ERP көмегімен бизнес шығындарын бақылау: Өсіп келе жатқан қызмет көрсету компанияларына арналған практикалық нұсқаулық

Қызмет көрсету бизнесі өскен сайын, қаржылық күрделілік те артады. Жаңа қызметкерлер, көбірек жобалар, бірнеше орындар, жазылым құралдары, мердігерлер және операциялық шығындардың өсуі қолмен бақылауды тез арада сенімсіз етеді. Бір кездері электрондық кестелерде немесе қарапайым бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамада жұмыс істеген нәрсе көбінесе маржаны біртіндеп жоятын соқыр нүктеге айналады.

Қазіргі заманғы компаниялар қаржылық айқындылықты қалпына келтіру үшін ERP жүйелеріне көбірек жүгінеді. Шығындарды бақылауды дербес бухгалтерлік есеп міндеті ретінде қарастырудың орнына, ERP платформалары шығындарды жобалармен, командалармен, шот-фактуралармен және нақты уақыттағы пайдалылықпен тікелей байланыстырады. Бұл нұсқаулық шығындарды бақылаудың ERP стратегиясына қалай сәйкес келетінін және Lua CRM сияқты платформалардың қызмет көрсету бизнесіне байланысы жоқ құралдардан қалай асып түсуге көмектесетінін түсіндіреді.

Шығындарды қалай бақылауға болатынын, салық маусымына қалай дайындалуға болатынын және ауқымды арттыру кезінде пайдалылықты қалай қорғауға болатынын түсінгіңіз келсе, оқуды жалғастырыңыз.

ERP контекстіндегі бизнес шығындары дегеніміз не?

Бизнес шығындары компанияның жұмыс істеуі үшін жұмсайтын барлық нәрсені қамтиды: жалақы, бағдарламалық жасақтамаға жазылымдар, маркетингтік науқандар, жалдау ақысы, коммуналдық төлемдер, саяхат, материалдар, мердігерлер және жабдықтар. Шағын ұйымда бұл шығындар қолмен бақылануы мүмкін. Алайда, өсіп келе жатқан қызмет көрсету бизнесінде олар операциялық деректермен байланысты болуы керек.

ERP жүйесі шығындарды үлкен операциялық көріністің бөлігі ретінде қарастырады. Шығындар бөлімдермен, жобалармен, клиенттермен, шот-фактуралармен және мерзімдермен байланысты. Бұл басшылыққа не жұмсалғанын ғана емес, неліктен жұмсалғанын және оның кіріске қосқан үлесін көруге мүмкіндік береді.

Қызмет көрсету компанияларының ауқымы артқан сайын шығындарды бақылау неліктен маңызды бола бастайды

Өсу күрделілікті енгізеді. Командалар кеңейеді, бір уақытта көбірек жобалар жүзеге асырылады және ұйымға жаңа құралдар енгізіледі. Орталықтандырылған жүйелерсіз шығындар несие карталары, шот-фактуралар, электрондық хаттар, электрондық кестелер және бөлек қаржы платформалары бойынша шашырап кетеді.

ERP платформалары бұл ақпаратты біріктіреді. Ай сайынғы есептерді күтудің орнына, менеджерлер күн сайын шығындардың үлгілерін бақылай алады, бюджеттің асып кетуін ерте анықтай алады және клиенттерге қызмет көрсетудің нақты құнын түсіне алады.

Бұл көбінесе бизнес бухгалтерлік есеп бағдарламалық жасақтамасынан ERP-ге ауысатын бетбұрыс нүктесі: басшылыққа тек бухгалтерлік есеп емес, операциялар бойынша көріну қажет болғанда.

ERP негізіндегі шығындарды басқарудың стратегиялық артықшылықтары

ERP ортасындағы шығындарды бақылау салыққа дайындықтан әлдеқайда көп нәрсені береді. Ол стратегиялық басқару құралына айналады.

• Шығындарды дәл бөлу арқылы пайдалылықты жақсарту.
• Жоба немесе қызмет түрі бойынша маржаны нақты түсіну.
• Жылдамырақ бюджеттеу және болжау.
• Қайталанатын жазылымдардан немесе тиімсіз жұмыс процестерінен болатын ысырапты азайту.
• Күшті аудитке дайындық және нормативтік талаптарды сақтау.
• Операциялық өнімділікке нақты уақыттағы түсінік.

Қаржылық деректер операциялармен біріктірілген кезде, көшбасшылар бағалаудың орнына шындыққа негізделген шешімдер қабылдай алады.

