Հաշվապահական ընկերության CRM․ հաճախորդների ներգրավում, փաստաթղթեր և հարկային վերջնաժամկետներ

Հաշվապահական ընկերության CRM-ն օգնում է հաշվապահներին, հաշվառողներին և հարկային մասնագետներին հաճախորդների ընդունումը, փաստաթղթերի հարցումները, պարտավորությունների վերջնաժամկետները և հաղորդակցությունը պահել մեկ վայրում, որպեսզի հարկային սեզոնն ընթանա ըստ պլանի, այլ ոչ թե խուճապի մեջ։ Էլ․ փոստով բացակայող անդորրագրերի հետևից ընկնելու, վերջնաժամկետները աղյուսակում հետևելու և յուրաքանչյուր հաճախորդի պատմության համար մեկ գործընկերոջ հիշողության վրա հույս դնելու փոխարեն՝ ձեր թիմը տեսնում է, թե որ հաճախորդներն են դեռ փաստաթղթեր պարտք, որ հայտարարագրերն են այս շաբաթվա համար նախատեսված, և որ պարտավորություններն ենթակա են երկարաձգման։ Այս ուղեցույցը նախատեսված է փոքր և միջին հաշվապահական և հաշվառման ընկերությունների սեփականատերերի, գործընկերների և ղեկավարների համար, ովքեր ցանկանում են ավելի հարթ ընդունման գործընթաց, ավելի քիչ վերջին րոպեի շտապողականություն և ավելի երկար հաճախորդների հետ հարաբերություններ։

Հիմնական դրույթներ

• Հաշվապահական ընկերության CRM-ը միավորում է հաճախորդի տվյալները, պարտավորությունները, փաստաթղթերի հարցումները, վերջնաժամկետները և խոսակցությունները մեկ պրոֆիլում։
• Հաճախորդների ընդունման կրկնվող գործընթացը նոր հաճախորդներին թույլ է տալիս ավելի արագ և ավելի քիչ էլ․ փոստային նամակագրությամբ պատրաստ լինել ձեզ հետ աշխատելու։
• Փաստաթղթերի հավաքագրման ավտոմատացված հիշեցումները նվազեցնում են հարկային վերջնաժամկետներից առաջ փաստաթղթերի հետևից ընկնելու վրա ծախսվող ժամանակը։
• Պարբերական պարտավորությունները, ինչպիսիք են ամսական հաշվառումը, աշխատավարձի հաշվարկը և տարեկան հաշվետվությունները, դառնում են կանխատեսելի, երբ յուրաքանչյուրն ունի պատասխանատու և վերջնաժամկետ։
• CRM-ը կառավարում է հարաբերությունները, իսկ ձեր հաշվապահական, հարկային և փաստաթղթային ծրագրերը շարունակում են պահել ֆինանսական գրառումները։

Ի՞նչ է հաշվապահական ընկերության CRM-ը

Հաշվապահական ընկերության CRM-ը ծրագրային ապահովում է, որը կառավարում է հաշվապահական գործունեության հարաբերությունների կողմը՝ պոտենցիալ հաճախորդներ, առաջարկներ, պարտավորությունների նամակներ, ընդունման ստուգաթերթեր, փաստաթղթերի հարցումներ, վերջնաժամկետներ, պարբերական աշխատանք, երկարաձգումներ և հաճախորդների հետ հաղորդակցություն։ Այն գործում է ձեր հաշվապահական գրանցամատյանի, հարկային հաշվետվությունների պատրաստման ծրագրի և փաստաթղթերի պորտալի կողքին։ Այդ գործիքները զբաղվում են թվերով և ֆայլերով, իսկ CRM-ը երաշխավորում է, որ ճիշտ մարդը ճիշտ հաճախորդից ճիշտ բանը խնդրի ճիշտ ժամանակին։

Շատ ընկերություններ աճում են հեղինակության և ուղղորդումների շնորհիվ, ապա հայտնաբերում, որ հաճախորդներին հետևելու իրենց եղանակն այլևս չի գործում։ Գործընկերը նշումներ է պահում էլ․ փոստում, կրտսեր մասնագետը՝ վերջնաժամկետների ցուցակ, և ոչ ոք չունի ամբողջական պատկերացում, թե ով ինչի է սպասում։ CRM-ը ամբողջ թիմին տալիս է մեկ ընդհանուր տեսարան։

Որտեղ են հաշվապահական ընկերությունները կորցնում ժամանակ և հաճախորդներ

Ընդունման գործընթացը ամեն անգամ տարբեր է

Առանց ստանդարտ գործընթացի՝ յուրաքանչյուր նոր հաճախորդ ստանում է մի փոքր տարբերվող նամակների, ձևաթղթերի և հարցումների փաթեթ։ Քայլերը բաց են թողնվում, պարտավորությունների նամակները մնում են չստորագրված, և առաջին աշխատանքը սկսվում է ուշացումով։

