CRM системата за счетоводни кантори помага на счетоводители, оперативни счетоводители и данъчни консултанти да държат въвеждането на нови клиенти, заявяването на документи, крайните срокове за ангажиментите и комуникацията на едно място, така че данъчният сезон да протича по план, а не в паника. Вместо да издирвате липсващи фактури и бележки по имейл, да следите сроковете в електронна таблица и да разчитате на паметта на един съдружник за историята на всеки клиент, екипът ви вижда кои клиенти все още дължат документи, кои декларации са дължими тази седмица и кои ангажименти предстои да бъдат подновени. Това ръководство е предназначено за собственици, съдружници и мениджъри на малки и средни счетоводни кантори, които искат по-плавно въвеждане на нови клиенти, по-малко бързане в последния момент и по-дълготрайни взаимоотношения с клиентите.
Основни изводи
- CRM системата за счетоводни кантори свързва данните за клиентите, ангажиментите, заявките за документи, крайните срокове и разговорите в един профил.
- Повтаряемият процес по въвеждане на нови клиенти подготвя клиентите за работа с вас по-бързо и с по-малко размяна на имейли.
- Автоматизираните напомняния за събиране на документи намаляват времето, прекарано в издирване на документи преди данъчните срокове.
- Периодичните ангажименти като месечно счетоводно обслужване, ТРЗ и годишни декларации стават предвидими, когато всеки има отговорник и краен срок.
- CRM системата управлява взаимоотношенията; вашият счетоводен софтуер, данъчен софтуер и софтуер за управление на документи все още съхраняват финансовите записи.
Какво представлява CRM системата за счетоводни кантори?
CRM системата за счетоводни кантори е софтуер, който управлява страната на взаимоотношенията в една счетоводна практика: потенциални клиенти, оферти, писма за поет ангажимент, списъци за въвеждане на клиенти, заявки за документи, крайни срокове, периодична работа, подновявания и комуникация с клиентите. Тя работи редом с вашата главна книга, софтуера за изготвяне на данъчни декларации и портала за документи. Тези инструменти се грижат за числата и файловете; CRM гарантира, че правилният човек иска от правилния клиент правилното нещо в правилния момент.
Много кантори се развиват благодарение на репутация и препоръки, но след това установяват, че начинът, по който проследяват клиентите, спира да работи. Един съдружник си води бележки в имейла, младши служител поддържа таблица със срокове и никой няма пълна представа кой какво чака. CRM осигурява на целия екип един общ изглед.
Къде счетоводните кантори губят време и клиенти
Въвеждането на нови клиенти е различно всеки път
Без стандартен процес всеки нов клиент получава малко по-различен набор от имейли, форми и заявки. Пропускат се стъпки, договорите чакат неподписани, а същинската работа започва със закъснение.
Събирането на документи отнема твърде много време
Банковите извлечения, фактурите, ведомостите за заплати и данъчните форми рядко пристигат наведнъж. Ръчното им издирване отнема часове, които трябва да бъдат отделени за същинска счетоводна работа.
Сроковете през данъчния сезон се натрупват
Когато крайните срокове се намират в индивидуални календари или електронни таблици, е трудно да се види натовареността в цялата кантора и да се отбележи кои клиенти са в риск да изпуснат краен срок за подаване.
Взаимоотношенията зависят само от един човек
Клиентите ценят приемствеността. Ако ключов счетоводител напусне или отсъства, историята на обсъжданото и обещаното често си отива с него.
Пайплайнът за клиенти и ангажименти
Пайплайнът прави статуса на всеки клиент видим. Ето примерна структура, която можете да адаптирате към вашите услуги – с един поток за нови клиенти и друг за периодични ангажименти:
| Етап | Какво да се записва | Примерна автоматизация |
|---|---|---|
| Ново запитване | Име, тип бизнес, необходими услуги, източник, препоръчащ | Потвърждение за получаване и задача за насрочване на първоначален разговор |
| Изпратена оферта | Обхват, такса, тип ангажимент, дата на валидност | Последващо запитване (follow-up), ако няма отговор след няколко дни |
| Подписан ангажимент | Подписан договор, начална дата, отговорен счетоводител | Имейл за добре дошли със списък за въвеждане |
| Въвеждане (Onboarding) | Декларации от предходни години, достъп до системи, пълномощни | Задачи за всяка стъпка от въвеждането и напомняния към клиента |
| Заявени документи | Списък с документи, краен срок, получени документи | Автоматични напомняния, докато всичко не бъде получено |
| В процес и преглед | Изпълнител, проверяващ, вътрешен краен срок | Прехвърляне на задачата от изпълнителя към проверяващия |
| Подадено или доставено | Дата на подаване, краен срок за следващия период | Съобщение за предаване и насрочване на следващия ангажимент |
За повече информация относно проектирането на етапи вижте това ръководство за CRM продажбената фуния.
