Բիզնես ծախսերի հաշվառում ERP-ի միջոցով․ գործնական ուղեցույց աճող սպասարկման ընկերությունների համար

Սպասարկման ոլորտի բիզնեսների աճին զուգահեռ աճում է նաև ֆինանսական բարդությունը։ Նոր աշխատակիցները, ավելի շատ նախագծերը, բազմաթիվ գրասենյակները, բաժանորդագրության գործիքները, կապալառուները և աճող գործառնական ծախսերը արագորեն անվստահելի են դարձնում ձեռքով հաշվառումը։ Այն, ինչ ժամանակին աշխատում էր էլեկտրոնային աղյուսակներում կամ հաշվապահական հիմնական ծրագրերում, հաճախ դառնում է «կույր կետ», որն աննկատ կերպով նվազեցնում է շահույթի մարժան։

Ժամանակակից ընկերություններն ավելի ու ավելի հաճախ են դիմում ERP համակարգերին՝ ֆինանսական հստակությունը վերականգնելու համար։ Ծախսերի հաշվառումը որպես առանձին հաշվապահական խնդիր դիտարկելու փոխարեն՝ ERP հարթակները ծախսերը կապում են ուղղակիորեն նախագծերի, թիմերի, հաշիվ-ապրանքագրերի և շահութաբերության հետ իրական ժամանակում։ Այս ուղեցույցը բացատրում է, թե ինչպես է ծախսերի հաշվառումը տեղավորվում ERP ռազմավարության մեջ, և թե ինչպես են Lua CRM-ի նման հարթակներն օգնում սպասարկման ոլորտի բիզնեսներին հրաժարվել անջատ գործիքներից։

Եթե ցանկանում եք հասկանալ, թե ինչպես վերահսկել ծախսերը, պատրաստվել հարկային սեզոնին և պաշտպանել շահութաբերությունը՝ ընդլայնմանը զուգահեռ, շարունակեք կարդալ։

Ի՞նչ են բիզնես ծախսերը ERP համատեքստում

Բիզնես ծախսերը ներառում են այն ամենը, ինչ ընկերությունը ծախսում է գործունեության համար՝ աշխատավարձեր, ծրագրային ապահովման բաժանորդագրություններ, մարքեթինգային արշավներ, վարձավճար, կոմունալ ծառայություններ, ուղևորություններ, նյութեր, կապալառուներ և սարքավորումներ։ Փոքր կազմակերպությունում այս ծախսերը կարող են հաշվառվել ձեռքով։ Սակայն աճող սպասարկման բիզնեսում դրանք պետք է կապված լինեն գործառնական տվյալների հետ։

ERP համակարգը ծախսերը դիտարկում է որպես ավելի մեծ գործառնական պատկերի մաս։ Ծախսերը կապվում են բաժինների, նախագծերի, հաճախորդների, հաշիվ-ապրանքագրերի և ժամանակացույցերի հետ։ Սա թույլ է տալիս ղեկավարությանը տեսնել ոչ միայն, թե ինչ է ծախսվել, այլև ինչու է ծախսվել, և արդյոք դա նպաստել է եկամտի ստացմանը։

Ինչու է ծախսերի հաշվառումը դառնում կրիտիկական՝ սպասարկման ընկերությունների ընդլայնմանը զուգահեռ

Աճը բարդություններ է առաջացնում։ Թիմերն ընդլայնվում են, ավելի շատ նախագծեր են իրականացվում միաժամանակ, և նոր գործիքներ են մտնում կազմակերպություն։ Առանց կենտրոնացված համակարգերի՝ ծախսերը ցրվում են կրեդիտ քարտերի, հաշիվ-ապրանքագրերի, էլեկտրոնային նամակների, աղյուսակների և առանձին ֆինանսական հարթակների միջև։

ERP հարթակները համախմբում են այս տեղեկատվությունը։ Ամսական հաշվետվություններին սպասելու փոխարեն՝ մենեջերները կարող են ամեն օր հետևել ծախսերի դինամիկային, վաղ հայտնաբերել բյուջեի գերածախսը և հասկանալ հաճախորդներին ծառայություններ մատուցելու իրական արժեքը։

Սա հաճախ այն շրջադարձային կետն է, երբ բիզնեսները հաշվապահական ծրագրերից անցնում են ERP-ի, երբ ղեկավարությանը անհրաժեշտ է տեսանելիություն ողջ գործառնություններում, ոչ միայն հաշվապահությունում։

ERP-ի վրա հիմնված ծախսերի կառավարման ռազմավարական առավելությունները

ERP միջավայրում ծախսերի հաշվառումը ապահովում է շատ ավելին, քան համապատասխանությունը կամ հարկային պատրաստվածությունը։ Այն դառնում է ռազմավարական կառավարման գործիք։

• Բարելավված շահութաբերություն՝ ծախսերի ճշգրիտ բաշխման միջոցով։
• Շահույթի մարժաների հստակ պատկերացում՝ ըստ նախագծի կամ ծառայության տեսակի։
• Ավելի արագ բյուջետավորում և կանխատեսում։
• Կրկնվող բաժանորդագրություններից կամ անարդյունավետ աշխատանքային հոսքերից առաջացած թափոնների կրճատում։
• Աուդիտի ավելի բարձր պատրաստվածություն և կարգավորող պահանջներին համապատասխանություն։
• Գործառնական արդյունավետության իրական ժամանակի պատկերացում։

Երբ ֆինանսական տվյալները ինտեգրված են գործառնությունների հետ, ղեկավարները կարող են որոշումներ կայացնել՝ հիմնվելով իրականության, այլ ոչ թե գնահատականների վրա։

