საბუღალტრო კომპანიის CRM ეხმარება ბუღალტრებს, წიგნის მწარმოებლებსა და საგადასახადო პრაქტიკებს, შეინარჩუნონ კლიენტების ონბორდინგი, დოკუმენტების მოთხოვნები, დავალებების ვადა და კომუნიკაცია ერთ ადგილას, რათა საგადასახადო სეზონი წარიმართოს გეგმის მიხედვით და არა პანიკაში. იმის ნაცვლად, რომ ელფოსტით სდიოთ დაკარგულ ქვითრებს, თვალყური ადევნოთ ვადებს ელექტრონულ ცხრილებში და დაეყრდნოთ ერთი პარტნიორის მეხსიერებას თითოეული კლიენტის ისტორიისთვის, თქვენი გუნდი ხედავს, რომელ კლიენტებს მართებთ ჯერ კიდევ დოკუმენტები, რომელი დეკლარაციების ჩაბარების ვადაა ამ კვირაში და რომელ ხელშეკრულებებს სჭირდება განახლება. ეს სახელმძღვანელო განკუთვნილია მცირე და საშუალო ზომის საბუღალტრო და აუდიტორული ფირმების მფლობელებისთვის, პარტნიორებისთვის და პრაქტიკის მენეჯერებისთვის, რომელთაც სურთ უფრო შეუფერხებელი ონბორდინგი, ნაკლები ბოლო წუთის სტრესი და უფრო ხანგრძლივი ურთიერთობები კლიენტებთან.
ძირითადი მიგნებები
- საბუღალტრო კომპანიის CRM აერთიანებს კლიენტის დეტალებს, დავალებებს, დოკუმენტების მოთხოვნებს, ვადებსა და მიმოწერას ერთ პროფილზე.
- კლიენტის ონბორდინგის განმეორებადი პროცესი ეხმარება ახალ კლიენტებს თქვენთან მუშაობის სწრაფად დაწყებაში, ზედმეტი ელფოსტის გარეშე.
- დოკუმენტების შეგროვების ავტომატური შეხსენებები ამცირებს საგადასახადო ვადების წინ საბუთების დევნაზე დახარჯულ დროს.
- პერიოდული დავალებები, როგორიცაა ყოველთვიური ბუღალტერია, ხელფასების დარიცხვა და ყოველწლიური დეკლარაციები, ხდება პროგნოზირებადი, როდესაც თითოეულს ჰყავს პასუხისმგებელი პირი და აქვს ვადა.
- CRM მართავს ურთიერთობებს; ხოლო თქვენი საბუღალტრო, საგადასახადო და დოკუმენტების პროგრამული უზრუნველყოფა კვლავ ინახავს ფინანსურ ჩანაწერებს.
რა არის საბუღალტრო კომპანიის CRM?
საბუღალტრო კომპანიის CRM არის პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც მართავს საბუღალტრო პრაქტიკის ურთიერთობების მხარეს: პოტენციურ კლიენტებს, კომერციულ წინადადებებს, თანამშრომლობის წერილებს, ონბორდინგის საკონტროლო სიებს, დოკუმენტების მოთხოვნებს, ვადებს, პერიოდულ სამუშაოებს, განახლებებსა და კლიენტებთან კომუნიკაციას. ის დგას თქვენი საბუღალტრო წიგნის, საგადასახადო დეკლარირების პროგრამისა და დოკუმენტების პორტალის გვერდით. ეს ინსტრუმენტები ამუშავებენ ციფრებსა და ფაილებს; CRM კი უზრუნველყოფს, რომ სწორმა ადამიანმა სთხოვოს სწორ კლიენტს სწორი რამ სწორ დროს.
ბევრი კომპანია იზრდება რეპუტაციისა და რეკომენდაციების ხარჯზე, შემდეგ კი აღმოაჩენს, რომ კლიენტების აღრიცხვის მათ მიერ გამოყენებული მეთოდი აღარ მუშაობს. პარტნიორი ინახავს ჩანაწერებს ელფოსტაში, უმცროსი თანამშრომელი აწარმოებს ვადების ფურცელს და არავის აქვს სრული სურათი იმისა, თუ ვინ რას ელოდება. CRM მთელ გუნდს აძლევს ერთიან, საერთო ხედვას.
