Бухгалтердик фирма үчүн CRM бухгалтерлерге, эсепчилерге жана салык адистерине клиенттерди ишке киргизүүнү (онбординг), документ сурамдарын, жумуш мөөнөттөрүн жана байланышты бир жерде кармоого жардам берет, натыйжада салык мезгили дүрбөлөңсүз, план боюнча өтөт. Жетишпеген квитанцияларды электрондук почта аркылуу издөөнүн, мөөнөттөрдү таблицада көзөмөлдөөнүн жана ар бир клиенттин тарыхын өнөктөштүн эсине гана ишенүүнүн ордуна, сиздин команда кайсы клиенттер дагы эле документ бере электигин, кайсы отчеттор ушул жумада тапшырылышы керектигин жана кайсы келишимдерди узартуу керектигин көрүп турат. Бул колдонмо ишти калыптандырууну жеңилдетүүнү, акыркы мүнөттөрдө шашылыштарды азайтууну жана клиенттер менен узак мөөнөттүү мамиле курууну каалаган чакан жана орто бухгалтердик компаниялардын ээлери, өнөктөштөрү жана жетекчилери үчүн арналган.
Негизги жыйынтыктар
- Бухгалтердик фирма үчүн CRM клиенттин маалыматтарын, келишимдерин, документ сурамдарын, мөөнөттөрдү жана сүйлөшүүлөрдү бир профилде бириктирет.
- Кайталануучу клиенттик онбординг процесси жаңы клиенттерди сиз менен тезирээк жана ашыкча электрондук каттарсыз иштешүүгө даярдайт.
- Документтерди чогултуу боюнча автоматташтырылган эскертүүлөр салык мөөнөттөрү аяктаганга чейин кагаздарды издөөгө кеткен убакытты азайтат.
- Айлык бухгалтердик эсеп, эмгек акы эсеби жана жылдык отчеттор сыяктуу кайталануучу иштер ар биринин жооптуу ээси жана мөөнөтү болгондо алдын ала болжолдуу болуп калат.
- CRM мамилелерди башкарат; салык, бухгалтердик жана документтик программаларыңыз мурдагыдай эле финансылык жазууларды сактайт.
Бухгалтердик фирма үчүн CRM деген эмне?
Бухгалтердик фирма үчүн CRM — бул бухгалтердик практиканын мамилелер тарабын башкаруучу программалык камсыздоо: потенциалдуу клиенттер, коммерциялык сунуштар, келишим каттары, онбординг чек-листтери, документ сурамдары, мөөнөттөр, кайталануучу жумуштар, узартуулар жана клиенттер менен байланыш. Ал сиздин бухгалтердик эсебиңиздин, салык даярдоо программаңыздын жана документ порталыңыздын жанында турат. Бул куралдар сандарды жана файлдарды башкарат; ал эми CRM туура адам туура клиенттен туура убакта туура нерсени сурашын камсыз кылат.
Көптөгөн фирмалар кадыр-барк жана сунуштар аркылуу өсөт, бирок кийинчерээк клиенттерди көзөмөлдөө ыкмасы иштебей калганын көрүшөт. Өнөктөш жазууларды электрондук почтада сактайт, кенже кызматкер мөөнөттөр баракчасын жүргүзөт жана ким эмнени күтүп жатканын эч ким толук көрө албайт. CRM бүткүл командага бирдиктүү жалпы көрүнүштү берет.
Бухгалтердик фирмалар убакытты жана клиенттерди кайсы жерден жоготот
Онбординг ар дайым ар кандай өтөт
Стандарттуу процесс болбосо, ар бир жаңы клиент ар кандай электрондук каттарды, формаларды жана сурамдарды алат. Кадамдар өткөрүлүп жиберилет, келишимдерге кол коюлбай күтүп калат жана биринчи жумуш кечигип башталат.
Документ чогултуу календарды ээлеп алат
Банк көчүрмөлөрү, квитанциялар, эмгек акы отчеттору жана салык формалары сейрек учурда гана бир убакта келет. Цороп кол менен чогултуу чыныгы бухгалтердик жумушка кетиши керек болгон сааттарды алат.
Салык мезгилинде мөөнөттөр топтолуп кетет
Мөөнөттөр жеке календарларда же таблицаларда болгондо, фирма боюнча жумуш жүктөмүн көрүү жана кайсы клиенттер отчет тапшыруу мөөнөтүн өткөрүп жиберүү коркунучунда турганын аныктоо кыйынга турат.