Въвеждане на нови клиенти за счетоводители
Качествен процес по въвеждане на клиенти задава тона на целите взаимоотношения. Превърнете го в шаблон със списък със задачи (чеклист) в CRM системата, така че всеки нов клиент да получи еднакво добро обслужване: подписан договор за ангажимент, идентификация и проверка на бизнеса (когато се изисква), достъп до счетоводни системи, предходни декларации и финансови отчети, както и встъпителен разговор. Всяка стъпка се превръща в задача с отговорник и краен срок.
Информирайте клиента своевременно. Кратко съобщение при завършването на всеки етап уведомява клиентите, че работата напредва, и намалява имейлите от типа „просто проверявам“ към вашия екип.
Събиране на счетоводни документи, което работи от само себе си
Заявките за документи са мястото, където повечето кантори губят най-много време. Създайте шаблони за заявки за всеки тип ангажимент, като например годишна данъчна декларация за физически лица, годишно приключване на малък бизнес или месечно счетоводно обслужване, и ги прикачете към профила на клиента с краен срок. След това CRM системата изпраща учтиви напомняния, докато заявката не бъде отбелязана като завършена.
Готова за използване последователност от заявки за документи
- При отваряне на заявката: „Здравейте, [Име], за да подготвим вашата [услуга], се нуждаем от изброените по-долу документи до [дата]. Качете ги чрез [портал] или отговорете на това съобщение.“
- Една седмица преди крайния срок: "Любезно напомняне, че все още очакваме [липсващите документи]. Всичко останало пристигна, благодарим Ви."
- В деня на крайния срок: "Днес е датата, за която се договорихме за вашите документи. Ако нещо се бави, уведомете ни, за да можем да планираме работата си."
- След крайния срок: "Все още не сме получили [липсващите документи]. За да спазим крайния срок за подаване [краен срок], ще имаме нужда от тях до [дата]."
Съхранявайте самите файлове във вашия сигурен портал за документи и използвате CRM, за да следите какво е поискано, какво е пристигнало и какво все още липсва. Поредици като тази са добро приложение на CRM автоматизацията.
Крайни срокове през данъчния сезон и периодични ангажименти
Повечето счетоводни кантори имат два вида работа: сезонни пикове, като годишните данъчни декларации, и постоянни периодични ангажименти, като месечно счетоводно обслужване, ТРЗ и работни заплати, тримесечни декларации и управленски докладвания. Определете отговорник за всеки ангажимент, вътрешен краен срок с достатъчен буфер преди официалния краен срок, както и правило за повторение, така че следващият период да се създава автоматично.
Таблото с крайни срокове, групирано по седмици и по счетоводители, показва къде натоварването е голямо и кои клиенти все още не са изпратили документи. Това позволява на мениджърите да преразпределят работата отрано, вместо да откриват проблеми в последните дни. Датите за подновяване на годишните ангажименти също трябва да бъдат в същия календар, за да можете да прегледате обхвата и таксите преди началото на следващата година.
Как да настроите CRM за вашата счетоводна кантора: стъпка по стъпка
- Опишете вашите услуги и видове ангажименти. Данъци, счетоводство, ТРЗ, консултантски услуги и одитна поддръжка се нуждаят от собствен контролен списък и крайни срокове.
- Дизайн на клиентската карта. Данни за контакт, тип юридическо лице, край на финансовата година, услуги, отговорен счетоводител, ключови дати и предпочитания за комуникация.
- Импортирайте съществуващи клиенти. Първо изчистете дубликатите и коригирайте имената на юридическите лица. Това ръководство за миграция от Excel към CRM може да помогне.
- Създайте шаблони за въвеждане на клиенти и заявки за документи. По един шаблон за всеки тип ангажимент, с задачи и напомняния.