სად კარგავენ დროსა და კლიენტებს საბუღალტრო კომპანიები
ონბორდინგი ყოველჯერზე განსხვავებულია
სტანდარტული პროცესის გარეშე, თითოეული ახალი კლიენტი იღებს ოდნავ განსხვავებულ ელფოსტას, ფორმებსა და მოთხოვნებს. ეტაპები გამოიტოვება, თანამშრომლობის წერილები ხელმოუწერელი რჩება და პირველი სამუშაო გვიან იწყება.
დოკუმენტების შეგროვება დიდ დროს იკავებს
საბანკო ამონაწერები, ქვითრები, ხელფასების უწყისები და საგადასახადო ფორმები იშვიათად მოდის ერთდროულად. მათზე ხელით დევნას სჭირდება საათები, რომლებიც უშუალოდ საბუღალტრო სამუშაოს უნდა დაეთმოს.
საგადასახადო სეზონის ვადები გროვდება
როდესაც ვადები ცალკეულ კალენდრებსა თუ ელექტრონულ ცხრილებშია გაბნეული, რთულია კომპანიის მასშტაბით დატვირთვის დანახვა და იმის დადგენა, თუ რომელ კლიენტს ემუქრება დეკლარაციის წარდგენის ვადის გადაცილების რისკი.
ურთიერთობები დამოკიდებულია ერთ ადამიანზე
კლიენტები აფასებენ უწყვეტობას. თუ წამყვანი ბუღალტერი მიდის ან შვებულებაშია, განხილული და დაპირებული საკითხების ისტორია ხშირად მასთან ერთად იკარგება.
საბუღალტრო კლიენტებისა და დავალებების პროცესი (Pipeline)
ფაიფლაინი (pipeline) თითოეული კლიენტის სტატუსს ხილვადს ხდის. აი, საილუსტრაციო სტრუქტურა, რომელიც შეგიძლიათ მოარგოთ თქვენს სერვისებს, ერთი ნაკადით ახალი კლიენტებისთვის და მეორით — პერიოდული დავალებებისთვის:
| ეტაპი | რა ჩავწეროთ | ავტომატიზაციის მაგალითი |
|---|---|---|
| ახალი მოთხოვნა | სახელი, ბიზნესის ტიპი, საჭირო სერვისები, წყარო, რეკომენდატორი | დადასტურება და დავალება გაცნობითი ზარის დაგეგმვისთვის |
| წინადადება გაგზავნილია | სამუშაოს მოცულობა, საფასური, დავალების ტიპი, მოქმედების ვადა | შეხსენება (follow-up), თუ რამდენიმე დღის შემდეგ პასუხი არ არის |
| ხელშეკრულება ხელმოწერილია | ხელმოწერილი წერილი, დაწყების თარიღი, პასუხისმგებელი ბუღალტერი | მისალმების ელფოსტა ონბორდინგის საკონტროლო სიით |
| ონბორდინგი | წინა წლების დეკლარაციები, სისტემებზე წვდომა, უფლებამოსილებები | დავალებები ონბორდინგის თითოეული ეტაპისთვის და შეხსენებები კლიენტისთვის |
| დოკუმენტები მოთხოვნილია | საგნების სია, ჩაბარების ვადა, მიღებული საგნები | ავტომატური შეხსენებები, სანამ ყველაფერი არ მოვა |
| მიმდინარეობს და გადამოწმება | შემსრულებელი, შემმოწმებელი, შიდა ვადა | დავალების გადაცემა შემსრულებლისგან შემმოწმებელზე |
| ჩაბარებული ან მიწოდებული | წარდგენის თარიღი, შემდეგი პერიოდის ვადა | მიწოდების შეტყობინება და შემდეგი დავალების დაგეგმვა |
ეტაპების დაპროექტების შესახებ დამატებითი ინფორმაციისთვის იხილეთ ეს სახელმძღვანელო CRM გაყიდვების ფაიფლაინის (pipeline) შესახებ.
კლიენტის ონბორდინგი ბუღალტრებისთვის
ონბორდინგის გამართული პროცესი განსაზღვრავს მთელი ურთიერთობის ტონს. აქციეთ ის საკონტროლო სიის შაბლონად CRM-ში, რათა თითოეულმა ახალმა კლიენტმა მიიღოს ერთი და იგივე გამოცდილება: ხელმოწერილი თანამშრომლობის წერილი, პიროვნებისა და ბიზნესის ვერაფიკაცია (საჭიროების შემთხვევაში), წვდომა საბუღალტრო სისტემებზე, წინა დეკლარაციები და ფინანსური ანგარიშგებები, და გაცნობითი ზარი. თითოეული ეტაპი ხდება დავალება პასუხისმგებელი პირითა და ვადით.