Мамилелер бир гана адамга көз каранды
Клиенттер туруктуулукту баалашат. Эгерде негизги бухгалтер кетип калса же өргүүдө болсо, эмне талкууланганы жана убада кылынганы тууралуу маалымат көбүнчө аны менен бирге кетет.
Клиенттердин жана келишимдердин воронкасы
Воронка ар бир клиенттин статусун айкын көрсөтөт. Бул жерде сиз өз кызматтарыңызга ылайыкташтыра турган үлгү берилген, мында жаңы клиенттер үчүн бир агым жана кайталануучу келишимдер үчүн башка агым бар:
| Этап | Эмнени жазуу керек | Автоматташтыруу мисалы |
|---|---|---|
| Жаңы кайрылуу | Аты-жөнү, бизнес түрү, керектүү кызматтар, булагы, сунуштаган адам | Кабыл алууну ырастоо жана таанышуу чалуусун белгилөө тапшырмасы |
| Сунуш жөнөтүлдү | Иштин көлөмү, баасы, келишим түрү, колдонуу мөөнөтү | Бир нече күндөн кийин жооп болбосо, эскертүү жөнөтүү |
| Келишимге кол коюлду | Кол коюлган кат, башталган күнү, жооптуу бухгалтер | Онбординг чек-листи менен саламдашуу электрондук каты |
| Онбординг | Өткөн жылдагы отчеттор, системаларга кирүү мүмкүнчүлүгү, уруксаттар | Ар бир онбординг кадамы үчүн тапшырмалар жана клиентке эскертүүлөр |
| Документтер суралды | Элементтердин тизмеси, акыркы мөөнөтү, алынган элементтер | Бардык нерсе келгенге чейин автоматтык эскертүүлөр |
| Аткарылууда жана текшерилүүдө | Даярдоочу, текшерүүчү, ички мөөнөтү | Тапшырманы даярдоочудан текшерүүчүгө өткөрүп берүү |
| Жөнөтүлдү же тапшырылды | Отчет тапшырылган күн, кийинки мезгилдин мөөнөтү | Кабарлоо билдирүүсү жана кийинки келишимди пландаштыруу |
Этаптарды долбоорлоо жөнүндө кененирээк маалымат алуу үчүн CRM сатуу воронкасы боюнча бул колдонмону караңыз.
Бухгалтерлер үчүн клиенттерди онбордингден өткөрүү
Натыйжалуу онбординг процесси бүткүл мамиленин багытын белгилейт. Ар бир жаңы клиент бирдей тажрыйба алышы үчүн аны CRMде чек-лист шаблонуна айландырыңыз: кол коюлган келишим каты, зарыл болгон учурда инсанды жана бизнести текшерүү, бухгалтердик системаларга кирүү мүмкүнчүлүгү, мурунку отчеттор жана финансылык документик көчүрмөлөр, ошондой эле киришүү чалуусу. Ар бир кадам жооптуу ээси жана мөөнөтү бар тапшырмага айланат.
Иштин жүрүшү боюнча клиентке маалымат берип туруңуз. Ар бир этап аяктаганда кыска билдирүү жөнөтүү клиенттерди иш жылып жатканына ынандырат жана сиздин командага "жөн гана сурап коёюн дедим эле" деген каттарды азайтат.
Өз алдынча иштеген бухгалтердик документ чогултуу
Документ сурамдары — фирмалардын көбү эң көп убакыт жоготкон жер. Жылдык жеке салык декларациясы, чакан бизнестин жылдык жыйынтыгы же айлык бухгалтердик эсеп сыяктуу келишимдердин ар бир түрү үчүн сурам шаблондорун түзүп, аларды акыркы мөөнөтү менен клиенттин карточкасына тиркеңиз. Андан кийин CRM сурам аткарылды деп белгиленгенге чейин сылык эскертүүлөрдү жөнөтүп турат.
Көчүрүп алууга мүмкүн болгон документ сурамынын ырааттуулугу
- Сурам ачылганда: "Саламатсызбы [Name], сиздин [service] даярдоо үчүн бизге [date] чейин төмөндө көрсөтүлгөн нерселер керек. Аларды [portal] аркылуу жүктөңүз же бул билдирүүгө жооп бериңиз."
- Төлөө мөөнөтүнө чейин бир жума калганда: "[missing items] дагы эле күтүп жатканыбызды достук маанайда эскертебиз. Калгандарынын баары келди, рахмат."
- Мөөнөтү келген күнү: "Бүгүн Сиздин документтериңизди макулдашкан күн. Эгерде бир нерсе кармалып жатса, биз пландарыбызды ошого жараша тууралашыбыз үчүн кабарлап коюңуз."