- Настройте периодичните ангажименти. Отговорник, вътрешен краен срок и повторение за всяка регулярна услуга.
- Свържете комуникацията. Записвайте имейли и обаждания в клиентското досие, така че историята да остава в кантората.
- Задайте роли и достъп. Партньорите, счетоводителите и административният персонал виждат само това, което им е необходимо.
- Правете преглед след всеки силен сезон. Разгледайте забавените документи, пропуснатите вътрешни дати и натовареността, след което коригирайте шаблоните.
За структурирано внедряване следвайте този план за внедряване на CRM.
Примерен сценарий: малка кантора, която прави данъчния сезон спокоен
Това е хипотетичен сценарий, а не данни от реална кантора или гарантиран резултат.
Представете си счетоводна кантора с двама съдружници, четирима счетоводители и един администратор. Всяка година седмиците преди основния краен срок за подаване се прекарват в изпращане на имейли за подканване за документи. След настройване на CRM, кантората:
- Открива заявки за документи за всеки клиент в началото на сезона с автоматични напомняния.
- Вижда на едно табло кои клиенти са предоставили всичко, кои частично, или кои все още нищо не са изпратили.
- Възлага задачи на изпълнители и проверяващи с вътрешни крайни срокове доста преди официалния краен срок.
- Използва по-спокойните месеци за преглед на подновяванията и предлагане на консултантски услуги на съществуващи клиенти.
Екипът прекарва по-малко време в изискване на документи и повече време за работата, за която клиентите действително плащат.
Как да го направите в LUA CRM
Профили на клиенти
Съхранявайте контакти, данни за фирмите, ангажименти, ключови дати и разговори в една клиентска карта.
Пайплайни и задачи
Управлявайте пайплайни за нови клиенти, въвеждане и ангажименти, със задачи, възлагани на изпълнители и проверяващи.
Автоматизации
Изпращайте приветствени имейли, напомняния за документи, известия за крайни срокове и задачи за подновяване автоматично.
Роли и доклади
Управлявайте достъпа според ролята и следете неизпратените документи, предстоящите крайни срокове и натовареността на всеки счетоводител на табла за управление.
Искате по-спокоен данъчен сезон? Изпробвайте LUA CRM и вижте как пасва на вашата счетоводна практика.
Метрики за проследяване
Време за въвеждане
Дни от подписания ангажимент до завършване на въвеждането, средно за новите клиенти.
Документи, предоставени навреме
Изпълнени заявки в крайния срок ÷ всички отворени заявки за периода.
Спазени вътрешни крайни срокове
Приключени ангажименти до техния вътрешен краен срок ÷ всички дължими ангажименти.
Процент на подновяване на клиенти
Подновени ангажименти ÷ ангажименти, представени за подновяване.
За повече идеи относно измерването разгледайте тези CRM KPIs.
Често задавани въпроси
Не. Вашите счетоводни, данъчни и документни инструменти съхраняват финансовите записи и файлове. CRM управлява взаимоотношенията: въвеждане на клиенти, заявки, крайни срокове, подновявания и комуникация.
Да. Дори за един човек, CRM поддържа организирани заявките за документи, периодичната работа и историята на клиента, и улеснява растежа, без да губите контрол.
Обикновено е по-добре да съхранявате чувствителните финансови файлове в сигурен портал за документи и да използвате CRM, за да следите какво е поискано и получено. Спазвайте вашите местни професионални правила и разпоредби за защита на данните.
Свържете свързаните компании и физически лица към един запис за домакинство или група и проследявайте ангажиментите и крайните срокове на всеки субект поотделно.
Идеално в по-спокоен период, няколко месеца преди най-натоварения ви сезон, така че шаблоните и напомнянията да бъдат тествани, преди да започне суматохата.
Заключение
CRM системата за счетоводна кантора няма да изготви нито една декларация, но тя помага на екипа ви да въвежда нови клиенти последователно, да събира документи без безкрайно подканяне и да вижда всеки краен срок, преди той да стане спешен. Започнете с шаблони за въвеждане на клиенти и заявки за документи, а след това добавете периодични ангажименти и прегледи за подновяване, след като екипът се почувства уверен.
Подгответе Безплатен генератор за фактури във вашия браузър. Не е необходим акаунт, а черновата остава на това устройство.
.jpg)