მიაწოდეთ ინფორმაცია კლიენტს პროცესის მიმდინარეობისას. მოკლე შეტყობინება თითოეული ეტაპის დასრულებისას არწმუნებს კლიენტებს, რომ სამუშაო წინ მიდის, და ამცირებს "უბრალოდ ვამოწმებ" ტიპის ელფოსტის წერილებს თქვენი გუნდის მიმართ.
საბუღალტრო დოკუმენტების შეგროვება, რომელიც ავტომატურად მუშაობს
დოკუმენტების მოთხოვნა არის ის ეტაპი, სადაც კომპანიების უმეტესობა ყველაზე მეტ დროს კარგავს. შექმენით მოთხოვნის შაბლონები თითოეული ტიპის დავალებისთვის, როგორიცაა ყოველწლიური ფიზიკური პირის საგადასახადო დეკლარაცია, მცირე ბიზნესის წლის დასრულება ან ყოველთვიური ბუღალტერია, და მიაბით ისინი კლიენტის ჩანაწერს შესრულების ვადით. შემდეგ CRM აგზავნის ზრდილობიან შეხსენებებს, სანამ მოთხოვნა არ მოინიშნება დასრულებულად.
დოკუმენტების მოთხოვნის კოპირებადი თანმიმდევრობა
- როდესაც მოთხოვნა იხსნება: "გამარჯობა [Name], თქვენი [service]-ის მოსამზადებლად გვჭირდება ქვემოთ ჩამოთვლილი დოკუმენტები [date]-მდე. ატვირთეთ ისინი [portal]-ის მეშვეობით ან უპასუხეთ ამ შეტყობინებას."
- ვადის ამოწურვამდე ერთი კვირით ადრე: "მეგობრული შეხსენება, რომ კვლავ ველოდებით [ნაკლულ დოკუმენტებს]. ყველაფერი დანარჩენი მიღებულია, გმადლობთ."
- ვადის ამოწურვის დღეს: "დღეს არის თარიღი, რომელზეც შევთანხმდით თქვენი დოკუმენტების მოწოდებაზე. თუ რაიმე აგვიანებს, შეგვატყობინეთ, რათა დავგეგმოთ შესაბამისად."
- ვადის გადაცილების შემდეგ: "ჩვენ ჯერ კიდევ არ მიგვიღია [ნაკლული დოკუმენტები]. [ვადა] წარდგენის თარიღის დასაცავად, ეს დოკუმენტები დაგვჭირდება [თარიღი]-მდე."
თვითონ ფაილები შეინახეთ თქვენს დაცულ დოკუმენტების პორტალში, ხოლო CRM გამოიყენეთ იმის სათვალთვალოდ, თუ რა იქნა მოთხოვნილი, რა მოვიდა და რა არის ჯერ კიდევ ნაკლული. ამგვარი მიმდევრობები CRM ავტომატიზაციის კარგი მაგალითია.
საგადასახადო სეზონის ვადები და პერიოდული დავალებები
კომპანიების უმეტესობას აქვს ორი ტიპის სამუშაო: სეზონური პიკები, როგორიცაა წლიური დეკლარაციები, და სტაბილური პერიოდული დავალებები, როგორიცაა ყოველთვიური ბუღალტერია, ხელფასები, კვარტალური ანგარიშგება და მენეჯერული ანგარიშები. თითოეულ დავალებას მიანიჭეთ პასუხისმგებელი პირი, შიდა ვადა, რომელიც ოფიციალურ ვადამდე გონივრულად ადრეა, და განმეორების წესი, რათა შემდეგი პერიოდი ავტომატურად შეიქმნას.