- Мөөнөтү өткөндөн кийин: "Биз дагы эле [missing items] ала элекпиз. [deadline] тапшыруу мөөнөтүнө жетишүү үчүн, алар бизге [date] чейин керек."
Файлдардын өзүн коопсуз документ порталыңызда сактаңыз жана эмне суралганын, эмне келгенин жана дагы эмне жетишпей жатканын көзөмөлдөө үчүн CRM колдонуңуз. Мындай ырааттуулуктар CRM автоматташтыруусун натыйжалуу колдонуунун жакшы мисалы болуп саналат.
Салык сезонунун мөөнөттөрү жана кайталануучу тапшырмалар
Көпчүлүк фирмаларда иштин эки түрү болот: жылдык отчеттор сыяктуу сезондук пиктер жана айлык бухгалтерия, эмгек акы чегерүү, чейрекдик отчеттор жана башкаруучулук отчеттор сыяктуу туруктуу кайталануучу иштер. Ар бир тапшырмага жооптуу адамды, расмий мөөнөттөн бир аз мурдараак ички аткаруу мөөнөтүн жана кийинки мезгил автоматтык түрдө түзүлүшү үчүн кайталануу эрежесин дайындаңыз.
Апта жана бухгалтерлер боюнча топтолгон мөөнөттөр панели кайсы жерде жумуш жүгү оор экенин жана кайсы кардарлар документтерин ачык жөнөтө электигин көрсөтөт. Бул жетекчилерге акыркы күндөрү көйгөйлөрдү таппастан, жумушту эртерээк кайра бөлүштүрүүгө мүмкүндүк берет. Жылдык келишимдерди узартуу даталары да ушул эле календарга таандык, ошондуктан сиз кийинки жыл баштала электе жумуштун көлөмүн жана акысын карап чыга аласыз.
Бухгалтердик фирмаңыз үчүн CRMди кантип жөндөө керек: кадам-кадам нускама
- Кызматтарыңыздын жана тапшырма түрлөрүңүздүн тизмесин түзүңүз. Салык, бухгалтерия, эмгек акы, консалтинг жана аудитти колдоо кызматтарынын ар бирине жеке чек-лист жана мөөнөттөр керек.
- Кардар картасын долбоорлоңуз. Байланыш маалыматтары, юридикалык жактын түрү, фискалдык жылдын аякташы, кызматтар, жооптуу бухгалтер, негизги даталар жана байланышуу каалоолору.
- Учурдагы кардарларды импорттоңуз. Алгач дубликаттарды тазалап, уюмдардын аталыштарын оңдоңуз. Excelден CRMге миграциялоо боюнча бул колдонмо сизге жардам бере алат.
- Онбординг жана документ суроо шаблондорун түзүңүз. Ар бир тапшырма түрүнө тапшырмалар жана эскертүүлөр камтылган бирден шаблон.
- Кайталануучу тапшырмаларды жөндөңүз. Ар бир үзгүлтүксүз кызмат үчүн жооптуу адамды, ички мөөнөттү жана кайталануу жыштыгын белгилеңиз.
- Байланышты бириктириңиз. Тарых фирмада калышы үчүн электрондук каттарды жана чалууларды кардардын картасына каттаңыз.
- Ролдорду жана кирүү укуктарын белгилеңиз. Өнөктөштөр, бухгалтерлер жана административдик кызматкерлер өздөрүнө керектүү гана маалыматты көрүшөт.
- Ар бир чыңалган сезондон кийин карап чыгыңыз. Кечигип келген документтерди, өткөрүп жиберилген ички мөөнөттөрдү жана жумуш жүгүн талдап, андан соң шаблондорду тууралаңыз.
Тутумдуу ишке киргизүү үчүн ушул CRM ишке киргизүү планына амал кылыңыз.
Көрсөтмөлүү мисал: салык сезонун сабырдуу өткөргөн чакан фирма
Бул гипотетикалык сценарий, чыныгы фирманын маалыматтары же кепилденген натыйжа эмес.
Эки өнөктөшү, төрт бухгалтери жана бир администратору бар бухгалтердик фирманы элестетиңиз. Жыл сайын негизги отчет тапшыруу мөөнөтүнө чейинки апталар электрондук почта аркылуу документтерди чогултуу менен өтөт. CRM жөндөгөндөн кийин фирма:
- Сезондун башында автоматтык эскертүүлөрү бар ар бир кардар үчүн документ суроолорун ачат.
