржылық айқындылықты жоғалта отырып, кірістердің өсуін сезінеді. Олар ай сайын қанша ақша түсетінін білуі мүмкін, бірақ тереңірек өнімділік көрсеткіштеріне көз жеткізе алмайды.
Мысалы:
- Қай қызметтер ең жоғары пайда әкеледі?
- Қай клиенттер ресурс-интенсивті, бірақ маржасы төмен?
- Операциялық шығындар уақыт өте келе қайда өсіп келеді?
- Үш айдан кейін нақты ақша ағыны қалай көрінеді?
Интеграцияланған қаржылық және операциялық деректерсіз бұл сұрақтар қолмен талдауды қажет етеді — көбінесе есептер жасалған кезде ескірген электрондық кестелер арқылы.
ERP жүйелері кірісті операциялармен байланыстырады. Олар жобаларды тікелей байланысты шығындармен байланыстырады. Олар шығындарды бөлімдерге немесе қызмет көрсету желілеріне бөледі. Олар нақты уақыттағы қаржылық көрсеткіштерді көрсететін бақылау тақталарын ұсынады.
Бұл ауысу пайдалылықты болжамнан өлшенетін шындыққа айналдырады.
№3 мәселе: операциялық кедергілер және үйлестіру олқылықтары
Командалар кеңейген сайын үйлестіру экспоненциалды түрде күрделене түседі. Бұрын бейресми байланыс арқылы жұмыс істеген нәрсе бұзыла бастайды. Жауапкершіліктер қайталанады. Мақұлдау тізбектері орындалуды баяулатады. Тұтынушылардың сұраныстары иесінің анық болмауына байланысты кешіктірілуі мүмкін.
Бұл кедергілер ешқашан күш-жігердің жетіспеушілігінен туындамайды. Олар құрылымдық процесс дизайнының жоқтығынан пайда болады.
ERP жүйелері нақты анықталған жұмыс процестерін енгізеді. Тапсырмалар жауапкершілікпен тағайындалады. Күйді бақылау ашық болады. Мақұлдаулар алдын ала анықталған арналар арқылы өтеді. Автоматтандыру қайталанатын қолмен араласуды азайтады.
Операциялық процестерді ресімдеу арқылы ERP жүйелері үйкелісті азайтады және тұрақтылықты жасайды. Бұл ішкі тиімділікті жақсартып қана қоймайды, сонымен қатар сыртқы тұтынушы тәжірибесін күшейтеді.
№4 мәселе: ауқымды түрде сәтсіздікке ұшырайтын қолмен жасалатын процестер
Ерте кезеңдерде қолмен жасалатын жүйелер көбінесе жеткілікті болып көрінеді. Шоттарды жеке жасауға болады. Есептерді мерзімді түрде жинауға болады. Бақылауды электрондық кестелерде қадағалауға болады.
Алайда, көлем артқан сайын қолмен жасалатын процестер сынғыш болып кетеді. Олар жадқа, тәртіпке және тұрақты бақылауға байланысты. Қателердің ықтималдығы артады. Уақытты тұтыну пропорционалды түрде өседі.
Қолмен жасалатын күш салудың мысалдарына мыналар жатады:
- Автоматтандыру триггерлерінсіз шоттарды бір-бірлеп жасау
- Төлем туралы еске салғыштарды қолмен жіберу
- Бірнеше құралдардан өнімділік туралы есептерді жинау
- Бейресми хабарлама арқылы мақұлдау ағындарын басқару
ERP жүйелері жадты автоматтандырумен алмастырады. Есеп айырысуды жобаның кезеңдері іске қосуы мүмкін. Төлем туралы еске салғыштарды автоматты түрде жоспарлауға болады. Есептерді нақты уақытта жасауға болады. Мақұлдау жұмыс процестері тұрақты басқарушылық қадағалаудан тәуелсіз жұмыс істей алады.
Бұл қателерді азайтып қана қоймайды, сонымен қатар басшылықтың стратегиялық шешім қабылдауға уақытын босатады.
№5 мәселе: нақты уақыттағы шешім қабылдау интеллектісінің жетіспеушілігі
Интеграцияланған жүйелерсіз атқарушылық шешімдер көбінесе ішінара немесе кешіктірілген ақпаратқа сүйенеді. Менеджерлер қаржылық деректерді транзакциялар орын алғаннан кейін бірнеше аптадан кейін қарастыруы мүмкін. Операциялық есептер ағымдағы жүктемелерді немесе кедергілерді көрсетпеуі мүмкін.
ERP жүйелері кірісті, шығыстарды, жобаның күйін және команданың өнімділігін бір көрініске байланыстыратын нақты уақыттағы бақылау тақталарын ұсынады. Көрінудің бұл деңгейі проблемаларды шешудің орнына белсенді басқаруға мүмкіндік береді.
Мәселелерді олар өршігеннен кейін анықтаудың орнына, басшылық үрдістерді ерте анықтап, бағытты стратегиялық түрде реттей алады.
Нақты мысал: ERP-ден бұрын және кейін қызмет көрсететін компания
Студенттерді электрондық кестелерде қабылдауды, оқытушылардың кестелерін ортақ күнтізбелерде, шоттарды дербес бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамада және төлемдерді қолмен қадағалауды басқаратын өсіп келе жатқан оқу орталығын қарастырыңыз.
Бастапқыда бұл орнату жұмыс істейді. Бірақ студенттердің саны артқан сайын үйлестіру сынғыш болып кетеді. Есеп айырысудағы сәйкессіздіктер пайда болады. Байланыс олқылықтары кеңейеді. Қаржылық болжам жасау сенімсіз болып кетеді.
ERP интеграциясын енгізгеннен кейін:
- Тіркеу автоматты түрде шот-фактура жұмыс процестерін іске қосады
- Қатысу деректері есеп айырысу түзетулерімен байланысады
- Оқытушылардың кестесі кірістерді жоспарлаумен сәйкестендіріледі
- Қаржылық есептер динамикалық түрде жасалады
Трансформация косметикалық емес. Бұл құрылымдық. Хаос айқындықпен алмастырылады. Фрагменттелу интеграциямен алмастырылады.
ERP көлем туралы емес — бұл құрылымдық дайындық туралы
Жалпы қате түсінік - ERP қабылдауы қызметкерлердің санына байланысты. Шындығында, ERP күрделілік қолмен үйлестіру мүмкіндігінен аса бастағанда өзекті болады.
Егер сіздің бизнесіңіз операциялық үйкелістің жоғарылауын, қаржылық көрінудің төмендеуін немесе процестерді дәйекті түрде кеңейтуде қиындықтарды сезінсе, мәселе көлемде емес — бұл құрылымда.
Құрылым қаншалықты ерте енгізілсе, ұзақ мерзімді өсу соншалықты тегіс болады.
Соңғы ой
ERP жүйелері автоматты түрде өсуді тудырмайды. Олар стратегияны немесе басшылықты алмастырмайды.
Олардың жасайтыны - ауқымдылықты тыныш шектейтін құрылымдық үйкелісті жою. Олар оқшауланған жүйелерді бірыңғай құрылымға қосады. Олар реактивті басқаруды болжамды орындауға айналдырады.
Нақты сұрақ ERP сіздің компанияңыз үшін «тым жетілдірілген» ме деген сұрақ емес.
Неғұрлым стратегиялық сұрақ мынау: қазіргі уақытта интеграцияланған құрылымсыз қанша күрделілікті басқарып жатырсыз?
Күрделілік үйлестіруден асып кеткенде, ERP міндетті емес — және іргелі болып қалады.