ERP жүйелері шығындардың қолмен жасалатын процестерін қалай алмастырады

Дәстүрлі тәсілдер қолмен жүктеуге, түбіртек қалталарына және кешіктірілген есеп беру циклдарына сүйенеді. ERP жүйелері бұл жұмыстың көп бөлігін автоматтандырады.

Банк транзакциялары автоматты түрде синхрондалады. Шығындар алдын ала анықталған ережелер арқылы санаттарға бөлінеді. Түбіртектерді сандық түрде тіркеуге болады. Шығындар жобаларға немесе тұтынушыларға олар пайда болған кезде тағайындалады. Басқару тақталары қаржылық жағдайды бірден көрсетеді.

Бұл автоматтандыру қаржы командаларынан үйкелісті жояды және басшыларға айдың соңындағы тосынсыйлардың орнына дереу жауап береді.

Lua CRM қызмет көрсету бизнесі үшін ERP платформасы ретінде қалай жұмыс істейді

Lua CRM сатуды, жобаларды, қаржыны және операцияларды біріктірілген бақылауды қажет ететін қызмет көрсету компаниялары үшін ERP стиліндегі жүйе ретінде жұмыс істеуге арналған.

Бірнеше байланысы жоқ қолданбаларға сенудің орнына, Lua CRM шығындарды бақылауды клиенттерді, жұмысты жеткізуді, шот-фактураларды және есеп беруді басқару үшін пайдаланылатын бір платформаға біріктіреді.

Lua CRM ішінде бизнес мыналарды жасай алады:

• Шығындарды нақты уақытта жазыңыз.
• Шығындарды автоматты түрде санаттаңыз.
• Шығындарды нақты жобаларға немесе клиенттерге тіркеңіз.
• Болжалды бюджеттерді нақты нәтижелермен салыстырыңыз.
• Қызмет көрсету желісі бойынша пайдалылық туралы есептер жасаңыз.
• Шығындарды тікелей шот-фактуралармен және төлемдермен байланыстырыңыз.

Барлығы бір жүйеде болғандықтан, басшылық бірнеше құралдан үзінді көріністердің орнына өнімділікті үздіксіз көре алады.

Қаржылық бақылау үшін ERP платформасын таңдау

Шығындарды басқаруға арналған ERP жүйелерін бағалау кезінде қызмет көрсету бизнесі оқшауланған мүмкіндіктерге емес, интеграцияға назар аударуы керек. Дұрыс платформа қаржыны бухгалтерлік есеппен ғана емес, операциялармен де байланыстырады.

Мыналарды қолдайтын жүйелерді іздеңіз:

• Жоба деңгейіндегі шығындарды бақылау.
• Автоматтандырылған санаттау ережелері.
• Көп валюталы қолдау.
• Есеп берудің икемді басқару тақталары.
• Мақұлдау үшін жұмыс процесін автоматтандыру.
• Банк және салық жүйелерімен API интеграциясы.

Ең бастысы, жүйенің командалар үшін қабылдауы оңай болуы керек. ERP адамдар оны күнделікті пайдаланған кезде ғана құндылық жасайды.

Шығындарды бақылаудан толық қаржылық көрінуге көшу

Шығындарды бақылау көбінесе бизнес ERP-ді зерттеуінің бірінші себебі болып табылады, бірақ ол сирек жалғыз болып қалады. Деректер орталықтандырылғаннан кейін компаниялар қызмет бойынша пайдалылықты талдай бастайды, ақша ағынын болжайды, баға белгілеуді оңтайландырады және тиімсіз операцияларды жояды.

Бұл ауысу — реактивті бухгалтерлік есептен бастап белсенді қаржылық басқаруға дейін — тұрақты бизнесті ауқымды бизнесен ажыратады.

Қорытынды

Бизнес шығындарын бақылау енді жай ғана салық маусымына дайындық немесе сәйкестік туралы емес. Өсіп келе жатқан қызмет көрсету компаниялары үшін бұл кеңею кезінде бақылауды сақтау туралы.

Lua CRM сияқты ERP жүйелері шығындарды операциялармен, жобалармен және кірістермен байланыстыру үшін инфрақұрылымды қамтамасыз етеді, бұл көшбасшыларға сенімді түрде ауқымды арттыру, маржаны қорғау және деректерге негізделген шешімдер қабылдау үшін қажетті көріністі береді.

Қаржы, операциялар және қызмет көрсету бір платформаның ішінде болған кезде, шығындарды бақылау ауыртпалық болуын тоқтатып, стратегиялық артықшылыққа айналады.