ვადების დეშბორდი, დაჯგუფებული კვირისა და ბუღალტრის მიხედვით, აჩვენებს, სად არის დატვირთვა მაღალი და რომელ კლიენტებს არ გამოუგზავნიათ ჯერ დოკუმენტები. ეს მენეჯერებს საშუალებას აძლევს ადრეულ ეტაპზევე გადანაწილონ სამუშაო, ნაცვლად იმისა, რომ პრობლემები ბოლო დღეებში აღმოაჩინონ. ყოველწლიური დავალებების განახლების თარიღებიც იმავე კალენდარში უნდა იყოს, რათა შეძლოთ სამუშაოს მოცულობისა და საფასურის გადახედვა მომდევნო წლის დაწყებამდე.
როგორ გამართოთ CRM თქვენი საბუღალტრო კომპანიისთვის: ეტაპობრივად
- ჩამოთვალეთ თქვენი მომსახურებები და დავალების ტიპები. საგადასახადო, საბუღალტრო, ხელფასების, საკონსულტაციო და აუდიტორული მხარდაჭერა თითოეული საჭიროებს საკუთარ ჩეკლისტსა და ვადებს.
- შეადგინეთ კლიენტის ბარათი. საკონტაქტო მონაცემები, იურიდიული პირის ტიპი, ფისკალური წლის დასასრული, მომსახურებები, პასუხისმგებელი ბუღალტერი, საკვანძო თარიღები და კომუნიკაციის პრეფერენციები.
- დააიმპორტირეთ არსებული კლიენტები. ჯერ გაასუფთავეთ დუბლიკატები და შეასწორეთ კომპანიების სახელები. ეს გზამკვლევი Excel-იდან CRM-ში მიგრაციის შესახებ დაგეხმარებათ.
- შექმენით ონბორდინგისა და დოკუმენტების მოთხოვნის შაბლონები. თითო შაბლონი დავალების თითოეული ტიპისთვის, დავალებებითა და შეხსენებებით.
- გამართეთ პერიოდული დავალებები. პასუხისმგებელი პირი, შიდა ვადა და განმეორებადობა თითოეული რეგულარული მომსახურებისთვის.
- დააკავშირეთ კომუნიკაცია. აღრიცხეთ ელფოსტა და ზარები კლიენტის ჩანაწერში, რათა ისტორია კომპანიაში დარჩეს.
- განსაზღვრეთ როლები და წვდომები. პარტნიორები, ბუღალტრები და ადმინისტრაციული პერსონალი ხედავენ მხოლოდ იმას, რაც მათ სჭირდებათ.
- გადახედეთ შედეგებს ყოველი დატვირთული სეზონის შემდეგ. შეამოწმეთ დაგვიანებული დოკუმენტები, გაცდენილი შიდა ვადები და დატვირთვა, შემდეგ კი შეასწორეთ შაბლონები.
სტრუქტურირებული დანერგვისთვის მიჰყევით CRM-ის დანერგვის ამ გეგმას.
საილუსტრაციო მაგალითი: მცირე კომპანია, რომელიც ამშვიდებს საგადასახადო სეზონს
ეს არის ჰიპოთეტური სცენარი და არა რეალური კომპანიის მონაცემები ან გარანტირებული შედეგი.
წარმოიდგინეთ საბუღალტრო კომპანია ორი პარტნიორით, ოთხი ბუღალტრითა და ერთი ადმინისტრატორით. ყოველ წელს, ძირითადი დეკლარირების ვადამდე რამდენიმე კვირით ადრე, დრო იხარჯება ელფოსტით დოკუმენტების დევნაში. CRM-ის გამართვის შემდეგ კომპანია:
- ხსნის დოკუმენტების მოთხოვნებს თითოეული კლიენტისთვის სეზონის დასაწყისში ავტომატური შეხსენებებით.
- ერთ დეშბორდზე ხედავს, რომელმა კლიენტებმა დაასრულეს, ნაწილობრივ დაასრულეს ან საერთოდ არაფერი გამოაგზავნეს.
- ნიშნავს შემსრულებლებსა და შემამოწმებლებს შიდა ვადებით, რომლებიც ოფიციალურ ვადამდე ბევრად ადრეა.
- იყენებს უფრო მშვიდ თვეებს ხელშეკრულებების განახლების გადასახედად და არსებული კლიენტებისთვის საკონსულტაციო მომსახურების შესათავაზებლად.
გუნდი ნაკლებ დროს ხარჯავს საბუთების მოთხოვნაზე და მეტ დროს იმ სამუშაოზე, რომელშიც კლიენტები რეალურად იხდიან ფულს.