- Бир дашборддон кайсы кардарлар документтерди толук, жарым-жартылай тапшырганын же эч нерсе жөнөтпөгөнүн көрөт.
- Расмий мөөнөттөн кыйла мурдараак ички аткаруу мөөнөттөрү менен аткаруучуларды жана текшерүүчүлөрдү дайындайт.
- Келишимдерди узартууну карап чыгуу жана учурдагы кардарларга консалтинг кызматтарын сунуштоо үчүн тынчыраак айларды колдонот.
Каманда документ сурап убакыт коротууну азайтып, кардарлар чындап төлөгөн жумуштарга көбүрөөк убакыт бөлөт.
Бул LUA CRMде кантип жасалат
Кардар профилдери
Байланыштарды, уюмдун реквизиттерин, тапшырмаларды, негизги даталарды жана сүйлөшүүлөрдү бир кардар картасында сактаңыз.
Воронкалар жана тапшырмалар
Аткаруучуларга жана текшерүүчүлөргө дайындалган тапшырмалар менен жаңы кардарларды, онбордингди жана тапшырмаларды аткаруу воронкаларын жүргүзүңүз.
Автоматташтыруулар
Куттуктоо электрондук каттарын, документ эскертүүлөрүн, мөөнөт билдирүүлөрүн жана келишимди узартуу тапшырмаларын автоматтык түрдө жөнөтүңүз.
Ролдор жана отчеттор
Кирүү укуктарын ролдор боюнча башкарыңыз жана дашборддордон жетишпеген документтерди, жакындап калган мөөнөттөрдү жана ар бир бухгалтердин жумуш жүгүн көзөмөлдөңүз.
Салык сезонун сабырдуураак өткөрүүнү каалайсызбы? LUA CRMди колдонуп көрүңүз жана анын сиздин бухгалтердик практикаңызга канчалык туура келерин көрүңүз.
Көзөмөлдөнө турган метрикалар
Онбординг убактысы
Жаңы кардарлар боюнча орточо эсеп менен, келишимге кол коюлгандан тартып онбординг аяктаганга чейинки күндөрдүн саны.
Документтердин өз убагында тапшырылышы
Мөөнөтүндө аткарылган суроо-талаптар ÷ мезгил ичинде ачылган бардык суроо-талаптар.
Ички мөөнөттөрдүн сакталышы
Ички аткаруу мөөнөтүндө аяктаган тапшырмалар ÷ аткарылышы керек болгон бардык тапшырмалар.
Кардарларды узартуу көрсөткүчү
Узартылган келишимдер ÷ узартылышы керек болгон келишимдер.
Өлчөө боюнча көбүрөөк идеялар үчүн ушул CRM KPIлерин караңыз.
Көп берилүүчү суроолор
Жок. Сиздин бухгалтердик, салыктык жана документтик куралдарыңыз финансылык жазууларды жана файлдарды сактайт. CRM мамилелерди башкарат: онбординг, суроо-талаптар, мөөнөттөр, узартуулар жана байланыш.
Ооба. Жалгыз адам иштегенде да, CRM документ суроолорун, кайталануучу иштерди жана кардар тарыхын иретке келтирип, ишти жоготуп албастан бизнести өстүрүүнү жеңилдетет.
Конфиденциалдуу финансылык файлдарды коопсуз документ порталында сактап, ал эми CRMди эмне суралганын жана алынганын көзөмөлдөө үчүн колдонуу адатта жакшыраак. Жергиликтүү кесиптик жана маалыматтарды коргоо эрежелерин сактаңыз.
Байланыштуу компанияларды жана жеке жактарды бир топтук же үй-бүлөлүк жазууга бириктирип, ар бир субъекттин тапшырмаларын жана мөөнөттөрүн өз-өзүнчө көзөмөлдөңүз.
Эң туурасы — жумуш азыраак мезгилде, эң кызуу сезондон бир нече ай мурун, ошондо шаблондор менен эскертүүлөр жумуш көбөйгөнчө сыноодон өтүп калат.
Корутунду
Бухгалтердик фирманын CRM системасы бир дагы отчетту өзү даярдабайт, бирок ал сиздин командаңызга кардарларды ырааттуу түрдө адаптациялоого, документтерди ашыкча убарачылыксыз чогултууга жана ар бир мөөнөттү шашылыш болуп кеткиче көрүп турууга жардам берет. Кардарларды адаптациялоо жана документ суроо шаблондорунан баштаңыз, андан кийин команда көнгөндөн кийин кайталануучу милдеттенмелерди жана келишимди узартуу серептерин кошуңуз.
.jpg)
