Monissa palveluyrityksissä automaatiota käytetään erillisinä saarekkeina. Muutamia muistutuksia on automatisoitu, jotkin sähköpostit lähetetään automaattisesti ja perus työnkulkuja on olemassa. Silti suurin osa päivittäisistä toiminnoista on edelleen riippuvaisia manuaalisesta työstä.

Tämä kuilu on usein näkymätön. Työ jatkuu, asiakkaita palvellaan ja tiimit sopeutuvat. Ajan myötä automaation puute kuitenkin luo kitkaa, joka hidastaa suoritusta ja lisää stressiä.

Ymmärtämällä, mitä tapahtuu, kun automaatio puuttuu, palveluyritykset voivat nähdä, missä manuaalinen työ vaivihkaa rajoittaa suorituskykyä.

Manuaalinen työ aiheuttaa piileviä viiveitä

Manuaaliset prosessit ovat riippuvaisia siitä, että ihmiset huomaavat, mitä on tehtävä seuraavaksi. Tehtävät odottavat huomiota, hyväksynnät viivästyvät ja seuranta on muistutusten varassa.

Jokainen viive saattaa tuntua pieneltä, mutta yhdessä ne pidentävät aikatauluja. Projektit etenevät odotettua hitaammin, ei siksi, että työ olisi vaikeaa, vaan koska koordinointi on epäjohdonmukaista.

Automaatio poistaa nämä tauot siirtämällä työtä eteenpäin automaattisesti, kun ehdot täyttyvät.

Koordinoinnista tulee kokopäivätyötä

Kun automaatio puuttuu, koordinointi täyttää tyhjiön. Esimiehet ja kokeneemmat työntekijät käyttävät aikaa edistymisen tarkistamiseen, tiimin jäsenten muistuttamiseen ja työnkulkujen yhteensovittamiseen.

Tämä koordinointityö näkyy harvoin raporteissa, mutta se kuluttaa merkittävästi aikaa ja energiaa. Johtajista tulee operatiivisia keskuksia sen sijaan, että he keskittyisivät suunnitteluun ja kehittämiseen.

Automaatio vähentää jatkuvan valvonnan tarvetta.

Epäjohdonmukaisuudesta tulee normaalia

Ilman automaatiota suoritus riippuu yksilöllisistä tavoista. Yksi tiimin jäsen noudattaa jokaista vaihetta huolellisesti, toinen jättää osia väliin tahattomasti.

Asiakkaat kokevat vaihtelua laadussa ja ajoituksessa. Tiimit hyväksyvät epäjohdonmukaisuuden normaalina, koska sen korjaaminen manuaalisesti tuntuu uuvuttavalta.

Automaatio varmistaa johdonmukaisuuden ilman jatkuvaa huomiota.

Stressi kasvaa volyymin myötä

Manuaaliset järjestelmät voivat toimia pienillä volyymeillä. Kysynnän kasvaessa paine kasvaa. Enemmän tehtäviä, enemmän asiakkaita ja enemmän riippuvuuksia lisäävät virheiden mahdollisuutta.

Tiimit kompensoivat tekemällä enemmän töitä, eivät tekemällä työtä eri tavalla. Stressi lisääntyy, virheet lisääntyvät ja uupumuksesta tulee riski.

Automaatio ottaa vastaan volyymin kasvun lisäämättä henkistä kuormitusta.

Näkyvyys pysyy rajallisena

Kun prosessit ovat manuaalisia, näkyvyys riippuu päivityksistä. Edistymisestä raportoidaan jälkikäteen, usein vasta, kun ongelmat ovat jo kärjistyneet.

Tämä rajoittaa päätöksentekoa. Johtajat reagoivat sen sijaan, että he tekisivät korjausliikkeitä ajoissa.

Automaatio luo näkyvyyttä työn tapahtuessa, ei sen päätyttyä.

Miksi automaation on oltava osa päivittäistä työtä

Automaatio on tehokkainta, kun se on upotettu osaksi päivittäisiä toimintoja. Sen tulisi tukea tehtäviä, projekteja, viestintää ja laskutusta, eikä olla olemassa erillisenä kerroksena.

Kun automaatiosta tulee osa työnkulkua, tiimit lakkaavat miettimästä koordinointia ja keskittyvät toimitukseen.

Tämä integraatio tekee automaatiosta infrastruktuurin ominaisuuden sijaan.

Yhteenveto

Kun automaatio puuttuu päivittäisistä toiminnoista, palveluyritykset luottavat ponnisteluun rakenteen sijaan. Piilevistä viiveistä, stressistä ja epäjohdonmukaisuudesta tulee osa normaalia työtä.

Upottamalla automaation osaksi jokapäiväisiä työnkulkuja palveluyritykset parantavat luotettavuutta, vähentävät painetta ja luovat perustan skaalautuvalle toiminnalle. Automaatio ei muuta sitä, mitä tiimit tekevät. Se muuttaa sen, kuinka johdonmukaisesti he voivat sen tehdä.