Փաստաթղթերի հավաքագրումը խլում է ողջ օրացույցը

Բանկային քաղվածքները, անդորրագրերը, աշխատավարձի հաշվետվությունները և հարկային ձևաթղթերը հազվադեպ են բոլորը միանգամից ստացվում։ Դրանց հետևից ձեռքով ընկնելը խլում է ժամեր, որոնք պետք է տրամադրվեին բուն հաշվապահական աշխատանքին։

Հարկային սեզոնի վերջնաժամկետները կուտակվում են

Երբ վերջնաժամկետները գտնվում են անհատական օրացույցներում կամ աղյուսակներում, դժվար է տեսնել ամբողջ ընկերության ծանրաբեռնվածությունը և նկատել, թե որ հաճախորդներն են հաշվետվություն ներկայացնելու վերջնաժամկետը բաց թողնելու ռիսկի տակ։

Հարաբերությունները կախված են մեկ անձից

Հաճախորդները գնահատում են շարունակականությունը։ Եթե առանցքային հաշվապահը հեռանում է կամ բացակայում է, քննարկվածի և խոստացվածի պատմությունը հաճախ նրա հետ էլ հեռանում է։

Հաշվապահական հաճախորդի և պարտավորությունների փուլերը

Փուլային համակարգը (pipeline) տեսանելի է դարձնում յուրաքանչյուր հաճախորդի կարգավիճակը։ Ահա մի օրինակելի կառուցվածք, որը կարող եք հարմարեցնել ձեր ծառայություններին՝ մեկ հոսք նոր հաճախորդների համար և մեկ այլ՝ պարբերական պարտավորությունների համար։

Փուլերի նախագծման մասին ավելին իմանալու համար տե՛ս CRM-ի վաճառքի փուլերի այս ուղեցույցը։

Հաճախորդների ընդունումը հաշվապահների համար

Ընդունման ուժեղ գործընթացը տոն է հաղորդում ողջ հարաբերություններին։ Այն դարձրեք ստուգաթերթի ձևանմուշ CRM-ում, որպեսզի յուրաքանչյուր նոր հաճախորդ ստանա նույն փորձառությունը՝ ստորագրված պարտավորության նամակ, անձի և բիզնեսի ստուգում, որտեղ պահանջվում է, հաշվապահական համակարգերի հասանելիություն, նախորդ հաշվետվություններ և ֆինանսական հաշվետվություններ, և մեկնարկային զանգ։ Յուրաքանչյուր քայլ դառնում է առաջադրանք՝ պատասխանատուով և վերջնաժամկետով։

Ընթացքում տեղեկացրեք հաճախորդին։ Յուրաքանչյուր փուլի ավարտին ուղարկված կարճ հաղորդագրությունը հաճախորդներին հավաստիացնում է, որ աշխատանքն առաջ է գնում, և նվազեցնում է ձեր թիմին ուղղված «պարզապես ստուգում եմ» տիպի նամակները։

Հաշվապահական փաստաթղթերի հավաքագրում, որն աշխատում է ինքնուրույն

Փաստաթղթերի հարցումներն այն տեղն են, որտեղ ընկերությունների մեծամասնությունը կորցնում է ամենաշատ ժամանակը։ Ստեղծեք հարցումների ձևանմուշներ յուրաքանչյուր տեսակի պարտավորության համար, ինչպիսիք են տարեկան անձնական հարկային հայտարարագիրը, փոքր բիզնեսի տարեվերջյան հաշվետվությունը կամ ամսական հաշվառումը, և կցեք դրանք հաճախորդի գրառմանը՝ նշելով վերջնաժամկետ։ Այնուհետև CRM-ն ուղարկում է քաղաքավարի հիշեցումներ, մինչև հարցումը նշվի որպես ավարտված։

Փաստաթղթերի հարցման պատճենվող հաջորդականություն

1. Երբ հարցումը բացվում է. «Բարև [Name], ձեր [service] պատրաստելու համար մեզ անհրաժեշտ են ստորև նշված կետերը մինչև [date]։ Դրանք վերբեռնեք [portal]-ի միջոցով կամ պատասխանեք այս հաղորդագրությանը»։

Վերջնաժամկետից մեկ շաբաթ առաջ. «Սա բարեկամական հիշեցում է, որ մենք դեռ սպասում ենք [բացակայող փաստաթղթերին]։ Մնացած ամեն ինչ ստացվել է, շնորհակալություն»։