Ինչպես են ERP համակարգերը փոխարինում ծախսերի ձեռքով մշակման գործընթացներին

Ավանդական մոտեցումները հիմնված են ձեռքով ներբեռնումների, անդորրագրերի թղթապանակների և ուշացած հաշվետվությունների վրա։ ERP համակարգերն ավտոմատացնում են այս աշխատանքի մեծ մասը։

Բանկային գործարքները համաժամանակացվում են ավտոմատ կերպով։ Ծախսերը դասակարգվում են նախապես սահմանված կանոններով։ Անդորրագրերը կարող են կցվել թվային եղանակով։ Ծախսերը հատկացվում են նախագծերին կամ հաճախորդներին դրանց առաջացման պահին։ Կառավարման վահանակներն անմիջապես արտացոլում են ֆինանսական վիճակը։

Այս ավտոմատացումը վերացնում է ֆինանսական թիմերի դժվարությունները և ղեկավարներին տալիս է անհապաղ պատասխաններ՝ ամսվա վերջի անակնկալների փոխարեն։

Ինչպես է Lua CRM-ը գործում որպես ERP հարթակ սպասարկման բիզնեսների համար

Lua CRM-ը նախագծված է գործելու որպես ERP-ի նման համակարգ սպասարկման ընկերությունների համար, որոնց անհրաժեշտ է վաճառքի, նախագծերի, ֆինանսների և գործառնությունների միասնական վերահսկողություն։

Բազմաթիվ անջատ հավելվածների վրա հույս դնելու փոխարեն՝ Lua CRM-ը ծախսերի հաշվառումը բերում է նույն հարթակ, որն օգտագործվում է հաճախորդներին, աշխատանքի կատարմանը, հաշիվ-ապրանքագրերին և հաշվետվություններին հետևելու համար։

Lua CRM-ի շրջանակներում բիզնեսները կարող են՝

• Գրանցել ծախսերն իրական ժամանակում։
• Ավտոմատ կերպով դասակարգել ծախսերը։
• Ծախսերը կցել կոնկրետ նախագծերին կամ հաճախորդներին։
• Համեմատել նախահաշվարկված բյուջեները փաստացի արդյունքների հետ։
• Ստեղծել շահութաբերության հաշվետվություններ՝ ըստ ծառայության տեսակի։
• Ծախսերն ուղղակիորեն կապել հաշիվ-ապրանքագրերի և վճարումների հետ։

Քանի որ ամեն ինչ գտնվում է մեկ համակարգում, ղեկավարությունը ստանում է գործունեության շարունակական պատկեր՝ բազմաթիվ գործիքներից ստացվող հատվածական տվյալների փոխարեն։

ERP հարթակի ընտրություն ֆինանսական վերահսկողության համար

Ծախսերի կառավարման համար ERP համակարգեր գնահատելիս սպասարկման բիզնեսները պետք է կենտրոնանան ինտեգրման, այլ ոչ թե առանձին առանձնահատկությունների վրա։ Ճիշտ հարթակը ֆինանսները կապում է գործառնությունների, ոչ թե միայն հաշվապահության հետ։

Փնտրեք համակարգեր, որոնք աջակցում են՝

• Նախագծի մակարդակով ծախսերի հաշվառում։
• Ավտոմատացված դասակարգման կանոններ։
• Բազմարժութային աջակցություն։
• Ճկուն հաշվետվությունների վահանակներ։
• Հաստատումների համար աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացում։
• API ինտեգրումներ բանկային և հարկային համակարգերի հետ։

Ամենակարևորը՝ համակարգը պետք է հեշտ լինի թիմերի կողմից ընդունվելու համար։ ERP-ն արժեք է ստեղծում միայն այն դեպքում, երբ մարդիկ իրականում օգտագործում են այն ամեն օր։

Ծախսերի հաշվառումից անցում դեպի լիարժեք ֆինանսական տեսանելիություն

Ծախսերի հաշվառումը հաճախ առաջին պատճառն է, որ բիզնեսները ուսումնասիրում են ERP-ն, բայց այն հազվադեպ է մնում միակը։ Երբ տվյալները կենտրոնացվում են, ընկերությունները սկսում են վերլուծել շահութաբերությունը՝ ըստ ծառայության, կանխատեսել դրամական հոսքերը, օպտիմալացնել գնագոյացումը և վերացնել անարդյունավետ գործառնությունները։

Այս անցումը՝ ռեակտիվ հաշվապահությունից դեպի պրոակտիվ ֆինանսական կառավարում, այն է, ինչը տարբերում է կայուն բիզնեսները մասշտաբայիններից։

Եզրակացություն

Բիզնես ծախսերի հաշվառումն այլևս միայն համապատասխանության կամ հարկային սեզոնին պատրաստվելու համար չէ։ Աճող սպասարկման ընկերությունների համար դա ընդլայնման ընթացքում վերահսկողությունը պահպանելու մասին է։

Lua CRM-ի նման ERP համակարգերը տրամադրում են ենթակառուցվածք՝ ծախսերը գործառնությունների, նախագծերի և եկամտի հետ կապելու համար՝ ղեկավարներին տալով այն տեսանելիությունը, որն անհրաժեշտ է վստահորեն ընդլայնվելու, շահույթի մարժաները պաշտպանելու և տվյալների վրա հիմնված որոշումներ կայացնելու համար։

Երբ ֆինանսները, գործառնությունները և ծառայությունների մատուցումը գտնվում են մեկ հարթակում, ծախսերի հաշվառումը դադարում է բեռ լինելուց և դառնում է ռազմավարական առավելություն։