როგორ გავაკეთოთ ეს LUA CRM-ში
კლიენტის პროფილები
შეინახეთ კონტაქტები, კომპანიის დეტალები, დავალებები, საკვანძო თარიღები და საუბრები კლიენტის ერთ ბარათზე.
პაიპლაინები და დავალებები
მართეთ ახალი კლიენტების, ონბორდინგისა და დავალებების პაიპლაინები, შემსრულებლებსა და შემამოწმებლებზე გადანაწილებული დავალებებით.
ავტომატიზაციები
გაგზავნეთ მისასალმებელი ელწერილები, დოკუმენტების შეხსენებები, ვადების გაფრთხილებები და განახლების დავალებები ავტომატურად.
როლები და ანგარიშები
მართეთ წვდომები როლების მიხედვით და ადევნეთ თვალი დაუსრულებელ დოკუმენტებს, მოახლოებულ ვადებსა და დატვირთვას თითოეულ ბუღალტერზე დეშბორდების საშუალებით.
გსურთ უფრო მშვიდი საგადასახადო სეზონი? სცადეთ LUA CRM და ნახეთ, როგორ ერგება ის თქვენს საბუღალტრო პრაქტიკას.
მეტრიკები სათვალთვალოდ
ონბორდინგის დრო
დღეების რაოდენობა ხელშეკრულების ხელმოწერიდან ონბორდინგის დასრულებამდე, საშუალოდ ახალ კლიენტებზე.
დოკუმენტები დროულად
ვადამდე დასრულებული მოთხოვნები ÷ პერიოდში გახსნილი ყველა მოთხოვნა.
დაცული შიდა ვადები
შიდა ვადამდე დასრულებული დავალებები ÷ ყველა შესასრულებელი დავალება.
კლიენტების განახლების მაჩვენებელი
განახლებული დავალებები ÷ გასანახლებელი დავალებები.
გაზომვის დამატებითი იდეებისთვის იხილეთ ეს CRM KPI-ები.
ხშირად დასმული შეკითხვები
არა. თქვენი საბუღალტრო, საგადასახადო და დოკუმენტების ინსტრუმენტები ინახავს ფინანსურ ჩანაწერებსა და ფაილებს. CRM მართავს ურთიერთობებს: ონბორდინგს, მოთხოვნებს, ვადებს, განახლებებსა და კომუნიკაციას.
დიახ. ერთი ადამიანის შემთხვევაშიც კი, CRM ინარჩუნებს დოკუმენტების მოთხოვნებს, პერიოდულ სამუშაოებსა და კლიენტების ისტორიას ორგანიზებულად, და აადვილებს ზრდას კონტროლის დაკარგვის გარეშე.
როგორც წესი, სენსიტიური ფინანსური ფაილების შენახვა სჯობს დაცულ დოკუმენტების პორტალში, ხოლო CRM-ის გამოყენება მოთხოვნილი და მიღებული ფაილების სათვალთვალოდ. მიჰყევით ადგილობრივ პროფესიულ და მონაცემთა დაცვის წესებს.
დააკავშირეთ დაკავშირებული კომპანიები და ფიზიკური პირები ერთ ჯგუფურ ან საოჯახო ჩანაწერთან და თითოეული სუბიექტის ვალდებულებები და ვადები ცალ-ცალკე ადევნეთ თვალი.
იდეალურ შემთხვევაში, შედარებით მშვიდ პერიოდში — ყველაზე დატვირთულ სეზონამდე რამდენიმე თვით ადრე, რათა შაბლონები და შეხსენებები გატესტოთ, სანამ პიკური პერიოდი დაიწყება.
დასკვნა
საბუღალტრო ფირმის CRM დამოუკიდებლად არცერთ დეკლარაციას არ მოამზადებს, თუმცა ის ეხმარება თქვენს გუნდს კლიენტების თანმიმდევრულ ონბორდინგში, დოკუმენტების უსასრულო დევნის გარეშე შეგროვებასა და თითოეული ვადის დანახვაში, სანამ ის გადაუდებელი გახდება. დაიწყეთ ონბორდინგისა და დოკუმენტების მოთხოვნის შაბლონებით, ხოლო მას შემდეგ, რაც გუნდი სისტემას მოერგება, დაამატეთ პერიოდული დავალებები და განახლების მიმოხილვები.
.jpg)