Վերջնաժամկետի օրը. «Այսօր ձեր փաստաթղթերի համար մեր համաձայնեցրած օրն է։ Եթե ինչ-որ բան ուշանում է, խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ, որպեսզի կարողանանք պլանավորել մեր աշխատանքը»։

Վերջնաժամկետից հետո. «Մենք դեռ չենք ստացել [բացակայող փաստաթղթերը]։ [վերջնաժամկետ] ներկայացման օրվան հասնելու համար դրանք մեզ անհրաժեշտ կլինեն մինչև [ամսաթիվ]»։

Ֆայլերը պահեք ձեր անվտանգ փաստաթղթերի պորտալում և օգտագործեք CRM-ը՝ հետևելու համար, թե ինչ է պահանջվել, ինչ է ստացվել և ինչն է դեռ բացակայում։ Նման հաջորդականությունները CRM ավտոմատացման լավ կիրառություն են։

Հարկային սեզոնի վերջնաժամկետները և պարբերական պարտավորությունները

Ընկերությունների մեծամասնությունն ունի երկու տեսակի աշխատանք՝ սեզոնային ծանրաբեռնվածություն, ինչպիսիք են տարեկան հաշվետվությունները, և կայուն պարբերական պարտավորություններ, ինչպիսիք են ամսական հաշվապահությունը, աշխատավարձի հաշվարկը, եռամսյակային հաշվետվությունները և կառավարչական հաշվետվությունները։ Յուրաքանչյուր պարտավորության համար նշանակեք պատասխանատու, սահմանեք ներքին վերջնաժամկետ, որը հարմարավետորեն նախորդում է պաշտոնական վերջնաժամկետին, և կրկնության կանոն, որպեսզի հաջորդ ժամանակաշրջանն ավտոմատ կերպով ստեղծվի։

Ըստ շաբաթների և հաշվապահների խմբավորված վերջնաժամկետների վահանակը ցույց է տալիս, թե որտեղ է աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունը մեծ և որ հաճախորդներն են, որ դեռ փաստաթղթեր չեն ուղարկել։ Դա թույլ է տալիս մենեջերներին վաղ փուլում վերաբաշխել աշխատանքը՝ վերջին օրերին խնդիրներ հայտնաբերելու փոխարեն։ Տարեկան պարտավորությունների երկարաձգման ամսաթվերը պետք է լինեն նույն օրացույցում, որպեսզի կարողանաք վերանայել աշխատանքի ծավալը և վճարները մինչև հաջորդ տարվա սկիզբը։

Ինչպես կարգավորել CRM ձեր հաշվապահական ընկերության համար. քայլ առ քայլ

1. Թվարկեք ձեր ծառայությունները և պարտավորությունների տեսակները։ Հարկային, հաշվապահական, աշխատավարձի հաշվարկի, խորհրդատվական և աուդիտի աջակցության ծառայություններից յուրաքանչյուրը պահանջում է իր սեփական ստուգաթերթն ու վերջնաժամկետները։
2. Նախագծեք հաճախորդի քարտը։ Կոնտակտային տվյալներ, կազմակերպության տեսակ, ֆինանսական տարվա ավարտ, ծառայություններ, պատասխանատու հաշվապահ, հիմնական ամսաթվեր և հաղորդակցման նախապատվություններ։
3. Ներմուծեք առկա հաճախորդներին։ Նախ մաքրեք կրկնօրինակները և ուղղեք կազմակերպությունների անվանումները։ Այս ուղեցույցը Excel-ից CRM տեղափոխման վերաբերյալ կարող է օգնել։
4. Ստեղծեք ներգրավման և փաստաթղթերի հարցման ձևանմուշներ։ Մեկ ձևանմուշ՝ յուրաքանչյուր պարտավորության տեսակի համար՝ առաջադրանքներով և հիշեցումներով։
5. Կարգավորեք պարբերական պարտավորությունները։ Պատասխանատու, ներքին վերջնաժամկետ և կրկնություն յուրաքանչյուր կանոնավոր ծառայության համար։
6. Միացրեք հաղորդակցությունը։ Գրանցեք էլեկտրոնային նամակներն ու զանգերը հաճախորդի քարտում, որպեսզի պատմությունը մնա ընկերությունում։
7. Սահմանեք դերեր և մուտքի իրավունքներ։ Գործընկերները, հաշվապահները և ադմինիստրատիվ անձնակազմը տեսնում են միայն այն, ինչ իրենց անհրաժեշտ է։
8. Վերանայեք յուրաքանչյուր զբաղված սեզոնից հետո։ Ուսումնասիրեք ուշացած փաստաթղթերը, բաց թողնված ներքին ժամկետները և աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունը, այնուհետև ճշգրտեք ձևանմուշները։

Կառուցվածքային ներդրման համար հետևեք այս CRM-ի ներդրման պլանին։

Պատկերավոր օրինակ. փոքր ընկերություն, որը հանգստացնում է հարկային սեզոնը

Սա հիպոթետիկ սցենար է, ոչ թե իրական ընկերության տվյալներ կամ երաշխավորված արդյունք։

Պատկերացրեք հաշվապահական ընկերություն՝ երկու գործընկերներով, չորս հաշվապահներով և մեկ ադմինիստրատորով։ Ամեն տարի հիմնական հաշվետվությունների ներկայացման վերջնաժամկետից առաջ ընկած շաբաթներն անցնում են էլեկտրոնային փոստով փաստաթղթեր պահանջելով։ CRM-ը կարգավորելուց հետո ընկերությունը.

• Սեզոնի սկզբում յուրաքանչյուր հաճախորդի համար բացում է փաստաթղթերի հարցումներ՝ ավտոմատ հիշեցումներով։
• Մեկ վահանակի վրա տեսնում է, թե որ հաճախորդներն են ամբողջությամբ, մասնակիորեն կամ ընդհանրապես ոչինչ չեն ուղարկել։
• Նշանակում է պատրաստողների և ստուգողների՝ պաշտոնական վերջնաժամկետից շատ առաջ սահմանված ներքին վերջնաժամկետներով։
• Օգտագործում է ավելի հանգիստ ամիսները՝ վերանայելու երկարաձգումները և առկա հաճախորդներին խորհրդատվական ծառայություններ առաջարկելու համար։

Թիմը ավելի քիչ ժամանակ է ծախսում փաստաթղթեր պահանջելու վրա և ավելի շատ ժամանակ՝ այն աշխատանքի վրա, որի համար հաճախորդներն իրականում վճարում են։

Ինչպես դա անել LUA CRM-ում

Հաճախորդների պրոֆիլներ

Պահպանեք կոնտակտները, կազմակերպության մանրամասները, պարտավորությունները, հիմնական ամսաթվերը և խոսակցությունները մեկ հաճախորդի քարտում։

Փուլեր և առաջադրանքներ

Գործարկեք նոր հաճախորդների, ներգրավման և պարտավորությունների փուլեր՝ պատրաստողներին և ստուգողներին հանձնարարված առաջադրանքներով։

Ավտոմատացումներ

Ավտոմատ կերպով ուղարկեք ողջույնի նամակներ, փաստաթղթերի հիշեցումներ, վերջնաժամկետների մասին ծանուցումներ և երկարաձգման առաջադրանքներ։

Դերեր և հաշվետվություններ

Վերահսկեք մուտքն ըստ դերերի և վահանակների վրա հետևեք չներկայացված փաստաթղթերին, մոտալուտ վերջնաժամկետներին և յուրաքանչյուր հաշվապահի աշխատանքային ծանրաբեռնվածությանը։

Ցանկանու՞մ եք ավելի հանգիստ հարկային սեզոն։ Փորձեք LUA CRM-ը և տեսեք, թե ինչպես է այն համապատասխանում ձեր հաշվապահական գործունեությանը։

Ցուցանիշներ՝ հետևելու համար

Ներգրավման ժամանակ

Օրերի քանակը՝ ստորագրված պարտավորությունից մինչև ներգրավման ավարտը, միջինացված նոր հաճախորդների համար։

Փաստաթղթերը ժամանակին

Մինչև վերջնաժամկետը կատարված հարցումներ ÷ ժամանակահատվածում բացված բոլոր հարցումներ։

Պահպանված ներքին վերջնաժամկետներ

Մինչև իրենց ներքին վերջնաժամկետն ավարտված պարտավորություններ ÷ բոլոր ժամկետանց պարտավորություններ։

Հաճախորդների պայմանագրերի երկարաձգման մակարդակ

Երկարաձգված պարտավորություններ ÷ երկարաձգման ենթակա պարտավորություններ։

Չափումների վերաբերյալ լրացուցիչ գաղափարների համար տե՛ս այս CRM KPI-ները։

Հաճախ տրվող հարցեր

Եզրակացություն

Հաշվապահական ընկերության CRM-ը ոչ մի հաշվետվություն չի պատրաստի, սակայն այն օգնում է ձեր թիմին հետևողականորեն ներգրավել հաճախորդներին, հավաքել փաստաթղթերն առանց անվերջ հետապնդումների և տեսնել յուրաքանչյուր վերջնաժամկետ, նախքան դրա հրատապ դառնալը։ Սկսե՛ք հաճախորդների ներգրավման և փաստաթղթերի հարցման ձևանմուշներից, այնուհետև ավելացրե՛ք պարբերական առաջադրանքներ և երկարաձգման վերանայումներ, երբ թիմն արդեն հարմարվի։